CORENTA – ZÁSADY UCHOVÁVÁNÍ A LIKVIDACE ÚDAJŮ

Tento překlad slouží pouze pro informaci; právně závazný je turecký text.

Smazání klienta bez účtu: Akce Smazat provedená správcem kliniky se považuje za žádost; záznam se okamžitě odstraní z aktivního seznamu a po 30 dnech se smažou/vyprázdní identifikační/kontaktní údaje a zdravotní pole klienta (krevní skupina, alergie, chronická onemocnění, léky) (viz 5.0). Níže uvedený obecný popis smazání účtu se v tomto zvláštním případě nevykládá jako povinnost trvale smazat řádek klienta. Anamnéza, měření, poznámky z lekcí a finanční záznamy nadále podléhají vlastním ustanovením o uchovávání.

Účinnost / poslední aktualizace: 19. října 2026 Verze: 1.9 Správce osobních údajů / vydavatel: Mertcan Demir – fyzická osoba podnikající pod obchodním označením „Teta Studio“

Záznam změn

• 1.9 – 19. října 2026: Formulace „pouze Turecko“ v oddílu 14 byla nahrazena globální nabídkou; doby uchovávání se nezměnily.
• 1.8 – 19. října 2026: Zveřejněná verze; datum účinnosti 19. října 2026. Do oddílu 4 byl přidán řádek (řádek 12) pro skupinové zprávy kliniky a kopie zpráv vyčleněné k posouzení týmem; seznam pravidelné likvidace v oddílu 7 byl odpovídajícím způsobem rozšířen; z tabulky 1.3 byly odstraněny nevyplněné údaje MERSİS a KEP.
• 1.7 – 11. října 2026: Na základě kontroly souladu z 11. října 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): odstraněna formulace v §11, že „Supabase/Frankfurt není předáním do zahraničí“, a oddíl o předávání do zahraničí byl napsán podle znění čl. 9 zákona č. 6698 po roce 2024 (standardní smlouvy dosud nebyly podepsány); formulace „anonymní“ u zdravotních/klinických/finančních záznamů byla opravena na omezené uchovávání po přerušení vazby na osobu (volný text poznámek z lekcí se nemění); právní základ řádku o důkazu souhlasu byl opraven na čl. 5/2-e (odstraněn chybný odkaz na čl. 20/2); řádek formuláře pro předběžný přístup byl aktualizován podle oddělení informací a souhlasu s obchodními sděleními; pro kategorie bez automatické likvidace byla doplněna zásada pravidelné likvidace každých 6 měsíců; identifikační údaje byly opraveny na fyzickou osobu podnikatele; oddíl o VERBİS byl napsán podle rozhodnutí Kurulu z roku 2025.
• 1.6 – 10. října 2026: Expo (Expo Push Notification Service) bylo odstraněno ze seznamů dalších zpracovatelů/zpracovatelů; push oznámení se doručují pouze přes Apple (APNs) a Google (FCM) a Expo/EAS je pouze nástroj pro sestavení aplikace, který nezpracovává údaje koncových uživatelů.
• 1.5 – 10. října 2026: Odstraněna formulace o volbě Google Analytics; upřesněno, že se nepoužívá analytika třetích stran, a kteří zpracovatelé zajišťují push oznámení.
• 1.4 – 4. října 2026: Stávající text byl ustálen jako schválená verze. V této verzi bylo zapracováno pouze toto: smazání účtu (přístup se okamžitě ukončí, osobní údaje se smažou/anonymizují, platební záznamy vyžadující zákonné uchovávání se uchovávají bez identity; žádná lhůta pro vrácení); smazání zdravotních polí klienta po 30 dnech; lhůta 7 dní pro osiřelé doklady; skrytí kontaktních údajů klienta v režimu podpory; měření na straně serveru bez identity; servisní e-maily a Google Workspace; zpracovatelé push oznámení; adresa podpory; trh (Turecko).
• 1.3 – 7. července 2026 (aktualizace ze 4. srpna 2026): předchozí verze.

Důležitá poznámka k postavení správce osobních údajů / zpracovatele: Tyto Zásady uchovávání a likvidace údajů („Zásady“) upravují, jak dlouho se uchovávají osobní údaje zpracovávané v rámci softwarové služby Corenta („Služba“ nebo „Aplikace“), kterou vyvíjí a provozuje Mertcan Demir podnikající jako fyzická osoba pod obchodním označením „Teta Studio“ („Corenta“, „Teta Studio“, „Společnost“), jaká kritéria se při stanovení těchto dob uplatňují a jakými metodami se tyto údaje po uplynutí doby uchovávání nebo po odpadnutí důvodu zpracování vymažou, zničí nebo anonymizují.

Tyto Zásady byly vypracovány v rámci zákona č. 6698 o ochraně osobních údajů („KVKK“), Nařízení o výmazu, zničení nebo anonymizaci osobních údajů („Nařízení“) a dalších souvisejících předpisů a jsou nedílnou součástí inventáře zpracování osobních údajů Corenty. Tyto Zásady je třeba číst společně s příslušným informačním textem/Zásadami ochrany osobních údajů, v nichž jsou podrobně vysvětleny účely zpracování a právní důvody; tento dokument upravuje pouze doby uchovávání a metody likvidace a jeho cílem není samostatně splnit celou informační povinnost podle čl. 10 KVKK.

