CORENTA – TIETOJEN SÄILYTYS- JA HÄVITTÄMISKÄYTÄNTÖ

Tämä käännös on tarkoitettu vain tiedoksi; oikeudellisesti sitova on turkinkielinen teksti.

Tilittömän asiakkaan poistaminen: Klinikan ylläpitäjän Poista-toiminto katsotaan pyynnöksi; merkintä poistetaan heti aktiivisesta luettelosta, ja 30 päivän kuluttua henkilöllisyys-/yhteystiedot ja asiakkaan terveystietokentät (veriryhmä, allergiat, krooniset sairaudet, lääkitys) poistetaan/tyhjennetään (ks. 5.0). Alla olevaa yleistä kuvausta tilin poistamisesta ei tässä erityistapauksessa pidä tulkita velvollisuudeksi poistaa asiakkaan rivi pysyvästi. Esitiedot, mittaukset, tuntimuistiinpanot ja taloudelliset merkinnät ovat edelleen omien säilytyssääntöjensä alaisia.

Voimaantulo / viimeksi päivitetty: 19. lokakuuta 2026 Versio: 1.9 Rekisterinpitäjä / julkaisija: Mertcan Demir – toiminimellä "Teta Studio" toimiva yksityinen elinkeinonharjoittaja

Muutosloki

• 1.9 – 19. lokakuuta 2026: Osan 14 ilmaus "vain Turkki" korvattiin maailmanlaajuisella tarjonnalla; säilytysajat eivät muuttuneet.
• 1.8 – 19. lokakuuta 2026: Julkaistu versio; voimaantulopäivä 19. lokakuuta 2026. Osaan 4 lisättiin rivi (rivi 12) klinikan ryhmäviesteille ja tiimin tarkastettaviksi erotetuille viestikopioille; osan 7 määräaikaisen hävittämisen luetteloa laajennettiin vastaavasti; taulukosta 1.3 poistettiin tyhjiksi jääneet MERSİS- ja KEP-tiedot.
• 1.7 – 11. lokakuuta 2026: 11. lokakuuta 2026 tehdyn vaatimustenmukaisuustarkastuksen perusteella (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): §11:n ilmaus "Supabase/Frankfurt ei ole siirto ulkomaille" poistettiin, ja ulkomaille siirtoa koskeva osa kirjoitettiin lain nro 6698 9 artiklan vuoden 2024 jälkeisen sanamuodon mukaiseksi (vakiosopimuksia ei ole vielä allekirjoitettu); terveys-/klinikka-/taloustietoja koskeva ilmaus "anonyymi" korjattiin rajatuksi säilytykseksi, jossa yhteys henkilöön on katkaistu (tuntimuistiinpanon vapaata tekstiä ei muuteta); suostumuksen todisterivin oikeusperuste korjattiin 5/2-e artiklaksi (virheellinen viittaus 20/2 artiklaan poistettiin); varhaisen käyttöoikeuden lomakkeen rivi päivitettiin informoinnin ja kaupallisia viestejä koskevan suostumuksen erottamisen mukaiseksi; luokille, joilla ei ole automaattista hävittämistä, lisättiin 6 kuukauden määräaikaisen hävittämisen periaate; tunnistetiedot korjattiin yksityiseksi elinkeinonharjoittajaksi; VERBİS-osa kirjoitettiin Kurulin vuoden 2025 päätösten mukaiseksi.
• 1.6 – 10. lokakuuta 2026: Expo (Expo Push Notification Service) poistettiin alikäsittelijöiden/käsittelijöiden luetteloista; push-ilmoitukset välitetään vain Applen (APNs) ja Googlen (FCM) kautta, ja Expo/EAS on vain sovelluksen koontityökalu, joka ei käsittele loppukäyttäjien tietoja.
• 1.5 – 10. lokakuuta 2026: Google Analyticsin valintaa koskeva ilmaus poistettiin; täsmennettiin, ettei kolmannen osapuolen analytiikkaa käytetä, ja mitkä käsittelijät hoitavat push-ilmoitukset.
• 1.4 – 4. lokakuuta 2026: Nykyinen teksti vahvistettiin hyväksytyksi versioksi. Tähän versioon kirjattiin vain seuraavat: tilin poistaminen (pääsy katkeaa heti, henkilötiedot poistetaan/anonymisoidaan, lakisääteistä säilytystä vaativat maksutiedot säilytetään ilman tunnisteita; ei peruutusaikaa); asiakkaan terveystietokenttien poistaminen 30 päivän kuluttua; 7 päivän määräaika orvoille kuiteille; asiakkaan yhteystietojen pysyminen piilossa tukitilassa; tunnisteeton palvelinpuolen mittaus; palvelusähköpostit ja Google Workspace; push-ilmoitusten käsittelijät; tukiosoite; markkina (Turkki).
• 1.3 – 7. heinäkuuta 2026 (päivitys 4. elokuuta 2026): aiempi versio.

Tärkeä huomautus rekisterinpitäjän / henkilötietojen käsittelijän asemasta: Tämä tietojen säilytys- ja hävittämiskäytäntö ("Käytäntö") määrittää, kuinka kauan säilytetään henkilötietoja, joita käsitellään toiminimellä "Teta Studio" yksityisenä elinkeinonharjoittajana toimivan Mertcan Demirin ("Corenta", "Teta Studio", "Yhtiö") kehittämän ja ylläpitämän Corenta-ohjelmistopalvelun ("Palvelu" tai "Sovellus") puitteissa, mitä kriteerejä näiden aikojen määrittämisessä käytetään ja millä menetelmillä tiedot poistetaan, tuhotaan tai anonymisoidaan, kun säilytysaika päättyy tai käsittelyn peruste lakkaa.

Tämä Käytäntö on laadittu henkilötietojen suojaa koskevan lain nro 6698 ("KVKK"), henkilötietojen poistamista, tuhoamista tai anonymisointia koskevan asetuksen ("Asetus") ja muun asiaan liittyvän lainsäädännön puitteissa, ja se on erottamaton osa Corentan henkilötietojen käsittelyluetteloa. Tämä Käytäntö on luettava yhdessä asianomaisen informointitekstin/tietosuojaselosteen kanssa, jossa käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet selitetään yksityiskohtaisesti; tämä asiakirja sääntelee vain säilytysaikoja ja hävittämismenetelmiä, eikä sen tarkoituksena ole yksinään täyttää koko KVKK:n 10 artiklan mukaista informointivelvollisuutta.

1. Tarkoitus ja soveltamisala

1.1. Tarkoitus

Tämän Käytännön tarkoituksena on selittää kriteerit, joiden perusteella määritetään enimmäisaika, joka on tarpeen sitä tarkoitusta varten, jota varten Corentan käsittelemiä henkilötietoja käsitellään, lainsäädännössä säädettyjen aikojen soveltaminen sekä menettelyt ja periaatteet niiden henkilötietojen poistamiseksi, tuhoamiseksi tai anonymisoimiseksi, joiden säilytysaika on päättynyt. Tämä Käytäntö on laadittu KVKK:n 5, 6, 7, 10, 11 ja 12 artiklan sekä Asetuksen asiaan liittyvien artiklojen perusteella.

1.2. Soveltamisala ja roolijako – tärkeä huomautus

Tämä Käytäntö kattaa kaksi erillistä aluetta, joilla Corenta käsittelee tietoja kahdessa eri roolissa; tätä erottelua sovelletaan johdonmukaisesti koko Käytännössä, ja se vaikuttaa suoraan siihen, miten säilytysaikojen taulukkoa tulkitaan:

(a) Yrityksen verkkosivuston yhteys (corenta.app – varhaisen käyttöoikeuden/demon pyyntölomake): Niiden henkilötietojen osalta, joita tuotteesta kiinnostuneet potentiaaliset yritysasiakkaat lähettävät varhaisen käyttöoikeuden hakulomakkeella, Corenta/Teta Studio toimii suoraan Rekisterinpitäjänä KVKK:n 3 artiklan mukaisesti.

