CORENTA – STEFNA UM VARÐVEISLU OG FÖRGUN GAGNA

Þessi þýðing er eingöngu til upplýsingar; tyrkneski textinn er lagalega bindandi.

Eyðing skjólstæðings án aðgangs: Aðgerðin Eyða sem stjórnandi stofunnar framkvæmir telst beiðni; skráin er samstundis fjarlægð af virka listanum og að 30 dögum liðnum er auðkennis-/samskiptaupplýsingum og heilsureitum skjólstæðingsins (blóðflokki, ofnæmi, langvinnum sjúkdómum, lyfjum) eytt/þeir tæmdir (sjá 5.0). Almenna lýsingin á eyðingu aðgangs hér á eftir verður ekki túlkuð sem skylda til að eyða varanlega línu skjólstæðingsins í þessu sérstaka tilviki. Um heilsufarssögu, mælingar, lotuskýrslur og fjárhagsskrár fer áfram eftir eigin ákvæðum þeirra um varðveislu.

Gildistaka / síðast uppfært: 19. október 2026 Útgáfa: 1.9 Ábyrgðaraðili / útgefandi: Mertcan Demir – einstaklingur í atvinnurekstri undir rekstrarheitinu „Teta Studio“

Breytingaskrá

• 1.9 – 19. október 2026: Orðalaginu „aðeins Tyrkland“ í 14. kafla var skipt út fyrir framboð á heimsvísu; varðveislutími breyttist ekki.
• 1.8 – 19. október 2026: Útgefin útgáfa; gildistaka 19. október 2026. Í 4. kafla var bætt við línu (röð 12) um hópskilaboð stofunnar og afrit skilaboða sem tekin eru frá til yfirferðar teymisins; listinn yfir reglubundna förgun í 7. kafla var aukinn í samræmi við það; auðar upplýsingar um MERSİS og KEP voru fjarlægðar úr töflu 1.3.
• 1.7 – 11. október 2026: Samkvæmt úttekt á regluvörslu 11. október 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): orðalagið „Supabase/Frankfurt er ekki miðlun til útlanda“ í §11 var fjarlægt og kaflinn um miðlun til útlanda skrifaður í samræmi við 9. gr. laga nr. 6698 eins og hún hljóðar eftir 2024 (staðlaðir samningar hafa enn ekki verið undirritaðir); orðalagið „nafnlaust“ um heilsufars-, stofu- og fjárhagsskrár var leiðrétt í takmarkaða varðveislu þar sem tengsl við einstakling hafa verið rofin (frjálsum texta lotuskýrslna er ekki breytt); lagagrundvöllur línunnar um sönnun samþykkis var leiðréttur í e-lið 2. mgr. 5. gr. (röng tilvísun í 2. mgr. 20. gr. var fjarlægð); lína eyðublaðsins fyrir snemmbúinn aðgang var uppfærð í samræmi við aðgreiningu fræðslu og samþykkis fyrir viðskiptaskilaboðum; meginreglu um reglubundna förgun á 6 mánaða fresti var bætt við fyrir flokka án sjálfvirkrar förgunar; auðkennisupplýsingar voru leiðréttar í einstakling í atvinnurekstri; kaflinn um VERBİS var skrifaður í samræmi við ákvarðanir Kurul frá 2025.
• 1.6 – 10. október 2026: Expo (Expo Push Notification Service) var fjarlægt úr skrám yfir undirvinnsluaðila/vinnsluaðila; ýtitilkynningar eru aðeins sendar í gegnum Apple (APNs) og Google (FCM), Expo/EAS er eingöngu verkfæri til að byggja appið og vinnur ekki gögn endanotenda.
• 1.5 – 10. október 2026: Orðalag um val á Google Analytics var fjarlægt; skýrt var að greiningartól frá þriðja aðila eru ekki notuð og hverjir vinna ýtitilkynningar.
• 1.4 – 4. október 2026: Núverandi texti var festur sem samþykkt útgáfa. Í þessari útgáfu var aðeins eftirfarandi fært inn: eyðing aðgangs (lokað er samstundis fyrir aðgang, persónuupplýsingum er eytt/þær gerðar ópersónugreinanlegar, greiðsluskrár sem lög krefjast að séu varðveittar eru geymdar án auðkenna; enginn frestur til að afturkalla); eyðing heilsureita skjólstæðings að 30 dögum liðnum; 7 daga frestur fyrir kvittanir án tengingar; að samskiptaupplýsingar skjólstæðings haldist faldar í aðstoðarham; mæling án auðkenna á netþjóni; þjónustupóstur og Google Workspace; vinnsluaðilar ýtitilkynninga; netfang þjónustuvers; markaður (Tyrkland).
• 1.3 – 7. júlí 2026 (uppfærsla 4. ágúst 2026): fyrri útgáfa.

Mikilvæg athugasemd um stöðu ábyrgðaraðila / vinnsluaðila: Þessi stefna um varðveislu og förgun gagna („Stefnan“) mælir fyrir um hve lengi persónuupplýsingar sem unnar eru innan hugbúnaðarþjónustunnar Corenta („Þjónustan“ eða „Appið“), sem þróuð er og rekin af Mertcan Demir, einstaklingi í atvinnurekstri undir rekstrarheitinu „Teta Studio“ („Corenta“, „Teta Studio“, „Rekstraraðilinn“), skuli varðveittar, hvaða viðmið liggja til grundvallar þeim tíma og með hvaða aðferðum upplýsingunum er eytt, þær tortímdar eða gerðar ópersónugreinanlegar þegar varðveislutími rennur út eða ástæða vinnslunnar fellur brott.

Stefnan er samin innan ramma laga nr. 6698 um vernd persónuupplýsinga („KVKK“), reglugerðar um eyðingu, tortímingu eða afmáun persónuauðkenna persónuupplýsinga („Reglugerðin“) og annarrar viðeigandi löggjafar og er óaðskiljanlegur hluti af vinnsluskrá Corenta yfir persónuupplýsingar. Stefnuna skal lesa ásamt viðkomandi fræðslutexta/Persónuverndarstefnu þar sem tilgangi vinnslu og lagagrundvelli er lýst í smáatriðum; þetta skjal fjallar eingöngu um varðveislutíma og aðferðir við förgun og er ekki ætlað að uppfylla eitt og sér alla fræðsluskylduna samkvæmt 10. gr. KVKK.

1. Tilgangur og gildissvið

1.1. Tilgangur

Tilgangur Stefnunnar er að skýra viðmiðin sem ákvarða þann hámarkstíma sem persónuupplýsingar sem Corenta vinnur eru nauðsynlegar fyrir þann tilgang sem þær eru unnar í, beitingu þess tíma sem kveðið er á um í löggjöf og þær aðferðir og meginreglur sem gilda um eyðingu, tortímingu eða afmáun persónuauðkenna persónuupplýsinga þegar varðveislutími þeirra er liðinn. Stefnan er samin á grundvelli 5., 6., 7., 10., 11. og 12. gr. KVKK og viðeigandi greina Reglugerðarinnar.

1.2. Gildissvið og hlutverkaskipting – mikilvæg aðvörun

Stefnan nær til tveggja aðskildra sviða þar sem Corenta vinnur gögn í tveimur ólíkum hlutverkum; þessari aðgreiningu er beitt með samræmdum hætti í allri Stefnunni og hún hefur bein áhrif á það hvernig tafla um varðveislutíma er túlkuð:

(a) Samhengi fyrirtækisvefsins (corenta.app – eyðublað fyrir snemmbúinn aðgang/beiðni um kynningu): Að því er varðar persónuupplýsingar sem væntanlegir fyrirtækjaviðskiptavinir sem sýna vörunni áhuga senda í gegnum umsóknareyðublaðið fyrir snemmbúinn aðgang kemur Corenta/Teta Studio beint fram sem Ábyrgðaraðili samkvæmt 3. gr. KVKK.