1. Účel a rozsah

1.1. Účel

Účelem těchto Zásad je vysvětlit kritéria pro stanovení maximální doby nezbytné pro účel, k němuž jsou osobní údaje zpracovávané Corentou zpracovávány, uplatňování dob stanovených právními předpisy a postupy a zásady výmazu, zničení nebo anonymizace osobních údajů, jejichž doba uchovávání uplynula. Tyto Zásady byly vypracovány na základě ustanovení čl. 5, čl. 6, čl. 7, čl. 10, čl. 11 a čl. 12 KVKK a příslušných článků Nařízení.

1.2. Rozsah a rozdělení rolí – důležité upozornění

Tyto Zásady pokrývají dvě samostatné oblasti, v nichž Corenta zpracovává údaje ve dvou různých rolích; toto rozlišení se v celých Zásadách uplatňuje konzistentně a přímo ovlivňuje způsob výkladu tabulky dob uchovávání:

(a) Kontext firemního webu (corenta.app – formulář žádosti o předběžný přístup/demo): Pokud jde o osobní údaje, které potenciální firemní zákazníci se zájmem o produkt zasílají prostřednictvím formuláře žádosti o předběžný přístup, jedná Corenta/Teta Studio přímo jako Správce osobních údajů podle čl. 3 KVKK.

(b) Kontext produktu SaaS (app.corenta.app): Pokud jde o osobní údaje o vlastních klientech („Klient jako subjekt údajů“), které na platformu vkládají centra klinického pilatesu, fyzioterapie, reformeru, wellness/masáží a jógy („Tenant“, „Podnik“ nebo „Klinika“) užívající platformu Corenta na základě předplatného (kontaktní údaje, anamnéza, poznámky z lekcí, údaje o termínech/balíčcích atd.), je Klinika Správcem osobních údajů podle čl. 3 KVKK; Corenta/Teta Studio naproti tomu poskytuje technickou infrastrukturu výhradně jako Zpracovatel podle pokynů Kliniky. Informační povinnost vůči klientům, získání výslovného souhlasu a konečné rozhodnutí o uchovávání/likvidaci údajů klientů spadají do právní odpovědnosti Kliniky. Corenta plnění těchto povinností v produktu technicky usnadňuje (mechanismus záznamu souhlasů consent_logs, mobilní obrazovka souhlasu KVKK kvkk.tsx, auditní stopy), avšak povinnost Kliniky dodržovat KVKK nepřebírá ani na sebe nebere. Doby uchovávání popsané v těchto Zásadách pro tento kontext ukazují, jak dlouho Corenta jako zpracovatel tyto údaje ve své infrastruktuře skutečně uchovává; konečné rozhodnutí o likvidaci a její lhůta se mohou řídit pokyny Kliniky a předpisy, kterým Klinika podléhá.

Tyto Zásady dále z hlediska obecných zásad pokrývají procesy uchovávání/likvidace osobních údajů zaměstnanců, obchodních partnerů a dodavatelů Corenty; hlavním zaměřením Zásad jsou však údaje zákazníků/klientů vymezené výše v písmenech (a) a (b).

1.3. Údaje o správci osobních údajů / zpracovateli

1.4. Právní předpisy

• Zákon č. 6698 o ochraně osobních údajů,
• Nařízení o výmazu, zničení nebo anonymizaci osobních údajů (Resmî Gazete ze dne 28.10.2017, č. 30224),
• Pokyny k výmazu, zničení nebo anonymizaci osobních údajů a rozhodnutí Kişisel Verileri Koruma Kurulu („Kurul“),
• Turecký obchodní zákoník č. 6102 (uchovávání obchodních knih a dokladů),
• Zákon o daňovém řízení č. 213 (uchovávání finančních záznamů),
• Další související odvětvové předpisy (včetně, pokud se použijí, předpisů o poskytování zdravotních služeb).

2. Definice

3. Kritéria pro stanovení doby uchovávání a likvidace (KVKK čl. 5, čl. 6)

3.1. Důvody vyžadující uchovávání

V Corentě se osobní údaje uchovávají pouze po dobu výslovně stanovenou příslušnými předpisy nebo po dobu nezbytnou pro účel, k němuž jsou zpracovávány. Při stanovení doby uchovávání se vychází z těchto kritérií:

1. Existuje zákonná povinnost uchovávání? (Např. minimální doby uchovávání finančních záznamů podle tureckého obchodního zákoníku a zákona o daňovém řízení.)
2. K jakému účelu byly údaje zpracovány a je tento účel stále platný? (Čl. 5/2 KVKK – zásada účelového omezení.)
3. Jsou nezbytné pro uzavření/plnění smlouvy? (Např. údaje o termínech a balíčcích po dobu trvání vztahu předplatného/služby.)
4. Jsou nezbytné pro založení, výkon nebo ochranu práva (jako důkaz v případném právním sporu)? (S ohledem na obecné promlčecí lhůty podle obligačního zákoníku.)
5. Udělil subjekt údajů výslovný souhlas a je tento souhlas stále platný?
6. Má Corenta nebo Klinika oprávněný zájem? (Např. bezpečnostní záznamy, odhalování podvodů/zneužití.)
7. Patří údaje do zvláštní kategorie (zdravotních) údajů? V takovém případě se podle čl. 6 KVKK uplatňuje přísnější omezení přístupu a požadavek odůvodnění; doba uchovávání se nikdy neprodlužuje nad rámec účelu.

