CORENTA – POLICY FÖR LAGRING OCH GALLRING AV PERSONUPPGIFTER

Denna översättning är endast avsedd som information; den turkiska texten är juridiskt bindande.

Radering av klient utan konto: När klinikens administratör väljer Ta bort räknas det som en begäran; posten tas omedelbart bort ur den aktiva listan och efter 30 dagar raderas/töms identitets- och kontaktuppgifterna samt klientens hälsofält (blodgrupp, allergier, kroniska tillstånd, läkemedel) (se 5.0). Den allmänna beskrivningen av radering av konto nedan ska inte tolkas som ett krav på att klientraden raderas permanent i detta särskilda fall. Anamnes, mätningar, passanteckningar och ekonomiska uppgifter omfattas fortsatt av sina egna lagringsbestämmelser.

Ikraftträdande / senast uppdaterad: 19 oktober 2026 Version: 1.9 Personuppgiftsansvarig / utgivare: Mertcan Demir – enskild näringsidkare under firmanamnet "Teta Studio"

Ändringslogg

• 1.9 – 19 oktober 2026: Formuleringen "endast Turkiet" i avsnitt 14 ersattes med globalt erbjudande; lagringstiderna är oförändrade.
• 1.8 – 19 oktober 2026: Publicerad version; ikraftträdande 19 oktober 2026. I avsnitt 4 lades en rad (rad 12) till för klinikens gruppmeddelanden och de meddelandekopior som sparas för teamets granskning; förteckningen över periodisk gallring i avsnitt 7 utökades i enlighet med detta; de tomma uppgifterna om MERSIS och KEP togs bort ur tabellen i 1.3.
• 1.7 – 11 oktober 2026: Enligt efterlevnadsgranskningen den 11 oktober 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): formuleringen i §11 om att "Supabase/Frankfurt inte är en överföring till utlandet" togs bort och avsnittet om överföring till utlandet skrevs enligt artikel 9 i lag nr 6698 i dess lydelse efter 2024 (standardavtalen har ännu inte undertecknats); formuleringen "anonym" för hälso-, klinik- och ekonomiska uppgifter rättades till begränsad lagring med kopplingen till personen bruten (fritexten i passanteckningar ändras inte); den rättsliga grunden för raden om bevis på samtycke rättades till art. 5/2-e (den felaktiga hänvisningen till art. 20/2 togs bort); raden om formuläret för tidig åtkomst uppdaterades i enlighet med åtskillnaden mellan information och samtycke till kommersiella meddelanden; principen om periodisk gallring med 6 månaders intervall lades till för kategorier utan automatisk gallring; identitetsuppgifterna rättades till enskild näringsidkare; avsnittet om VERBIS skrevs utifrån Kuruls beslut från 2025.
• 1.6 – 10 oktober 2026: Expo (Expo Push Notification Service) togs bort ur förteckningen över underbiträden/biträden; pushaviseringar skickas endast via Apple (APNs) och Google (FCM), Expo/EAS är enbart ett verktyg för att bygga appen och behandlar inga slutanvändaruppgifter.
• 1.5 – 10 oktober 2026: Formuleringen om valet av Google Analytics togs bort; det förtydligades att ingen analys från tredje part används och vilka biträden som hanterar pushaviseringar.
• 1.4 – 4 oktober 2026: Den befintliga texten fastställdes som godkänd version. I denna version infördes endast följande: radering av konto (åtkomsten spärras omedelbart, personuppgifter raderas/anonymiseras, betalningsuppgifter som måste bevaras enligt lag lagras utan identitet; ingen ångerfrist); radering av klientens hälsofält efter 30 dagar; 7-dagarsfristen för kvitton utan koppling; att klientens kontaktuppgifter förblir dolda i supportläget; mätning utan identitet på serversidan; tjänstemejl och Google Workspace; biträden för pushaviseringar; supportadressen; marknaden (Turkiet).
• 1.3 – 7 juli 2026 (uppdatering 4 augusti 2026): tidigare version.

Viktig anmärkning om rollen som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde: Denna policy för lagring och gallring av personuppgifter ("policyn") reglerar hur länge personuppgifter som behandlas inom ramen för programvarutjänsten Corenta ("tjänsten" eller "appen"), som utvecklas och drivs av Mertcan Demir, enskild näringsidkare under firmanamnet "Teta Studio" ("Corenta", "Teta Studio", "företaget"), ska lagras, vilka kriterier som ligger till grund för dessa tider och med vilka metoder uppgifterna raderas, förstörs eller anonymiseras när lagringstiden har löpt ut eller grunden för behandlingen har upphört.

Policyn har upprättats inom ramen för lag nr 6698 om skydd av personuppgifter ("KVKK"), förordningen om radering, förstöring eller anonymisering av personuppgifter ("förordningen") och annan tillämplig lagstiftning och utgör en integrerad del av Corentas register över behandling av personuppgifter. Policyn ska läsas tillsammans med den informationstext/integritetspolicy där ändamålen med behandlingen och de rättsliga grunderna beskrivs utförligt; detta dokument reglerar endast lagringstider och gallringsförfaranden och syftar inte till att på egen hand fullgöra hela informationsskyldigheten enligt KVKK art. 10.

1. Syfte och tillämpningsområde

1.1. Syfte

Syftet med policyn är att beskriva kriterierna för att fastställa den längsta tid som krävs för det ändamål för vilket personuppgifterna som Corenta behandlar har samlats in, tillämpningen av de tider som föreskrivs i lagstiftningen samt förfarandena och principerna för radering, förstöring eller anonymisering av personuppgifter vars lagringstid har löpt ut. Policyn har upprättats på grundval av bestämmelserna i KVKK art. 5, art. 6, art. 7, art. 10, art. 11 och art. 12 samt tillämpliga artiklar i förordningen.

1.2. Tillämpningsområde och rollfördelning – viktig varning

Policyn omfattar två separata områden där Corenta behandlar uppgifter i två olika roller; denna åtskillnad tillämpas konsekvent i hela policyn och påverkar direkt hur tabellen över lagringstider ska tolkas:

(a) Sammanhanget företagets webbplats (corenta.app – formulär för tidig åtkomst/begäran om demo): I fråga om personuppgifter som potentiella företagskunder med intresse för produkten lämnar via ansökningsformuläret för tidig åtkomst agerar Corenta/Teta Studio direkt som personuppgiftsansvarig enligt KVKK art. 3.