(b) Samhengi SaaS-vörunnar (app.corenta.app): Að því er varðar persónuupplýsingar (samskiptaupplýsingar, heilsufarssögu, lotuskýrslur, gögn um tímabókanir/pakka o.s.frv.) sem miðstöðvar fyrir klínískt pilates, sjúkraþjálfun, reformer, vellíðun/nudd og jóga sem nota Corenta-verkvanginn í áskrift („Leigjandi (tenant)“, „Fyrirtæki“ eða „Stofa“) færa inn í verkvanginn um eigin skjólstæðinga („Skjólstæðingur sem hinn skráði“) er Stofan Ábyrgðaraðili samkvæmt 3. gr. KVKK; Corenta/Teta Studio veitir hins vegar tæknilega innviðaþjónustu eingöngu sem Vinnsluaðili, samkvæmt fyrirmælum Stofunnar. Fræðsluskylda gagnvart skjólstæðingum, öflun afdráttarlauss samþykkis og endanleg ákvörðun um varðveislu/förgun gagna um skjólstæðinga eru á lagalegri ábyrgð Stofunnar. Corenta auðveldar með tæknilegum hætti að þessar skyldur séu uppfylltar innan vörunnar (skráningarkerfi samþykkis consent_logs, staðfestingarskjár KVKK í farsíma kvkk.tsx, endurskoðunarslóðir) en tekur hvorki yfir né á sig skyldu Stofunnar til að fylgja KVKK. Varðveislutíminn sem lýst er í Stefnunni fyrir þetta samhengi sýnir hve lengi Corenta geymir þessi gögn í reynd í innviðum sínum sem vinnsluaðili; endanleg ákvörðun um förgun og tímasetningu hennar getur mótast af fyrirmælum Stofunnar og þeirri löggjöf sem hún heyrir undir.

Stefnan nær einnig, að því er varðar almennar meginreglur, til ferla við varðveislu/förgun persónuupplýsinga um starfsmenn, samstarfsaðila og birgja Corenta; meginviðfangsefni Stefnunnar eru þó gögn um viðskiptavini/skjólstæðinga sem skilgreind eru í liðum (a) og (b) hér að ofan.

1.3. Upplýsingar um ábyrgðaraðila / vinnsluaðila

1.4. Lagagrundvöllur

• lög nr. 6698 um vernd persónuupplýsinga,
• reglugerð um eyðingu, tortímingu eða afmáun persónuauðkenna persónuupplýsinga (Stjórnartíðindi Tyrklands nr. 30224 frá 28.10.2017),
• leiðbeiningar um eyðingu, tortímingu eða afmáun persónuauðkenna persónuupplýsinga og ákvarðanir Persónuverndarráðsins („Kurul“),
• tyrknesk viðskiptalög nr. 6102 (varðveisla viðskiptabóka og skjala),
• lög nr. 213 um skattameðferð (varðveisla fjárhagsskráa),
• önnur viðeigandi sérlöggjöf (þ.m.t. löggjöf um veitingu heilbrigðisþjónustu, að því marki sem hún á við).

2. Skilgreiningar

3. Viðmið við ákvörðun varðveislu- og förgunartíma (5. og 6. gr. KVKK)

3.1. Ástæður sem krefjast varðveislu

Hjá Corenta eru persónuupplýsingar varðveittar aðeins svo lengi sem skýrt er kveðið á um í viðeigandi löggjöf eða svo lengi sem nauðsynlegt er fyrir þann tilgang sem þær eru unnar í. Við ákvörðun varðveislutíma er byggt á eftirfarandi viðmiðum:

1. Er fyrir hendi lögbundin skylda til varðveislu? (T.d. lágmarksvarðveislutími fjárhagsskráa samkvæmt tyrkneskum viðskiptalögum og lögum um skattameðferð.)
2. Í hvaða tilgangi voru gögnin unnin og á sá tilgangur enn við? (2. mgr. 5. gr. KVKK – meginreglan um takmörkun við tilgang.)
3. Eru þau nauðsynleg til gerðar/efnda samnings? (T.d. gögn um tímabókanir og pakka á meðan áskriftar-/þjónustusamband varir.)
4. Eru þau nauðsynleg til að stofna, nýta eða verja rétt (sem sönnunargagn í hugsanlegum lagalegum ágreiningi)? (Að teknu tilliti til almennra fyrningarfresta kröfuréttarlaga.)
5. Liggur fyrir afdráttarlaust samþykki hins skráða og er það enn í gildi?
6. Hafa Corenta eða Stofan lögmæta hagsmuni? (T.d. öryggisannálar, uppgötvun svika/misnotkunar.)
7. Falla gögnin í flokk viðkvæmra (heilsufars)upplýsinga? Í því tilviki er beitt strangari aðgangstakmörkunum og rökstuðningi samkvæmt 6. gr. KVKK; varðveislutími er aldrei lengdur út fyrir tilganginn.

Krefjist ekkert framangreindra viðmiða varðveislu tiltekinna persónuupplýsinga eru þær tafarlaust eyddar, tortímdar eða gerðar ópersónugreinanlegar.

3.2. Ástæður sem krefjast förgunar

Persónuupplýsingum er eytt, þær tortímdar eða gerðar ópersónugreinanlegar að beiðni hins skráða eða að eigin frumkvæði Corenta/Stofunnar í eftirfarandi tilvikum:

a) breyting eða niðurfelling lagaákvæða sem eru grundvöllur vinnslunnar, b) tilgangur sem krefst vinnslu eða varðveislu er ekki lengur fyrir hendi, c) hinn skráði afturkallar samþykki sitt þegar vinnsla byggist á afdráttarlausu samþykki, d) hinn skráði leggur fram beiðni um eyðingu/tortímingu á grundvelli réttinda samkvæmt 11. gr. KVKK og beiðnin er talin réttmæt (beiðni um eyðingu aðgangs), e) varðveislutími persónuupplýsinganna rennur út og enginn lagagrundvöllur sem krefst varðveislu er lengur fyrir hendi, f) samningur komst aldrei á, er ógildur, honum er sagt upp eða frá honum er fallið, g) beiðni um eyðingu aðgangs er endanlega lokið innan þess ferlis sem lýst er í 5. kafla Stefnunnar.

4. Tafla um gagnaflokka, varðveislutíma og aðferðir við förgun

Taflan hér á eftir sýnir helstu flokka persónuupplýsinga sem unnir eru í innviðum Corenta, varðveislutíma þeirra, rökstuðning og þá aðferð við förgun sem beitt er að tíma loknum. Nema annað sé tekið skýrt fram er almenna reglan: „Svo lengi sem tengdur aðgangur/tengd skrá er virk + 30 dagar frá því að beiðni um eyðingu aðgangs er tekin til vinnslu.“ Töfluna skal lesa ásamt ferlinu við eyðingu aðgangs sem lýst er í 5. kafla. Fyrir suma flokka er skrefið í lok 30 daganna í þessu ferli ekki DELETE (varanleg eyðing) heldur afmáun persónuauðkenna – þessi greinarmunur er tekinn skýrt fram í viðkomandi línum og í kafla 6.2.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Athugasemd 1: Orðalagið „svo lengi sem aðgangur/leigjandi er virkur“ í töflunni hér að ofan merkir þann tíma sem Corenta-áskrift viðkomandi Stofu varir og Stofan hefur ekki eytt skrá skjólstæðingsins. Hvenær Stofan eyðir gögnum um eigin skjólstæðing ræðst af eigin KVKK-stefnu Stofunnar (sem Ábyrgðaraðila) og sambandi hennar við skjólstæðinginn; Corenta lætur í té tæknilega möguleikann fyrir þetta ferli.