Pokud žádné z výše uvedených kritérií uchovávání určitých osobních údajů nevyžaduje, údaje se neprodleně vymažou, zničí nebo anonymizují.

3.2. Důvody vyžadující likvidaci

Osobní údaje se v následujících případech na žádost dotčené osoby nebo z úřední povinnosti Corentou/Klinikou vymažou, zničí nebo anonymizují:

a) změna nebo zrušení ustanovení předpisů, na nichž je zpracování založeno, b) odpadnutí účelu, který zpracování nebo uchovávání vyžaduje, c) v případech zpracování založeného na výslovném souhlasu odvolání souhlasu subjektem údajů, d) žádost subjektu údajů o výmaz/zničení v rámci práv podle čl. 11 KVKK a vyhovění této žádosti (žádost o smazání účtu), e) uplynutí doby uchovávání osobních údajů a neexistence jakéhokoli právního důvodu vyžadujícího uchovávání, f) skutečnost, že smlouva nebyla nikdy uzavřena, je neplatná, byla vypovězena nebo od ní bylo odstoupeno, g) konečné dokončení žádosti o smazání účtu v rámci postupu uvedeného v bodě 5 těchto Zásad.

4. Tabulka kategorií údajů, dob uchovávání a metod likvidace

Níže uvedená tabulka ukazuje hlavní kategorie osobních údajů zpracovávaných v infrastruktuře Corenty, dobu uchovávání, její odůvodnění a metodu likvidace použitou po uplynutí doby. Není-li výslovně uvedeno jinak, platí obecné pravidlo: „Po dobu, kdy je související účet/záznam aktivní + 30 dní od zpracování žádosti o smazání účtu.“ Tabulku je třeba číst společně s postupem smazání účtu popsaným v oddílu 5. U některých kategorií není krokem tohoto postupu po 30 dnech DELETE (trvalé smazání), ale anonymizace – toto rozlišení je výslovně uvedeno v příslušných řádcích a v oddílu 6.2.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Poznámka 1: Výraz „po dobu, kdy je účet/tenant aktivní“ v tabulce výše označuje dobu, po kterou trvá předplatné příslušné Kliniky v Corentě a Klinika záznam klienta nesmazala. Kdy Klinika smaže údaje o svém vlastním klientovi, určuje Klinika (jako Správce osobních údajů) v rámci své vlastní politiky KVKK a svého vztahu s klientem; Corenta pro tento proces poskytuje technickou možnost.

Poznámka 2: Doby 2 let v řádku 7 (záznamy auditní stopy) a 5 let v řádku 8 (záznamy o souhlasech) jsou pevné doby uchovávání stanovené Corentou (na rozdíl od doby TTK/VUK v řádku 6 se nezakládají přímo na ustanovení právního předpisu; jde o samostatně závazný závazek stanovený v rámci oprávněného zájmu a důkazního břemene podle čl. 5/2-f KVKK). Po uplynutí těchto dob v systému v současnosti nefunguje automatický mechanismus mazání po skončení doby uchovávání – po uplynutí doby se výmaz/anonymizace provádí ručně a po zavedení automatizace budou tyto Zásady aktualizovány. Výraz „nejvýše 2 roky“ v řádku 9 (údaje z formuláře pro předběžný přístup) má jiný rozsah a označuje, jak je vysvětleno v jeho vlastním řádku, samostatnou právní horní hranici.

5. Postup smazání účtu – fungování od začátku do konce

Aby mohla technicky vyhovět žádostem subjektů údajů o výmaz podle čl. 11 KVKK, uplatňuje Corenta dvoufázovou architekturu mazání, která vyvažuje uživatelský komfort a potřebu bezpečnosti údajů/právního dokazování: okamžité měkké smazání (soft-delete) a po něm následující trvalé smazání po 30 dnech.

5.0. Změna ze 4. října 2026 – tam, kde je v rozporu s body 5.1–5.7, má tento bod přednost

Smazání účtu (od 4. října 2026): Po potvrzení žádosti o smazání se přístup k účtu okamžitě ukončí (relace se ukončí, přihlášení není možné); osobní údaje se smažou nebo anonymizují (jméno, e-mail, telefon, obrázek a identifikační/kontaktní údaje klienta a zdravotní pole – krevní skupina, alergie, chronická onemocnění, léky – se vymažou); platební záznamy a záznamy o odměnách, které vyžadují zákonné uchovávání, se nemažou; uchovávají se s omezeným přístupem po přerušení vazby na osobu. Po podání žádosti neexistuje lhůta pro vrácení; trvalé smazání ověřovacího záznamu a souborů se dokončí ve stávajícím třicetidenním procesu na pozadí.

Smazání záznamu klienta a zdravotní pole (od 4. října 2026): Když podnik smaže záznam klienta bez účtu, záznam se okamžitě odstraní z aktivního seznamu; po 30 dnech se spolu s identifikačními a kontaktními údaji smažou/vyprázdní i zdravotní pole klienta (krevní skupina, alergie, chronická onemocnění, léky). Pravidla uchovávání formulářů anamnézy, měření a poznámek z lekcí nejsou tímto ustanovením dotčena.

Soubory dokladů (od 4. října 2026): Soubory dokladů, které nejsou přiřazeny k platbě (osiřelé), se automaticky smažou po 7 dnech; doklad přiřazený k platbě nemůže smazat žádná role.