(b) SaaS-tuotteen yhteys (app.corenta.app): Niiden henkilötietojen osalta (yhteystiedot, esitiedot, tuntimuistiinpanot, ajanvaraus-/pakettitiedot jne.), jotka Corenta-alustaa tilauksen kautta käyttävät klinisen pilateksen, fysioterapian, reformerin, wellnessin/hieronnan ja joogan keskukset ("Tenant", "Yritys" tai "Klinikka") syöttävät alustalle omista asiakkaistaan ("Rekisteröity asiakas"), Klinikka on Rekisterinpitäjä KVKK:n 3 artiklan mukaisesti; Corenta/Teta Studio puolestaan tarjoaa teknistä infrastruktuuripalvelua ainoastaan Henkilötietojen käsittelijänä Klinikan ohjeiden mukaisesti. Asiakkaille suunnattu informointivelvollisuus, nimenomaisen suostumuksen hankkiminen ja lopullinen päätös asiakastietojen säilyttämisestä/hävittämisestä kuuluvat Klinikan oikeudelliseen vastuuseen. Corenta helpottaa teknisesti näiden velvollisuuksien täyttämistä tuotteessa (suostumusten kirjausmekanismi consent_logs, mobiili KVKK-hyväksyntänäkymä kvkk.tsx, kirjausketjut), mutta ei ota vastatakseen tai kanna Klinikan velvollisuutta noudattaa KVKK:ta. Tässä Käytännössä tätä yhteyttä varten kuvatut säilytysajat osoittavat, kuinka kauan Corenta henkilötietojen käsittelijänä tosiasiallisesti säilyttää näitä tietoja infrastruktuurissaan; lopullinen hävittämispäätös ja sen ajankohta voivat määräytyä Klinikan ohjeiden ja sitä koskevan lainsäädännön mukaan.

Tämä Käytäntö kattaa lisäksi yleisten periaatteiden osalta Corentan työntekijöiden, liikekumppanien ja toimittajien henkilötietojen säilytys-/hävittämisprosessit; Käytännön varsinainen painopiste on kuitenkin edellä kohdissa (a) ja (b) määritellyissä yritysasiakkaiden ja asiakkaiden tiedoissa.

1.3. Rekisterinpitäjän / henkilötietojen käsittelijän tiedot

1.4. Oikeusperusta lainsäädännössä

• Henkilötietojen suojaa koskeva laki nro 6698,
• Asetus henkilötietojen poistamisesta, tuhoamisesta tai anonymisoinnista (Resmî Gazete 28.10.2017, nro 30224),
• Henkilötietojen poistamista, tuhoamista tai anonymisointia koskeva ohje ja Kişisel Verileri Koruma Kurulun ("Kurul") päätökset,
• Turkin kauppalaki nro 6102 (kauppakirjojen ja -asiakirjojen säilyttäminen),
• Verotusmenettelylaki nro 213 (taloudellisten tietojen säilyttäminen),
• Muu asiaan liittyvä alakohtainen lainsäädäntö (mukaan lukien, siltä osin kuin sitä sovelletaan, terveyspalvelujen tarjoamista koskeva lainsäädäntö).

2. Määritelmät

3. Säilytys- ja hävittämisaikojen määrittämisen kriteerit (KVKK 5 ja 6 artikla)

3.1. Säilyttämistä edellyttävät syyt

Corentassa henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin asiaan liittyvässä lainsäädännössä nimenomaisesti säädetään tai kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, jota varten niitä käsitellään. Säilytysaikaa määritettäessä käytetään seuraavia kriteerejä:

1. Onko olemassa lakisääteinen säilytysvelvollisuus? (Esim. Turkin kauppalain ja verotusmenettelylain mukaiset taloudellisten tietojen vähimmäissäilytysajat.)
2. Mihin tarkoitukseen tietoja on käsitelty, ja onko tämä tarkoitus edelleen voimassa? (KVKK:n 5/2 artikla – käyttötarkoitussidonnaisuuden periaate.)
3. Ovatko tiedot tarpeen sopimuksen tekemiseksi/täytäntöönpanemiseksi? (Esim. ajanvaraus- ja pakettitiedot tilaus-/palvelusuhteen jatkuessa.)
4. Ovatko tiedot tarpeen oikeuden perustamiseksi, käyttämiseksi tai suojaamiseksi (todisteena mahdollisessa oikeudellisessa riidassa)? (Velvoiteoikeuslain yleiset vanhentumisajat huomioiden.)
5. Onko rekisteröity antanut nimenomaisen suostumuksen, ja onko suostumus edelleen voimassa?
6. Onko Corentalla tai Klinikalla oikeutettu etu? (Esim. tietoturvalokit, petosten/väärinkäytösten havaitseminen.)
7. Kuuluvatko tiedot erityisten (terveys)tietojen luokkaan? Tällöin sovelletaan KVKK:n 6 artiklan mukaisesti tiukempia pääsyrajoituksia ja perusteluvaatimuksia; säilytysaikaa ei koskaan pidennetä tarkoituksen ulkopuolelle.

Jos mikään edellä mainituista kriteereistä ei edellytä tiettyjen henkilötietojen säilyttämistä, tiedot poistetaan, tuhotaan tai anonymisoidaan viipymättä.

3.2. Hävittämistä edellyttävät syyt

Henkilötiedot poistetaan, tuhotaan tai anonymisoidaan seuraavissa tapauksissa asianomaisen henkilön pyynnöstä tai Corentan/Klinikan toimesta viran puolesta:

a) käsittelyn perustana olevien lainsäädännön säännösten muuttaminen tai kumoaminen, b) käsittelyä tai säilyttämistä edellyttävän tarkoituksen lakkaaminen, c) nimenomaiseen suostumukseen perustuvissa käsittelyissä rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen, d) rekisteröidyn esittämä poistamis-/tuhoamispyyntö KVKK:n 11 artiklan mukaisten oikeuksien puitteissa ja pyynnön hyväksyminen (tilin poistamista koskeva pyyntö), e) henkilötietojen säilytysajan päättyminen ja se, ettei säilyttämistä edellyttävää oikeusperustetta enää ole, f) se, ettei sopimusta ole koskaan tehty, se on pätemätön, se on irtisanottu tai sopimuksesta on vetäydytty, g) tilin poistamista koskevan pyynnön lopullinen toteuttaminen tämän Käytännön 5 kohdassa määritellyn prosessin puitteissa.

4. Taulukko tietoluokista, säilytysajoista ja hävittämismenetelmistä

Alla oleva taulukko esittää Corentan infrastruktuurissa käsiteltävät tärkeimmät henkilötietoluokat, säilytysajan, sen perusteen ja ajan päättyessä sovellettavan hävittämismenetelmän. Ellei toisin ole nimenomaisesti mainittu, pääsääntö on: "Niin kauan kuin liittyvä tili/merkintä on aktiivinen + 30 päivää tilin poistopyynnön käsittelystä." Taulukko on luettava yhdessä osassa 5 kuvatun tilin poistoprosessin kanssa. Joidenkin luokkien osalta tämän prosessin 30 päivän jälkeinen vaihe ei ole DELETE (pysyvä poisto) vaan anonymisointi – tämä erottelu mainitaan nimenomaisesti asianomaisilla riveillä ja osassa 6.2.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Huomautus 1: Yllä olevan taulukon ilmaus "niin kauan kuin tili/tenant on aktiivinen" tarkoittaa aikaa, jona asianomaisen Klinikan Corenta-tilaus on voimassa eikä Klinikka ole poistanut asiakasmerkintää. Se, milloin Klinikka poistaa omaa asiakastaan koskevat tiedot, määräytyy Klinikan (Rekisterinpitäjänä) oman KVKK-käytännön ja sen asiakassuhteen puitteissa; Corenta tarjoaa tähän prosessiin teknisen mahdollisuuden.

