Denne oversettelsen er kun ment som informasjon; den tyrkiske teksten er juridisk bindende.
Sletting av klient uten konto: Når klinikkens administrator velger Slett, regnes det som en forespørsel; posten fjernes umiddelbart fra den aktive listen, og etter 30 dager slettes/tømmes identitets- og kontaktopplysningene samt klientens helsefelt (blodtype, allergier, kroniske tilstander, legemidler) (se 5.0). Den generelle beskrivelsen av sletting av konto nedenfor skal ikke tolkes som et krav om at klientraden slettes permanent i dette særskilte tilfellet. Anamnese, målinger, øktnotater og økonomiske registreringer er fortsatt underlagt sine egne lagringsbestemmelser.
Ikrafttredelse / sist oppdatert: 19. oktober 2026 Versjon: 1.9 Behandlingsansvarlig / utgiver: Mertcan Demir – enkeltpersonforetak under foretaksnavnet "Teta Studio"
Endringslogg
- 1.9 – 19. oktober 2026: Formuleringen "kun Tyrkia" i avsnitt 14 ble erstattet med globalt tilbud; lagringstidene er uendret.
- 1.8 – 19. oktober 2026: Publisert versjon; ikrafttredelse 19. oktober 2026. I avsnitt 4 ble det lagt til en rad (rad 12) for klinikkens gruppemeldinger og meldingskopiene som holdes av for teamets gjennomgang; oversikten over periodisk kassering i avsnitt 7 ble utvidet tilsvarende; de tomme opplysningene om MERSIS og KEP ble fjernet fra tabellen i 1.3.
- 1.7 – 11. oktober 2026: I henhold til samsvarsgjennomgangen 11. oktober 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): formuleringen i §11 om at "Supabase/Frankfurt ikke er en overføring til utlandet" ble fjernet, og avsnittet om overføring til utlandet ble skrevet i samsvar med artikkel 9 i lov nr. 6698 slik den lyder etter 2024 (standardavtalene er ennå ikke inngått); formuleringen "anonym" for helse-, klinikk- og økonomiske registreringer ble rettet til begrenset lagring med koblingen til personen brutt (fritekst i øktnotater endres ikke); behandlingsgrunnlaget for raden om bevis for samtykke ble rettet til art. 5/2-e (den feilaktige henvisningen til art. 20/2 ble fjernet); raden om skjemaet for tidlig tilgang ble oppdatert i tråd med skillet mellom informasjon og samtykke til kommersielle meldinger; prinsippet om periodisk kassering hver 6. måned ble lagt til for kategorier uten automatisk kassering; identitetsopplysningene ble rettet til enkeltpersonforetak; avsnittet om VERBIS ble skrevet i tråd med Kuruls beslutninger fra 2025.
- 1.6 – 10. oktober 2026: Expo (Expo Push Notification Service) ble fjernet fra oversikten over underdatabehandlere/databehandlere; pushvarsler sendes bare via Apple (APNs) og Google (FCM), Expo/EAS er kun et verktøy for å bygge appen og behandler ingen sluttbrukeropplysninger.
- 1.5 – 10. oktober 2026: Formuleringen om valg av Google Analytics ble fjernet; det ble tydeliggjort at det ikke brukes analyse fra tredjeparter, og hvilke databehandlere som håndterer pushvarsler.
- 1.4 – 4. oktober 2026: Den eksisterende teksten ble fastsatt som godkjent versjon. I denne versjonen ble bare følgende innarbeidet: sletting av konto (tilgangen stenges umiddelbart, personopplysninger slettes/anonymiseres, betalingsregistreringer som må oppbevares etter lov, lagres uten identitet; ingen angrefrist); sletting av klientens helsefelt etter 30 dager; fristen på 7 dager for kvitteringer uten tilknytning; at klientens kontaktopplysninger forblir skjult i støttemodus; måling uten identitet på serversiden; tjeneste-e-post og Google Workspace; databehandlere for pushvarsler; adressen til brukerstøtte; markedet (Tyrkia).
- 1.3 – 7. juli 2026 (oppdatering 4. august 2026): tidligere versjon.
Viktig merknad om rollen som behandlingsansvarlig eller databehandler: Disse retningslinjene for lagring og kassering av personopplysninger ("Retningslinjene") regulerer hvor lenge personopplysninger som behandles innenfor rammen av programvaretjenesten Corenta ("Tjenesten" eller "Appen"), som utvikles og drives av Mertcan Demir, enkeltpersonforetak under foretaksnavnet "Teta Studio" ("Corenta", "Teta Studio", "Foretaket"), skal lagres, hvilke kriterier som legges til grunn for disse tidene, og med hvilke metoder opplysningene slettes, tilintetgjøres eller anonymiseres når lagringstiden er ute eller grunnlaget for behandlingen har falt bort.
Retningslinjene er utarbeidet innenfor rammen av lov nr. 6698 om vern av personopplysninger ("KVKK"), forskriften om sletting, tilintetgjøring eller anonymisering av personopplysninger ("Forskriften") og annet relevant regelverk, og utgjør en integrert del av Corentas oversikt over behandling av personopplysninger. Retningslinjene skal leses sammen med informasjonsteksten/personvernerklæringen der formålene med behandlingen og behandlingsgrunnlagene er beskrevet i detalj; dette dokumentet regulerer bare lagringstider og kasseringsprosedyrer og har ikke som formål å oppfylle hele informasjonsplikten etter KVKK art. 10 alene.
1. Formål og virkeområde
1.1. Formål
Formålet med Retningslinjene er å beskrive kriteriene for å fastsette den lengste tiden som er nødvendig for formålet personopplysningene som Corenta behandler, er samlet inn for, anvendelsen av tidene som følger av regelverket, samt prosedyrene og prinsippene for sletting, tilintetgjøring eller anonymisering av personopplysninger der lagringstiden er ute. Retningslinjene er utarbeidet på grunnlag av bestemmelsene i KVKK art. 5, art. 6, art. 7, art. 10, art. 11 og art. 12 samt relevante artikler i Forskriften.
1.2. Virkeområde og rollefordeling – viktig advarsel
Retningslinjene omfatter to atskilte områder der Corenta behandler opplysninger i to ulike roller; dette skillet brukes konsekvent gjennom hele Retningslinjene og påvirker direkte hvordan tabellen over lagringstider skal tolkes:
(a) Sammenhengen virksomhetens nettsted (corenta.app – skjema for tidlig tilgang/forespørsel om demo): For personopplysninger som potensielle bedriftskunder med interesse for produktet sender inn via søknadsskjemaet for tidlig tilgang, opptrer Corenta/Teta Studio direkte som behandlingsansvarlig etter KVKK art. 3.
(b) Sammenhengen SaaS-produktet (app.corenta.app): For personopplysninger som sentre for klinisk pilates, fysioterapi, reformer, velvære/massasje og yoga som bruker Corenta-plattformen gjennom abonnement ("Tenant", "Virksomhet" eller "Klinikk"), legger inn på plattformen om sine egne klienter ("registrert klient") (kontaktopplysninger, anamnese, øktnotater, opplysninger om timer/pakker osv.), er Klinikken behandlingsansvarlig etter KVKK art. 3; Corenta/Teta Studio opptrer bare som databehandler og leverer teknisk infrastruktur i samsvar med Klinikkens instrukser. Plikten til å informere klienter, innhenting av uttrykkelig samtykke og den endelige beslutningen om lagring/kassering av klientopplysninger er Klinikkens rettslige ansvar. Corenta legger teknisk til rette for at disse pliktene kan oppfylles i produktet (mekanismen for registrering av samtykke consent_logs, KVKK-godkjenningsskjermen i mobilappen kvkk.tsx, revisjonsspor), men overtar eller påtar seg ikke Klinikkens plikt til å overholde KVKK. Lagringstidene som oppgis i Retningslinjene for denne sammenhengen, viser hvor lenge Corenta som databehandler faktisk lagrer disse opplysningene i sin infrastruktur; den endelige beslutningen om kassering og tidspunktet for den kan formes av Klinikkens instrukser og regelverket Klinikken er underlagt.
Retningslinjene omfatter i tillegg, når det gjelder generelle prinsipper, lagrings- og kasseringsprosessene for personopplysninger om Corentas ansatte, forretningspartnere og leverandører; hovedfokuset for Retningslinjene er likevel kunde-/klientopplysningene som er definert i punkt (a) og (b) ovenfor.
1.3. Opplysninger om behandlingsansvarlig/databehandler
| Behandlingsansvarlig | Mertcan Demir – enkeltpersonforetak under foretaksnavnet "Teta Studio" (ikke en egen juridisk person) · Skattenummer 2771408706 |
| Produkt | Corenta |
| Kontakt | hello@corenta.app (generelle henvendelser og forespørsler etter KVKK) · Brukerstøtte: support@corenta.app |
| Virksomhetens nettsted | corenta.app |
| Appens/produktets adresse | app.corenta.app |
| Registrering i VERBIS | Per datoen for denne teksten finnes det ingen registrering; plikten vurderes ut fra kriteriene i Kurul 2025/1572 og 2025/2393 (se avsnitt 12) |
1.4. Rettslig grunnlag
- Lov nr. 6698 om vern av personopplysninger,
- Forskriften om sletting, tilintetgjøring eller anonymisering av personopplysninger (Tyrkias offisielle tidende nr. 30224 av 28.10.2017),
- Veiledningen om sletting, tilintetgjøring eller anonymisering av personopplysninger og beslutninger fra Rådet for vern av personopplysninger ("Kurul"),
- Den tyrkiske handelsloven nr. 6102 (oppbevaring av regnskapsbøker og dokumenter),
- Skatteforvaltningsloven nr. 213 (oppbevaring av økonomiske registreringer),
- Annet relevant sektorregelverk (i den grad det kommer til anvendelse, inkludert regelverk om ytelse av helsetjenester).