Kontakt na klienta v režimu podpory (od 4. října 2026): V relaci podpory Corenty (superadministrátor) se pracovníkům podpory nezobrazuje e-mail ani telefon klienta; pracovníci podpory vidí pouze omezený identifikační přehled (jméno, stav účtu, aktivita, datum vytvoření).

Oprávnění zapisovat do zdravotních polí (od 4. října 2026): Do zdravotních polí klienta (krevní skupina, alergie, chronická onemocnění, léky) může zapisovat pouze sám klient a jeho přidělený specialista; majitel/správce podniku do těchto polí zapisovat nemůže (může upravovat kontakt pro nouzové situace a identifikační pole).

Pseudonymní měření produktu: Za účelem zlepšení produktu lze výhradně na straně serveru měřit souhrnné události užívání s pseudonymním identifikátorem kliniky; toto měření nezahrnuje IP adresy, zdravotní údaje ani sledování zdroje/reklamy. Pseudonymní identifikátor kliniky má pseudonymní povahu (není anonymní). Funkce je v současnosti vypnutá.

5.1. Fáze 1 – okamžité měkké smazání (soft-delete)

V okamžiku, kdy uživatel v aplikaci potvrdí žádost o smazání účtu, provede systém současně a okamžitě tyto operace:

1. Záznam profilu uživatele se deaktivuje vyplněním pole deleted_at; účet se stane pro běžné užívání nepřístupným/neviditelným a nelze jej použít k přihlášení.
2. Nadcházející (dosud neproběhlé) termíny uživatele se automaticky zruší.
3. Přiřazení (vazby klient–specialista, přiřazení programů), v nichž uživatel figuruje jako specialista/zdroj, se odstraní.
4. Všechny souhlasy uživatele se odvolají (zaznamená se vyplněním pole revoked_at v záznamech consent_logs).

V této fázi údaje nejsou fyzicky smazány, ale jsou z hlediska běžného zpracování a zobrazení znepřístupněny. To představuje první krok procesu výmazu v podobě „znepřístupnění“ ve smyslu čl. 7 KVKK a Nařízení.

5.2. Fáze 2 – trvalé smazání (po 30 dnech)

30 (třicet) dní po měkkém smazání provede naplánovaná úloha (cron job) běžící v systému automaticky nevratně tyto operace:

1. Ověřovací záznam uživatele (auth.users) se trvale a nevratně smaže.
2. Záznamy v databázi spojené s uživatelem se zpracují odlišně podle kategorie: záznamy bez samostatné obchodní/důkazní hodnoty (např. oznámení) se trvale smažou (DELETE/cascade); zdravotní údaje (anamnesis_forms, session_notes, measurements) a klinické/finanční záznamy (payments, attendance, consent_logs) se naproti tomu nemažou, ale přeruší se jejich vazba na osobu – vazba na osobu se přeruší na úrovni databáze, některá pole volného textu se vyčistí a záznam zůstává s omezeným přístupem jako záznam tenanta s přerušenou vazbou na osobu (protože se volný text poznámek z lekcí nemění, nepovažuje se za anonymní) (viz oddíl 4 řádky 2-5, 8, 10 a oddíl 6.2).
3. Tato operace se spouští automaticky pouze v privilegovaném (service-role chráněném) procesu systému na pozadí; žádný uživatel včetně administrativních pracovníků ani správce Podniku nemůže prostřednictvím běžných produktových rozhraní tento proces ručně zahájit, spustit předčasně nebo zastavit – jde o vědomý bezpečnostní návrh, jehož cílem je zabránit předčasnému/opožděnému smazání omylem nebo zneužitím. (Tato záruka se vztahuje na běžná uživatelská a správní rozhraní produktu; procesy technického provozu, které mohou mít na privilegované úrovni infrastruktury systému přímý přístup k databázi, jsou mimo rozsah této záruky a podléhají samostatným interním kontrolám přístupu.)

Účel 30denního procesu na pozadí (od 4. října 2026): Protože se přístup k účtu podáním žádosti o smazání okamžitě ukončuje, tato doba neposkytuje možnost vrácení/odstoupení; slouží k dokončení trvalého smazání ověřovacího záznamu a souborů a k případnému prošetření zneužití. Tato doba je přiměřená a omezená v souladu se zásadou přiměřenosti podle čl. 5 KVKK. Dotazy na stav žádosti o smazání lze zasílat na adresu hello@corenta.app.

5.3. Výjimka: údaje se zákonnou povinností uchovávání

Výše uvedený 30denní proces trvalého smazání se nevztahuje na záznamy uvedené v oddílu 4, řádek tabulky č. 6 (metadata předplatného/transakcí), u nichž existuje zákonná povinnost uchovávání podle tureckého obchodního zákoníku/zákona o daňovém řízení. Tyto záznamy se i po trvalém smazání účtu uchovávají samostatně do uplynutí příslušné zákonné doby uchovávání, odděleně od účelu zpracování osobních údajů a s přístupem omezeným výhradně na plnění zákonné povinnosti. Stejně tak mohou být záznamy auditní stopy (audit_logs) a minimální jádro záznamů o souhlasech uchovávané k důkazním účelům (viz oddíl 4, řádky 7-8) nadále uchovávány mimo tuto 30denní dobu k samostatnému a omezenému účelu z důvodu oprávněného zájmu/právního dokazování. V oddílu 4, Poznámce 2 je výslovně uvedeno, že doby v rámci této výjimky neodpovídají technickému mechanismu automaticky uplatňovanému v systému.