Huomautus 2: Rivin 7 (kirjausketjut) 2 vuoden ja rivin 8 (suostumusmerkinnät) 5 vuoden ajat ovat Corentan määrittämiä kiinteitä säilytysaikoja (toisin kuin rivin 6 TTK/VUK-aika, ne eivät perustu suoraan lainsäännökseen; ne ovat KVKK:n 5/2-f artiklan oikeutetun edun ja todistustaakan puitteissa määritetty itsessään sitova sitoumus). Näiden aikojen päättyessä järjestelmässä ei tällä hetkellä toimi automaattista säilytysajan päättymiseen perustuvaa poistomekanismia – kun aika päättyy, poisto/anonymisointi tehdään manuaalisesti, ja tämä Käytäntö päivitetään, kun automaatio otetaan käyttöön. Rivin 9 (varhaisen käyttöoikeuden lomakkeen tiedot) ilmaus "enintään 2 vuotta" koskee eri aluetta ja tarkoittaa, kuten omalla rivillään selitetään, erillistä oikeudellista ylärajaa.

5. Tilin poistoprosessi – toiminta alusta loppuun

Jotta rekisteröityjen KVKK:n 11 artiklan mukaisiin poistopyyntöihin voidaan vastata teknisesti, Corenta soveltaa kaksivaiheista poistoarkkitehtuuria, joka tasapainottaa käyttökokemusta sekä tietoturvan/oikeudellisen todistamisen tarvetta: välitön pehmeä poisto (soft-delete) ja sitä seuraava pysyvä poisto 30 päivän kuluttua.

5.0. 4. lokakuuta 2026 tehty muutos – jos se on ristiriidassa kohtien 5.1–5.7 kanssa, tämä kohta on ensisijainen

Tilin poistaminen (4. lokakuuta 2026 alkaen): Kun poistopyyntö on vahvistettu, pääsy tiliin katkeaa heti (istunnot päätetään, eikä sisäänkirjautuminen ole mahdollista); henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan (nimi, sähköposti, puhelinnumero, kuva sekä asiakkaan henkilöllisyys-/yhteystiedot ja terveystietokentät – veriryhmä, allergiat, krooniset sairaudet, lääkitys – tyhjennetään); lakisääteistä säilytystä edellyttäviä maksu- ja ansiomerkintöjä ei poisteta; ne säilytetään rajatulla pääsyllä sen jälkeen, kun yhteys henkilöön on katkaistu. Pyynnön jälkeen ei ole peruutusaikaa; tunnistautumismerkinnän ja tiedostojen pysyvä poistaminen tehdään nykyisessä kolmenkymmenen päivän taustaprosessissa.

Asiakasmerkinnän poistaminen ja terveystietokentät (4. lokakuuta 2026 alkaen): Kun yritys poistaa asiakasmerkinnän, jolla ei ole tiliä, merkintä poistetaan heti aktiivisesta luettelosta; 30 päivän kuluttua poistetaan/tyhjennetään henkilöllisyys- ja yhteystietojen lisäksi myös asiakkaan terveystietokentät (veriryhmä, allergiat, krooniset sairaudet, lääkitys). Tämä määräys ei vaikuta esitietolomakkeiden, mittausten ja tuntimuistiinpanojen säilytyssääntöihin.

Kuittitiedostot (4. lokakuuta 2026 alkaen): Kuittitiedostot, joita ei ole liitetty maksuun (orvot), poistetaan automaattisesti 7 päivän kuluttua; maksuun liitettyä kuittia ei voi poistaa millään roolilla.

Asiakkaan yhteystiedot tukitilassa (4. lokakuuta 2026 alkaen): Corentan tukiistunnossa (pääylläpitäjä) asiakkaan sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa ei näytetä tukihenkilöstölle; tukihenkilöstö näkee vain rajatun tunnistetiivistelmän (nimi, tilin tila, aktiivisuus, luontipäivä).

Oikeus kirjoittaa terveystietokenttiin (4. lokakuuta 2026 alkaen): Asiakkaan terveystietokenttiin (veriryhmä, allergiat, krooniset sairaudet, lääkitys) voivat kirjoittaa vain asiakas itse ja hänelle nimetty ammattilainen; yrityksen omistaja/ylläpitäjä ei voi kirjoittaa näihin kenttiin (mutta voi muokata hätäyhteyshenkilöä ja henkilöllisyyskenttiä).

Pseudonyymi tuotemittaus: Tuotteen parantamiseksi voidaan mitata koostettuja käyttötapahtumia yksinomaan palvelinpuolella klinikan pseudonyymillä tunnisteella; tämä mittaus ei sisällä IP-osoitteita, terveystietoja eikä lähteen/mainonnan seurantaa. Klinikan pseudonyymi tunniste on luonteeltaan pseudonyymi (se ei ole anonyymi). Ominaisuus on tällä hetkellä pois käytöstä.

5.1. Vaihe 1 – välitön pehmeä poisto (soft-delete)

Heti kun käyttäjä vahvistaa tilin poistopyynnön sovelluksessa, järjestelmä suorittaa seuraavat toimenpiteet samanaikaisesti ja välittömästi:

1. Käyttäjän profiilimerkintä muutetaan passiiviseksi täyttämällä kenttä deleted_at; tili muuttuu saavuttamattomaksi/näkymättömäksi tavanomaisessa käytössä, eikä sitä voi käyttää sisäänkirjautumiseen.
2. Käyttäjän tulevat (vielä toteutumattomat) ajanvaraukset perutaan automaattisesti.
3. Nimeämiset (asiakas–ammattilainen-kytkökset, ohjelmanimeämiset), joissa käyttäjä on ammattilaisena/resurssina, poistetaan.
4. Kaikki käyttäjän suostumukset peruutetaan (kirjataan täyttämällä kenttä revoked_at taulun consent_logs merkinnöissä).

Tässä vaiheessa tietoja ei ole fyysisesti poistettu, mutta ne on tehty saavuttamattomiksi tavanomaisen käsittelyn ja näyttämisen kannalta. Tämä muodostaa ensimmäisen vaiheen poistoprosessissa, joka on luonteeltaan KVKK:n 7 artiklan ja Asetuksen tarkoittamaa "saavuttamattomaksi tekemistä".