2. Definisjoner
| Begrep | Definisjon |
|---|---|
| Personopplysning | Enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person (KVKK art. 3/1-d). |
| Særlige kategorier av personopplysninger | Opplysninger som er oppregnet i KVKK art. 6, inkludert helseopplysninger, som kan føre til diskriminering eller skade for den registrerte dersom de blir kjent. |
| Behandlingsansvarlig | Den fysiske/juridiske personen som fastsetter formålene med og midlene for behandlingen av personopplysninger, og som har ansvar for å etablere og forvalte registreringssystemet. |
| Databehandler | Den fysiske/juridiske personen som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige på grunnlag av fullmakten den behandlingsansvarlige har gitt. |
| Lagringsmedium | Ethvert medium der personopplysninger behandles automatisk eller ikke-automatisk (her: database driftet av Supabase (Frankfurt, EU), lagring i appen, sikkerhetskopier). |
| Sletting | Handlingen å gjøre personopplysninger helt utilgjengelige og ubrukelige for de aktuelle brukerne. |
| Tilintetgjøring | Handlingen å gjøre personopplysninger helt utilgjengelige, umulige å gjenopprette og ubrukelige for alle. |
| Anonymisering | Å gjøre en personopplysning slik at den, selv om den kombineres med andre opplysninger, ikke på noen måte kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. |
| Lagringstid | Oppbevaring av en personopplysning i den tiden som følger av gjeldende regelverk, eller som er nødvendig for formålet den behandles for. |
| Periodisk kassering | Sletting, tilintetgjøring eller anonymisering som utføres på eget initiativ og med jevne mellomrom i samsvar med vilkårene som følger av loven. |
| Tenant / virksomhet / klinikk | En leietakerenhet på Corenta-plattformen som tilsvarer en egen konto, og der opplysningene er logisk isolert fra andre virksomheter – et senter for klinisk pilates/fysioterapi/reformer/velvære/yoga. |
| Kassering | Fellesbetegnelse for sletting, tilintetgjøring eller anonymisering av personopplysninger. |
3. Kriterier for fastsettelse av lagrings- og kasseringstider (KVKK art. 5, art. 6)
3.1. Grunner som krever lagring
Hos Corenta oppbevares personopplysninger bare så lenge som det uttrykkelig følger av gjeldende regelverk, eller så lenge som det er nødvendig for formålet de behandles for. Ved fastsettelsen av lagringstiden legges følgende kriterier til grunn:
- Finnes det en lovpålagt oppbevaringsplikt? (F.eks. minste oppbevaringstider for økonomiske registreringer etter den tyrkiske handelsloven og skatteforvaltningsloven.)
- For hvilket formål er opplysningene behandlet, og gjelder formålet fortsatt? (KVKK art. 5/2 – prinsippet om formålsbegrensning.)
- Er opplysningene nødvendige for inngåelse/oppfyllelse av en avtale? (F.eks. opplysninger om timer og pakker mens abonnements-/tjenesteforholdet varer.)
- Er opplysningene nødvendige for å fastsette, utøve eller verne en rettighet (som bevis i en eventuell rettstvist)? (Med hensyn til de alminnelige foreldelsesfristene i obligasjonsloven.)
- Har den registrerte gitt uttrykkelig samtykke, og er samtykket fortsatt gyldig?
- Har Corenta eller Klinikken en berettiget interesse? (F.eks. sikkerhetslogger, avdekking av svindel/misbruk.)
- Hører opplysningene til kategorien særlige kategorier av personopplysninger (helse)? I så fall gjelder etter KVKK art. 6 strengere tilgangsbegrensninger og krav til begrunnelse; lagringstiden forlenges aldri utover formålet.
Dersom ingen av kriteriene ovenfor krever lagring av en bestemt personopplysning, blir opplysningen umiddelbart slettet, tilintetgjort eller anonymisert.
3.2. Grunner som krever kassering
Personopplysninger slettes, tilintetgjøres eller anonymiseres på den registrertes forespørsel eller på eget initiativ fra Corenta/Klinikken i følgende tilfeller:
a) Lovbestemmelsene som danner grunnlaget for behandlingen, endres eller oppheves, b) Formålet som krever behandlingen eller lagringen, faller bort, c) Den registrerte trekker tilbake samtykket sitt i tilfeller der behandlingen bygger på uttrykkelig samtykke, d) Den registrerte ber om sletting/tilintetgjøring innenfor rammen av rettighetene etter KVKK art. 11, og forespørselen tas til følge (forespørsel om sletting av konto), e) Lagringstiden for personopplysningene er ute, og det finnes ikke lenger noe rettslig grunnlag som krever lagring, f) Avtalen er aldri inngått, er ugyldig, er sagt opp eller hevet, g) Forespørselen om sletting av konto er endelig fullført innenfor prosessen som er beskrevet i avsnitt 5 i disse Retningslinjene.
4. Tabell over opplysningskategorier, lagringstider og kasseringsmetoder
Tabellen nedenfor viser de viktigste kategoriene av personopplysninger som behandles i Corentas infrastruktur, lagringstiden, begrunnelsen og kasseringsmetoden som brukes når tiden er ute. Med mindre annet uttrykkelig er angitt, gjelder den generelle regelen: "Så lenge den tilhørende kontoen/posten er aktiv + 30 dager fra forespørselen om sletting av konto er behandlet." Tabellen skal leses sammen med flyten for sletting av konto som er beskrevet i avsnitt 5. For enkelte kategorier er trinnet etter 30 dager i denne flyten ikke DELETE (permanent sletting), men anonymisering – dette skillet angis uttrykkelig på de aktuelle radene og i avsnitt 6.2.
<div style="overflow-x:auto">
| # | Opplysningskategori | Eksempler på opplysningsfelt | Lagringstid | Begrunnelse / rettslig grunnlag | Kasseringsmetode |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Identitets- og kontaktopplysninger (bruker/fagperson/klient) | Fornavn og etternavn, e-postadresse, telefonnummer, fødselsdato, profilopplysninger | Så lenge kontoen/klientposten er aktiv + 30 dager etter forespørsel om sletting | KVKK art. 5 – inngåelse/oppfyllelse av avtale; tilgang til tjenesten. For klientopplysninger er Klinikken behandlingsansvarlig. | Trinn 1 myk sletting (soft-delete) → trinn 2 permanent sletting (se avsnitt 5) |
| 2 | Helseopplysninger / anamneseskjemaer (anamnesis_forms) | Helsehistorikk, opplysninger om smerte/plager, kontraindikasjoner | Så lenge klientposten er aktiv + 30 dager etter forespørsel om sletting. For anamnesis_forms er det ikke definert noen DELETE-retningslinje (sletting) i systemet – posten kan ikke slettes manuelt av noen (heller ikke administrative brukere) i daglig bruk. Når 30-dagersperioden er ute, slettes ikke posten med DELETE; koblingen til personen brytes: koblingen til personen (client_id) brytes ugjenkallelig på databasenivå (FK ON DELETE SET NULL), og spørreskjemaets innhold (answers) og referansen til vedlagt fil (attached_files) erstattes med en anonym markering; selve den vedlagte filen slettes i tillegg automatisk fra Storage (se rad 11). | KVKK art. 6 – særlige kategorier av personopplysninger; nødvendig for å kunne yte den kliniske tjenesten og for å bevise et eventuelt medisinsk/rettslig ansvar (behandlingsansvarlig: Klinikken); på grunn av Klinikkens plikt til å føre registre fortsetter selve den kliniske posten (med koblingen til klienten brutt) å bli lagret med begrenset tilgang hos tenanten; posten anses ikke som anonym. Tilgangen er begrenset til den aktuelle klienten/den tildelte fagpersonen/tenantens administrator (RLS). | Trinn 1 myk sletting (stengt tilgang) → trinn 2 anonymisering (RPC anonymize_user_relations(), bare service-role) + brudd på koblingen til personen via FK |
| 3 | Øktnotater (session_notes) | Kliniske notater som fagpersonen skriver under økten | Som ovenfor. Når notatet er sendt inn (når feltet submitted_at er fylt ut), kan det ikke endres eller slettes med UPDATE/DELETE (append-only-arkitektur som håndheves på databasenivå), og dette innholdet endres heller ikke i prosessen for sletting av konto. I trinn 2 brytes bare koblingene til personen (client_id, specialist_id) med FK ON DELETE SET NULL; i append-only-utløseren er det definert et snevert unntak for dette ene formålet (det tillater bare at koblingskolonnene settes til NULL, og tillater ikke endring av et eneste tegn i notatets innhold). Følge: Fordi navn/identitetsopplysninger kan bli værende i fritekst i notatet, anses disse postene ikke som anonyme etter sletting av konto; de lagres med begrenset tilgang så lenge Klinikkens plikt til å føre registre gjelder, og kasseres når tiden er ute. Om fritekst skal ryddes ved sletting, er en produktbeslutning som vil bli vurdert særskilt. | KVKK art. 6 – særlige kategorier av personopplysninger; registrenes kliniske integritet og bevis ved eventuelt medisinsk ansvar. Uforanderligheten er et bevisst designvalg for å verne registrenes pålitelighet; også etter at kontoen er slettet, vernes den kliniske postens integritet etter samme prinsipp. | Som ovenfor; med append-only-begrensningen opprettholdt brytes bare koblingen til personen via FK – notatets innhold slettes eller endres ikke på noe trinn |