5.4. Zvláštní vysvětlení k uloženým přílohám (důležité – transparentnost)

V souladu se zásadou transparentnosti se výslovně uvádí: Během trvalého smazání se záznamy v databázi (profil, termíny, přiřazení, souhlasy atd.) zcela smažou nebo anonymizují (u zdravotních/klinických/finančních záznamů viz oddíl 6.2); přílohy, které patří uživateli a jsou uloženy v samostatném úložišti (Storage), se naproti tomu zpracují takto: avatar/profilová fotografie, dokument/fotografie připojené k formuláři anamnézy a obrázek dokladu o platbě se jako součást kroku trvalého smazání automaticky (best-effort) smažou ze Storage – jde o ověřené chování, které v systému v současnosti skutečně funguje. Selže-li mazání v jednom bucketu, zaznamená se to; nebrání to však vyčištění ostatních bucketů ani krokům anonymizace/trvalého smazání účtu (návrh best-effort).

Poctivé omezení: Jedinou kategorií souborů mimo tento automatický proces jsou doklady k ověření totožnosti/diplomu nahrané v procesu registrace specialisty/sóla (bucket specialist-verification-docs). Tyto doklady technicky nesouvisejí s uživatelem, ale s procesem ověření příslušného tenanta (Kliniky) a v záznamu databáze nemají odkaz na uživatele; proto je nelze automaticky zahrnout do stávajícího postupu smazání uživatelského účtu. Likvidace tohoto dokladu bude řešena samostatně v procesu, kdy příslušná Klinika uzavře svůj účet/předplatné na úrovni tenanta (viz oddíl 5.6); do té doby se u výjimečných žádostí provádí ruční posouzení prostřednictvím hello@corenta.app.

Proto se v těchto Zásadách neposkytuje absolutní závazek, že se žádostí o smazání účtu „všechny údaje/soubory uživatele úplně a okamžitě smažou“ (zejména k technickým zbytkům v zálohách viz oddíl 6.3, a k výše uvedené výjimce); u výše popsaných kategorií souborů se však automatické mazání skutečně uplatňuje.

5.5. Zvláštní poznámka ke zdravotním údajům

I zvláštní kategorie zdravotních údajů, jako jsou formuláře anamnézy, poznámky z lekcí a záznamy měření, podléhají výše uvedenému obecnému postupu mazání (soft-delete → 30 dní → trvalé smazání); jak je však vysvětleno v oddílu 4, řádky 2-4, a v oddílu 6.2, provádí se v těchto tabulkách krok trvalého smazání přerušením vazby na osobu a částečným vyčištěním – záznam se příkazem DELETE nemaže, vazba na osobu se přeruší a některá pole volného textu se vyčistí; klinický záznam (zejména obsah poznámek z lekcí append-only) se uchovává s omezeným přístupem jako záznam tenanta s přerušenou vazbou na osobu a nepovažuje se za anonymní. Protože je navíc tato kategorie údajů provázána se záznamy, které Klinika vede jako správce osobních údajů, může být žádost klienta o smazání účtu/údajů v rozporu s vlastními zákonnými povinnostmi Kliniky k uchovávání (např. s povinnostmi vést záznamy, které mohou vyplývat z předpisů o poskytování zdravotních služeb); metoda přerušení vazby na osobu a omezeného uchovávání má za cíl tyto dvě povinnosti vyvážit (práva klienta k jeho osobním údajům a povinnost Kliniky vést záznamy). V takových případech je konečným rozhodujícím orgánem Klinika jako správce osobních údajů; Corenta jedná podle pokynů Kliniky.

5.6. Smazání na úrovni Kliniky (tenanta)

Ukončí-li Klinika své předplatné Corenty úplně, uplatní se stejná dvoufázová architektura (soft-delete → 30 dní → trvalé smazání) i na údaje tenanta Kliniky a na všechny záznamy klientů v rámci tohoto tenanta. Protože je Klinika Správcem osobních údajů svých vlastních klientů, je povinna před ukončením předplatného informovat své klienty v rámci svých vlastních povinností podle KVKK; tuto povinnost nelze přenést na Corentu.

5.7. Vztah k režimu podpory superadministrátora (impersonation)

Procesy smazání účtu a uchovávání fungují nezávisle na mechanismu podpory/impersonation Corenty. Relace impersonation jsou časově omezené (30 minut) a ve výchozím stavu pouze pro čtení; přístup ke kategoriím zdravotních údajů (anamnéza, poznámky z lekcí, měření) vyžaduje samostatný krok schválení (health_data_enabled) a zápis/mazání v těchto tabulkách prostřednictvím impersonation není za žádných okolností povolen (v zásadách RLS není pro impersonation stanovena žádná výjimka). Upřesnění: Toto omezení se týká relací impersonation spouštěných člověkem, v nichž se pracovník podpory přihlásí a provádí operace ručně; automatický (bez lidského zásahu) proces cron se service-role popsaný v oddílu 5.2 je vrstvou oddělenou od tohoto omezení a toto omezení se jej netýká – omezení impersonation nebrání automatickému mechanismu trvalého smazání v postupu smazání účtu a nemá se s ním zaměňovat. Procesy smazání účtu/likvidace se proto provádějí výhradně prostřednictvím automatických mechanismů vymezených v těchto Zásadách.