5.2. Vaihe 2 – pysyvä poisto (30 päivän kuluttua)

30 (kolmenkymmenen) päivän kuluttua pehmeästä poistosta järjestelmässä automaattisesti toimiva ajastettu tehtävä (cron job) suorittaa seuraavat toimenpiteet peruuttamattomasti:

1. Käyttäjän tunnistautumismerkintä (auth.users) poistetaan pysyvästi ja peruuttamattomasti.
2. Käyttäjään liittyvät tietokantamerkinnät käsitellään luokittain eri tavoin: merkinnät, joilla ei ole itsenäistä liiketoiminta-/todistusarvoa (esim. ilmoitukset), poistetaan pysyvästi (DELETE/cascade); terveystietoja (anamnesis_forms, session_notes, measurements) sekä kliinisiä/taloudellisia merkintöjä (payments, attendance, consent_logs) ei sen sijaan poisteta, vaan yhteys henkilöön katkaistaan – henkilöyhteys katkaistaan tietokantatasolla, eräät vapaatekstikentät tyhjennetään, ja merkintä jää rajatulla pääsyllä tenantin merkinnäksi, jonka yhteys henkilöön on katkaistu (koska tuntimuistiinpanon vapaata tekstiä ei muuteta, sitä ei pidetä anonyyminä) (ks. osan 4 rivit 2-5, 8, 10 ja osa 6.2).
3. Tämä toimenpide käynnistyy automaattisesti vain järjestelmän etuoikeutetussa (service-role-suojatussa) taustaprosessissa; kukaan käyttäjä, hallinnollinen henkilöstö mukaan lukien, tai Yrityksen ylläpitäjä ei voi tavanomaisten tuotekäyttöliittymien kautta käynnistää tätä prosessia manuaalisesti, käynnistää sitä etuajassa tai pysäyttää sitä – tämä on tietoinen tietoturvasuunnitteluratkaisu, jolla estetään virheestä tai väärinkäytöstä johtuva ennenaikainen/viivästynyt poisto. (Tämä takuu kattaa tuotteen tavanomaiset käyttäjä- ja hallintakäyttöliittymät; tekniset ylläpitoprosessit, joilla voi olla järjestelmän etuoikeutetulla infrastruktuuritasolla suora pääsy tietokantaan, eivät kuulu tämän takuun piiriin, ja niihin sovelletaan erillisiä sisäisiä pääsynhallintoja.)

30 päivän taustaprosessin tarkoitus (4. lokakuuta 2026 alkaen): Koska pääsy tiliin katkeaa heti poistopyynnön myötä, tämä aika ei anna mahdollisuutta perua/vetäytyä; sitä käytetään tunnistautumismerkinnän ja tiedostojen pysyvän poiston loppuunsaattamiseen ja mahdollisten väärinkäytösten tarkastamiseen. Tämä aika on KVKK:n 5 artiklan mukaisen oikeasuhtaisuuden periaatteen mukainen, kohtuullinen ja rajattu aika. Poistopyynnön tilaa koskevat tiedustelut voi lähettää osoitteeseen hello@corenta.app.

5.3. Poikkeus: tiedot, joihin liittyy lakisääteinen säilytysvelvollisuus

Edellä kuvattu 30 päivän pysyvän poiston prosessi ei koske osan 4 taulukon rivillä nro 6 (tilaus-/transaktiometatiedot) mainittuja merkintöjä, joihin liittyy Turkin kauppalain/verotusmenettelylain mukainen lakisääteinen säilytysvelvollisuus. Vaikka tili poistettaisiin pysyvästi, nämä merkinnät säilytetään erikseen asianomaisen lakisääteisen säilytysajan päättymiseen asti henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta erotettuina ja vain lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen rajatulla pääsyllä. Samoin kirjausketjut (audit_logs) ja suostumusmerkintöjen todistamistarkoituksessa säilytettävä vähimmäisydin (ks. osan 4 rivit 7-8) voidaan säilyttää edelleen tämän 30 päivän ajan ulkopuolella erillistä ja rajattua tarkoitusta varten oikeutetun edun/oikeudellisen todistamisen perusteella. Osan 4 huomautuksessa 2 mainitaan nimenomaisesti, että tämän poikkeuksen piiriin kuuluvat ajat eivät vastaa järjestelmässä automaattisesti sovellettavaa teknistä mekanismia.

5.4. Erityinen selvitys tallennetuista liitetiedostoista (tärkeää – avoimuus)

Avoimuusperiaatteen mukaisesti todetaan nimenomaisesti: Pysyvän poiston aikana tietokantamerkinnät (profiili, ajanvaraukset, nimeämiset, suostumukset jne.) poistetaan kokonaan tai anonymisoidaan (terveys-/kliinisten/taloudellisten merkintöjen osalta, ks. osa 6.2); käyttäjälle kuuluvat ja erillisessä tallennustilassa (Storage) säilytettävät liitetiedostot puolestaan käsitellään seuraavasti: avatar/profiilikuva, esitietolomakkeeseen liitetty asiakirja/valokuva ja maksutositteen kuva poistetaan automaattisesti (best-effort) Storagesta osana pysyvän poiston vaihetta – tämä on järjestelmässä tällä hetkellä tosiasiallisesti toimiva, todennettu toiminto. Jos poisto yhdessä bucketissa epäonnistuu, se kirjataan lokiin; se ei kuitenkaan estä muiden bucketien tyhjentämistä tai tilin anonymisointi-/pysyvän poiston vaiheita (best-effort-suunnittelu).

Rehellinen rajaus: Ainoa tämän automaattisen prosessin ulkopuolelle jäävä tiedostoluokka on ammattilais-/solorekisteröintiprosessissa ladatut henkilöllisyyden/tutkintotodistuksen vahvistamisasiakirjat (bucket specialist-verification-docs). Nämä asiakirjat eivät teknisesti liity käyttäjään vaan asianomaisen tenantin (Klinikan) vahvistusprosessiin, eikä tietokantamerkinnässä ole käyttäjäviittausta; siksi niitä ei voida automaattisesti sisällyttää nykyiseen käyttäjätilin poistoprosessiin. Tämän asiakirjan hävittäminen käsitellään erikseen prosessissa, jossa asianomainen Klinikka sulkee tenanttitason tilinsä/tilauksensa (ks. osa 5.6); siihen asti poikkeuksellisissa pyynnöissä tehdään manuaalinen arviointi osoitteen hello@corenta.app kautta.

Tämän vuoksi tässä Käytännössä ei anneta ehdotonta sitoumusta siitä, että tilin poistopyynnön myötä "kaikki käyttäjälle kuuluvat tiedot/tiedostot poistetaan täydellisesti ja välittömästi" (erityisesti varmuuskopioiden teknisten jäänteiden osalta ks. osa 6.3 sekä edellä mainittu poikkeus); edellä kuvattujen tiedostoluokkien osalta automaattista poistoa kuitenkin tosiasiallisesti sovelletaan.

5.5. Erityinen huomautus terveystiedoista

Myös erityiset terveystiedot, kuten esitietolomakkeet, tuntimuistiinpanot ja mittaustiedot, kuuluvat edellä kuvatun yleisen poistoprosessin piiriin (soft-delete → 30 päivää → pysyvä poisto); kuten osan 4 riveillä 2-4 ja osassa 6.2 selitetään, näissä tauluissa pysyvän poiston vaihe toteutetaan kuitenkin katkaisemalla yhteys henkilöön ja tyhjentämällä osittain – merkintää ei poisteta DELETE-toiminnolla, henkilöyhteys katkaistaan ja eräät vapaatekstikentät tyhjennetään; kliininen merkintä (erityisesti append-only-tuntimuistiinpanon sisältö) säilytetään rajatulla pääsyllä tenantin merkintänä, jonka yhteys henkilöön on katkaistu, eikä sitä pidetä anonyyminä. Koska tämä tietoluokka on lisäksi kietoutunut yhteen niiden merkintöjen kanssa, joita Klinikka pitää rekisterinpitäjänä, asiakkaan tilin/tietojen poistopyyntö voi olla ristiriidassa Klinikan omien lakisääteisten säilytysvelvoitteiden kanssa (esim. terveyspalvelujen tarjoamista koskevasta lainsäädännöstä mahdollisesti johtuvat kirjausvelvoitteet); henkilöyhteyden katkaisun ja rajatun säilytyksen menetelmällä pyritään tasapainottamaan nämä kaksi velvoitetta (asiakkaan oikeudet henkilötietoihinsa ja Klinikan kirjausvelvollisuus). Tällaisissa tilanteissa lopullinen päätöksentekijä on Klinikka rekisterinpitäjänä; Corenta toimii Klinikan ohjeiden mukaisesti.