(b) Sammanhanget SaaS-produkten (app.corenta.app): I fråga om personuppgifter som center för klinisk pilates, fysioterapi, reformer, wellness/massage och yoga som använder Corenta-plattformen genom abonnemang ("tenant", "verksamhet" eller "klinik") för in på plattformen om sina egna klienter ("registrerad klient") (kontaktuppgifter, anamnes, passanteckningar, uppgifter om bokade tider/paket m.m.) är kliniken personuppgiftsansvarig enligt KVKK art. 3; Corenta/Teta Studio agerar endast som personuppgiftsbiträde och tillhandahåller teknisk infrastruktur i enlighet med klinikens instruktioner. Skyldigheten att informera klienter, inhämtandet av uttryckligt samtycke och det slutliga beslutet om lagring/gallring av klientuppgifter ligger inom klinikens rättsliga ansvar. Corenta underlättar tekniskt fullgörandet av dessa skyldigheter i produkten (mekanismen för registrering av samtycke consent_logs, KVKK-godkännandeskärmen i mobilappen kvkk.tsx, granskningsspår), men övertar eller åtar sig inte klinikens skyldighet att följa KVKK. De lagringstider som anges i denna policy för detta sammanhang visar hur länge Corenta i egenskap av personuppgiftsbiträde faktiskt lagrar dessa uppgifter i sin infrastruktur; det slutliga beslutet om gallring och tidpunkten för den kan formas av klinikens instruktioner och den lagstiftning som kliniken omfattas av.

Policyn omfattar dessutom, i fråga om allmänna principer, lagrings- och gallringsprocesserna för personuppgifter om Corentas anställda, affärspartner och leverantörer; policyns huvudsakliga fokus är dock de kund-/klientuppgifter som definieras i punkterna (a) och (b) ovan.

1.3. Uppgifter om personuppgiftsansvarig/personuppgiftsbiträde

1.4. Tillämplig lagstiftning

• Lag nr 6698 om skydd av personuppgifter,
• Förordningen om radering, förstöring eller anonymisering av personuppgifter (Turkiets officiella tidning nr 30224 av den 28.10.2017),
• Vägledningen om radering, förstöring eller anonymisering av personuppgifter och beslut av Personuppgiftsskyddsnämnden ("Kurul"),
• Turkiska handelslagen nr 6102 (bevarande av räkenskapsböcker och handlingar),
• Skatteförfarandelagen nr 213 (bevarande av ekonomiska uppgifter),
• Annan tillämplig sektorslagstiftning (i den mån den är tillämplig, inbegripet lagstiftning om tillhandahållande av hälso- och sjukvårdstjänster).

2. Definitioner

3. Kriterier för att fastställa lagrings- och gallringstider (KVKK art. 5, art. 6)

3.1. Skäl som kräver lagring

Hos Corenta bevaras personuppgifter endast så länge som uttryckligen föreskrivs i tillämplig lagstiftning eller så länge som krävs för det ändamål för vilket de behandlas. Vid fastställandet av lagringstiden tillämpas följande kriterier:

1. Finns det en lagstadgad skyldighet att bevara uppgifterna? (T.ex. minsta lagringstider för ekonomiska uppgifter enligt turkiska handelslagen och skatteförfarandelagen.)
2. För vilket ändamål har uppgifterna behandlats och gäller detta ändamål fortfarande? (KVKK art. 5/2 – principen om ändamålsbegränsning.)
3. Är uppgifterna nödvändiga för ingående/fullgörande av ett avtal? (T.ex. uppgifter om bokade tider och paket medan abonnemangs-/tjänsteförhållandet pågår.)
4. Är uppgifterna nödvändiga för att fastställa, utöva eller skydda en rättighet (som bevismedel i en eventuell rättslig tvist)? (Med beaktande av de allmänna preskriptionstiderna i obligationslagen.)
5. Har den registrerade lämnat uttryckligt samtycke och är samtycket fortfarande giltigt?
6. Har Corenta eller kliniken ett berättigat intresse? (T.ex. säkerhetsloggar, upptäckt av bedrägeri/missbruk.)
7. Hör uppgifterna till kategorin känsliga personuppgifter (hälsa)? I så fall tillämpas enligt KVKK art. 6 strängare åtkomstbegränsningar och motiveringskrav; lagringstiden förlängs aldrig utöver ändamålet.

Om inget av ovanstående kriterier kräver lagring av en viss personuppgift raderas, förstörs eller anonymiseras uppgiften omedelbart.

3.2. Skäl som kräver gallring

Personuppgifter raderas, förstörs eller anonymiseras på den registrerades begäran eller självmant av Corenta/kliniken i följande fall:

a) De lagbestämmelser som utgör grunden för behandlingen ändras eller upphävs, b) Det ändamål som kräver behandlingen eller lagringen upphör, c) Den registrerade återkallar sitt samtycke i fall där behandlingen grundas på uttryckligt samtycke, d) Den registrerade begär radering/förstöring inom ramen för rättigheterna enligt KVKK art. 11 och begäran bifalls (begäran om radering av konto), e) Lagringstiden för personuppgifterna har löpt ut och det finns inte längre någon rättslig grund som kräver lagring, f) Avtalet har aldrig ingåtts, är ogiltigt, har sagts upp eller hävts, g) Begäran om radering av konto slutförs slutgiltigt inom ramen för den process som anges i avsnitt 5 i denna policy.