6. Metody likvidace

Níže jsou popsány metody výmazu/zničení/anonymizace uplatňované podle záznamových prostředí v souladu s čl. 8 a násl. Nařízení.

6.1. Výmaz

Úkon, kterým se osobní údaje stanou pro příslušné uživatele (včetně uživatelů aplikace a personálu s přístupem k administračnímu panelu) jakýmkoli způsobem nepřístupnými a znovu nepoužitelnými. V Corentě se tato metoda uplatňuje v procesu soft-delete ve Fázi 1: i když se údaje fyzicky neodstraní z databáze, stanou se prostřednictvím přístupových oprávnění a rozhraní zcela nepřístupnými.

6.2. Zničení (trvalé smazání)

Úkon, kterým se osobní údaje stanou pro kohokoli jakýmkoli způsobem nepřístupnými, neobnovitelnými a znovu nepoužitelnými. V procesu trvalého smazání Corenty ve Fázi 2 se tato zásada uplatňuje dvěma různými technickými metodami podle kategorie údajů:

• Ověřovací záznam a záznamy bez samostatné obchodní hodnoty: Ověřovací záznam uživatele (auth.users) se v automatickém procesu chráněném service-role nevratně smaže přímo příkazem DELETE; související záznamy, které po smazání účtu samy o sobě nemají obchodní/důkazní hodnotu (např. oznámení, notifications – viz oddíl 4, řádek 10), se na úrovni databáze smažou spolu s ním pomocí ON DELETE CASCADE.
• Zdravotní, klinické a finanční záznamy: U anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance a consent_logs se krok trvalého smazání neprovádí smazáním záznamu příkazem DELETE, ale přerušením vazby na osobu a částečným vyčištěním (viz oddíl 6.6): sloupce cizích klíčů identifikující osobu (client_id, specialist_id, user_id atd.) se nevratně nastaví na NULL omezením FK ON DELETE SET NULL; sloupce obsahu, které mohou obsahovat přímou identitu nebo PII ve volném textu (odpovědi anamnézy, poznámky ve volném textu k měřením/platbám, odkaz na doklad o platbě, IP adresa záznamu o souhlasu), se vyčistí nebo nahradí anonymní značkou funkcí anonymize_user_relations() (kterou může volat pouze service-role, default-deny). Klinický/finanční číselný a historický obsah (datum, částka, hodnota měření, zbývající zůstatek lekcí, stav dostavil se/nedostavil se, čas udělení/odvolání souhlasu) se naproti tomu z důvodu povinnosti Kliniky vést záznamy a (u poznámek z lekcí) zásady append-only nadále uchovává jako záznam tenanta s přerušenou vazbou na osobu; protože se volný text poznámek z lekcí nemění, tyto záznamy se nepovažují za anonymní a uchovávají se s omezeným přístupem.

U poznámek z lekcí (session_notes) omezení append-only nedovoluje změnu obsahu; úzká výjimka určená výhradně pro tento účel je stanovena pouze pro nastavení sloupců vazby na osobu (client_id, specialist_id) na NULL – samotný obsah poznámky se ani v tomto procesu v žádné fázi nemaže ani nemění.

Omezení: Pro osobní údaje, které se mohou vyskytnout v textu polí volného textu mimo výslovné identifikační sloupce (např. jméno uvedené v textu poznámky z lekce), neexistuje mechanismus kontroly/čištění. Proto se tyto záznamy nepovažují za anonymní; uchovávají se jako osobní údaje s omezeným přístupem a po uplynutí doby se zlikvidují.

Protože jsou obě výše uvedené metody chráněny service-role, nelze je spustit ani vrátit prostřednictvím běžných produktových rozhraní.

6.3. Výmaz ze záloh (backup)

Zálohy databáze se v rámci běžného cyklu zálohování (rotace) po určité době automaticky přepisují/likvidují. Ačkoli trvalé smazání nabývá v primární databázi účinnosti okamžitě, výslovně se uvádí, že v dříve pořízených zálohách mohou údaje technicky existovat až do uplynutí standardní doby rotace záloh poskytovatele zálohování (Supabase). Jde o standardní praxi v rámci smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) příslušného dalšího zpracovatele (Supabase).

6.4. Přílohy v souborovém úložišti (Storage)

Soubory, jako jsou obrázky avatarů, doklady o platbě a přílohy anamnézy, které uživatelé nahrají, se uchovávají v samostatném úložišti (Storage). Viz oddíl 5.4 – současný stav tohoto obsahu v procesu smazání účtu (automatické mazání avataru/přílohy anamnézy/dokladu o platbě, jediná výjimka pro specialist-verification-docs) je tam vysvětlen podrobně a transparentně.

6.5. Údaje v listinné podobě

Osobní údaje zpracovávané v rámci produktu SaaS Corenta se uchovávají v digitální podobě; zpracování osobních údajů v listinné podobě se nepředpokládá. Pokud se v obchodní/správní korespondenci Společnosti výjimečně použije listinná podoba, likvidace se provádí začerněním/spálením/nevratným skartováním ve skartovacím stroji.