Athugasemd 2: Tíminn 2 ár í röð 7 (endurskoðunarslóðir) og 5 ár í röð 8 (skrár um samþykki) eru fastur varðveislutími sem Corenta hefur ákveðið (ólíkt tímanum samkvæmt viðskiptalögum/lögum um skattameðferð í röð 6 byggist hann ekki beint á lagaákvæði; hann er sjálfskuldbinding sem ákveðin er á grundvelli lögmætra hagsmuna og sönnunarbyrði samkvæmt f-lið 2. mgr. 5. gr. KVKK). Ekkert sjálfvirkt eyðingarferli í lok varðveislutíma starfar í kerfinu sem stendur – þegar tíminn er liðinn er eyðing/afmáun persónuauðkenna framkvæmd handvirkt; þegar sjálfvirkni hefur verið tekin í notkun verður Stefnan uppfærð. Orðalagið „í mesta lagi 2 ár“ í röð 9 (gögn úr eyðublaði fyrir snemmbúinn aðgang) hefur annað umfang og vísar, eins og skýrt er í eigin línu, til sérstaks lagalegs hámarks.

5. Ferli við eyðingu aðgangs – framkvæmd frá upphafi til enda

Til að verða tæknilega við beiðni hinna skráðu um eyðingu samkvæmt 11. gr. KVKK beitir Corenta tveggja stiga eyðingararkitektúr sem tekur mið af jafnvægi milli notendaupplifunar og þarfa á sviði gagnaöryggis/lagalegrar sönnunar: tafarlausri mjúkri eyðingu (soft-delete) og í kjölfarið varanlegri eyðingu að 30 dögum liðnum.

5.0. Breyting 4. október 2026 – þar sem ósamræmi er við 5.1–5.7 gengur þessi grein framar

Eyðing aðgangs (frá og með 4. október 2026): Þegar beiðni um eyðingu hefur verið staðfest er samstundis lokað fyrir aðgang að aðganginum (innskráningum er lokið, ekki er hægt að skrá sig inn); persónuupplýsingum er eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar (nafn, netfang, símanúmer, mynd, auðkennis-/samskiptaupplýsingar skjólstæðinga og heilsureitir – blóðflokkur, ofnæmi, langvinnir sjúkdómar, lyf – eru hreinsuð); greiðslu- og uppgjörsskrám sem lög krefjast að séu varðveittar er ekki eytt; þær eru varðveittar með þeim hætti að tengsl við einstaklinginn eru rofin og aðgangur takmarkaður. Enginn frestur er til að afturkalla beiðnina; varanlegri eyðingu auðkenningarfærslunnar og skránna lýkur í núverandi bakgrunnsferli innan þrjátíu daga.

Eyðing skrár um skjólstæðing og heilsureitir (frá og með 4. október 2026): Þegar fyrirtækið eyðir skrá um skjólstæðing sem ekki hefur aðgang er skráin samstundis fjarlægð af virka listanum; að 30 dögum liðnum er heilsureitum skjólstæðingsins (blóðflokki, ofnæmi, langvinnum sjúkdómum, lyfjum) eytt/þeir tæmdir ásamt auðkennis- og samskiptaupplýsingum. Þetta ákvæði hefur ekki áhrif á reglur um varðveislu eyðublaða um heilsufarssögu, mælinga og lotuskýrslna.

Kvittanaskrár (frá og með 4. október 2026): Kvittanaskrám sem ekki tengjast greiðslu (án tengingar) er eytt sjálfkrafa eftir 7 daga; kvittun sem tengist greiðslu getur ekkert hlutverk eytt.

Samskiptaupplýsingar skjólstæðinga í aðstoðarham (frá og með 4. október 2026): Í aðstoðarlotu Corenta (super-admin) eru netfang og símanúmer skjólstæðingsins ekki sýnd starfsfólki þjónustuvers; starfsfólk þjónustuvers sér aðeins takmarkað yfirlit um auðkenni (nafn, stöðu aðgangs, virkni, stofndag).

Heimild til að skrifa í heilsureiti (frá og með 4. október 2026): Einungis skjólstæðingurinn sjálfur og sá fagaðili sem honum er úthlutað geta skrifað í heilsureiti skjólstæðingsins (blóðflokk, ofnæmi, langvinna sjúkdóma, lyf); eigandi/stjórnandi fyrirtækisins getur ekki skrifað í þessa reiti (en getur breytt tengilið í neyðartilvikum og auðkennisreitum).

Mæling á notkun vörunnar undir gerviauðkenni: Til að bæta vöruna má, eingöngu á netþjóni, mæla samanlagða notkunaratburði undir gerviauðkenni stofu; mælingin felur hvorki í sér IP-tölu, heilsufarsupplýsingar né rakningu uppruna/auglýsinga. Gerviauðkenni stofu er gerviauðkenni (það er ekki án auðkenna). Eiginleikinn er óvirkur sem stendur.

5.1. Stig 1 – tafarlaus mjúk eyðing (soft-delete)

Um leið og notandinn staðfestir beiðni um eyðingu aðgangs í appinu framkvæmir kerfið eftirfarandi aðgerðir samtímis og tafarlaust:

1. Prófílfærsla notandans er gerð óvirk með því að fylla út reitinn deleted_at; aðgangurinn verður þá óaðgengilegur/ósýnilegur til venjulegrar notkunar og ekki er hægt að nota hann til innskráningar.
2. Væntanlegum tímum notandans (sem ekki hafa enn farið fram) er aflýst sjálfkrafa.
3. Úthlutanir þar sem notandinn kemur fram sem fagaðili/úrræði (pörun skjólstæðings og fagaðila, úthlutanir á áætlunum) eru fjarlægðar.
4. Öll samþykki notandans eru afturkölluð (skráð með því að fylla út reitinn revoked_at í færslum consent_logs).

Á þessu stigi hefur gögnunum ekki verið eytt efnislega en þau hafa verið gerð óaðgengileg í þágu venjulegrar vinnslu og birtingar. Þetta er fyrsta skref eyðingarferlisins í formi „að gera óaðgengilegt“ í skilningi 7. gr. KVKK og Reglugerðarinnar.