4. Tabell över uppgiftskategorier, lagringstider och gallringsmetoder

Tabellen nedan visar de viktigaste kategorierna av personuppgifter som behandlas i Corentas infrastruktur, lagringstiden, motiveringen och den gallringsmetod som tillämpas när tiden har löpt ut. Om inte annat uttryckligen anges gäller den allmänna regeln: "Så länge det tillhörande kontot/posten är aktivt + 30 dagar från det att begäran om radering av konto har behandlats." Tabellen ska läsas tillsammans med flödet för radering av konto som beskrivs i avsnitt 5. För vissa kategorier är steget efter 30 dagar i detta flöde inte DELETE (permanent radering) utan anonymisering – denna åtskillnad anges uttryckligen på de berörda raderna och i avsnitt 6.2.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Not 1: Uttrycket "så länge kontot/tenanten är aktiv" i tabellen ovan avser den tid under vilken den berörda klinikens Corenta-abonnemang pågår och klientposten inte har raderats av kliniken. När kliniken ska radera uppgifter om sin egen klient bestäms av klinikens (i egenskap av personuppgiftsansvarig) egen KVKK-policy och dess förhållande till klienten; Corenta tillhandahåller den tekniska möjligheten för denna process.

Not 2: Tiderna 2 år på rad 7 (granskningsspår) och 5 år på rad 8 (samtyckesregister) är fasta lagringstider som fastställts av Corenta (till skillnad från tiden enligt handelslagen/skatteförfarandelagen på rad 6 grundas de inte direkt på en lagbestämmelse; de utgör ett självständigt bindande åtagande som fastställts inom ramen för berättigat intresse och bevisskyldighet enligt KVKK art. 5/2-f). Någon automatisk raderingsmekanism vid lagringstidens slut fungerar för närvarande inte i systemet – när tiden har löpt ut utförs radering/anonymisering manuellt, och policyn kommer att uppdateras när automatiseringen införs. Uttrycket "högst 2 år" på rad 9 (uppgifter från formuläret för tidig åtkomst) har ett annat tillämpningsområde och avser, som förklaras på den egna raden, en separat rättslig övre gräns.

5. Processen för radering av konto – funktionen från början till slut

För att tekniskt tillgodose de registrerades begäran om radering enligt KVKK art. 11 tillämpar Corenta en raderingsarkitektur i två steg som väger användarupplevelsen mot behovet av datasäkerhet/rättslig bevisning: omedelbar mjuk radering (soft-delete) följd av permanent radering efter 30 dagar.

5.0. Ändringen den 4 oktober 2026 – vid motstridighet med 5.1–5.7 har denna punkt företräde

Radering av konto (per den 4 oktober 2026): När en begäran om radering har bekräftats spärras åtkomsten till kontot omedelbart (sessioner avslutas, inloggning är inte möjlig); personuppgifter raderas eller anonymiseras (namn, e-postadress, telefonnummer, bild samt klientens identitets-/kontaktuppgifter och hälsofält – blodgrupp, allergier, kroniska tillstånd, läkemedel – rensas); betalnings- och ersättningsuppgifter som måste bevaras enligt lag raderas inte; de lagras med begränsad åtkomst och med kopplingen till personen bruten. Det finns ingen ångerfrist efter begäran; permanent radering av autentiseringsposten och filerna slutförs i den befintliga bakgrundsprocessen på trettio dagar.

Radering av klientpost och hälsofält (per den 4 oktober 2026): När en klientpost utan konto raderas av verksamheten tas posten omedelbart bort ur den aktiva listan; efter 30 dagar raderas/töms klientens hälsofält (blodgrupp, allergier, kroniska tillstånd, läkemedel) tillsammans med identitets- och kontaktuppgifterna. Lagringsreglerna för anamnesformulär, mätningar och passanteckningar påverkas inte av denna bestämmelse.

Kvittofiler (per den 4 oktober 2026): Kvittofiler som inte har kopplats till en betalning (utan koppling) raderas automatiskt efter 7 dagar; ett kvitto som är kopplat till en betalning kan inte raderas av någon roll.

Klientens kontaktuppgifter i supportläget (per den 4 oktober 2026): I Corentas supportsession (superadministratör) visas inte klientens e-postadress och telefonnummer för supportpersonalen; supportpersonalen kan endast se en begränsad identitetssammanfattning (namn, kontostatus, aktivitet, datum för skapande).

Behörighet att skriva i hälsofält (per den 4 oktober 2026): Klientens hälsofält (blodgrupp, allergier, kroniska tillstånd, läkemedel) kan endast fyllas i av klienten själv och den tilldelade specialisten; verksamhetens ägare/administratör kan inte skriva i dessa fält (men kan redigera kontaktperson vid nödsituation och identitetsfält).

Pseudonymiserad produktmätning: För att förbättra produkten kan aggregerade användningshändelser mätas enbart på serversidan med klinikens pseudonym-id; denna mätning omfattar inte IP-adresser, hälsouppgifter eller spårning av källa/reklam. Klinikens pseudonym-id är en pseudonym (inte identitetslöst). Funktionen är för närvarande avstängd.

5.1. Steg 1 – omedelbar mjuk radering (soft-delete)

I det ögonblick användaren bekräftar begäran om radering av konto i appen utför systemet samtidigt och omedelbart följande åtgärder:

1. Användarens profilpost inaktiveras genom att fältet deleted_at fylls i; kontot blir oåtkomligt/osynligt för normal användning och kan inte användas för inloggning.
2. Användarens väntande (ännu inte genomförda) bokade tider avbokas automatiskt.
3. Tilldelningar där användaren ingår som specialist/resurs (kopplingar mellan klient och specialist, programtilldelningar) tas bort.
4. Användarens samtliga samtycken återkallas (registreras genom att fältet revoked_at fylls i i posterna i consent_logs).

I detta steg har uppgifterna inte raderats fysiskt, men de har gjorts oåtkomliga för normal behandling och visning. Detta utgör det första steget i en raderingsprocess av karaktären "att göra oåtkomlig" i den mening som avses i KVKK art. 7 och förordningen.