6.6. Anonymizace

Jako součást procesu trvalého smazání účtu (viz oddíl 6.2) používá Corenta u zdravotních údajů a klinických/finančních záznamů metodu přerušení vazby na osobu a částečného vyčištění. Protože se volný text poznámek z lekcí nemění a protože v malých podnicích může řada dat a měření stačit k opětovné identifikaci osoby, tato metoda ne ve všech případech splňuje níže uvedený standard anonymizace; tyto záznamy se nepovažují za anonymní, uchovávají se jako osobní údaje s omezeným přístupem a po uplynutí doby se zlikvidují. Kromě toho může Corenta pro účely vývoje produktu, statistické analýzy nebo průzkumu trhu používat i údaje anonymizované tak, aby je nebylo možné přiřadit k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Anonymizace vyžaduje, aby údaje byly upraveny tak, že je nebude možné nevratně přiřadit k osobě ani po spojení s jinými údaji; úkony maskování/pseudonymizace provedené bez splnění tohoto standardu se za anonymizaci nepovažují a nadále podléhají režimu zpracování osobních údajů. Anonymizované údaje se považují za údaje mimo působnost KVKK a nepodléhají omezením dob uchovávání v těchto Zásadách.

6.7. Volba metody

Metodu likvidace, která se použije, určuje Corenta a/nebo Klinika s ohledem na povahu údajů (zda jde o zvláštní kategorii), prostředí, v němž jsou uchovávány (databáze, souborové úložiště, systém logů, systém záloh), právní a technické možnosti a zásady stanovené v rozhodnutích Kurulu a v Nařízení. Při likvidaci zvláštních kategorií osobních údajů (včetně zdravotních údajů) se postupuje s maximální péčí.

7. Proces pravidelné likvidace

Podle čl. 11 Nařízení je Corenta povinna z úřední povinnosti (bez čekání na žádost) vymazat, zničit nebo anonymizovat osobní údaje, jejichž doba uchovávání uplynula a/nebo u nichž odpadl účel zpracování; lhůta pravidelné likvidace stanovená v této souvislosti nesmí přesáhnout 6 (šest) měsíců. V tomto rámci se výslovně rozlišuje mezi mechanismy, které v systému v současnosti skutečně fungují, a těmi, které nefungují:

1. Proces trvalého smazání po 30 dnech od žádosti o smazání účtu se pravidelně (denně) kontroluje automatickou naplánovanou úlohou (cron job) a účty, jejichž lhůta uplynula, se zpracují hromadně. Jde o ověřenou automatizaci, která v systému v současnosti skutečně funguje.
2. Doba uchovávání stanovená pro záznamy auditní stopy (audit_logs) se pravidelně přezkoumává; mechanismus mazání, který by tento přezkum automaticky prováděl, však v současnosti není zaveden (viz oddíl 4, řádek 7).
3. Maximální doba uchovávání stanovená pro údaje z formuláře pro předběžný přístup (viz oddíl 4, řádek 9) je referencí právní horní hranice pro povinnost pravidelné likvidace podle čl. 11 Nařízení; automaticky fungující mechanismus kontroly/mazání odpovídající této době však v systému v současnosti neexistuje. U této kategorie údajů se výmaz/anonymizace do zavedení automatizace posuzuje ručně a na žádost (viz oddíl 4, Poznámka 2). Tato skutečnost se transparentně uvádí v souladu s ostatními neověřenými tvrzeními o automatizaci (viz body 2 a 4).
4. Samostatné automatické a pravidelné čištění prošlých/neplatných push tokenů je zlepšením plánovaným v plánu vývoje produktu; technicky nebylo ověřeno, že by tento mechanismus v systému v současnosti skutečně fungoval (viz oddíl 4, řádek 10). Po jeho ověření nebo zavedení budou tyto Zásady aktualizovány.
5. Pravidelná likvidace každých 6 měsíců: U kategorií v tomto oddílu, které nemají automatickou likvidaci (auditní stopa, důkazy o svoleních s přerušenou vazbou na osobu, údaje z formuláře pro předběžný přístup, doklady k ověření specialistů, kopie skupinových zpráv pro moderování), provádí Corenta pravidelnou likvidaci každých 6 měsíců a o každém cyklu vyhotoví protokol o likvidaci. Naplánované úlohy, které by tyto cykly automatizovaly, zatím neexistují; cykly se provádějí ručně.

Proces pravidelné likvidace nezávisle na dobách uvedených v těchto Zásadách nebrání individuální žádosti subjektu údajů o výmaz/zničení podle čl. 11 KVKK; subjekt údajů může požádat o výmaz, i když doba uchovávání neuplynula, pokud odpadl právní důvod příslušné činnosti zpracování (např. odvoláním souhlasu). I u kategorií, u nichž automatizace dosud nebyla zavedena, se individuální žádost subjektu údajů posoudí a vyřídí ručně, je-li zaslána na hello@corenta.app.

8. Práva subjektu údajů a postup při podávání žádostí (KVKK čl. 11)

8.1. Práva podle článku 11 KVKK

Subjekty údajů mají podle čl. 11 KVKK tato práva:

1. zjistit, zda jsou jejich osobní údaje zpracovávány,
2. pokud byly jejich osobní údaje zpracovány, požadovat o tom informace,
3. zjistit účel zpracování osobních údajů a zda jsou používány v souladu s tímto účelem,
4. znát třetí osoby v tuzemsku nebo v zahraničí, kterým byly osobní údaje předány,
5. požadovat opravu osobních údajů, pokud byly zpracovány neúplně nebo nesprávně,
6. požadovat výmaz nebo zničení osobních údajů v rámci čl. 7 KVKK,
7. požadovat, aby úkony provedené podle výše uvedených bodů (5) a (6) byly oznámeny třetím osobám, kterým byly osobní údaje předány,
8. vznést námitku proti výsledku v neprospěch osoby, který vznikne tím, že zpracovávané údaje jsou analyzovány výhradně automatizovanými systémy,
9. požadovat náhradu škody, pokud jim v důsledku protiprávního zpracování osobních údajů vznikla škoda.