5.6. Poistaminen Klinikan (tenantin) tasolla

Jos Klinikka lopettaa Corenta-tilauksensa kokonaan, samaa kaksivaiheista arkkitehtuuria (soft-delete → 30 päivää → pysyvä poisto) sovelletaan myös Klinikan tenanttitietoihin ja kaikkiin tämän tenantin alaisiin asiakasmerkintöihin. Koska Klinikka on omien asiakkaidensa Rekisterinpitäjä, sen on informoitava asiakkaitaan omien KVKK-velvoitteidensa puitteissa ennen tilauksensa lopettamista; tätä velvollisuutta ei voida siirtää Corentalle.

5.7. Suhde pääylläpitäjän tukitilaan (impersonation)

Tilin poisto- ja säilytysprosessit toimivat Corentan tuki-/impersonation-mekanismista riippumatta. Impersonation-istunnot ovat aikarajattuja (30 minuuttia) ja oletuksena vain luku -tilassa; pääsy terveystietoluokkiin (esitiedot, tuntimuistiinpanot, mittaukset) edellyttää erillistä hyväksyntävaihetta (health_data_enabled), eikä näiden taulujen kirjoitus-/poistotoimintoja sallita impersonationin kautta missään olosuhteissa (RLS-käytännöissä ei ole tehty impersonationille mitään poikkeusta). Täsmennys: Tämä rajoitus koskee ihmisen käynnistämiä impersonation-istuntoja, joissa tukihenkilö kirjautuu sisään ja tekee toimenpiteitä manuaalisesti; osassa 5.2 kuvattu automaattinen (ilman ihmisen toimenpiteitä toimiva) service-role-cron-prosessi on tästä rajoituksesta erillinen kerros, eikä rajoitus vaikuta siihen – impersonation-rajoitus ei estä tilin poistoprosessin automaattista pysyvän poiston mekanismia, eikä niitä pidä sekoittaa keskenään. Tilin poisto-/hävittämisprosessit toteutetaan siis vain tässä Käytännössä määriteltyjen automaattisten mekanismien kautta.

6. Hävittämismenetelmät

Asetuksen 8 artiklan ja sitä seuraavien säännösten mukaisesti tallennusympäristöjen mukaan sovellettavat poisto-, tuhoamis- ja anonymisointimenetelmät kuvataan alla.

6.1. Poistaminen

Toimenpide, jolla henkilötiedot tehdään asianomaisille käyttäjille (mukaan lukien sovelluksen käyttäjät ja henkilöstö, jolla on pääsy hallintapaneeliin) millään tavoin saavuttamattomiksi ja uudelleenkäyttökelvottomiksi. Corentassa tätä menetelmää sovelletaan vaiheen 1 soft-delete-prosessissa: vaikka tietoja ei fyysisesti poisteta tietokannasta, ne tehdään täysin saavuttamattomiksi pääsyoikeuksien ja käyttöliittymien kautta.

6.2. Tuhoaminen (pysyvä poisto)

Toimenpide, jolla henkilötiedot tehdään kenellekään millään tavoin saavuttamattomiksi, palauttamattomiksi ja uudelleenkäyttökelvottomiksi. Corentan vaiheen 2 pysyvän poiston prosessissa tämä periaate toteutetaan tietoluokasta riippuen kahdella eri teknisellä menetelmällä:

• Tunnistautumismerkintä ja merkinnät, joilla ei ole itsenäistä liiketoiminta-arvoa: Käyttäjän tunnistautumismerkintä (auth.users) poistetaan peruuttamattomasti suoraan DELETE-toiminnolla service-role-suojatussa automaattisessa prosessissa; liittyvät merkinnät, joilla tilin poistamisen jälkeen ei yksinään ole liiketoiminta-/todistusarvoa (esim. ilmoitukset, notifications – ks. osan 4 rivi 10), poistetaan samalla tietokantatasolla ON DELETE CASCADE -säännöllä.
• Terveys-, kliiniset ja taloudelliset merkinnät: Tauluissa anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance ja consent_logs pysyvän poiston vaihe toteutetaan merkinnän DELETE-poiston sijaan katkaisemalla yhteys henkilöön ja tyhjentämällä osittain (ks. osa 6.6): henkilön yksilöivät viiteavainsarakkeet (client_id, specialist_id, user_id jne.) asetetaan peruuttamattomasti NULL-arvoon FK-rajoitteella ON DELETE SET NULL; sisältösarakkeet, jotka voivat sisältää suoria tunnisteita tai vapaatekstistä PII:tä (esitietojen vastaukset, mittausten/maksujen vapaatekstiset muistiinpanot, maksukuitin viittaus, suostumusmerkinnän IP-osoite), tyhjennetään tai korvataan anonyymillä merkinnällä funktiolla anonymize_user_relations() (jota voi kutsua vain service-role, default-deny). Kliininen/taloudellinen numeerinen ja historiallinen sisältö (päivämäärä, summa, mittausarvo, jäljellä oleva tuntisaldo, saapui/ei saapunut -tieto, suostumuksen antamis-/peruutusaika) säilytetään sen sijaan edelleen tenantin merkintänä, jonka yhteys henkilöön on katkaistu, Klinikan kirjausvelvollisuuden ja (tuntimuistiinpanojen osalta) append-only-periaatteen vuoksi; koska tuntimuistiinpanon vapaata tekstiä ei muuteta, näitä merkintöjä ei pidetä anonyymeinä, ja niitä säilytetään rajatulla pääsyllä.

Tuntimuistiinpanoissa (session_notes) append-only-rajoitus ei salli sisällön muuttamista; vain henkilöyhteyssarakkeiden (client_id, specialist_id) asettamiseen NULL-arvoon on annettu kapea, yksinomaan tätä tarkoitusta varten oleva poikkeus – itse muistiinpanon sisältöä ei tässäkään prosessissa poisteta eikä muuteta missään vaiheessa.

Rajaus: Vapaatekstikenttien tekstissä esiintyville henkilötiedoille eksplisiittisten tunnistesarakkeiden ulkopuolella (esim. tuntimuistiinpanon tekstissä mainittu nimi) ei ole skannaus-/tyhjennysmekanismia. Siksi näitä merkintöjä ei pidetä anonyymeinä; niitä säilytetään henkilötietoina rajatulla pääsyllä ja ne hävitetään ajan päätyttyä.

Koska molemmat edellä mainitut menetelmät ovat service-role-suojattuja, niitä ei voida käynnistää tai perua tavanomaisten tuotekäyttöliittymien kautta.

6.3. Poistaminen varmuuskopioista (backup)

Tietokannan varmuuskopiot ylikirjoitetaan/hävitetään automaattisesti tietyn ajan kuluttua tavanomaisen varmuuskopiointikierron (rotaatio) puitteissa. Vaikka pysyvä poisto tulee voimaan välittömästi ensisijaisessa tietokannassa, todetaan nimenomaisesti, että tiedot voivat teknisesti säilyä aiemmin otetuissa varmuuskopioissa, kunnes varmuuskopiointipalvelun tarjoajan (Supabase) tavanomainen varmuuskopioiden kiertoaika päättyy. Tämä on vakiokäytäntö asianomaisen alikäsittelijän (Supabase) henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA) puitteissa.