| 4 | Måleopplysninger (measurements) | Kliniske målinger som kroppsmål og oppfølging av fremgang | Som ovenfor. I trinn 2 slettes ikke posten; koblingen til personen brytes: koblingen til personen (client_id) brytes med FK ON DELETE SET NULL, fritekstfeltet notes (kan inneholde navn/identitet) settes til NULL; numeriske/kategoriske måleverdier (vekt, VAS, søvn osv.) fortsetter å bli lagret som tenantens kliniske post med koblingen til personen brutt (anses ikke som anonyme, fordi måleserien i små virksomheter kan være nok til å identifisere personen på nytt). | KVKK art. 6 – særlige kategorier av personopplysninger; nødvendig for oppfyllelse av tjenesten (oppfølging av fremgang) (behandlingsansvarlig: Klinikken); den numeriske måleserien oppbevares med koblingen til personen brutt av hensyn til Klinikkens plikt til å føre registre og integriteten i oppfølgingen av fremgang. | Trinn 1 myk sletting → trinn 2 anonymisering (RPC anonymize_user_relations()) + brudd på koblingen til personen via FK |
| 5 | Opplysninger om timer, pakker og betalinger | Datoer for timer, saldo for pakker/økter, avbestillingsregistreringer, betalings-/innbetalingsregistreringer (payments), oppmøteregistreringer (attendance) | Så lenge kontoen er aktiv + 30 dager etter forespørsel om sletting. Selve timeposten (appointments.client_id) er allerede nullable ved design; etter sletting brytes koblingen til personen, og timehistorikken (dato/tjeneste/status) blir værende som tenantens post. Betalingsposter (payments) og oppmøteposter (attendance) slettes på samme måte ikke med DELETE; koblingen til personen brytes: koblingen til personen (client_id) brytes med FK ON DELETE SET NULL; i betalingen settes fritekstnotat, begrunnelse for refusjon og referanse til kvitteringsbilde (kan inneholde navn) til NULL, og selve kvitteringsfilen slettes i tillegg automatisk fra Storage (se rad 11), mens opplysninger om beløp/dato/status blir værende; i oppmøteregistreringen settes fritekstfeltet notes til NULL, mens statusen møtt/ikke møtt blir værende. Fordi tabellen client_packages (pakkesaldo) ikke har noen kolonne med direkte personopplysninger/fritekst, blir denne tabellen værende uendret som tenantens post. | KVKK art. 5 – oppfyllelse av avtale; kan i tillegg være bevis ved tvist (uenighet om pakkerettighet/honorar osv.); Klinikkens plikt til å føre registre krever at disse opplysningene lagres med koblingen til personen brutt. | Trinn 1 myk sletting → trinn 2: time-/pakkeposten blir værende, betalings- og oppmøteposter behandles gjennom anonymisering (RPC anonymize_user_relations()) + brudd på koblingen til personen via FK; for client_packages kreves ingen endring (ingen PII-kolonne) |
| 6 | Metadata om abonnement/transaksjoner (IAP) | Planens navn, abonnementsstatus, transaksjonsdato, metadata om IAP-transaksjoner/abonnementer | For registreringer som omfattes av Foretakets egen plikt etter regnskaps-/finansregelverket i den lovpålagte oppbevaringstiden etter den tyrkiske handelsloven art. 82 og skatteforvaltningsloven art. 253 (i alminnelig praksis opptil minst 10 år) | Handelsloven nr. 6102 art. 82, skatteforvaltningsloven nr. 213 art. 253 – lovpålagt oppbevaringsplikt. Viktig presisering: Corentas betalingsmodell bygger utelukkende på kjøp i appen (IAP) via Apple/Google; sluttkundens fakturering/kvittering utstedes og oppbevares av Apple/Google, og Corenta verken produserer eller oppbevarer disse dokumentene. I Corentas IAP-modell behandles og oppbevares opplysninger om kort/betalingsmidler av Apple/Google; det er ikke konstatert at slike opplysninger om betalingsmidler lagres i Corentas egen infrastruktur (database, logger). Corenta lagrer bare verifisert metadata om IAP-abonnement (planens navn, transaksjonsdato, abonnementsstatus) i de lovpålagte tidene etter handelsloven/skatteforvaltningsloven. Dersom Foretaket i tillegg fører alminnelige regnskapsbøker og dokumenter, omfattes også disse av de samme tidene etter handelsloven/skatteforvaltningsloven, men utgjør et eget område underlagt sitt eget finansrettslige regime, atskilt fra kategoriene av personopplysninger som disse Retningslinjene gjelder; dette dokumentet gjør ikke krav på at dette egne området finnes, eller hva det inneholder. Denne kategorien påvirkes ikke av en forespørsel om sletting av konto; selv om kontoen slettes, oppbevares opplysningene særskilt, atskilt fra behandlingsformålet og med tilgang begrenset til oppfyllelsen av den lovpålagte plikten, til den lovpålagte tiden er ute. | Sletting eller anonymisering når den lovpålagte tiden er ute |
| 7 | Revisjonsspor (audit_logs) | Registrering av kritiske handlinger i systemet (impersonation, endringer av tilganger, datatilgang osv.) | Lagres i 2 år fra posten ble opprettet – en fast tid som er fastsatt ut fra berettiget interesse i å avdekke sikkerhetshendelser, undersøke uautorisert tilgang og forebygge misbruk samt bevisplikten i en eventuell rettstvist. Poster der tiden er ute, slettes gjennom den periodiske kasseringen som gjøres hver 6. måned; denne kasseringen gjøres i dag manuelt, og det finnes ennå ingen planlagt automatisk kasseringsjobb. Selv om kontoen slettes, oppbevares disse postene særskilt til 2-årsperioden er ute. | KVKK art. 5/2-f – berettiget interesse (avdekking av sikkerhetshendelser, undersøkelse av uautorisert tilgang, forebygging av misbruk) og bevis i en eventuell rettstvist. Disse postene er av natur ikke begrenset til den registrerte, men tjener systemsikkerhet/ansvarlighet; den aktuelle brukerens forespørsel om sletting av konto sletter ikke disse postene automatisk. | Sletting eller anonymisering når lagringstiden er ute (en automatisk ryddemekanisme er ennå ikke innført) |
| 8 | Registreringer av informasjon og samtykker (consent_logs) | Visning av informasjon ("Lest og forstått"; ikke samtykke), samtykke til behandling av helseopplysninger, samtykke til kampanjevarsler, registreringer av pushtillatelser; tidspunkt, IP-adresse, versjonsopplysning, registrering av tilbaketrekking (revoked_at) | Så lenge kontoen er aktiv + 30 dager etter forespørsel om sletting; etter denne 30-dagersperioden lagres postene særskilt i 5 år for å bevise at samtykket er gitt eller trukket tilbake (som en egen bevispost med tanke på en eventuell KVKK-klage/-kontroll) – en fast tid som er fastsatt innenfor rammen av berettiget interesse og bevisplikt. Denne 5-årige bevislagringen er i praksis gjort mulig som en bevispost med koblingen til personen brutt ved at postens kobling til personen (user_id) brytes med FK ON DELETE SET NULL, og IP-adressen (ip_address) fjernes i trinnet for permanent sletting; opplysninger om type samtykke, versjon og tidspunkt for avgivelse/tilbaketrekking fortsetter å bli lagret uavhengig av personen. Poster der 5-årsperioden er ute, slettes gjennom den periodiske kasseringen som gjøres hver 6. måned (i dag manuelt; det finnes ennå ingen planlagt automatisk kasseringsjobb). | KVKK art. 5/2-e (fastsettelse, utøvelse eller vern av en rettighet) og art. 5/2-f; bevisbyrden for uttrykkelig samtykke ligger hos den behandlingsansvarlige (Kuruls prinsippvedtak 2026/347); forenlig med obligasjonslovens alminnelige foreldelsesfrister. | I prosessen for permanent sletting av konto slettes ikke posten med DELETE; koblingen til personen brytes via FK, og IP-adressen anonymiseres (RPC anonymize_user_relations()) – bevisposten med koblingen til personen brutt fortsetter å bli lagret i 5 år (etter 5 år periodisk kassering hver 6. måned; ingen automatisk jobb finnes ennå) |