5.2. Stig 2 – varanleg eyðing (að 30 dögum liðnum)

30 (þrjátíu) dögum eftir mjúku eyðinguna framkvæmir tímasett verk (cron job) sem keyrir sjálfkrafa í kerfinu eftirfarandi aðgerðir með óafturkræfum hætti:

1. Auðkenningarfærslu notandans (auth.users) er eytt varanlega og óafturkræft.
2. Gagnagrunnsfærslur sem tengdar eru notandanum eru meðhöndlaðar með mismunandi hætti eftir flokkum: færslum sem hafa ekkert sjálfstætt rekstrar-/sönnunargildi (t.d. tilkynningum) er eytt varanlega (DELETE/cascade); heilsufarsupplýsingum (anamnesis_forms, session_notes, measurements) og klínískum/fjárhagslegum skrám (payments, attendance, consent_logs) er hins vegar ekki eytt, heldur eru tengsl við einstaklinginn rofin – tengingin við einstaklinginn er rofin á gagnagrunnsstigi, sumir reitir með frjálsum texta eru hreinsaðir og skráin helst sem skrá leigjandans með rofnum tengslum við einstaklinginn og takmörkuðum aðgangi (þar sem frjálsum texta lotuskýrslna er ekki breytt telst hún ekki nafnlaus) (sjá 4. kafla, raðir 2–5, 8, 10 og kafla 6.2).
3. Þessi aðgerð er aðeins sett af stað sjálfkrafa í forréttindabakgrunnsferli kerfisins (varið með service-role); enginn notandi, þ.m.t. stjórnunarstarfsfólk, né stjórnandi Fyrirtækis getur hafið ferlið handvirkt, sett það af stað fyrr eða stöðvað það í gegnum venjuleg viðmót vörunnar – þetta er meðvituð öryggishönnun til að koma í veg fyrir ótímabæra/síðbúna eyðingu fyrir mistök eða vegna misnotkunar. (Þessi trygging nær til venjulegra notenda- og stjórnunarviðmóta vörunnar; tæknileg rekstrarferli sem kunna að hafa beinan aðgang að gagnagrunninum á forréttindastigi innviða falla utan þessarar tryggingar og eru háð sérstakri innri aðgangsstýringu.)

Tilgangur 30 daga bakgrunnsferlisins (frá og með 4. október 2026): Þar sem aðgangi er lokað samstundis með beiðninni um eyðingu veitir þessi tími hvorki möguleika á að afturkalla né falla frá beiðninni; hann er notaður til að ljúka varanlegri eyðingu auðkenningarfærslunnar og skránna og til hugsanlegrar athugunar á misnotkun. Tíminn er hæfilegur og takmarkaður og samræmist meðalhófsreglunni samkvæmt 5. gr. KVKK. Fyrirspurnum um stöðu beiðni um eyðingu má beina á hello@corenta.app.

5.3. Undantekning: gögn sem lögbundin varðveisluskylda hvílir á

Ofangreint 30 daga ferli varanlegrar eyðingar nær ekki til skráa sem tilgreindar eru í 4. kafla, röð nr. 6 í töflunni (lýsigögn um áskrift/færslur) og lögbundin varðveisluskylda hvílir á samkvæmt tyrkneskum viðskiptalögum/lögum um skattameðferð. Jafnvel þótt aðganginum sé eytt varanlega eru þessar skrár varðveittar sérstaklega þar til viðkomandi lögbundinn varðveislutími er liðinn, aðgreindar frá tilgangi vinnslu persónuupplýsinga og með aðgangi sem takmarkast eingöngu við efndir lagaskyldunnar. Á sama hátt geta endurskoðunarslóðir (audit_logs) og lágmarkskjarni skráa um samþykki í sönnunarskyni (sjá 4. kafla, raðir 7–8) áfram verið varðveitt utan þessara 30 daga, í sérstökum og takmörkuðum tilgangi, á grundvelli lögmætra hagsmuna/lagalegrar sönnunar. Í athugasemd 2 við 4. kafla er tekið skýrt fram að tíminn sem fellur undir þessa undantekningu samsvarar ekki tæknilegu ferli sem beitt er sjálfkrafa í kerfinu.

5.4. Sérstök skýring á geymdum viðhengjum (mikilvægt – gagnsæi)

Í samræmi við meginregluna um gagnsæi er tekið skýrt fram: Við varanlega eyðingu er gagnagrunnsfærslum (prófíl, tímum, úthlutunum, samþykkjum o.s.frv.) eytt að fullu eða (fyrir heilsufars-/klínískar/fjárhagslegar skrár, sjá kafla 6.2) persónuauðkenni þeirra afmáð; viðhengi sem tilheyra notandanum og eru geymd í sérstöku geymslurými (Storage) eru meðhöndluð sem hér segir: prófílmynd, skjal/mynd sem fylgir eyðublaði um heilsufarssögu og mynd af greiðslukvittun eru eydd sjálfkrafa (best-effort) úr Storage sem hluti af skrefi varanlegrar eyðingar – þetta er staðfest hegðun sem er í reynd virk í kerfinu sem stendur. Mistakist eyðing í einu hólfi (bucket) er það skráð; það hindrar þó hvorki hreinsun annarra hólfa né skref afmáunar persónuauðkenna/varanlegrar eyðingar aðgangsins (best-effort-hönnun).

Heiðarleg takmörk: Eini skráaflokkurinn sem fellur utan þessa sjálfvirka ferlis eru skjöl til staðfestingar á auðkenni/prófskírteini sem hlaðið er upp í skráningarferli fagaðila/einyrkja (bucket-hólfið specialist-verification-docs). Þessi skjöl eru tæknilega ekki tengd notandanum heldur staðfestingarferli viðkomandi leigjanda (Stofu) og bera enga tilvísun í notanda í gagnagrunnsfærslunni; því er ekki hægt að fella þau sjálfkrafa undir núverandi ferli við eyðingu notandaaðgangs. Förgun þessa skjals verður meðhöndluð sérstaklega í ferlinu þegar viðkomandi Stofa lokar aðgangi/áskrift sinni á stigi leigjanda (sjá kafla 5.6); þar til því er lokið eru undantekningarbeiðnir metnar handvirkt í gegnum hello@corenta.app.

Því er í þessari Stefnu ekki gefin skilyrðislaus skuldbinding um að „öllum gögnum/skrám notandans sé eytt tæmandi og tafarlaust“ með beiðni um eyðingu aðgangs (sjá einkum kafla 6.3 um tæknilegar leifar í afritum, og undantekninguna hér að ofan); sjálfvirk eyðing er þó í reynd framkvæmd fyrir þá skráaflokka sem lýst er hér að ofan.

5.5. Sérstök athugasemd um heilsufarsupplýsingar

Viðkvæmar heilsufarsupplýsingar, svo sem eyðublöð um heilsufarssögu, lotuskýrslur og mælingaskrár, falla einnig undir almenna eyðingarferlið hér að ofan (mjúk eyðing → 30 dagar → varanleg eyðing); eins og skýrt er í 4. kafla, röðum 2–4, og kafla 6.2 er skref varanlegrar eyðingar í þessum töflum þó framkvæmt með rofi tengsla við einstaklinginn og hreinsun að hluta – skránni er ekki eytt með DELETE, tengingin við einstaklinginn er rofin og sumir reitir með frjálsum texta eru hreinsaðir; klíníska skráin (einkum efni lotuskýrslna sem aðeins má bæta við) er varðveitt sem skrá leigjandans með rofnum tengslum við einstaklinginn og takmörkuðum aðgangi og telst ekki nafnlaus. Þar að auki getur beiðni skjólstæðings um eyðingu aðgangs/gagna, vegna þess að þessi gagnaflokkur er samofinn skrám sem Stofan heldur sem ábyrgðaraðili, stangast á við eigin lögbundnar varðveisluskyldur Stofunnar (t.d. skyldur til að halda skrár sem kunna að leiða af löggjöf um veitingu heilbrigðisþjónustu); aðferðin að rjúfa tengsl við einstaklinginn og takmarka varðveislu miðar að því að vega saman þessar tvær skyldur (réttindi skjólstæðingsins yfir persónuupplýsingum og skyldu Stofunnar til að halda skrár). Í slíkum tilvikum er endanlegur ákvörðunaraðili Stofan sem ábyrgðaraðili; Corenta fer að fyrirmælum Stofunnar.