6.4. Tiedostojen tallennustilan (Storage) liitteet

Käyttäjien lataamat tiedostot, kuten avatarkuvat, maksukuitit ja esitietojen liitteet, säilytetään erillisessä tallennustilassa (Storage). Ks. osa 5.4 – tämän sisällön nykytila tilin poistoprosessissa (automaattinen poisto avatarille/esitietojen liitteelle/maksukuitille, ainoa poikkeus specialist-verification-docs) selitetään siellä yksityiskohtaisesti ja avoimesti.

6.5. Paperilla olevat tiedot

Corentan SaaS-tuotteen puitteissa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään digitaalisessa muodossa; henkilötietojen käsittelyä paperilla ei ole suunniteltu. Jos Yhtiön kaupallisessa/hallinnollisessa kirjeenvaihdossa poikkeuksellisesti käytetään paperia, hävittäminen toteutetaan peittämällä/polttamalla/silppuamalla paperisilppurilla peruuttamattomasti.

6.6. Anonymisointi

Osana tilin pysyvän poiston prosessia (ks. osa 6.2) Corenta käyttää terveystietojen sekä kliinisten/taloudellisten merkintöjen osalta henkilöyhteyden katkaisun ja osittaisen tyhjentämisen menetelmää. Koska tuntimuistiinpanon vapaata tekstiä ei muuteta ja koska pienissä yrityksissä päivämäärä- ja mittaussarja voi riittää henkilön tunnistamiseen uudelleen, tämä menetelmä ei kaikissa tapauksissa täytä alla kuvattua anonymisoinnin vaatimustasoa; näitä merkintöjä ei pidetä anonyymeinä, niitä säilytetään henkilötietoina rajatulla pääsyllä ja ne hävitetään ajan päätyttyä. Tämän lisäksi Corenta voi käyttää myös tuotekehitykseen, tilastolliseen analyysiin tai markkinatutkimukseen tietoja, jotka on anonymisoitu niin, ettei niitä voida yhdistää tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Anonymisointi edellyttää, että tiedot muutetaan sellaisiksi, ettei niitä voida peruuttamattomasti yhdistää henkilöön, vaikka ne yhdistettäisiin muihin tietoihin; ilman tämän vaatimustason täyttymistä tehtyjä peittämis-/pseudonymisointitoimia ei pidetä anonymisointina, ja niihin sovelletaan edelleen henkilötietojen käsittelyä koskevaa sääntelyä. Anonymisoitujen tietojen katsotaan jäävän KVKK:n soveltamisalan ulkopuolelle, eikä niihin sovelleta tämän Käytännön säilytysaikoja koskevia rajoituksia.

6.7. Menetelmän valinta

Sovellettavan hävittämismenetelmän määrittää Corenta ja/tai Klinikka ottaen huomioon tietojen luonteen (ovatko ne erityisiä tietoja), ympäristön, jossa niitä säilytetään (tietokanta, tiedostojen tallennustila, lokijärjestelmä, varmuuskopiointijärjestelmä), oikeudelliset ja tekniset mahdollisuudet sekä Kurulin päätöksissä ja Asetuksessa vahvistetut periaatteet. Erityisten henkilötietojen (mukaan lukien terveystiedot) hävittämisessä noudatetaan suurinta mahdollista huolellisuutta.

7. Määräaikainen hävittämisprosessi

Asetuksen 11 artiklan mukaisesti Corenta on velvollinen viran puolesta (pyyntöä odottamatta) poistamaan, tuhoamaan tai anonymisoimaan henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt ja/tai joiden käsittelyn tarkoitus on lakannut; tässä yhteydessä määrättävä määräaikaisen hävittämisen väli ei saa ylittää 6 (kuutta) kuukautta. Tässä yhteydessä tehdään nimenomaisesti seuraava erottelu järjestelmässä tällä hetkellä tosiasiallisesti toimivien ja toimimattomien mekanismien välillä:

1. Tilin poistopyynnön jälkeinen 30 päivän pysyvän poiston prosessi tarkistetaan määräajoin (päivittäin) automaattisella ajastetulla tehtävällä (cron job), ja tilit, joiden aika on päättynyt, käsitellään erissä. Tämä on järjestelmässä tällä hetkellä tosiasiallisesti toimiva, todennettu automaatio.
2. Kirjausketjuille (audit_logs) määrättyä säilytysaikaa tarkastellaan määräajoin; tätä tarkastelua automaattisesti toteuttavaa poistomekanismia ei kuitenkaan tällä hetkellä sovelleta (ks. osan 4 rivi 7).
3. Varhaisen käyttöoikeuden lomakkeen tiedoille määrätty enimmäissäilytysaika (ks. osan 4 rivi 9) on Asetuksen 11 artiklan mukaisen määräaikaisen hävittämisvelvoitteen oikeudellinen ylärajaviite; tätä aikaa vastaavaa automaattisesti toimivaa skannaus-/poistomekanismia ei kuitenkaan tällä hetkellä ole järjestelmässä. Tämän tietoluokan poistoa/anonymisointia arvioidaan manuaalisesti ja pyynnöstä, kunnes automaatio otetaan käyttöön (ks. osan 4 huomautus 2). Tämä seikka pidetään avoimena johdonmukaisesti muiden todentamattomien automaatioväitteiden kanssa (ks. kohdat 2 ja 4).
4. Vanhentuneiden/virheellisten push-ilmoitustunnisteiden erillinen automaattinen ja määräaikainen siivous on tuotteen tiekartalla suunniteltu parannus; sitä, että tämä mekanismi toimisi järjestelmässä tällä hetkellä tosiasiallisesti, ei ole teknisesti todennettu (ks. osan 4 rivi 10). Kun se todennetaan tai otetaan käyttöön, tämä Käytäntö päivitetään.
5. Määräaikainen hävittäminen 6 kuukauden välein: Tässä osassa mainituille luokille, joilla ei ole automaattista hävittämistä (kirjausketjut, lupatodisteet, joiden yhteys henkilöön on katkaistu, varhaisen käyttöoikeuden lomakkeen tiedot, ammattilaisten vahvistusasiakirjat, ryhmäviestien moderointikopiot), Corenta toteuttaa määräaikaisen hävittämisen 6 kuukauden välein ja laatii kustakin kierroksesta hävittämispöytäkirjan. Näitä kierroksia automatisoivia ajastettuja tehtäviä ei vielä ole; kierrokset toteutetaan manuaalisesti.

Määräaikainen hävittämisprosessi ei tässä Käytännössä mainituista ajoista riippumatta estä rekisteröidyn KVKK:n 11 artiklan mukaista yksilöllistä poisto-/tuhoamispyyntöä; rekisteröity voi esittää poistopyynnön, vaikka säilytysaika ei olisi päättynyt, jos asianomaisen käsittelytoimen oikeusperuste on lakannut (esim. suostumuksen peruuttaminen). Myös niiden luokkien osalta, joiden automaatiota ei vielä ole toteutettu, rekisteröidyn yksilöllinen pyyntö arvioidaan ja ratkaistaan manuaalisesti, kun se lähetetään osoitteeseen hello@corenta.app.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja pyyntöjen menettely (KVKK 11 artikla)

8.1. KVKK:n 11 artiklan mukaiset oikeudet

Rekisteröidyillä on KVKK:n 11 artiklan mukaisesti seuraavat oikeudet:

1. oikeus saada tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan,
2. oikeus pyytää tietoja käsittelystä, jos hänen henkilötietojaan on käsitelty,
3. oikeus saada tietää henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja se, käytetäänkö niitä tarkoituksensa mukaisesti,
4. oikeus tietää kolmannet osapuolet kotimaassa tai ulkomailla, joille henkilötiedot on siirretty,
5. oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista, jos ne on käsitelty puutteellisesti tai virheellisesti,
6. oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai tuhoamista KVKK:n 7 artiklan puitteissa,
7. oikeus pyytää, että edellä kohtien (5) ja (6) mukaisesti tehdyistä toimista ilmoitetaan kolmansille osapuolille, joille henkilötiedot on siirretty,
8. oikeus vastustaa henkilölle epäedullista tulosta, joka syntyy siten, että käsiteltyjä tietoja analysoidaan yksinomaan automaattisten järjestelmien avulla,
9. oikeus vaatia vahingon korvaamista, jos hän kärsii vahinkoa henkilötietojen lainvastaisen käsittelyn vuoksi.