5.2. Steg 2 – permanent radering (efter 30 dagar)

30 (trettio) dagar efter den mjuka raderingen utför en schemalagd uppgift (cron job) som körs automatiskt i systemet följande åtgärder oåterkalleligt:

1. Användarens autentiseringspost (auth.users) raderas permanent och oåterkalleligt.
2. Databasposter som är kopplade till användaren behandlas differentierat per kategori: poster utan självständigt verksamhets-/bevisvärde (t.ex. aviseringar) raderas permanent (DELETE/cascade); hälsouppgifter (anamnesis_forms, session_notes, measurements) samt klinik-/ekonomiska poster (payments, attendance, consent_logs) raderas däremot inte, utan kopplingen till personen bryts – kopplingen till personen bryts på databasnivå, vissa fritextfält rensas och posten finns kvar som tenantens post med kopplingen till personen bruten och med begränsad åtkomst (eftersom fritexten i passanteckningar inte ändras anses den inte vara anonym) (se avsnitt 4 rad 2–5, 8, 10 och avsnitt 6.2).
3. Denna åtgärd utlöses endast automatiskt av systemets privilegierade (service-role-skyddade) bakgrundsprocess; ingen användare eller verksamhetsadministratör, inte heller administrativ personal, kan via de vanliga produktgränssnitten starta, utlösa i förtid eller stoppa processen manuellt – detta är en medveten säkerhetsdesign för att förhindra för tidig eller fördröjd radering genom misstag eller missbruk. (Denna garanti omfattar produktens vanliga användar- och administrationsgränssnitt; tekniska driftprocesser som kan ha direkt databasåtkomst på systemets privilegierade infrastrukturnivå faller utanför garantin och omfattas av separata interna åtkomstkontroller.)

Syftet med bakgrundsprocessen på 30 dagar (per den 4 oktober 2026): Eftersom åtkomsten till kontot spärras omedelbart vid begäran om radering ger denna tid ingen möjlighet att ångra sig eller frånträda; den används för att slutföra den permanenta raderingen av autentiseringsposten och filerna och för granskning av eventuellt missbruk. Tiden är rimlig och begränsad i enlighet med proportionalitetsprincipen enligt KVKK art. 5. Frågor om status för en begäran om radering kan riktas till hello@corenta.app.

5.3. Undantag: uppgifter som omfattas av lagstadgad lagringsskyldighet

Ovanstående process för permanent radering efter 30 dagar omfattar inte de poster som anges i avsnitt 4, tabellens rad 6 (metadata om abonnemang/transaktioner) och som omfattas av lagstadgad lagringsskyldighet enligt turkiska handelslagen/skatteförfarandelagen. Dessa poster bevaras separat, även om kontot raderas permanent, tills den tillämpliga lagstadgade lagringstiden har löpt ut, avskilda från ändamålet med behandlingen av personuppgifter och med åtkomst begränsad till fullgörandet av den lagstadgade skyldigheten. På samma sätt kan granskningsspåren (audit_logs) och den minsta kärna av samtyckesregistren som behövs för bevisning (se avsnitt 4, rad 7–8) fortsätta att lagras för ett separat och begränsat ändamål, utanför denna 30-dagarsperiod, på grund av berättigat intresse/rättslig bevisning. Att tiderna inom ramen för detta undantag inte motsvaras av en teknisk mekanism som tillämpas automatiskt i systemet anges uttryckligen i avsnitt 4, not 2.

5.4. Särskild förklaring om lagrade bifogade filer (viktigt – transparens)

Enligt transparensprincipen anges uttryckligen: Vid permanent radering raderas databasposter (profil, bokade tider, tilldelningar, samtycken m.m.) helt eller anonymiseras (för hälso-/klinik-/ekonomiska poster, se avsnitt 6.2); bifogade filer som tillhör användaren och lagras i ett separat lagringsutrymme (Storage) hanteras på följande sätt: avatar/profilbild, dokument/foton som bifogats anamnesformuläret och bilder av betalningskvitton raderas automatiskt (best-effort) från Storage som en del av steget för permanent radering – detta är ett verifierat beteende som faktiskt fungerar i systemet i dag. Om raderingen i en bucket misslyckas loggas detta; det hindrar dock inte rensningen av övriga buckets eller kontots anonymiserings-/raderingssteg (best-effort-design).

Ärlig begränsning: Den enda filkategori som faller utanför denna automatiska process är identitets-/examensverifieringsdokument som laddats upp i registreringsprocessen för specialister/egenföretagare (bucket specialist-verification-docs). Dessa dokument är tekniskt kopplade inte till användaren utan till den berörda tenantens (klinikens) verifieringsprocess och innehåller ingen användarreferens i databasposten; de kan därför inte automatiskt inkluderas i det befintliga flödet för radering av användarkonton. Gallringen av detta dokument kommer att hanteras separat i processen när den berörda kliniken stänger sitt konto/abonnemang på tenantnivå (se avsnitt 5.6); fram till dess görs i undantagsfall en manuell bedömning via hello@corenta.app.

Därför görs i denna policy inget absolut åtagande om att "alla användarens uppgifter/filer raderas fullständigt och omedelbart" vid en begäran om radering av konto (se särskilt avsnitt 6.3 om tekniska rester i säkerhetskopior och undantaget ovan); för de filkategorier som beskrivs ovan tillämpas dock automatisk radering i praktiken.

5.5. Särskild anmärkning om hälsouppgifter

Känsliga hälsouppgifter såsom anamnesformulär, passanteckningar och mätningar omfattas också av det allmänna raderingsflödet ovan (mjuk radering → 30 dagar → permanent radering); som förklaras i avsnitt 4 rad 2–4 och avsnitt 6.2 tillämpas dock steget för permanent radering i dessa tabeller genom att koppla bort personen och delvis rensa – posten raderas inte med DELETE, kopplingen till personen bryts och vissa fritextfält rensas; den kliniska posten (särskilt innehållet i append-only-passanteckningar) lagras som tenantens post med kopplingen till personen bruten och med begränsad åtkomst och anses inte vara anonym. Eftersom denna uppgiftskategori är sammanflätad med poster som kliniken för i egenskap av personuppgiftsansvarig kan en klients begäran om radering av konto/uppgifter dessutom komma i konflikt med klinikens egna lagstadgade lagringsskyldigheter (t.ex. skyldigheter att föra register som kan följa av lagstiftningen om tillhandahållande av hälso- och sjukvårdstjänster); metoden att koppla bort personen och lagra med begränsningar syftar till att balansera dessa två skyldigheter (klientens rättigheter avseende personuppgifter och klinikens skyldighet att föra register). I sådana fall är kliniken i egenskap av personuppgiftsansvarig den som fattar det slutliga beslutet; Corenta agerar enligt klinikens instruktioner.