5.6. Eyðing á stigi Stofu (leigjanda)

Segi Stofa Corenta-áskrift sinni alfarið upp er sama tveggja stiga arkitektúr (mjúk eyðing → 30 dagar → varanleg eyðing) einnig beitt um gögn leigjanda Stofunnar og allar skrár um skjólstæðinga undir þeim leigjanda. Þar sem Stofan er Ábyrgðaraðili gagna um eigin skjólstæðinga ber henni að upplýsa skjólstæðinga sína í samræmi við eigin skyldur samkvæmt KVKK áður en hún segir áskriftinni upp; þessa skyldu er ekki hægt að framselja til Corenta.

5.7. Tengsl við aðstoðarham kerfisstjóra (impersonation)

Ferli við eyðingu aðganga og varðveislu starfa óháð aðstoðar-/impersonation-kerfi Corenta. Impersonation-lotur eru tímabundnar (30 mínútur) og sjálfgefið skrifvarðar; aðgangur að flokkum heilsufarsupplýsinga (heilsufarssögu, lotuskýrslum, mælingum) krefst sérstaks staðfestingarskrefs (health_data_enabled) og undir engum kringumstæðum er leyft að skrifa í þessar töflur eða eyða úr þeim í gegnum impersonation (í RLS-reglunum er engin undantekning gerð fyrir impersonation). Skýring: Takmörkunin hér á við um impersonation-lotur sem menn setja af stað, þar sem starfsmaður þjónustuvers skráir sig inn og framkvæmir aðgerðir handvirkt; sjálfvirka cron-ferlið með service-role (án mannlegrar íhlutunar) sem lýst er í kafla 5.2 er sérstakt lag aðskilið frá þessari takmörkun og verður ekki fyrir áhrifum af henni – impersonation-takmörkunin hindrar ekki sjálfvirka ferlið við varanlega eyðingu í eyðingarferli aðgangs og ekki má rugla þeim saman. Ferli við eyðingu aðganga/förgun fara því eingöngu fram í gegnum þau sjálfvirku ferli sem skilgreind eru í þessari Stefnu.

6. Aðferðir við förgun

Samkvæmt 8. gr. Reglugerðarinnar og þeim sem á eftir koma er aðferðum við eyðingu/tortímingu/afmáun persónuauðkenna sem beitt er eftir skráningarmiðlum lýst hér á eftir.

6.1. Eyðing

Aðgerð sem gerir persónuupplýsingar algerlega óaðgengilegar og ónothæfar á ný fyrir viðkomandi notendur (þ.m.t. notendur appsins og starfsfólk með aðgang að stjórnborðinu). Hjá Corenta er þessari aðferð beitt í ferli mjúkrar eyðingar á stigi 1: þótt gögnin séu ekki fjarlægð efnislega úr gagnagrunninum eru þau gerð algerlega óaðgengileg í gegnum aðgangsheimildir og viðmót.

6.2. Tortíming (varanleg eyðing)

Aðgerð sem gerir persónuupplýsingar algerlega óaðgengilegar, óendurheimtanlegar og ónothæfar á ný fyrir hvern sem er. Í ferli varanlegrar eyðingar á stigi 2 hjá Corenta er þessari meginreglu framfylgt með tveimur ólíkum tæknilegum aðferðum eftir gagnaflokkum:

• Auðkenningarfærsla og færslur án sjálfstæðs rekstrargildis: Auðkenningarfærslu notandans (auth.users) er eytt beint og óafturkræft með DELETE í sjálfvirku ferli sem varið er með service-role; tengdum færslum sem hafa ekkert sjálfstætt rekstrar-/sönnunargildi eftir að aðganginum hefur verið eytt (t.d. tilkynningum, notifications – sjá 4. kafla, röð 10) er eytt um leið á gagnagrunnsstigi með ON DELETE CASCADE.
• Heilsufars-, klínískar og fjárhagslegar skrár: Fyrir anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance og consent_logs er skref varanlegrar eyðingar framkvæmt, í stað þess að eyða skránni með DELETE, með rofi tengsla við einstaklinginn og hreinsun að hluta (sjá kafla 6.6): dálkar með erlendum lyklum sem auðkenna einstaklinginn (client_id, specialist_id, user_id o.s.frv.) eru settir sem NULL með óafturkræfum hætti með FK-takmörkuninni ON DELETE SET NULL; efnisdálkar sem kunna að innihalda bein auðkenni eða PII í frjálsum texta (svör í heilsufarssögu, frjálsar athugasemdir við mælingar/greiðslur, tilvísun í greiðslukvittun, IP-tala í skrá um samþykki) eru hreinsaðir eða þeim skipt út fyrir nafnlaust merki með fallinu anonymize_user_relations() (sem aðeins service-role getur kallað á, default-deny). Klínískt/fjárhagslegt tölulegt og sögulegt efni (dagsetning, fjárhæð, mæligildi, eftirstandandi lotur, staðan mætti/mætti ekki, tími veitingar/afturköllunar samþykkis) er hins vegar áfram varðveitt sem skrá leigjandans með rofnum tengslum við einstaklinginn vegna skyldu Stofunnar til að halda skrár og (fyrir lotuskýrslur) meginreglunnar um að aðeins megi bæta við; þar sem frjálsum texta lotuskýrslna er ekki breytt teljast þessar skrár ekki nafnlausar og eru varðveittar með takmörkuðum aðgangi.

Í lotuskýrslum (session_notes) leyfir append-only-takmörkunin enga breytingu á efni; aðeins hefur verið gerð þröng undantekning, sérstök fyrir þennan eina tilgang, um að dálkar með tengingu við einstakling (client_id, specialist_id) séu settir sem NULL – efni skýrslunnar sjálfrar er heldur ekki eytt eða því breytt á neinu stigi í þessu ferli.

Takmörk: Ekkert ferli er til við skönnun/hreinsun persónuupplýsinga innan texta sem kunna að koma fram í reitum með frjálsum texta utan dálka með beinum auðkennum (t.d. nafn sem kemur fram í meginmáli lotuskýrslu). Því teljast þessar skrár ekki nafnlausar; þær eru varðveittar sem persónuupplýsingar með takmörkuðum aðgangi og fargað að tíma loknum.

Ekki er hægt að setja hvoruga ofangreindra aðferða af stað eða afturkalla hana í gegnum venjuleg viðmót vörunnar, þar sem báðar eru varðar með service-role.

6.3. Eyðing úr afritum (backup)

Afrit gagnagrunns eru sjálfkrafa yfirskrifuð/þeim fargað að tilteknum tíma liðnum innan venjulegrar afritunarlotu (snúnings). Þótt varanleg eyðing hafi strax áhrif í aðalgagnagrunninum er tekið skýrt fram að gögnin geta tæknilega verið áfram til staðar í afritum sem tekin voru áður, þar til hefðbundnum snúningstíma afrita hjá afritunarveitandanum (Supabase) lýkur. Þetta er hefðbundin framkvæmd samkvæmt vinnslusamningi (DPA) viðkomandi undirvinnsluaðila (Supabase).

6.4. Viðhengi í skráageymslu (Storage)

Skrár sem notendur hlaða upp, svo sem prófílmyndir, greiðslukvittanir og viðhengi við heilsufarssögu, eru geymdar í sérstöku geymslurými (Storage). Sjá kafla 5.4 – þar er núverandi stöðu þessa efnis í ferlinu við eyðingu aðgangs (sjálfvirk eyðing fyrir prófílmynd/viðhengi við heilsufarssögu/greiðslukvittun, eina undantekningin fyrir specialist-verification-docs) lýst ítarlega og með gagnsæjum hætti.