| 9 | Opplysninger fra skjemaet for tidlig tilgang (virksomhetens nettsted) | Fornavn og etternavn, e-postadresse, telefonnummer (frivillig), virksomhetens navn, by, type virksomhet, antall fagpersoner/instruktører, innhold i melding/beskrivelse av driftsproblem, IP-adresse/enhets-/nettleser-/informasjonskapselopplysninger | Høyst 2 år fra søknaden er vurdert og kontaktprosessen er avsluttet; dersom det ikke tas kontakt eller prosessen avsluttes innenfor denne tiden, slettes/anonymiseres opplysningene tidligere. Åpenhetsmerknad: Det finnes for øyeblikket ingen automatisk fungerende gjennomgangs-/slettemekanisme i systemet som tilsvarer denne maksimale tiden (se merknad 2 og avsnitt 7, punkt 3) – tiden er en rettslig øvre grense; poster der tiden er ute, slettes gjennom den periodiske kasseringen som gjøres hver 6. måned (i dag manuelt), eller på forespørsel. | KVKK art. 5 – forhandlinger før avtaleinngåelse (art. 5/2-c); berettiget interesse (vurdering av samsvar med målkundeprofilen, markedsundersøkelser, grunnlag for produktutvikling, nettstedets sikkerhet/ytelse); dersom samtykke til kommersielle meldinger er gitt, eget samtykke i henhold til artikkel 6 i lov nr. 6563. Presisering om samtykke til kommersielle meldinger: Skjemaet har ingen avkrysningsboks for godkjenning av informasjonen (KVKK-informasjonsteksten A.7; informasjon og samtykke holdes atskilt). Samtykke til kommersielle meldinger innhentes via en egen boks som ikke er forhåndsavkrysset ("Jeg samtykker i at Teta Studio sender meg nyheter og kampanjer om Corenta på e-post."); dersom boksen ikke krysses av, påvirker det ikke vurderingen av søknaden. | Sletting eller anonymisering (gjennomføres for øyeblikket manuelt/på forespørsel) |
| 10 | Opplysninger om samtykke/token for pushvarsler og varslingsposter (notifications) | Registrering av at varslingstillatelse er gitt/avslått, enhetens push-token (Apple APNs/Google FCM), selve de sendte varslene (tittel/innhold/dyplenke – tabellen notifications) | Så lenge konto-/enhetsposten er aktiv / varslingstillatelsen er gyldig + 30 dager etter forespørsel om sletting av konto; når brukeren trekker tilbake tillatelsen, ugyldiggjøres token umiddelbart. De sendte varslingspostene (notifications) har ingen selvstendig forretnings-/bevisverdi etter at kontoen er slettet; derfor slettes de fullstendig sammen med kontoen i trinnet for permanent sletting (ON DELETE CASCADE) – de anonymiseres ikke og lagres ikke særskilt. Åpenhetsmerknad: En mekanisme for at ugyldige/utløpte push-token også ryddes automatisk og periodisk mens kontoen fortsatt er aktiv, kunne ikke verifiseres teknisk da disse Retningslinjene ble utarbeidet; dette er ikke verifisert; når det er verifisert eller lagt til, vil Retningslinjene bli oppdatert. | KVKK art. 5/2-c – oppfyllelse av avtale (transaksjonsvarsler som påminnelser om timer); for kampanjevarsler i tillegg frivillig samtykke. | Trinn 1 myk sletting → trinn 2: posten i notifications slettes fullstendig sammen med kontoen (DELETE/cascade); at ugyldige/utløpte token også ryddes mens kontoen er aktiv, er en planlagt forbedring, og automatisk gjennomføring er for øyeblikket ikke verifisert |
| 11 | Vedlegg (avatar, betalingskvittering, vedlegg til anamnese, fagpersonens verifiseringsdokument – Supabase Storage) | Bilde-/dokumentvedlegg lastet opp via kamera/galleri | Så lenge kontoen/tenanten er aktiv; i trinnet for permanent sletting av konto slettes filene i brukerens profil-/anamnesemappe (bucketene avatars, anamnesis-attachments, user-data-exports) og bildene av betalingskvitteringer (bucketen payment-receipts, via filbanen som leses fra databaseposten) automatisk (best-effort) fra Storage – dersom slettingen i en bucket mislykkes, logges feilen, men det hindrer ikke ryddingen av de øvrige bucketene eller kontoens anonymiserings-/slettetrinn. Ærlig begrensning: Fagpersoners identitets-/vitnemålsverifiseringsdokumenter (bucketen specialist-verification-docs) omfattes ikke av denne automatiske prosessen – dokumentet tilhører ikke brukeren, men tenantens (Klinikkens) verifiseringsprosess for selvstendige fagpersoner og har ingen brukerreferanse i databaseposten, og kan derfor ikke knyttes til den eksisterende flyten for sletting av brukerkontoer; kasseringen av det vil bli håndtert særskilt i prosessen når Klinikken avslutter kontoen/abonnementet sitt på tenantnivå (se avsnitt 5.4 og 5.6) | KVKK art. 7 og Forskriften – plikt til sletting når behandlingsformålet har falt bort. | Automatisk sletting: avatars, anamnesis-attachments, user-data-exports, payment-receipts. For specialist-verification-docs finnes det ennå ingen automatisk kassering; håndteres i prosessen for avslutning av tenant, unntaksforespørsler vurderes manuelt via hello@corenta.app |
| 12 | Klinikkens gruppemeldinger og modereringsposter (group_messages, group_message_moderation; per 18. oktober 2026) | Tekst i gruppemeldinger, klistremerker, avstemninger og stemmer, grunn for rapportering, registreringer av skjuling/sletting/demping, den skjulte meldingskopien som holdes av for teamets gjennomgang | Gruppemeldinger lagres så lenge gruppen og Klinikkens Corenta-konto består; et medlem kan når som helst slette sin egen melding, og teksten i den slettede meldingen fjernes fra posten. Når en konto slettes permanent, slettes gruppemedlemskapet; teksten i meldinger som tidligere er sendt til gruppen, blir værende i gruppen uten opplysninger om avsenderen. Kopien som holdes av for teamets gjennomgang, lagres i høyst 1 år fra datoen meldingen ble skjult, og slettes ved den periodiske kasseringen som gjøres hver 6. måned; denne kasseringen gjennomføres for øyeblikket manuelt, og det finnes ennå ingen planlagt automatisk kasseringsjobb. Ved sletting på klinikknivå gjelder avsnitt 5.6. | KVKK art. 5/2-c (deltakelse og kommunikasjon i grupper); art. 5/2-f (rapportering og moderering, forebygging av misbruk). Behandlingsansvarlig: Klinikken. Corenta viser ingen helseregistreringer i grupper; fordi meldinger er fritekst, blir medlemmene advart mot å dele helseopplysninger. | Medlemmets sletting: teksten fjernes; ved permanent sletting av konto: koblingen til avsenderen brytes; modereringskopi: sletting etter 1 år (periodisk kassering hver 6. måned, for øyeblikket manuelt) |
</div>
Merknad 1: Uttrykket "så lenge kontoen/tenanten er aktiv" i tabellen ovenfor betyr tiden der den aktuelle Klinikkens Corenta-abonnement varer, og klientposten ikke er slettet av Klinikken. Når Klinikken skal slette opplysninger om sin egen klient, avgjøres av Klinikkens (som behandlingsansvarlig) egne KVKK-retningslinjer og dens forhold til klienten; Corenta stiller den tekniske muligheten for denne prosessen til rådighet.
Merknad 2: Tidene 2 år på rad 7 (revisjonsspor) og 5 år på rad 8 (samtykkeregistreringer) er faste lagringstider fastsatt av Corenta (i motsetning til tiden etter handelsloven/skatteforvaltningsloven på rad 6 bygger de ikke direkte på en lovbestemmelse; de er en selvstendig bindende forpliktelse fastsatt innenfor rammen av berettiget interesse og bevisplikt etter KVKK art. 5/2-f). Det finnes for øyeblikket ingen automatisk slettemekanisme ved utløpet av lagringstiden i systemet – når tiden er ute, gjennomføres sletting/anonymisering manuelt, og Retningslinjene vil bli oppdatert når automatiseringen innføres. Uttrykket "høyst 2 år" på rad 9 (opplysninger fra skjemaet for tidlig tilgang) har et annet virkeområde og angir, som forklart på den egne raden, en egen rettslig øvre grense.
5. Prosessen for sletting av konto – fra start til slutt
For teknisk å imøtekomme de registrertes forespørsel om sletting etter KVKK art. 11 bruker Corenta en slettearkitektur i to trinn som balanserer brukeropplevelsen mot behovet for datasikkerhet/rettslig bevis: umiddelbar myk sletting (soft-delete) etterfulgt av permanent sletting etter 30 dager.
5.0. Endringen 4. oktober 2026 – ved motstrid med 5.1–5.7 har dette punktet forrang
Sletting av konto (per 4. oktober 2026): Når en forespørsel om sletting er bekreftet, stenges tilgangen til kontoen umiddelbart (øktene avsluttes, innlogging er ikke mulig); personopplysninger slettes eller anonymiseres (navn, e-postadresse, telefonnummer, bilde samt klientens identitets-/kontaktopplysninger og helsefelt – blodtype, allergier, kroniske tilstander, legemidler – fjernes); betalings- og honorarregistreringer som må oppbevares etter lov, slettes ikke; de lagres med begrenset tilgang og med koblingen til personen brutt. Det finnes ingen angrefrist etter forespørselen; permanent sletting av autentiseringsposten og filene fullføres i den eksisterende bakgrunnsprosessen på tretti dager.
Sletting av klientpost og helsefelt (per 4. oktober 2026): Når en klientpost uten konto slettes av virksomheten, fjernes posten umiddelbart fra den aktive listen; etter 30 dager slettes/tømmes klientens helsefelt (blodtype, allergier, kroniske tilstander, legemidler) sammen med identitets- og kontaktopplysningene. Lagringsreglene for anamneseskjemaer, målinger og øktnotater påvirkes ikke av denne bestemmelsen.