8.2. Rehellinen yhteenveto nykyisestä teknisestä toteutuksesta

Seuraavat seikat esitetään rehellisenä ja realistisena yhteenvetona nykyisestä teknisestä toteutuksesta:

• Poistopyyntö (tilin poistaminen): Voidaan pyytää suoraan mobiilisovelluksen asianomaisesta asetusvalikosta; pyyntöön vastataan automaattisesti osassa 5 kuvatulla kaksivaiheisella prosessilla (välitön soft-delete → 30 päivää → pysyvä poisto) (11/6 artikla).
• Tietopyyntö / tietojen siirrettävyys: Toteutetaan antamalla rekisteröidylle hänen oman tenanttinsa laajuudessa olevat tiedot jäsennellyssä, koneluettavassa muodossa kohtuullisessa ajassa (funktio export_user_data, jonka tenant-rajaus on todennettu). Tämän prosessin toimitusmekanismia (tiedostomuoto, toimitustapa, ominaisuudet kuten allekirjoitettu latauslinkki) kehitetään jatkuvasti; tämän Käytännön puitteissa ei sitouduta tiettyyn toimitusaikaan tai tiettyyn tiedosto-/pääsymuotoon (11/1-2 artikla).
• Tieto siirroista kolmansille osapuolille (11/4 artikla): Tiedot kotimaisista/ulkomaisista kolmansista osapuolista/alikäsittelijöistä, joille henkilötiedot on siirretty, annetaan tämän Käytännön osan 11 (alikäsittelijät ja tietojen sijainti) taulukossa.
• Oikaisupyyntö (11/5 artikla): Voidaan teknisesti toteuttaa manuaalisesti Klinikan hallintapaneelin kautta; erillistä, automaattista "oikaisupyyntöjen" työnkulkua ei ole. SaaS-tuotteen yhteydessä asiakastietojen oikaisupyynnöt on ensisijaisesti osoitettava asianomaiselle Klinikalle; Corenta antaa henkilötietojen käsittelijänä teknistä tukea Klinikan ohjeiden mukaisesti.
• Ilmoittaminen kolmansille osapuolille (11/7 artikla): Pyyntö ilmoittaa poisto-/oikaisutoimista kolmansille osapuolille, joille tiedot on siirretty, arvioidaan, kun se lähetetään pyyntömenettelyssä mainittujen kanavien kautta; tämä prosessi toteutetaan tällä hetkellä manuaalisesti eikä automaattisesti.
• Automaattisia päätöksiä/profilointia koskeva vastustaminen (11/8 artikla): Järjestelmässä ei ole automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jossa käsiteltyjä tietoja analysoitaisiin yksinomaan automaattisten järjestelmien avulla rekisteröidylle epäedullisin seurauksin; tämän vuoksi tätä kohtaa varten ei tällä hetkellä tarvita erillistä tosiasiallisesti ylläpidettyä vastustamismekanismia.
• Pyynnöt ratkaistaan KVKK:n 13 artiklan mukaisesti maksutta viimeistään 30 päivän kuluessa (jos toimenpide aiheuttaa erillisiä kustannuksia, voidaan periä Kurulin vahvistaman taksan mukainen maksu).

8.3. Pyyntöjen menettely

Edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt

• sähköpostiosoitteeseen hello@corenta.app,
• sovelluksen asianomaisten asetus-/tukinäkymien kautta,
• tai muilla KVKK:n edellyttämillä tavoilla,

voidaan lähettää Corentalle.

Tärkeä huomautus asiakastiedoista: Jos olet Klinikan asiakas ja haluat esittää tietojasi koskevan pyynnön, sinun on ensisijaisesti käännyttävä asianomaisen Klinikan (Rekisterinpitäjä) puoleen, sillä Klinikka on asiakastietojen osalta lopullinen päätöksentekijä ja vastapuoli. Corenta tarjoaa henkilötietojen käsittelijänä tarvittavat tekniset työkalut (tietojen näyttämis-, vienti- ja poistotoiminnot) Klinikan ohjeiden mukaisesti.

9. Roolit ja vastuut

10. Turvatoimet (säilytysaikana)

Henkilötietoja suojataan säilytysaikana seuraavilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä (KVKK 12 artikla):

• Monivuokralaisarkkitehtuurissa (multi-tenant) sovelletaan oletuksena kieltävää (default-deny) periaatetta siten, että jokaisessa taulussa tenant_id on pakollinen, ja rivitason suojauksen (Row Level Security) käytännöillä (37/37 taulua, 86 käytäntöä); näin vuokralaisten väliset tietovuodot estetään teknisesti.
• Pääsy terveystietoja sisältäviin tauluihin on rajattu asianomaiseen asiakkaaseen, nimettyyn ammattilaiseen ja tenantin ylläpitäjään; pääsynhallinta toteutetaan tietokantatasolla (RLS). Tuntimuistiinpanoja ei voi muuttaa/poistaa lähettämisen jälkeen (append-only); esitietolomakkeiden osalta millekään käyttäjälle (ylläpitäjät mukaan lukien) ei ole annettu poisto-oikeutta.
• Pääylläpitäjän tukitila (impersonation) on aikarajattu (30 minuuttia) ja oletuksena vain luku -tilassa; kirjoitustoimet ja pääsy terveystietoihin edellyttävät erillisiä, lisähyväksyntää vaativia vaiheita; missään impersonation-tilanteessa ei avata kirjoitusoikeutta terveystietotauluihin. (Tämä rajoitus koskee ihmisen käynnistämiä impersonation-istuntoja; automaattiset service-role-cron-prosessit ovat erillinen kerros – ks. osa 5.7.)
• Tiedonsiirrossa käytetään päästä päähän -salausta (TLS); mobiilisovelluksessa istuntotunnisteet tallennetaan salattuina laitteen suojattuun, laitteistotuettuun avainvarastoon (Keychain/Keystore).
• Arkaluonteisissa näkymissä on toteutettu teknisiä toimenpiteitä kuvakaappausten rajoittamiseksi.
• Pääylläpitäjätileille kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA/MFA) on pakollinen.
• Maksutoimintoja koskevien ilmoitusten (webhook) kryptografinen allekirjoitusten todentaminen on suunniteltu arkkitehtuuriin ja sitä sovelletaan; työ asianomaisen konfiguraation/avainhallinnan viimeistelemiseksi täysin kaikissa ympäristöissä (mukaan lukien tuotanto) on käynnissä.
• Näitä turvatoimia arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti; mikään tekninen toimenpide ei kuitenkaan takaa ehdotonta turvallisuutta, eikä tämän Käytännön puitteissa anneta ehdotonta turvallisuussitoumusta.