6.5. Gögn á pappír

Persónuupplýsingar sem unnar eru innan SaaS-vöru Corenta eru geymdar á stafrænu formi; ekki er gert ráð fyrir vinnslu persónuupplýsinga á pappír. Verði pappír notaður í undantekningartilvikum í viðskipta-/stjórnsýslubréfaskiptum Rekstraraðilans fer förgun fram með því að sverta yfir, brenna eða tæta með pappírstætara með óafturkræfum hætti.

6.6. Afmáun persónuauðkenna

Sem hluta af ferli varanlegrar eyðingar aðgangs (sjá kafla 6.2) beitir Corenta aðferðinni að rjúfa tengsl við einstaklinginn og hreinsa að hluta fyrir heilsufarsupplýsingar og klínískar/fjárhagslegar skrár. Þar sem frjálsum texta lotuskýrslna er ekki breytt og dagsetningar og mælingaraðir geta nægt til að bera kennsl á einstakling að nýju hjá litlum fyrirtækjum uppfyllir þessi aðferð ekki í öllum tilvikum þann staðal um afmáun persónuauðkenna sem lýst er hér á eftir; þessar skrár teljast ekki nafnlausar, eru varðveittar sem persónuupplýsingar með takmörkuðum aðgangi og fargað að tíma loknum. Að öðru leyti getur Corenta einnig notað gögn sem gerð hafa verið ópersónugreinanleg, þannig að ekki sé unnt að tengja þau persónugreindum eða persónugreinanlegum einstaklingi, í þágu vöruþróunar, tölfræðilegrar greiningar eða markaðsrannsókna. Afmáun persónuauðkenna krefst þess að gögnin séu gerð þannig úr garði að ekki sé unnt að tengja þau einstaklingi með óafturkræfum hætti, jafnvel þótt þau séu sameinuð öðrum gögnum; hulning/gerviauðkenning sem framkvæmd er án þess að þessum staðli sé náð telst ekki afmáun persónuauðkenna og fellur áfram undir regluverk um vinnslu persónuupplýsinga. Gögn sem gerð hafa verið ópersónugreinanleg falla utan gildissviðs KVKK og eru ekki háð takmörkunum á varðveislutíma í Stefnunni.

6.7. Val á aðferð

Corenta og/eða Stofan ákveða þá förgunaraðferð sem beitt er með hliðsjón af eðli gagnanna (hvort þau eru viðkvæm), miðlinum þar sem þau eru geymd (gagnagrunni, skráageymslu, annálakerfi, afritunarkerfi), lagalegum og tæknilegum möguleikum og þeim meginreglum sem fram koma í ákvörðunum Kurul og Reglugerðinni. Ýtrustu varúðar er gætt við förgun viðkvæmra persónuupplýsinga (þ.m.t. heilsufarsupplýsinga).

7. Ferli reglubundinnar förgunar

Samkvæmt 11. gr. Reglugerðarinnar ber Corenta skylda til að eyða, tortíma eða afmá persónuauðkenni persónuupplýsinga að eigin frumkvæði (án þess að beiðni berist) þegar varðveislutími þeirra er liðinn og/eða tilgangur vinnslu þeirra er ekki lengur fyrir hendi; tímabil reglubundinnar förgunar sem kveðið er á um í því sambandi má ekki vera lengra en 6 (sex) mánuðir. Í þessu samhengi er gerður skýr greinarmunur á þeim ferlum sem eru í reynd virk í kerfinu og þeim sem eru það ekki:

1. Ferli varanlegrar eyðingar 30 dögum eftir beiðni um eyðingu aðgangs er skannað reglulega (daglega) með sjálfvirku tímasettu verki (cron job) og útrunnir aðgangar eru meðhöndlaðir í einu lagi. Þetta er staðfest sjálfvirkni sem er í reynd virk í kerfinu sem stendur.
2. Varðveislutíminn sem gert er ráð fyrir fyrir endurskoðunarslóðir (audit_logs) er endurskoðaður reglulega; ekkert eyðingarferli sem framkvæmir þessa endurskoðun sjálfkrafa hefur þó verið innleitt sem stendur (sjá 4. kafla, röð 7).
3. Hámarksvarðveislutíminn sem ákveðinn er fyrir gögn úr eyðublaðinu fyrir snemmbúinn aðgang (sjá 4. kafla, röð 9) er viðmið um lagalegt hámark skyldunnar til reglubundinnar förgunar samkvæmt 11. gr. Reglugerðarinnar; ekkert ferli til skönnunar/eyðingar sem starfar sjálfkrafa í kerfinu og samsvarar þessum tíma er þó til staðar sem stendur. Fyrir þennan gagnaflokk er eyðing/afmáun persónuauðkenna metin handvirkt og að beiðni þar til sjálfvirkni hefur verið tekin í notkun (sjá 4. kafla, athugasemd 2). Þessu atriði er haldið gagnsæju í samræmi við aðrar óstaðfestar fullyrðingar um sjálfvirkni (sjá 2. og 4. lið).
4. Sérstök sjálfvirk og reglubundin hreinsun útrunninna/ógildra ýtitóka er fyrirhuguð umbót í þróunaráætlun vörunnar; ekki hefur verið staðreynt tæknilega að þetta ferli sé í reynd virkt í kerfinu sem stendur (sjá 4. kafla, röð 10). Þegar það hefur verið staðreynt eða tekið í notkun verður Stefnan uppfærð.
5. Reglubundin förgun á 6 mánaða fresti: Fyrir flokka í þessum kafla sem ekki hafa sjálfvirka förgun (endurskoðunarslóðir, sönnun heimilda með rofnum tengslum við einstakling, gögn úr eyðublaði fyrir snemmbúinn aðgang, staðfestingarskjöl fagaðila, afrit hópskilaboða vegna umsjónar) beitir Corenta reglubundinni förgun á 6 mánaða fresti og útbýr förgunarskýrslu fyrir hverja lotu. Tímasett verk sem gera þessar lotur sjálfvirkar eru ekki enn til; lotunum er sinnt handvirkt.

Ferli reglubundinnar förgunar hindrar ekki, óháð þeim tíma sem tilgreindur er í Stefnunni, einstaklingsbundna beiðni hins skráða um eyðingu/tortímingu samkvæmt 11. gr. KVKK; hinn skráði getur óskað eyðingar jafnvel þótt varðveislutími sé ekki liðinn, ef lagagrundvöllur viðkomandi vinnslu er ekki lengur fyrir hendi (t.d. við afturköllun samþykkis). Einnig að því er varðar flokka sem sjálfvirkni hefur ekki enn verið innleidd fyrir er einstaklingsbundin beiðni hins skráða metin og afgreidd handvirkt þegar hún berst á hello@corenta.app.

8. Réttindi hins skráða og málsmeðferð beiðna (11. gr. KVKK)

8.1. Réttindi samkvæmt 11. gr. KVKK

Samkvæmt 11. gr. KVKK hafa hinir skráðu eftirfarandi réttindi:

1. að fá að vita hvort persónuupplýsingar þeirra séu unnar,
2. að óska upplýsinga um vinnsluna hafi persónuupplýsingar þeirra verið unnar,
3. að fá að vita tilgang vinnslu persónuupplýsinganna og hvort þær séu notaðar í samræmi við tilganginn,
4. að fá að vita hvaða þriðju aðilum innanlands eða erlendis persónuupplýsingunum hefur verið miðlað til,
5. að óska leiðréttingar persónuupplýsinga hafi þær verið unnar ófullkomnar eða rangar,
6. að óska eyðingar eða tortímingar persónuupplýsinga innan ramma 7. gr. KVKK,
7. að óska þess að þriðju aðilum sem persónuupplýsingunum var miðlað til verði tilkynnt um aðgerðir sem framkvæmdar eru samkvæmt liðum (5) og (6) hér að ofan,
8. að andmæla því að niðurstaða sem er einstaklingnum í óhag komi fram með greiningu unninna gagna eingöngu með sjálfvirkum kerfum,
9. að krefjast bóta fyrir tjón hafi þeir orðið fyrir tjóni vegna ólögmætrar vinnslu persónuupplýsinga.