Kvitteringsfiler (per 4. oktober 2026): Kvitteringsfiler som ikke er knyttet til en betaling (uten tilknytning), slettes automatisk etter 7 dager; en kvittering som er knyttet til en betaling, kan ikke slettes av noen rolle.
Klientens kontaktopplysninger i støttemodus (per 4. oktober 2026): I Corentas støtteøkt (superadministrator) vises ikke klientens e-postadresse og telefonnummer for støttepersonellet; støttepersonellet kan bare se et begrenset identitetssammendrag (navn, kontostatus, aktivitet, opprettelsesdato).
Rett til å skrive i helsefelt (per 4. oktober 2026): Klientens helsefelt (blodtype, allergier, kroniske tilstander, legemidler) kan bare fylles ut av klienten selv og fagpersonen som er tildelt; virksomhetens eier/administrator kan ikke skrive i disse feltene (men kan redigere kontaktperson i nødstilfeller og identitetsfelt).
Pseudonymisert produktmåling: For å forbedre produktet kan aggregerte brukshendelser måles bare på serversiden med klinikkens pseudonym-ID; denne målingen omfatter ikke IP-adresser, helseopplysninger eller sporing av kilde/reklame. Klinikkens pseudonym-ID er et pseudonym (ikke identitetsløs). Funksjonen er for øyeblikket slått av.
5.1. Trinn 1 – umiddelbar myk sletting (soft-delete)
I det øyeblikket brukeren bekrefter forespørselen om sletting av konto i appen, utfører systemet samtidig og umiddelbart følgende handlinger:
- Brukerens profilpost deaktiveres ved at feltet
deleted_atfylles ut; kontoen blir utilgjengelig/usynlig for vanlig bruk og kan ikke brukes til innlogging. - Brukerens ventende (ennå ikke gjennomførte) timer avbestilles automatisk.
- Tildelinger der brukeren inngår som fagperson/ressurs (koblinger mellom klient og fagperson, programtildelinger), fjernes.
- Alle brukerens samtykker trekkes tilbake (registreres ved at feltet
revoked_atfylles ut i postene iconsent_logs).
På dette trinnet er opplysningene ikke slettet fysisk, men de er gjort utilgjengelige for vanlig behandling og visning. Dette utgjør det første trinnet i en sletteprosess av typen "gjøre utilgjengelig" i KVKK art. 7s og Forskriftens forstand.
5.2. Trinn 2 – permanent sletting (etter 30 dager)
30 (tretti) dager etter den myke slettingen utfører en planlagt jobb (cron job) som kjører automatisk i systemet, følgende handlinger ugjenkallelig:
- Brukerens autentiseringspost (
auth.users) slettes permanent og ugjenkallelig. - Databaseposter knyttet til brukeren behandles differensiert per kategori: poster uten selvstendig forretnings-/bevisverdi (f.eks. varsler) slettes permanent (
DELETE/cascade); helseopplysninger (anamnesis_forms,session_notes,measurements) samt klinikk-/økonomiske poster (payments,attendance,consent_logs) slettes derimot ikke, men koblingen til personen brytes – koblingen til personen brytes på databasenivå, enkelte fritekstfelt ryddes, og posten blir værende som tenantens post med koblingen til personen brutt og med begrenset tilgang (fordi fritekst i øktnotater ikke endres, anses den ikke som anonym) (se avsnitt 4 rad 2–5, 8, 10 og avsnitt 6.2). - Denne handlingen utløses bare automatisk av systemets privilegerte (service-role-beskyttede) bakgrunnsprosess; ingen bruker eller virksomhetsadministrator, heller ikke administrativt personell, kan via de vanlige produktgrensesnittene starte, utløse før tiden eller stanse prosessen manuelt – dette er en bevisst sikkerhetsdesign for å hindre for tidlig eller forsinket sletting ved feil eller misbruk. (Denne garantien omfatter produktets vanlige bruker- og administrasjonsgrensesnitt; tekniske driftsprosesser som kan ha direkte databasetilgang på systemets privilegerte infrastrukturnivå, faller utenfor garantien og er underlagt egne interne tilgangskontroller.)
Formålet med bakgrunnsprosessen på 30 dager (per 4. oktober 2026): Fordi tilgangen til kontoen stenges umiddelbart ved forespørselen om sletting, gir denne tiden ingen mulighet til å angre eller trekke seg; den brukes til å fullføre den permanente slettingen av autentiseringsposten og filene og til gjennomgang av eventuelt misbruk. Tiden er rimelig og begrenset i samsvar med forholdsmessighetsprinsippet etter KVKK art. 5. Spørsmål om status for en forespørsel om sletting kan rettes til hello@corenta.app.
5.3. Unntak: opplysninger som er underlagt lovpålagt oppbevaringsplikt
Prosessen for permanent sletting etter 30 dager ovenfor omfatter ikke registreringene som er angitt i avsnitt 4, tabellens rad 6 (metadata om abonnement/transaksjoner), og som er underlagt lovpålagt oppbevaringsplikt etter den tyrkiske handelsloven/skatteforvaltningsloven. Disse registreringene oppbevares særskilt, selv om kontoen slettes permanent, til den aktuelle lovpålagte oppbevaringstiden er ute, atskilt fra formålet med behandlingen av personopplysninger og med tilgang begrenset til oppfyllelsen av den lovpålagte plikten. På samme måte kan revisjonsspor (audit_logs) og den minste kjernen av samtykkeregistreringene som trengs som bevis (se avsnitt 4, rad 7–8), fortsatt bli lagret for et eget og begrenset formål utenfor denne 30-dagersperioden, på grunn av berettiget interesse/rettslig bevis. At tidene innenfor dette unntaket ikke tilsvarer en teknisk mekanisme som gjennomføres automatisk i systemet, er uttrykkelig angitt i avsnitt 4, merknad 2.
5.4. Særskilt forklaring om lagrede vedlegg (viktig – åpenhet)
I tråd med åpenhetsprinsippet angis uttrykkelig: Ved permanent sletting slettes databaseposter (profil, timer, tildelinger, samtykker osv.) fullstendig eller anonymiseres (for helse-/klinikk-/økonomiske poster, se avsnitt 6.2); vedlegg som tilhører brukeren og lagres i et eget lagringsområde (Storage), håndteres slik: avatar/profilbilde, dokumenter/bilder lagt ved anamneseskjemaet og bilder av betalingskvitteringer slettes automatisk (best-effort) fra Storage som en del av trinnet for permanent sletting – dette er en verifisert atferd som faktisk fungerer i systemet i dag. Dersom slettingen i en bucket mislykkes, logges dette; det hindrer likevel ikke ryddingen av de øvrige bucketene eller kontoens anonymiserings-/slettetrinn (best-effort-design).
Ærlig begrensning: Den eneste filkategorien som faller utenfor denne automatiske prosessen, er identitets-/vitnemålsverifiseringsdokumenter som lastes opp i registreringsprosessen for fagpersoner/selvstendige (bucketen specialist-verification-docs). Disse dokumentene er teknisk knyttet ikke til brukeren, men til den aktuelle tenantens (Klinikkens) verifiseringsprosess, og har ingen brukerreferanse i databaseposten; de kan derfor ikke automatisk tas med i den eksisterende flyten for sletting av brukerkontoer. Kasseringen av dette dokumentet vil bli håndtert særskilt i prosessen når den aktuelle Klinikken avslutter kontoen/abonnementet sitt på tenantnivå (se avsnitt 5.6); inntil dette er fullført, gjøres det i unntakstilfeller en manuell vurdering via hello@corenta.app.
Derfor gis det i disse Retningslinjene ingen absolutt forsikring om at "alle brukerens opplysninger/filer slettes fullstendig og umiddelbart" ved en forespørsel om sletting av konto (se særlig avsnitt 6.3 om tekniske rester i sikkerhetskopier og unntaket ovenfor); for filkategoriene som er beskrevet ovenfor, gjennomføres likevel automatisk sletting i praksis.
5.5. Særskilt merknad om helseopplysninger
Særlige kategorier av helseopplysninger som anamneseskjemaer, øktnotater og målinger er også underlagt den generelle slettflyten ovenfor (myk sletting → 30 dager → permanent sletting); som forklart i avsnitt 4 rad 2–4 og avsnitt 6.2, gjennomføres trinnet for permanent sletting i disse tabellene likevel ved å bryte koblingen til personen og rydde delvis – posten slettes ikke med DELETE, koblingen til personen brytes, og enkelte fritekstfelt ryddes; den kliniske posten (særlig innholdet i append-only-øktnotater) lagres som tenantens post med koblingen til personen brutt og med begrenset tilgang, og anses ikke som anonym. Fordi denne opplysningskategorien er sammenvevd med registreringer som Klinikken fører som behandlingsansvarlig, kan en klients forespørsel om sletting av konto/opplysninger dessuten komme i konflikt med Klinikkens egne lovpålagte oppbevaringsplikter (f.eks. plikter til å føre registre som kan følge av regelverket om ytelse av helsetjenester); metoden med å bryte koblingen til personen og lagre med begrensninger tar sikte på å balansere disse to pliktene (klientens rettigheter knyttet til personopplysninger og Klinikkens plikt til å føre registre). I slike tilfeller er Klinikken som behandlingsansvarlig den som treffer den endelige beslutningen; Corenta handler i samsvar med Klinikkens instrukser.