11. Alikäsittelijät ja tietojen sijainti

Säilytysaikana henkilötietoja käsitellään tai hostataan seuraavien alikäsittelijöiden/palveluntarjoajien kautta. Näiden palveluntarjoajien kanssa tehdyissä sopimuksissa on velvoitteita, joiden mukaan tietoja saa käsitellä vain mainitun palvelun suorittamiseksi; tämä suhde ei koske säilytysaikoja vaan teknistä ympäristöä, jossa tietoja hostataan – hävittämispäätöksen toteuttaminen tapahtuu teknisesti myös näiden palveluntarjoajien luona. Alla oleva taulukko toteuttaa myös KVKK:n 11/4 artiklan mukaisen oikeuden "tietää kolmannet osapuolet, joille tiedot on siirretty":

Lisäksi:

• Sähköposti-infrastruktuuri: Palvelusähköpostit lähetetään Google Workspacen (Google) kautta; tunnistautumissähköpostit käynnistää Supabase Auth. Markkinointisähköposteja lähetetään vain erillisen suostumuksen ja İYS-rekisteröinnin edellytyksin. Push-ilmoitukset välitetään Applen (APNs) ja Googlen (FCM) kautta.
• Analytiikkatyökalu: Kolmannen osapuolen analytiikkatyökalua (esim. Google Analytics) ei käytetä. Sovelluksen sisäinen tuotteen käytön mittaus ei ole tällä hetkellä käytössä; jos se otetaan käyttöön, mittaus kirjoitetaan Corentan omassa tietokannassa (Supabase, Frankfurt/Saksa) säilytettävään ensimmäisen osapuolen tauluun, se ei sisällä terveystietoja eikä vapaata tekstiä, ja tämä Käytäntö päivitetään ennen käyttöönottoa; kun mittaus on otettu käyttöön, mittausmerkintöjen säilytysaika ilmoitetaan tässä Käytännössä.
• Virheiden seuranta: Kolmannen osapuolen virheenseurantatyökalua ei käytetä; asiakasohjelmiston virheet kirjataan Corentan omaan tietokantaan.
• Suoraan luottokortilla verkossa tapahtuvan maksamisen infrastruktuuria ei ole; maksut suoritetaan yksinomaan Applen/Googlen sovelluksen sisäisten ostojen (IAP) mekanismien kautta; lopullisen laskun/kuitin laativat Apple/Google (ks. osan 4 rivi 6).

Tietojen jakaminen edellä mainittujen alikäsittelijöiden kanssa tapahtuu vain siinä määrin kuin se on tarpeen asianomaisen palvelun tarjoamiseksi, ja KVKK:n 8/9 artiklan puitteissa. Siirto ulkomaille: Kaikki edellä mainitut palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Turkin ulkopuolella; myös hostaus Saksassa on KVKK:n tarkoittamaa siirtoa ulkomaille. Koska nämä siirrot ovat säännöllisiä ja jatkuvia, ne eivät perustu nimenomaiseen suostumukseen; ne perustuvat 9/4-c artiklan mukaisesti Kurulin julkaisemiin vakiosopimuksiin. Tämän tekstin päivämääränä vakiosopimuksia ei ole vielä allekirjoitettu eikä niistä ole ilmoitettu Kurulille; kustakin sopimuksesta ilmoitetaan Kurulille 5 työpäivän kuluessa allekirjoittamisesta, ja tämä taulukko päivitetään päivämäärineen. Kurul ei ole julkaissut näitä maita koskevaa riittävyyspäätöstä (viimeksi tarkistettu: 11. lokakuuta 2026). Tätä luetteloa voidaan päivittää palveluntarjoajien muutosten mukaan; ajantasaista luetteloa voi seurata tietosuojaselosteesta ja/tai Corenta-tuotteen asianomaisesta tiedotusnäkymästä.

12. VERBİS-rekisteröinti

Teta Studiolla ei ole tämän asiakirjan päivämääränä VERBİS-rekisteröintiä. Rekisteröintivelvollisuutta arvioidaan Kurulin päätösten nro 2025/1572 (rekisterinpitäjille, joiden päätoimiala on erityisten tietojen käsittely, poikkeuksen raja on vuositasolla 10 työntekijää ja 10 miljoonan TL:n tase) ja 2025/2393 (työntekijämäärän kriteeri niille, jotka eivät pidä kirjanpitoa taseperusteisesti) kriteerien mukaan. Koska Teta Studio käsittelee kliinisiä terveystietoja ei rekisterinpitäjänä vaan henkilötietojen käsittelijänä, arviointi tehdään näillä kriteereillä sen omien rekisterinpitäjän toimintojen (osat A ja C) osalta. Kun kirjallinen arviomuistio ja Kurumin (ALO 198) vahvistus on saatu, tämä osa päivitetään päivämäärineen ja perusteluineen; jos rekisteröinti vaaditaan, se tehdään ennen toiminnan jatkamista.

Roolikohtainen täsmennys: VERBİS-rekisteröintivelvollisuutta arvioidaan yrityksen verkkosivuston (corenta.app-varhaisen käyttöoikeuden lomake) yhteydessä, jossa Corenta toimii Rekisterinpitäjänä, ja tilanne on selitetty edellä. SaaS-tuotteen yhteydessä (app.corenta.app) asiakastietojen Rekisterinpitäjä on Klinikka, joten VERBİS-rekisteröintivelvollisuuden olemassaolo on arvioitava erikseen ja itsenäisesti kunkin Klinikan omien kriteerien (työntekijämäärä, vuotuinen tietojenkäsittelyn määrä, toimiala, Kurulin poikkeuspäätökset jne.) perusteella; tämä arviointi ja mahdollinen rekisteröintivelvollisuus kuuluvat Klinikalle, eikä niitä voida siirtää Corentalle.

13. Käytännön päivittäminen

Tätä Käytäntöä voidaan päivittää lainsäädännön muutosten, Kurulin päätösten, Corentan tekniseen infrastruktuuriin tehtävien kehitystoimien (esim. tuntimuistiinpanojen vapaatekstisisällön tekstinsisäisen PII-skannauksen lisääminen, ks. osan 4 rivi 3 ja osa 6.2; ammattilaisten vahvistusasiakirjojen (specialist-verification-docs) liittäminen tenantin sulkemisprosessiin, ks. osa 5.4/osan 4 rivi 11; push-tunnisteiden siivouksen todentaminen/käyttöönotto, ks. osan 4 rivi 10 ja osan 7 kohta 4; varhaisen käyttöoikeuden lomakkeen tietojen automaattisen skannausmekanismin perustaminen, ks. osan 7 kohta 3; tietojen siirrettävyyden prosessin kehittäminen, ks. osa 8.2; osan 11 ulkomaille siirron oikeusperusteiden viimeisteleminen; muutokset alikäsittelijäluettelossa) tai liiketoimintaprosessien muutosten mukaisesti. Voimassa oleva versio julkaistaan Corentan asianomaisilla alustoilla (yrityksen verkkosivustolla ja/tai sovelluksessa), ja aiemman version kanssa ristiriidassa olevien määräysten osalta voimassa oleva versio on ratkaiseva. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan lisäksi käyttäjille/Klinikoille siinä määrin kuin se on käytännössä mahdollista.

14. Yhteystiedot

Tätä Käytäntöä tai henkilötietojen säilyttämistä/hävittämistä koskevat kysymyksesi:

Sähköposti: hello@corenta.app Rekisterinpitäjä: Mertcan Demir – toiminimellä "Teta Studio" toimiva yksityinen elinkeinonharjoittaja Tuki: support@corenta.app Palvelualue: Corentaa tarjotaan maailmanlaajuisesti App Storen ja Google Playn kautta niissä maissa, joissa nämä kaupat ovat saatavilla. Tämän Käytännön ajat koskevat käyttäjiä kaikissa maissa; jos jonkin maan pakottava lainsäädäntö edellyttää lyhyempää poistoaikaa tai pidempää säilytysvelvollisuutta, sovelletaan kyseistä säännöstä.

Viimeksi päivitetty: 19. lokakuuta 2026 Versio 1.9 · 19. lokakuuta 2026