5.6. Radering på kliniknivå (tenantnivå)

Om en klinik helt avslutar sitt Corenta-abonnemang tillämpas samma tvåstegsarkitektur (mjuk radering → 30 dagar → permanent radering) även på klinikens tenantuppgifter och samtliga klientposter under denna tenant. Eftersom kliniken är personuppgiftsansvarig för sina egna klienter är den skyldig att, innan abonnemanget avslutas, informera sina klienter inom ramen för sina egna skyldigheter enligt KVKK; denna skyldighet kan inte överlåtas till Corenta.

5.7. Förhållandet till superadministratörens supportläge (impersonation)

Processerna för radering av konto och lagring fungerar oberoende av Corentas support-/impersonationsmekanism. Impersonationssessioner är tidsbegränsade (30 minuter) och som standard skrivskyddade; åtkomst till kategorierna av hälsouppgifter (anamnes, passanteckningar, mätningar) kräver ett separat godkännandesteg (health_data_enabled) och skriv-/raderingsåtgärder i dessa tabeller tillåts under inga omständigheter via impersonation (inga undantag för impersonation har getts i RLS-policyerna). Förtydligande: Begränsningen här avser manuellt utlösta impersonationssessioner där en supportmedarbetare loggar in och utför åtgärder för hand; den automatiska service-role-cronprocessen (utan mänsklig inblandning) som beskrivs i avsnitt 5.2 är ett separat lager som inte påverkas av denna begränsning – impersonationsbegränsningen hindrar inte den automatiska permanenta raderingsmekanismen i flödet för radering av konto och får inte förväxlas med den. Följaktligen genomförs processerna för radering av konto/gallring uteslutande via de automatiska mekanismer som definieras i denna policy.

6. Gallringsmetoder

I enlighet med förordningen art. 8 och följande bestämmelser beskrivs nedan de metoder för radering/förstöring/anonymisering som tillämpas beroende på lagringsmedium.

6.1. Radering

Åtgärden att göra personuppgifter helt oåtkomliga och oanvändbara för de berörda användarna (inbegripet appanvändare och personal med åtkomst till administrationspanelen). Hos Corenta tillämpas denna metod i processen för mjuk radering i steg 1: även om uppgifterna inte tas bort fysiskt ur databasen görs de helt oåtkomliga via åtkomstbehörigheter och gränssnitt.

6.2. Förstöring (permanent radering)

Åtgärden att göra personuppgifter helt oåtkomliga, omöjliga att återskapa och oanvändbara för alla. I Corentas process för permanent radering i steg 2 genomförs denna princip med två olika tekniska metoder beroende på uppgiftskategori:

• Autentiseringspost och poster utan självständigt verksamhetsvärde: Användarens autentiseringspost (auth.users) raderas oåterkalleligt direkt med DELETE i den service-role-skyddade automatiska processen; tillhörande poster som efter att kontot har raderats saknar självständigt verksamhets-/bevisvärde (t.ex. aviseringar, notifications – se avsnitt 4 rad 10) raderas samtidigt på databasnivå med ON DELETE CASCADE.
• Hälso-, klinik- och ekonomiska poster: För anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance och consent_logs tillämpas steget för permanent radering genom att koppla bort personen och delvis rensa (se avsnitt 6.6) i stället för att radera posten med DELETE: de främmande nyckelkolumner som identifierar personen (client_id, specialist_id, user_id m.fl.) sätts oåterkalleligt till NULL med FK-begränsningen ON DELETE SET NULL; innehållskolumner som kan innehålla direkt identitet eller PII i fritext (svar i anamnesen, fritextanteckningar om mätningar/betalningar, referens till betalningskvitto, IP-adressen i samtyckesposten) rensas eller ersätts med en anonym markering av funktionen anonymize_user_relations() (kan endast anropas av service-role, default-deny). Kliniskt/ekonomiskt numeriskt och historiskt innehåll (datum, belopp, mätvärde, återstående passaldo, status närvarande/frånvarande, tidpunkt då samtycke lämnades/återkallades) fortsätter däremot att lagras som tenantens post med kopplingen till personen bruten, med hänsyn till klinikens skyldighet att föra register och (för passanteckningar) append-only-principen; eftersom fritexten i passanteckningar inte ändras anses dessa poster inte vara anonyma och de lagras med begränsad åtkomst.

I passanteckningarna (session_notes) tillåter append-only-begränsningen inga ändringar av innehållet; endast för att sätta kolumnerna för koppling till personen (client_id, specialist_id) till NULL har ett snävt undantag med ett enda syfte medgetts – själva anteckningens innehåll raderas eller ändras inte heller i denna process i något steg.

Begränsning: Det finns ingen gransknings-/rensningsmekanism för personuppgifter i fritextfält utöver de direkta identitetskolumnerna (t.ex. ett namn som förekommer i texten i en passanteckning). Därför anses dessa poster inte vara anonyma; de lagras som personuppgifter med begränsad åtkomst och gallras när tiden har löpt ut.

Båda metoderna ovan är service-role-skyddade och kan därför inte utlösas eller ångras via de vanliga produktgränssnitten.

6.3. Radering ur säkerhetskopior (backup)

Databasens säkerhetskopior skrivs över/förstörs automatiskt efter en viss tid inom ramen för den ordinarie säkerhetskopieringscykeln (rotation). Även om den permanenta raderingen får omedelbar verkan i den primära databasen anges uttryckligen att uppgifterna tekniskt kan finnas kvar i tidigare tagna säkerhetskopior tills säkerhetskopieringsleverantörens (Supabase) standardperiod för rotation av säkerhetskopior har löpt ut. Detta är standardpraxis inom ramen för det berörda underbiträdets (Supabase) personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

6.4. Bilagor i fillagringsutrymmet (Storage)

Filer som användarna laddar upp, såsom avatarbilder, betalningskvitton och bilagor till anamnesen, lagras i ett separat lagringsutrymme (Storage). Se avsnitt 5.4 – där beskrivs utförligt och transparent den nuvarande hanteringen av detta innehåll i processen för radering av konto (automatisk radering för avatar/bilaga till anamnes/betalningskvitto, det enda undantaget för specialist-verification-docs).