8.2. Heiðarlegt yfirlit yfir núverandi tæknilega framkvæmd

Eftirfarandi atriði eru sett fram sem heiðarlegt og raunsætt yfirlit yfir núverandi tæknilega framkvæmd:

• Beiðni um eyðingu (eyðing aðgangs): Hægt er að leggja hana fram beint í viðkomandi stillingavalmynd farsímaappsins; beiðninni er mætt sjálfkrafa með tveggja stiga ferlinu sem lýst er í 5. kafla (tafarlaus mjúk eyðing → 30 dagar → varanleg eyðing) (11. gr. 6. mgr.).
• Beiðni um upplýsingar / gagnaflutningur: Henni er mætt með því að gögn hins skráða innan marka eigin leigjanda eru afhent honum á skipulegu, tölvulesanlegu sniði innan hæfilegs tíma (fallið export_user_data, takmörkun við umfang leigjanda hefur verið staðfest). Afhendingarferli þessa ferlis (skráarsnið, afhendingarleið, eiginleikar á borð við undirritaðan niðurhalstengil) er í stöðugri þróun; í Stefnunni er engin skuldbinding gefin um tiltekinn afhendingartíma eða tiltekið skrár-/aðgangssnið (11. gr. 1.–2. mgr.).
• Upplýsingar um miðlun til þriðju aðila (11. gr. 4. mgr.): Upplýsingar um þriðju aðila/undirvinnsluaðila innanlands/erlendis sem persónuupplýsingum er miðlað til er að finna í töflunni í 11. kafla Stefnunnar (undirvinnsluaðilar og staðsetning gagna).
• Beiðni um leiðréttingu (11. gr. 5. mgr.): Tæknilega er hægt að framkvæma hana handvirkt í gegnum stjórnborð Stofunnar; ekkert sérstakt sjálfvirkt vinnuferli fyrir „beiðnir um leiðréttingu“ er til. Í samhengi SaaS-vörunnar skal beiðnum um leiðréttingu gagna um skjólstæðinga fyrst og fremst beint til viðkomandi Stofu; Corenta veitir tæknilega aðstoð sem Vinnsluaðili samkvæmt fyrirmælum Stofunnar.
• Tilkynning til þriðju aðila (11. gr. 7. mgr.): Beiðni um að aðgerðir um eyðingu/leiðréttingu verði tilkynntar þriðju aðilum sem gögnunum var miðlað til er metin þegar hún berst um þær leiðir sem tilgreindar eru í málsmeðferð beiðna; þessu ferli er sem stendur sinnt handvirkt, ekki sjálfkrafa.
• Andmæli við sjálfvirkri ákvörðun/gerð persónusniðs (11. gr. 8. mgr.): Í kerfinu er engin sjálfvirk ákvarðanataka eða gerð persónusniðs sem leiðir til niðurstöðu sem er hinum skráða í óhag með greiningu unninna gagna eingöngu með sjálfvirkum kerfum; því er sem stendur ekki þörf á sérstöku virku andmælaferli vegna þessa liðar.
• Beiðnir eru afgreiddar án endurgjalds í síðasta lagi innan 30 daga samkvæmt 13. gr. KVKK (krefjist aðgerðin sérstaks kostnaðar má innheimta gjald samkvæmt gjaldskrá sem Kurul ákveður).

8.3. Málsmeðferð beiðna

Beiðnir varðandi ofangreind réttindi:

• á netfangið hello@corenta.app,
• í gegnum viðkomandi stillinga-/aðstoðarskjái í appinu,
• eða með öðrum aðferðum sem KVKK mælir fyrir um,

má senda Corenta.

Mikilvæg athugasemd varðandi gögn um skjólstæðinga: Ef þú ert skjólstæðingur Stofu og vilt leggja fram beiðni varðandi gögnin þín þarftu fyrst og fremst að snúa þér til viðkomandi Stofu (Ábyrgðaraðila); Stofan er endanlegur ákvörðunaraðili og viðtakandi að því er varðar gögn um skjólstæðinga. Corenta lætur sem vinnsluaðili í té nauðsynleg tæknileg verkfæri (aðgerðir til að skoða, flytja út og eyða gögnum) samkvæmt fyrirmælum Stofunnar.

9. Hlutverk og ábyrgð

10. Öryggisráðstafanir (á varðveislutíma)

Persónuupplýsingar eru verndaðar á varðveislutímanum með eftirfarandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum (12. gr. KVKK):

• Í arkitektúr fyrir marga leigjendur (multi-tenant) er beitt meginreglunni um sjálfgefna höfnun (default-deny) með skyldureitnum tenant_id í hverri töflu og reglum um raðaöryggi (Row Level Security) (37/37 töflur, 86 reglur); þannig er gagnaleki milli leigjenda hindraður með tæknilegum hætti.
• Aðgangur að töflum sem innihalda heilsufarsupplýsingar er takmarkaður við viðkomandi skjólstæðing, úthlutaðan fagaðila og stjórnanda leigjandans; aðgangsstýringu er framfylgt á gagnagrunnsstigi (RLS). Ekki er hægt að breyta lotuskýrslum eða eyða þeim eftir sendingu (append-only); að því er varðar eyðublöð um heilsufarssögu hefur enginn notandi (þ.m.t. stjórnandi) heimild til eyðingar.
• Aðstoðarhamur kerfisstjóra (impersonation) er tímabundinn (30 mínútur) og sjálfgefið skrifvarinn; skrifaðgerðir og aðgangur að heilsufarsupplýsingum eru háð sérstökum skrefum sem krefjast viðbótarstaðfestingar; í engu tilviki impersonation er opnað fyrir skrifaðgang að töflum með heilsufarsupplýsingum. (Þessi takmörkun á við um impersonation-lotur sem menn setja af stað; sjálfvirk cron-ferli með service-role eru sérstakt lag – sjá kafla 5.7.)
• Við gagnaflutning er notuð dulkóðun frá enda til enda (TLS); í farsímaappinu eru innskráningartókar geymdir dulkóðaðir í öruggri lyklageymslu tækisins sem studd er af vélbúnaði (Keychain/Keystore).
• Á viðkvæmum skjám hefur verið gripið til tæknilegra ráðstafana til að takmarka skjámyndatöku.
• Tveggja þátta auðkenning (2FA/MFA) er skylda fyrir kerfisstjóraaðganga (super-admin).
• Gert er ráð fyrir sannprófun dulritaðrar undirskriftar tilkynninga um greiðslufærslur (webhook) í arkitektúrnum og henni er beitt; vinna stendur yfir við að ljúka viðkomandi stillingum/lyklastjórnun að fullu í öllum umhverfum (þ.m.t. framleiðsluumhverfi).
• Þessar öryggisráðstafanir eru stöðugt endurskoðaðar og bættar; engin tæknileg ráðstöfun tryggir þó algert öryggi og í Stefnunni er ekki gefin skuldbinding um algert öryggi.