5.6. Sletting på klinikknivå (tenantnivå)
Dersom en Klinikk avslutter Corenta-abonnementet sitt fullstendig, brukes den samme totrinnsarkitekturen (myk sletting → 30 dager → permanent sletting) også for Klinikkens tenantopplysninger og alle klientposter under denne tenanten. Fordi Klinikken er behandlingsansvarlig for sine egne klienter, har den plikt til å informere klientene sine innenfor rammen av sine egne KVKK-plikter før abonnementet avsluttes; denne plikten kan ikke overføres til Corenta.
5.7. Forholdet til superadministratorens støttemodus (impersonation)
Prosessene for sletting av konto og lagring fungerer uavhengig av Corentas støtte-/impersonasjonsmekanisme. Impersonasjonsøkter er tidsbegrensede (30 minutter) og som standard bare lesbare; tilgang til kategoriene av helseopplysninger (anamnese, øktnotater, målinger) krever et eget godkjenningstrinn (health_data_enabled), og skrive-/slettehandlinger i disse tabellene tillates under ingen omstendigheter via impersonation (det er ikke gitt noe unntak for impersonation i RLS-retningslinjene). Presisering: Begrensningen her gjelder manuelt utløste impersonasjonsøkter der en støttemedarbeider logger inn og utfører handlinger for hånd; den automatiske service-role-cronprosessen (uten menneskelig inngripen) som er beskrevet i avsnitt 5.2, er et eget lag som ikke påvirkes av denne begrensningen – impersonasjonsbegrensningen hindrer ikke den automatiske permanente slettemekanismen i flyten for sletting av konto og må ikke forveksles med den. Følgelig gjennomføres prosessene for sletting av konto/kassering utelukkende via de automatiske mekanismene som er definert i disse Retningslinjene.
6. Kasseringsmetoder
I henhold til Forskriften art. 8 flg. beskrives nedenfor metodene for sletting/tilintetgjøring/anonymisering som brukes avhengig av lagringsmedium.
6.1. Sletting
Handlingen å gjøre personopplysninger helt utilgjengelige og ubrukelige for de aktuelle brukerne (inkludert appbrukere og ansatte med tilgang til administrasjonspanelet). Hos Corenta brukes denne metoden i prosessen for myk sletting i trinn 1: selv om opplysningene ikke fjernes fysisk fra databasen, gjøres de helt utilgjengelige via tilgangsrettigheter og grensesnitt.
6.2. Tilintetgjøring (permanent sletting)
Handlingen å gjøre personopplysninger helt utilgjengelige, umulige å gjenopprette og ubrukelige for alle. I Corentas prosess for permanent sletting i trinn 2 gjennomføres dette prinsippet med to ulike tekniske metoder avhengig av opplysningskategori:
- Autentiseringspost og poster uten selvstendig forretningsverdi: Brukerens autentiseringspost (
auth.users) slettes ugjenkallelig direkte medDELETEi den service-role-beskyttede automatiske prosessen; tilhørende poster som etter at kontoen er slettet, ikke har noen selvstendig forretnings-/bevisverdi (f.eks. varsler,notifications– se avsnitt 4 rad 10), slettes samtidig på databasenivå medON DELETE CASCADE. - Helse-, klinikk- og økonomiske poster: For
anamnesis_forms,session_notes,measurements,payments,attendanceogconsent_logsgjennomføres trinnet for permanent sletting ved å bryte koblingen til personen og rydde delvis (se avsnitt 6.6) i stedet for å slette posten medDELETE: fremmednøkkelkolonnene som identifiserer personen (client_id,specialist_id,user_idosv.), settes ugjenkallelig til NULL med FK-begrensningenON DELETE SET NULL; innholdskolonner som kan inneholde direkte identitet eller PII i fritekst (svar i anamnesen, fritekstnotater om målinger/betalinger, referanse til betalingskvittering, IP-adressen i samtykkeposten), ryddes eller erstattes med en anonym markering av funksjonenanonymize_user_relations()(kan bare kalles av service-role, default-deny). Klinisk/økonomisk numerisk og historisk innhold (dato, beløp, måleverdi, gjenværende øktsaldo, status møtt/ikke møtt, tidspunkt for avgivelse/tilbaketrekking av samtykke) fortsetter derimot å bli lagret som tenantens post med koblingen til personen brutt, av hensyn til Klinikkens plikt til å føre registre og (for øktnotater) append-only-prinsippet; fordi fritekst i øktnotater ikke endres, anses disse postene ikke som anonyme, og de lagres med begrenset tilgang.
I øktnotatene (session_notes) tillater append-only-begrensningen ingen endring av innholdet; bare for å sette kolonnene for kobling til personen (client_id, specialist_id) til NULL er det gitt et snevert unntak med ett enkelt formål – selve notatets innhold slettes eller endres heller ikke i denne prosessen på noe trinn.
Begrensning: Det finnes ingen gjennomgangs-/ryddemekanisme for personopplysninger i fritekstfelt utover de direkte identitetskolonnene (f.eks. et navn som forekommer i teksten i et øktnotat). Derfor anses disse postene ikke som anonyme; de lagres som personopplysninger med begrenset tilgang og kasseres når tiden er ute.
Begge metodene ovenfor er service-role-beskyttet og kan derfor ikke utløses eller omgjøres via de vanlige produktgrensesnittene.
6.3. Sletting fra sikkerhetskopier (backup)
Databasens sikkerhetskopier overskrives/tilintetgjøres automatisk etter en viss tid innenfor rammen av den ordinære sikkerhetskopieringssyklusen (rotasjon). Selv om den permanente slettingen får umiddelbar virkning i den primære databasen, angis det uttrykkelig at opplysningene teknisk kan finnes i tidligere tatte sikkerhetskopier til leverandøren av sikkerhetskopiering (Supabase) sin standard rotasjonsperiode for sikkerhetskopier er ute. Dette er standard praksis innenfor rammen av den aktuelle underdatabehandlerens (Supabase) databehandleravtale (DPA).
6.4. Vedlegg i fillagringsområdet (Storage)
Filer som brukerne laster opp, som avatarbilder, betalingskvitteringer og vedlegg til anamnesen, lagres i et eget lagringsområde (Storage). Se avsnitt 5.4 – der beskrives utførlig og åpent den nåværende håndteringen av dette innholdet i prosessen for sletting av konto (automatisk sletting for avatar/vedlegg til anamnese/betalingskvittering, det eneste unntaket for specialist-verification-docs).
6.5. Opplysninger på papir
Personopplysninger som behandles innenfor rammen av Corentas SaaS-produkt, føres digitalt; det er ikke forutsatt noen behandling av personopplysninger på papir. Dersom papir unntaksvis brukes i Foretakets forretnings-/administrative korrespondanse, gjennomføres kasseringen ved at opplysningene ugjenkallelig sladdes/brennes/makuleres i makuleringsmaskin.
6.6. Anonymisering
Som en del av prosessen for permanent sletting av konto (se avsnitt 6.2) bruker Corenta metoden med å bryte koblingen til personen og rydde delvis for helseopplysninger og klinikk-/økonomiske poster. Fordi fritekst i øktnotater ikke endres, og dato- og måleserier i små virksomheter kan være nok til å identifisere personen på nytt, oppfyller denne metoden ikke i alle tilfeller anonymiseringsstandarden nedenfor; disse postene anses ikke som anonyme, men lagres som personopplysninger med begrenset tilgang og kasseres når tiden er ute. I tillegg kan Corenta også for produktutvikling, statistisk analyse eller markedsundersøkelser bruke opplysninger som er anonymisert slik at de ikke kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Anonymisering krever at opplysningene ugjenkallelig gjøres umulige å knytte til personen, selv om de kombineres med andre opplysninger; maskering/pseudonymisering som gjøres uten at denne standarden oppnås, regnes ikke som anonymisering og er fortsatt underlagt regelverket for behandling av personopplysninger. Anonymiserte opplysninger anses å falle utenfor KVKK og er ikke underlagt lagringstidsbegrensningene i disse Retningslinjene.
6.7. Valg av metode
Kasseringsmetoden som skal brukes, fastsettes av Corenta og/eller Klinikken med hensyn til opplysningenes art (om de tilhører særlige kategorier eller ikke), mediet de lagres i (database, fillagring, loggsystem, sikkerhetskopieringssystem), de rettslige og tekniske mulighetene samt prinsippene i Kuruls beslutninger og Forskriften. Ved kassering av særlige kategorier av personopplysninger (inkludert helseopplysninger) utvises størst mulig aktsomhet.
7. Prosessen for periodisk kassering
I henhold til Forskriften art. 11 har Corenta plikt til på eget initiativ (uten å avvente en forespørsel) å slette, tilintetgjøre eller anonymisere personopplysninger der lagringstiden er ute og/eller formålet med behandlingen har falt bort; perioden for periodisk kassering som fastsettes i denne sammenhengen, kan ikke overstige 6 (seks) måneder. I denne sammenhengen skilles det uttrykkelig mellom mekanismer som faktisk fungerer i systemet i dag, og mekanismer som ikke gjør det:
- Prosessen for permanent sletting etter 30 dager etter en forespørsel om sletting av konto gjennomgås periodisk (daglig) av en automatisk planlagt jobb (cron job), og kontoer der tiden er ute, behandles samlet. Dette er en verifisert automatisering som faktisk fungerer i systemet i dag.