6.5. Uppgifter på papper

Personuppgifter som behandlas inom ramen för Corentas SaaS-produkt förs digitalt; ingen behandling av personuppgifter på papper är avsedd. Om papper undantagsvis används i företagets affärs-/administrativa korrespondens sker gallringen genom att uppgifterna oåterkalleligt maskeras/bränns/förstörs i dokumentförstörare.

6.6. Anonymisering

Som en del av processen för permanent radering av konto (se avsnitt 6.2) använder Corenta metoden att koppla bort personen och delvis rensa för hälsouppgifter och klinik-/ekonomiska poster. Eftersom fritexten i passanteckningar inte ändras och datum- och mätserier i små verksamheter kan räcka för att åter identifiera personen uppfyller denna metod inte under alla omständigheter nedanstående anonymiseringsstandard; dessa poster anses inte vara anonyma, utan lagras som personuppgifter med begränsad åtkomst och gallras när tiden har löpt ut. Därutöver kan Corenta även för produktutveckling, statistisk analys eller marknadsundersökningar använda uppgifter som anonymiserats så att de inte kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Anonymisering kräver att uppgifterna oåterkalleligt görs omöjliga att koppla till personen, även om de kombineras med andra uppgifter; maskering/pseudonymisering som görs utan att denna standard uppnås räknas inte som anonymisering och omfattas fortsatt av regelverket för behandling av personuppgifter. Anonymiserade uppgifter anses falla utanför KVKK och omfattas inte av lagringstidsbegränsningarna i denna policy.

6.7. Val av metod

Den gallringsmetod som ska tillämpas bestäms av Corenta och/eller kliniken med hänsyn till uppgifternas karaktär (om de är känsliga eller inte), det medium där de lagras (databas, fillagring, loggsystem, säkerhetskopieringssystem), de rättsliga och tekniska möjligheterna samt de principer som anges i Kuruls beslut och förordningen. Vid gallring av känsliga personuppgifter (inbegripet hälsouppgifter) iakttas största möjliga omsorg.

7. Processen för periodisk gallring

Enligt förordningen art. 11 är Corenta skyldigt att självmant (utan att invänta en begäran) radera, förstöra eller anonymisera personuppgifter vars lagringstid har löpt ut och/eller vars ändamål med behandlingen har upphört; den period för periodisk gallring som ska fastställas i detta sammanhang får inte överstiga 6 (sex) månader. I detta sammanhang görs följande åtskillnad uttryckligen mellan de mekanismer som för närvarande faktiskt fungerar i systemet och de som inte gör det:

1. Processen för permanent radering efter 30 dagar efter en begäran om radering av konto granskas periodiskt (dagligen) av en automatisk schemalagd uppgift (cron job), och konton vars tid har löpt ut behandlas samlat. Detta är en verifierad automatisering som faktiskt fungerar i systemet i dag.
2. Den lagringstid som föreskrivs för granskningsspår (audit_logs) ses över periodiskt; någon raderingsmekanism som automatiskt utför denna översyn har dock för närvarande inte införts (se avsnitt 4, rad 7).
3. Den maximala lagringstid som fastställts för uppgifter från formuläret för tidig åtkomst (se avsnitt 4, rad 9) är en referens för den rättsliga övre gränsen för skyldigheten att gallra periodiskt enligt förordningen art. 11; någon automatiskt fungerande gransknings-/raderingsmekanism som motsvarar denna tid finns dock för närvarande inte i systemet. För denna uppgiftskategori bedöms radering/anonymisering manuellt och på begäran tills automatiseringen införs (se avsnitt 4, not 2). Detta hålls transparent i överensstämmelse med övriga ej verifierade påståenden om automatisering (se punkt 2 och 4).
4. Att utgångna/ogiltiga push-token även rensas automatiskt och periodiskt är en förbättring som planeras i produktens färdplan; det har inte verifierats tekniskt att denna mekanism faktiskt fungerar i systemet i dag (se avsnitt 4, rad 10). När den har verifierats eller införts kommer policyn att uppdateras.
5. Periodisk gallring med 6 månaders intervall: För de kategorier i detta avsnitt som saknar automatisk gallring (granskningsspår, bevis på samtycke med kopplingen till personen bruten, uppgifter från formuläret för tidig åtkomst, specialisters verifieringsdokument, modereringskopior av gruppmeddelanden) tillämpar Corenta periodisk gallring med 6 månaders intervall och upprättar ett gallringsprotokoll för varje cykel. Det finns ännu inga schemalagda jobb som automatiserar dessa cykler; cyklerna genomförs manuellt.

Processen för periodisk gallring hindrar inte, oberoende av de tider som anges i denna policy, den registrerades individuella begäran om radering/förstöring enligt KVKK art. 11; den registrerade kan begära radering även om lagringstiden inte har löpt ut, om den rättsliga grunden för den berörda behandlingen har upphört (t.ex. återkallelse av samtycke). Även för kategorier där automatisering ännu inte har införts bedöms och avgörs den registrerades individuella begäran manuellt när den skickas via hello@corenta.app.

8. Den registrerades rättigheter och förfarandet för begäranden (KVKK art. 11)

8.1. Rättigheter enligt KVKK artikel 11

De registrerade har enligt KVKK art. 11 följande rättigheter:

1. Att få veta om deras personuppgifter behandlas,
2. Att begära information om personuppgifterna har behandlats,
3. Att få veta ändamålet med behandlingen av personuppgifterna och om de används i enlighet med detta ändamål,
4. Att känna till de tredje parter i Turkiet eller utomlands till vilka personuppgifterna har överförts,
5. Att begära rättelse av personuppgifterna om de har behandlats ofullständigt eller felaktigt,
6. Att begära radering eller förstöring av personuppgifterna inom ramen för KVKK art. 7,
7. Att begära att åtgärder som vidtagits enligt punkterna (5) och (6) ovan meddelas de tredje parter till vilka personuppgifterna har överförts,
8. Att invända mot ett resultat till nackdel för personen som uppkommer genom att de behandlade uppgifterna analyseras uteslutande med hjälp av automatiserade system,
9. Att begära ersättning för skada om personen har lidit skada till följd av att personuppgifterna har behandlats i strid med lag.