11. Undirvinnsluaðilar og staðsetning gagna

Á varðveislutímanum eru persónuupplýsingar unnar eða hýstar hjá eftirfarandi undirvinnsluaðilum/þjónustuveitendum. Í samningum við þessa veitendur er kveðið á um skyldur til að vinna gögnin eingöngu í þágu efnda tilgreindrar þjónustu; þetta samband lýsir ekki varðveislutíma heldur því tæknilega umhverfi þar sem gögnin eru hýst – framkvæmd ákvörðunar um förgun fer einnig fram með tæknilegum hætti hjá þessum veitendum. Taflan hér á eftir uppfyllir einnig réttinn „til að fá að vita hvaða þriðju aðilum upplýsingunum hefur verið miðlað til“ samkvæmt 4. mgr. 11. gr. KVKK:

Að auki:

• Tölvupóstsinnviðir: Þjónustupóstur er sendur í gegnum Google Workspace (Google); auðkenningarpóstur er settur af stað af Supabase Auth. Kynningarpóstur er aðeins sendur að fengnu sérstöku samþykki og með skráningu í İYS. Ýtitilkynningar eru sendar í gegnum Apple (APNs) og Google (FCM).
• Greiningartól: Greiningartól frá þriðja aðila (t.d. Google Analytics) er ekki notað. Mæling á notkun vörunnar í appinu er ekki virk sem stendur; verði hún virkjuð er mælingin skráð í töflu fyrsta aðila í eigin gagnagrunni Corenta (Supabase, Frankfurt/Þýskalandi), inniheldur hvorki heilsufarsupplýsingar né frjálsan texta og Stefnan verður uppfærð áður en hún er virkjuð; verði hún virkjuð verður varðveislutími mælingaskráa tilgreindur í Stefnunni.
• Villuvöktun: Villuvöktunartól frá þriðja aðila er ekki notað; villur í biðlurum eru skráðar í eigin gagnagrunn Corenta.
• Engir innviðir eru fyrir greiðslur beint með greiðslukorti á vefnum; greiðslur fara eingöngu fram í gegnum kaup í appi hjá Apple/Google (IAP); endanlegur reikningur/kvittun er gefin út af Apple/Google (sjá 4. kafla, röð 6).

Gögnum er aðeins deilt með ofangreindum undirvinnsluaðilum að því marki sem nauðsynlegt er til að unnt sé að veita viðkomandi þjónustu og innan ramma 8./9. gr. KVKK. Miðlun til útlanda: Allir ofangreindir veitendur vinna gögn utan Tyrklands; hýsing í Þýskalandi telst einnig miðlun til útlanda í skilningi KVKK. Þar sem þessi miðlun er reglubundin og samfelld byggist hún ekki á afdráttarlausu samþykki; hún mun byggjast á stöðluðum samningum sem Kurul hefur birt samkvæmt c-lið 4. mgr. 9. gr. Á dagsetningu þessa texta hafa stöðluðu samningarnir enn ekki verið undirritaðir og ekki tilkynntir til Kurul; hver samningur verður tilkynntur til Kurul innan 5 virkra daga frá undirritun og þessi tafla uppfærð með dagsetningum. Kurul hefur ekki birt neina ákvörðun um fullnægjandi vernd varðandi þessi lönd (síðast athugað: 11. október 2026). Þessi listi getur verið uppfærður í samræmi við breytingar á þjónustuveitendum; fylgjast má með gildandi lista í Persónuverndarstefnunni og/eða á viðkomandi upplýsingaskjá í Corenta-vörunni.

12. Skráning í VERBİS

Á dagsetningu þessa skjals er Teta Studio ekki skráð í VERBİS. Skráningarskyldan er metin samkvæmt viðmiðunum í ákvörðunum Kurul nr. 2025/1572 (fyrir ábyrgðaraðila sem hafa vinnslu viðkvæmra upplýsinga að meginstarfsemi eru undanþágumörkin 10 starfsmenn á ári og efnahagsreikningur upp á 10 milljónir TL) og nr. 2025/2393 (viðmið um fjölda starfsmanna hjá þeim sem ekki færa bókhald á grundvelli efnahagsreiknings). Þar sem Teta Studio vinnur klínískar heilsufarsupplýsingar ekki sem ábyrgðaraðili heldur sem vinnsluaðili er matið að því er varðar eigin starfsemi þess sem ábyrgðaraðila (A- og C-hlutar) gert samkvæmt þessum viðmiðum. Þegar skriflegt matsminnisblað og staðfesting stjórnvaldsins (Kurum, ALO 198) liggja fyrir verður þessi kafli uppfærður með dagsetningu og rökstuðningi; reynist skráning nauðsynleg verður hún gerð áður en starfseminni er haldið áfram.

Skýring eftir hlutverkum: Skráningarskylda í VERBİS er metin fyrir samhengi fyrirtækisvefsins (eyðublað fyrir snemmbúinn aðgang á corenta.app) þar sem Corenta kemur fram sem Ábyrgðaraðili, og stöðu hennar er lýst hér að ofan. Í samhengi SaaS-vörunnar (app.corenta.app) er Stofan Ábyrgðaraðili að því er varðar gögn um skjólstæðinga og því skal meta hvort skráningarskylda í VERBİS sé fyrir hendi sérstaklega og sjálfstætt samkvæmt eigin viðmiðum hverrar Stofu (fjölda starfsmanna, árlegu umfangi gagnavinnslu, starfssviði, undanþáguákvörðunum Kurul o.s.frv.); þetta mat og skráningarskylda, ef hún er fyrir hendi, hvílir á Stofunni og verður ekki framseld til Corenta.

13. Uppfærsla Stefnunnar

Stefnuna má uppfæra í samræmi við lagabreytingar, ákvarðanir Kurul, þróun tæknilegra innviða Corenta (t.d. að bætt verði við leit að PII innan texta í frjálsu efni lotuskýrslna sem nefnd er í 4. kafla, röð 3, og kafla 6.2, að staðfestingarskjöl fagaðila (specialist-verification-docs) sem nefnd eru í kafla 5.4/4. kafla, röð 11, verði tengd ferlinu við lokun leigjanda, að hreinsun ýtitóka sem nefnd er í 4. kafla, röð 10, og 7. kafla, 4. lið, verði staðfest/tekin í notkun, að komið verði upp sjálfvirku skönnunarferli fyrir gögn úr eyðublaði fyrir snemmbúinn aðgang sem nefnt er í 7. kafla, 3. lið, að ferli gagnaflutnings sem nefnt er í kafla 8.2 verði þróað, að lagagrundvelli miðlunar til útlanda í 11. kafla verði lokið, breytingu á lista yfir undirvinnsluaðila) eða breytingar á rekstrarferlum. Gildandi útgáfa er birt á viðkomandi vettvangi Corenta (fyrirtækisvefnum og/eða í appinu) og að því er varðar ákvæði sem stangast á við fyrri útgáfu gildir gildandi útgáfa. Við verulegar breytingar eru notendur/Stofur upplýst sérstaklega að því marki sem við á.

14. Samskipti

Vegna spurninga um Stefnuna eða varðveislu/förgun persónuupplýsinga:

Netfang: hello@corenta.app Ábyrgðaraðili: Mertcan Demir – einstaklingur í atvinnurekstri undir rekstrarheitinu „Teta Studio“ Þjónustuver: support@corenta.app Þjónustusvæði: Corenta er boðið á heimsvísu í gegnum App Store og Google Play í þeim löndum þar sem þessar verslanir eru starfræktar. Tímafrestir Stefnunnar gilda um notendur í öllum löndum; ef ófrávíkjanleg löggjöf lands kveður á um styttri frest til eyðingar eða lengri varðveisluskyldu gildir það ákvæði.

Síðast uppfært: 19. október 2026 Útgáfa 1.9 · 19. október 2026