- Lagringstiden som er fastsatt for revisjonsspor (
audit_logs), gjennomgås periodisk; en slettemekanisme som automatisk gjennomfører denne gjennomgangen, er likevel ikke innført for øyeblikket (se avsnitt 4, rad 7). - Den maksimale lagringstiden som er fastsatt for opplysninger fra skjemaet for tidlig tilgang (se avsnitt 4, rad 9), er en referanse for den rettslige øvre grensen for plikten til periodisk kassering etter Forskriften art. 11; en automatisk fungerende gjennomgangs-/slettemekanisme som tilsvarer denne tiden, finnes likevel ikke for øyeblikket i systemet. For denne opplysningskategorien vurderes sletting/anonymisering manuelt og på forespørsel til automatiseringen innføres (se avsnitt 4, merknad 2). Dette holdes åpent i samsvar med øvrige ikke-verifiserte påstander om automatisering (se punkt 2 og 4).
- At utløpte/ugyldige push-token også ryddes automatisk og periodisk, er en forbedring som er planlagt i produktets veikart; det er ikke teknisk verifisert at denne mekanismen faktisk fungerer i systemet i dag (se avsnitt 4, rad 10). Når den er verifisert eller innført, vil Retningslinjene bli oppdatert.
- Periodisk kassering hver 6. måned: For kategoriene i dette avsnittet som ikke har automatisk kassering (revisjonsspor, bevis for samtykke med koblingen til personen brutt, opplysninger fra skjemaet for tidlig tilgang, fagpersoners verifiseringsdokumenter, modereringskopier av gruppemeldinger), gjennomfører Corenta periodisk kassering hver 6. måned og utarbeider en kasseringsprotokoll for hver syklus. Det finnes ennå ingen planlagte jobber som automatiserer disse syklusene; syklusene gjennomføres manuelt.
Prosessen for periodisk kassering hindrer ikke, uavhengig av tidene som er angitt i disse Retningslinjene, den registrertes individuelle forespørsel om sletting/tilintetgjøring etter KVKK art. 11; den registrerte kan be om sletting selv om lagringstiden ikke er ute, dersom det rettslige grunnlaget for den aktuelle behandlingen har falt bort (f.eks. tilbaketrekking av samtykke). Også for kategorier der automatisering ennå ikke er innført, blir den registrertes individuelle forespørsel vurdert og avgjort manuelt når den sendes via hello@corenta.app.
8. Den registrertes rettigheter og fremgangsmåte for forespørsler (KVKK art. 11)
8.1. Rettigheter etter KVKK artikkel 11
De registrerte har etter KVKK art. 11 følgende rettigheter:
- Å få vite om personopplysningene deres behandles,
- Å be om informasjon dersom personopplysningene er behandlet,
- Å få vite formålet med behandlingen av personopplysningene og om de brukes i samsvar med dette formålet,
- Å kjenne til tredjepartene i Tyrkia eller i utlandet som personopplysningene er overført til,
- Å kreve retting av personopplysningene dersom de er behandlet ufullstendig eller feilaktig,
- Å kreve sletting eller tilintetgjøring av personopplysningene innenfor rammen av KVKK art. 7,
- Å kreve at tiltak som er gjennomført etter punkt (5) og (6) ovenfor, meldes til tredjepartene som personopplysningene er overført til,
- Å protestere mot et resultat til ugunst for personen som oppstår ved at de behandlede opplysningene analyseres utelukkende ved hjelp av automatiserte systemer,
- Å kreve erstatning for skade dersom personen har lidt skade som følge av at personopplysningene er behandlet i strid med loven.
8.2. Ærlig sammendrag av dagens tekniske gjennomføring
Følgende punkter presenteres som et ærlig og realistisk sammendrag av dagens tekniske gjennomføring:
- Forespørsel om sletting (sletting av konto): Kan bes om direkte via den aktuelle innstillingsmenyen i mobilappen; forespørselen imøtekommes automatisk gjennom totrinnsprosessen som er beskrevet i avsnitt 5 (umiddelbar myk sletting → 30 dager → permanent sletting) (art. 11/6).
- Forespørsel om informasjon/dataportabilitet: Imøtekommes ved at den registrertes opplysninger innenfor egen tenant gjøres tilgjengelige i et strukturert, maskinlesbart format innen rimelig tid (funksjonen
export_user_data, tenant-scope er verifisert). Leveringsmekanismen for denne prosessen (filformat, leveringsmåte, funksjoner som signert nedlastingslenke) videreutvikles fortløpende; i disse Retningslinjene gis det ingen forpliktelse om en bestemt leveringstid eller et bestemt fil-/tilgangsformat (art. 11/1-2). - Informasjon om overføring til tredjeparter (art. 11/4): Informasjon om tredjepartene/underdatabehandlerne i Tyrkia/utlandet som personopplysningene er overført til, gis i tabellen i avsnitt 11 (underdatabehandlere og datalokalisering) i disse Retningslinjene.
- Forespørsel om retting (art. 11/5): Kan teknisk utføres manuelt via Klinikkens administrasjonspanel; det finnes ingen egen, automatisk arbeidsflyt for "forespørsel om retting". I sammenhengen SaaS-produktet skal forespørsler om retting av klientopplysninger først rettes til den aktuelle Klinikken; Corenta yter som databehandler teknisk støtte i samsvar med Klinikkens instrukser.
- Melding til tredjeparter (art. 11/7): En forespørsel om at slette-/rettehandlinger skal meldes til tredjepartene som opplysningene er overført til, vurderes når den sendes via kanalene som er angitt i fremgangsmåten for forespørsler; denne prosessen gjennomføres for øyeblikket manuelt, ikke automatisk.
- Protest mot automatisert avgjørelse/profilering (art. 11/8): Systemet inneholder ingen automatiserte avgjørelser eller profilering som gir et resultat til ugunst for den registrerte ved at de behandlede opplysningene analyseres utelukkende ved hjelp av automatiserte systemer; derfor er det for øyeblikket ikke behov for en egen, faktisk gjennomført protestmekanisme for dette punktet.
- Forespørsler avgjøres etter KVKK art. 13 kostnadsfritt innen høyst 30 dager (dersom handlingen i tillegg medfører en kostnad, kan det kreves et gebyr etter satsene fastsatt av Kurul).
8.3. Fremgangsmåte for forespørsler
Forespørsler om rettighetene ovenfor kan sendes
- til e-postadressen hello@corenta.app,
- via de aktuelle innstillings-/støtteskjermene i appen,
- eller på andre måter som følger av KVKK,
til Corenta.
Viktig merknad om klientopplysninger: Dersom du er klient hos en Klinikk og ønsker å fremsette en forespørsel om opplysningene dine, må du først henvende deg til den aktuelle Klinikken (behandlingsansvarlig), fordi Klinikken er den endelige beslutningstakeren og motparten når det gjelder klientopplysninger. Corenta stiller som databehandler de nødvendige tekniske verktøyene (funksjoner for visning, eksport og sletting av opplysninger) til rådighet i samsvar med Klinikkens instrukser.
9. Roller og ansvar
| Rolle | Ansvar |
|---|---|
| Corenta / [Teta Studio] | Har i sammenhengen virksomhetens nettsted, som behandlingsansvarlig, ansvar for at disse Retningslinjene gjennomføres; i sammenhengen SaaS-produktet, som databehandler, ansvar for i samsvar med Klinikkens instrukser å stille til rådighet den tekniske infrastrukturen for lagring/kassering (myk sletting, cronbasert permanent sletting, tilgangsbegrensninger med RLS). |
| Klinikk (tenant/virksomhet) | Har i sammenhengen SaaS-produktet, som behandlingsansvarlig for personopplysninger om sine egne klienter, ansvar for informasjonsplikten overfor klientene, innhenting av uttrykkelig samtykke og egne interne beslutninger om lagring/kassering (f.eks. hvilken klientpost som skal slettes når). |
| System / automatiske prosesser | Har ansvar for den tekniske gjennomføringen av periodisk kassering og prosessen for permanent sletting etter 30 dager via planlagte jobber (cron); disse prosessene kan bare utløses med privilegert (service-role) tilgang. |
| Støtte-/kunderelasjonsteamet | Har ansvar for mottak, videresending og oppfølging av henvendelser fra registrerte. |
| Kontaktperson for den behandlingsansvarlige | Har ansvar for at forespørsler etter KVKK avgjøres i samsvar med regelverket, og ved behov for kontakten med Personvernmyndigheten (Kişisel Verileri Koruma Kurumu). |
10. Sikkerhetstiltak (i lagringstiden)
Personopplysningene beskyttes i lagringstiden gjennom følgende tekniske og organisatoriske tiltak (KVKK art. 12):
- I arkitekturen med flere leietakere (multi-tenant) gjelder kravet om
tenant_idi hver tabell og prinsippet om standardavvisning (default-deny) gjennom retningslinjer for sikkerhet på radnivå (Row Level Security) (37/37 tabeller, 86 retningslinjer); datalekkasje mellom leietakere hindres på denne måten teknisk. - Tilgang til tabeller som inneholder helseopplysninger, er begrenset til den aktuelle klienten, fagpersonen som er tildelt, og tenantens administrator; tilgangskontrollen håndheves på databasenivå (RLS). Øktnotater kan ikke endres/slettes etter innsending (append-only); for anamneseskjemaer har ingen bruker (heller ikke administratorer) slettetilgang.