8.2. Ärlig sammanfattning av den nuvarande tekniska tillämpningen

Följande punkter presenteras som en ärlig och realistisk sammanfattning av den nuvarande tekniska tillämpningen:

• Begäran om radering (radering av konto): Kan begäras direkt via den relevanta inställningsmenyn i mobilappen; begäran tillgodoses automatiskt genom den tvåstegsprocess som beskrivs i avsnitt 5 (omedelbar mjuk radering → 30 dagar → permanent radering) (art. 11/6).
• Begäran om information/dataportabilitet: Tillgodoses genom att den registrerades uppgifter inom den egna tenanten tillhandahålls i ett strukturerat, maskinläsbart format inom rimlig tid (funktionen export_user_data, tenant-scope har verifierats). Leveransmekanismen för denna process (filformat, leveranssätt, funktioner såsom signerad nedladdningslänk) vidareutvecklas fortlöpande; i denna policy görs inget åtagande om en viss leveranstid eller ett specifikt fil-/åtkomstformat (art. 11/1-2).
• Information om överföring till tredje part (art. 11/4): Information om de tredje parter/underbiträden i Turkiet/utomlands till vilka personuppgifterna har överförts tillgodoses i tabellen i avsnitt 11 (underbiträden och datalokalisering) i denna policy.
• Begäran om rättelse (art. 11/5): Kan tekniskt utföras manuellt via klinikens administrationspanel; det finns inget separat, automatiskt arbetsflöde för "begäran om rättelse". I sammanhanget SaaS-produkten ska begäranden om rättelse av klientuppgifter i första hand riktas till den berörda kliniken; Corenta tillhandahåller i egenskap av personuppgiftsbiträde tekniskt stöd enligt klinikens instruktioner.
• Underrättelse till tredje part (art. 11/7): En begäran om att raderings-/rättelseåtgärder ska meddelas de tredje parter till vilka uppgifterna har överförts bedöms när den skickas via de kanaler som anges i förfarandet för begäranden; denna process genomförs för närvarande manuellt, inte automatiskt.
• Invändning mot automatiserat beslut/profilering (art. 11/8): Systemet innehåller inget automatiserat beslutsfattande eller profilering som ger upphov till ett resultat till nackdel för den registrerade genom att de behandlade uppgifterna analyseras uteslutande med automatiserade system; därför finns för närvarande inget behov av en separat, faktiskt tillämpad invändningsmekanism för denna punkt.
• Begäranden handläggs enligt KVKK art. 13 kostnadsfritt inom högst 30 dagar (om åtgärden därutöver medför en kostnad kan en avgift enligt den taxa som fastställts av Kurul tas ut).

8.3. Förfarande för begäranden

Begäranden avseende ovanstående rättigheter kan skickas

• till e-postadressen hello@corenta.app,
• via de relevanta inställnings-/supportskärmarna i appen,
• eller på andra sätt som föreskrivs i KVKK,

till Corenta.

Viktig anmärkning om klientuppgifter: Om du är klient hos en klinik och vill göra en begäran om dina uppgifter ska du i första hand vända dig till den berörda kliniken (personuppgiftsansvarig), eftersom kliniken är den slutliga beslutsfattaren och motparten i fråga om klientuppgifter. Corenta tillhandahåller i egenskap av personuppgiftsbiträde de nödvändiga tekniska verktygen (funktioner för visning, export och radering av uppgifter) enligt klinikens instruktioner.

9. Roller och ansvar

10. Säkerhetsåtgärder (under lagringstiden)

Personuppgifterna skyddas under lagringstiden genom följande tekniska och organisatoriska åtgärder (KVKK art. 12):

• I arkitekturen med flera hyresgäster (multi-tenant) tillämpas kravet på tenant_id i varje tabell och principen om standardnekande (default-deny) genom policyer för säkerhet på radnivå (Row Level Security) (37/37 tabeller, 86 policyer); dataläckage mellan hyresgäster förhindras på så sätt tekniskt.
• Åtkomst till tabeller som innehåller hälsouppgifter är begränsad till den berörda klienten, den tilldelade specialisten och tenantens administratör; åtkomstkontrollen tillämpas på databasnivå (RLS). Passanteckningar kan inte ändras/raderas efter att de har skickats in (append-only); för anamnesformulär har ingen användare (inte heller administratörer) behörighet att radera.
• Superadministratörens supportläge (impersonation) är tidsbegränsat (30 minuter) och som standard skrivskyddat; skrivåtgärder och åtkomst till hälsouppgifter kräver separata steg med ytterligare godkännande; i inget impersonationsscenario öppnas skrivåtkomst till tabellerna med hälsouppgifter. (Denna begränsning avser manuellt utlösta impersonationssessioner; automatiska service-role-cronprocesser är ett separat lager – se avsnitt 5.7.)
• Vid överföring av uppgifter används kryptering från ände till ände (TLS); i mobilappen lagras sessionstoken krypterade i enhetens säkra, hårdvarustödda nyckellager (Keychain/Keystore).
• Tekniska åtgärder har vidtagits för att begränsa möjligheten att ta skärmdumpar på känsliga skärmar.
• Tvåfaktorsautentisering (2FA/MFA) är obligatorisk för superadministratörskonton.
• Kryptografisk signaturverifiering av aviseringar (webhook) om betalningstransaktioner förutses i arkitekturen och tillämpas; arbetet med att fullständigt slutföra konfigurationen/nyckelhanteringen i alla miljöer (inbegripet produktion) pågår.
• Dessa säkerhetsåtgärder ses kontinuerligt över och förbättras; ingen teknisk åtgärd garanterar dock absolut säkerhet och inget åtagande om absolut säkerhet görs i denna policy.

11. Underbiträden och datalokalisering

Personuppgifterna behandlas eller lagras under lagringstiden via följande underbiträden/tjänsteleverantörer. I avtalen med dessa leverantörer föreskrivs skyldigheter att behandla uppgifterna endast för fullgörandet av den angivna tjänsten; detta förhållande avser inte lagringstiderna utan den tekniska miljö där uppgifterna lagras – verkställandet av gallringsbeslutet sker tekniskt även hos dessa leverantörer. Tabellen nedan utgör också motsvarigheten till rätten enligt KVKK art. 11/4 att "känna till de tredje parter till vilka uppgifterna har överförts":

Dessutom:

• E-postinfrastruktur: Tjänstemejl skickas via Google Workspace (Google); autentiseringsmejl utlöses av Supabase Auth. Marknadsföringsmejl skickas endast med separat samtycke och under förutsättning av registrering i İYS. Pushaviseringar levereras via Apple (APNs) och Google (FCM).
• Analysverktyg: Inget analysverktyg från tredje part (t.ex. Google Analytics) används. Mätning av produktanvändningen i appen är för närvarande inte aktiverad; om den aktiveras skrivs mätningen till en förstapartstabell i Corentas egen databas (Supabase, Frankfurt/Tyskland), innehåller inga hälsouppgifter eller fritext och denna policy uppdateras innan den aktiveras; när den aktiveras anges lagringstiden för mätposterna i denna policy.
• Felövervakning: Inget felövervakningsverktyg från tredje part används; klientfel registreras i Corentas egen databas.
• Det finns ingen infrastruktur för direkt betalning med kreditkort via webben; betalningar görs uteslutande via mekanismerna för köp i appen (IAP) hos Apple/Google; den slutliga fakturan/kvittot utfärdas av Apple/Google (se avsnitt 4, rad 6).

Uppgifter delas med ovanstående underbiträden endast i den utsträckning som är nödvändig för att den berörda tjänsten ska kunna tillhandahållas och inom ramen för KVKK art. 8/art. 9. Överföring till utlandet: Samtliga ovanstående leverantörer behandlar uppgifter utanför Turkiet; även lagring i Tyskland är en överföring till utlandet i den mening som avses i KVKK. Eftersom dessa överföringar är regelbundna och fortlöpande grundas de inte på uttryckligt samtycke; de kommer att grundas på de standardavtal som Kurul har offentliggjort enligt art. 9/4-c. Per dagen för denna text har standardavtalen ännu inte undertecknats och inte anmälts till Kurul; varje avtal kommer att anmälas till Kurul inom 5 arbetsdagar från undertecknandet och denna tabell kommer att uppdateras med datum. Kurul har inte meddelat något beslut om adekvat skyddsnivå för dessa länder (senast kontrollerat: 11 oktober 2026). Förteckningen kan uppdateras med anledning av ändringar av tjänsteleverantörer; den aktuella förteckningen finns i integritetspolicyn och/eller på den relevanta informationsskärmen i Corenta-produkten.

12. Registrering i VERBIS

Per dagen för detta dokument har Teta Studio ingen registrering i VERBIS. Registreringsskyldigheten bedöms utifrån kriterierna i Kuruls beslut nr 2025/1572 (för personuppgiftsansvariga vars huvudsakliga verksamhet är behandling av känsliga personuppgifter är undantagsgränsen 10 anställda per år och en balansomslutning på 10 miljoner TL) och nr 2025/2393 (kriteriet antal anställda för den som inte för bokföring enligt balansräkningsprincipen). Eftersom Teta Studio behandlar klinikernas hälsouppgifter inte som personuppgiftsansvarig utan som personuppgiftsbiträde görs bedömningen enligt dessa kriterier i fråga om dess egna verksamheter som personuppgiftsansvarig (del A och C). När den skriftliga bedömningspromemorian och myndighetens (Kurum, ALO 198) bekräftelse föreligger kommer detta avsnitt att uppdateras med datum och motivering; om registrering krävs görs den innan verksamheten fortsätter.

Rollbaserat förtydligande: Skyldigheten att registrera sig i VERBIS bedöms för sammanhanget företagets webbplats (formuläret för tidig åtkomst på corenta.app), där Corenta agerar som personuppgiftsansvarig, och situationen beskrivs ovan. I sammanhanget SaaS-produkten (app.corenta.app) är kliniken personuppgiftsansvarig för klientuppgifterna, och huruvida det finns en skyldighet att registrera sig i VERBIS ska därför bedömas separat och självständigt utifrån varje kliniks egna kriterier (antal anställda, årlig behandlingsvolym, verksamhetsområde, Kuruls undantagsbeslut m.m.); denna bedömning och en eventuell registreringsskyldighet åvilar kliniken och kan inte överlåtas till Corenta.

13. Uppdatering av policyn

Denna policy kan uppdateras med anledning av ändringar i lagstiftningen, Kuruls beslut, utveckling av Corentas tekniska infrastruktur (t.ex. införande av granskning av PII i fritexten i passanteckningar enligt avsnitt 4 rad 3 och avsnitt 6.2, koppling av specialisters verifieringsdokument (specialist-verification-docs) till processen för stängning av tenant enligt avsnitt 5.4/avsnitt 4 rad 11, verifiering/införande av rensning av push-token enligt avsnitt 4 rad 10 och avsnitt 7 punkt 4, inrättande av en automatisk granskningsmekanism för uppgifter från formuläret för tidig åtkomst enligt avsnitt 7 punkt 3, vidareutveckling av processen för dataportabilitet enligt avsnitt 8.2, komplettering av de rättsliga grunderna för överföring till utlandet i avsnitt 11, ändringar i förteckningen över underbiträden) eller ändringar i affärsprocesserna. Den aktuella versionen publiceras på Corentas relevanta plattformar (företagets webbplats och/eller i appen) och i fråga om bestämmelser som strider mot den tidigare versionen gäller den aktuella versionen. Vid väsentliga ändringar informeras användare/kliniker dessutom i den mån det är möjligt.

14. Kontakt

För frågor om denna policy eller om lagring/gallring av personuppgifter:

E-post: hello@corenta.app Personuppgiftsansvarig: Mertcan Demir – enskild näringsidkare under firmanamnet "Teta Studio" Support: support@corenta.app Tjänsteområde: Corenta erbjuds globalt via App Store och Google Play i de länder där dessa butiker finns. Tiderna i denna policy gäller för användare i alla länder; om ett lands tvingande lagstiftning föreskriver en kortare raderingsfrist eller en längre lagringsskyldighet tillämpas den bestämmelsen.

Senast uppdaterad: 19 oktober 2026 Version 1.9 · 19 oktober 2026