- Superadministratorens støttemodus (impersonation) er tidsbegrenset (30 minutter) og som standard bare lesbar; skrivehandlinger og tilgang til helseopplysninger krever egne trinn med ytterligere godkjenning; i intet impersonasjonsscenario åpnes skrivetilgang til tabellene med helseopplysninger. (Denne begrensningen gjelder manuelt utløste impersonasjonsøkter; automatiske service-role-cronprosesser er et eget lag – se avsnitt 5.7.)
- Ved overføring av opplysninger brukes ende-til-ende-kryptering (TLS); i mobilappen lagres økttokener kryptert i enhetens sikre, maskinvarestøttede nøkkellager (Keychain/Keystore).
- Det er iverksatt tekniske tiltak for å begrense muligheten til å ta skjermbilder på sensitive skjermer.
- Tofaktorautentisering (2FA/MFA) er obligatorisk for superadministratorkontoer.
- Kryptografisk signaturverifisering av varsler (webhook) om betalingstransaksjoner er forutsatt i arkitekturen og gjennomføres; arbeidet med fullstendig å ferdigstille konfigurasjonen/nøkkelhåndteringen i alle miljøer (inkludert produksjon) pågår.
- Disse sikkerhetstiltakene gjennomgås og forbedres kontinuerlig; ingen tekniske tiltak garanterer likevel absolutt sikkerhet, og det gis ingen forsikring om absolutt sikkerhet i disse Retningslinjene.
11. Underdatabehandlere og datalokalisering
Personopplysningene behandles eller lagres i lagringstiden via følgende underdatabehandlere/tjenesteleverandører. I avtalene med disse leverandørene er det fastsatt plikter om at opplysningene bare skal behandles for å levere den angitte tjenesten; dette forholdet gjelder ikke lagringstidene, men det tekniske miljøet der opplysningene lagres – gjennomføringen av kasseringsbeslutningen skjer teknisk også hos disse leverandørene. Tabellen nedenfor utgjør også motstykket til retten etter KVKK art. 11/4 til å "kjenne til tredjepartene som opplysningene er overført til":
| Underdatabehandler | Rolle | Opplysningenes plassering | Overføring til utlandet (KVKK art. 9) |
|---|---|---|---|
| Supabase | Drift av database, autentisering, fillagring og serverfunksjoner | Frankfurt, Tyskland | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK art. 9/4-c (modul 3): ennå ikke inngått og ikke meldt til Kurul |
| Apple | Distribusjon via App Store, fakturering av kjøp i appen (IAP), pushvarsler (APNs) | Global infrastruktur | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK: ennå ikke inngått |
| Distribusjon via Play Store, fakturering av kjøp i appen (IAP), pushvarsler (FCM) | Global infrastruktur | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK: ennå ikke inngått | |
| Vercel | Drift av nettet (administrasjonspanel/Next.js) | Global infrastruktur | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK: ennå ikke inngått |
| Framer | Drift av virksomhets-/markedsføringsnettstedet corenta.app | Global infrastruktur | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK (modul 2): ennå ikke inngått |
| Google Workspace (Google) | Utsending av tjeneste-e-post (prøveperiode, invitasjon, brukerstøtte) og innbokser for brukerstøtte/kontakt | Global infrastruktur | Er en overføring til utlandet; standardavtale etter KVKK: ennå ikke inngått |
I tillegg:
- E-postinfrastruktur: Tjeneste-e-post sendes via Google Workspace (Google); autentiserings-e-post utløses av Supabase Auth. Markedsførings-e-post sendes bare med eget samtykke og på vilkår av registrering i İYS. Pushvarsler leveres via Apple (APNs) og Google (FCM).
- Analyseverktøy: Det brukes ikke noe analyseverktøy fra tredjeparter (f.eks. Google Analytics). Måling av produktbruken i appen er for øyeblikket ikke aktivert; dersom den aktiveres, skrives målingen til en førstepartstabell i Corentas egen database (Supabase, Frankfurt/Tyskland), den inneholder ikke helseopplysninger eller fritekst, og disse Retningslinjene oppdateres før den aktiveres; når den aktiveres, angis lagringstiden for måleregistreringene i disse Retningslinjene.
- Feilovervåking: Det brukes ikke noe feilovervåkingsverktøy fra tredjeparter; klientfeil registreres i Corentas egen database.
- Det finnes ingen infrastruktur for direkte betaling med kredittkort via nettet; betalinger gjennomføres utelukkende via mekanismene for kjøp i appen (IAP) hos Apple/Google; den endelige fakturaen/kvitteringen utstedes av Apple/Google (se avsnitt 4, rad 6).
Opplysninger deles med underdatabehandlerne ovenfor bare i den grad det er nødvendig for å levere den aktuelle tjenesten, og innenfor rammen av KVKK art. 8/art. 9. Overføring til utlandet: Alle leverandørene ovenfor behandler opplysninger utenfor Tyrkia; også lagring i Tyskland er en overføring til utlandet i KVKKs forstand. Fordi disse overføringene er regelmessige og løpende, bygger de ikke på uttrykkelig samtykke; de vil bygge på standardavtalene som Kurul har kunngjort i henhold til art. 9/4-c. Per datoen for denne teksten er standardavtalene ennå ikke inngått og ikke meldt til Kurul; hver avtale vil bli meldt til Kurul innen 5 virkedager etter signering, og denne tabellen vil bli oppdatert med datoer. Kurul har ikke kunngjort noen beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå for disse landene (sist kontrollert: 11. oktober 2026). Oversikten kan oppdateres som følge av endringer av tjenesteleverandører; den gjeldende oversikten finnes i personvernerklæringen og/eller på den aktuelle informasjonsskjermen i Corenta-produktet.
12. Registrering i VERBIS
Per datoen for dette dokumentet har Teta Studio ingen registrering i VERBIS. Registreringsplikten vurderes ut fra kriteriene i Kuruls beslutninger nr. 2025/1572 (for behandlingsansvarlige der behandling av særlige kategorier av personopplysninger er hovedvirksomheten, er unntaksgrensen 10 ansatte per år og en balansesum på 10 millioner TL) og nr. 2025/2393 (kriteriet om antall ansatte for den som ikke fører regnskap etter balanseprinsippet). Fordi Teta Studio behandler klinikkenes helseopplysninger ikke som behandlingsansvarlig, men som databehandler, gjøres vurderingen etter disse kriteriene for virksomhetens egne aktiviteter som behandlingsansvarlig (del A og C). Når det skriftlige vurderingsnotatet og bekreftelsen fra myndigheten (Kurum, ALO 198) foreligger, vil dette avsnittet bli oppdatert med dato og begrunnelse; dersom registrering kreves, vil den skje før virksomheten fortsetter.
Rollebasert presisering: Plikten til å registrere seg i VERBIS vurderes for sammenhengen virksomhetens nettsted (skjemaet for tidlig tilgang på corenta.app), der Corenta opptrer som behandlingsansvarlig, og situasjonen er beskrevet ovenfor. I sammenhengen SaaS-produktet (app.corenta.app) er Klinikken behandlingsansvarlig for klientopplysningene, og om det finnes en plikt til å registrere seg i VERBIS, må derfor vurderes særskilt og uavhengig ut fra hver Klinikks egne kriterier (antall ansatte, årlig behandlingsvolum, virksomhetsområde, Kuruls unntaksbeslutninger osv.); denne vurderingen og en eventuell registreringsplikt ligger hos Klinikken og kan ikke overføres til Corenta.
13. Oppdatering av Retningslinjene
Disse Retningslinjene kan oppdateres som følge av endringer i regelverket, Kuruls beslutninger, utvikling av Corentas tekniske infrastruktur (f.eks. innføring av gjennomgang av PII i fritekst i øktnotater nevnt i avsnitt 4 rad 3 og avsnitt 6.2, tilknytning av fagpersoners verifiseringsdokumenter (specialist-verification-docs) til prosessen for avslutning av tenant nevnt i avsnitt 5.4/avsnitt 4 rad 11, verifisering/innføring av rydding av push-token nevnt i avsnitt 4 rad 10 og avsnitt 7 punkt 4, etablering av en automatisk gjennomgangsmekanisme for opplysninger fra skjemaet for tidlig tilgang nevnt i avsnitt 7 punkt 3, videreutvikling av prosessen for dataportabilitet nevnt i avsnitt 8.2, komplettering av behandlingsgrunnlagene for overføring til utlandet i avsnitt 11, endringer i oversikten over underdatabehandlere) eller endringer i forretningsprosessene. Den gjeldende versjonen publiseres på Corentas relevante plattformer (virksomhetens nettsted og/eller i appen), og for bestemmelser som er i strid med den tidligere versjonen, gjelder den gjeldende versjonen. Ved vesentlige endringer informeres brukere/klinikker i tillegg i den grad det er mulig.
14. Kontakt
For spørsmål om disse Retningslinjene eller om lagring/kassering av personopplysninger:
E-post: hello@corenta.app Behandlingsansvarlig: Mertcan Demir – enkeltpersonforetak under foretaksnavnet "Teta Studio" Brukerstøtte: support@corenta.app Tjenesteområde: Corenta tilbys globalt via App Store og Google Play i de landene der disse butikkene er tilgjengelige. Tidene i disse Retningslinjene gjelder for brukere i alle land; dersom et lands ufravikelige regelverk fastsetter en kortere slettefrist eller en lengre oppbevaringsplikt, gjelder den bestemmelsen.
Sist oppdatert: 19. oktober 2026 Versjon 1.9 · 19. oktober 2026