8.2. Poctivé shrnutí současného technického provedení

Následující skutečnosti se uvádějí jako poctivé a realistické shrnutí současného technického provedení:

• Žádost o výmaz (smazání účtu): Lze o ni požádat přímo z příslušné nabídky nastavení v mobilní aplikaci; žádosti se automaticky vyhoví dvoufázovým procesem popsaným v oddílu 5 (okamžitý soft-delete → 30 dní → trvalé smazání) (čl. 11/6).
• Žádost o informace / přenositelnost údajů: Vyřizuje se tak, že se subjektu údajů v přiměřené lhůtě poskytnou údaje v rozsahu jeho vlastního tenanta ve strukturovaném, strojově čitelném formátu (funkce export_user_data, jejíž omezení na tenanta bylo ověřeno). Mechanismus doručení v tomto procesu (formát souboru, způsob doručení, funkce jako podepsaný odkaz ke stažení) se průběžně vyvíjí; v rámci těchto Zásad se neposkytuje závazek ohledně konkrétní lhůty doručení ani konkrétního formátu souboru/přístupu (čl. 11/1-2).
• Informace o předání třetím osobám (čl. 11/4): Informace o tuzemských/zahraničních třetích osobách/dalších zpracovatelích, kterým byly osobní údaje předány, jsou uvedeny v tabulce v oddílu 11 (Další zpracovatelé a lokalizace údajů) těchto Zásad.
• Žádost o opravu (čl. 11/5): Technicky ji lze provést ručně prostřednictvím administračního panelu Kliniky; samostatný automatický pracovní postup pro „žádosti o opravu“ neexistuje. V kontextu produktu SaaS je třeba žádosti o opravu údajů klientů směřovat v první řadě na příslušnou Kliniku; Corenta jako Zpracovatel poskytuje technickou podporu podle pokynů Kliniky.
• Oznámení třetím osobám (čl. 11/7): Žádost o oznámení úkonů výmazu/opravy třetím osobám, kterým byly údaje předány, se posoudí, je-li podána kanály uvedenými v postupu pro podávání žádostí; tento proces se v současnosti neprovádí automaticky, ale ručně.
• Námitka proti automatizovanému rozhodování/profilování (čl. 11/8): V systému neprobíhá automatizované rozhodování ani profilování, při němž by se zpracovávané údaje analyzovaly výhradně automatizovanými systémy s výsledkem v neprospěch subjektu údajů; proto v současnosti není potřeba samostatného skutečně provozovaného mechanismu námitek k tomuto bodu.
• Žádosti se podle čl. 13 KVKK vyřizují bezplatně nejpozději do 30 dní (vyžaduje-li úkon dodatečné náklady, lze požadovat poplatek podle sazebníku stanoveného Kurulem).

8.3. Postup při podávání žádostí

Žádosti týkající se výše uvedených práv

• na e-mailovou adresu hello@corenta.app,
• prostřednictvím příslušných obrazovek nastavení/podpory v aplikaci,
• nebo jinými postupy stanovenými KVKK,

lze zaslat Corentě.

Důležitá poznámka k údajům klientů: Pokud jsi klientem Kliniky a chceš podat žádost týkající se svých údajů, musíš se v první řadě obrátit na příslušnou Kliniku (Správce osobních údajů), protože Klinika je u údajů klientů konečným rozhodujícím orgánem a adresátem. Corenta jako zpracovatel poskytuje podle pokynů Kliniky potřebné technické nástroje (funkce zobrazení, exportu a mazání údajů).

9. Role a odpovědnosti

10. Bezpečnostní opatření (během doby uchovávání)

Osobní údaje jsou během doby uchovávání chráněny těmito technickými a organizačními opatřeními (KVKK čl. 12):

• Ve víceklientské architektuře (multi-tenant) se uplatňuje zásada výchozího odepření (default-deny) s povinným tenant_id v každé tabulce a zásadami zabezpečení na úrovni řádků (Row Level Security) (37/37 tabulek, 86 zásad); únik údajů mezi nájemci je tak technicky vyloučen.
• Přístup k tabulkám obsahujícím zdravotní údaje je omezen na příslušného klienta, přiděleného specialistu a správce tenanta; kontrola přístupu se vynucuje na úrovni databáze (RLS). Poznámky z lekcí nelze po odeslání měnit/mazat (append-only); u formulářů anamnézy nemá žádný uživatel (včetně správců) oprávnění k mazání.
• Režim podpory superadministrátora (impersonation) je časově omezený (30 minut) a ve výchozím stavu pouze pro čtení; zápisové operace a přístup ke zdravotním údajům podléhají samostatným krokům vyžadujícím dodatečné schválení; v žádném scénáři impersonation se neotevírá zápisový přístup k tabulkám zdravotních údajů. (Toto omezení se týká relací impersonation spouštěných člověkem; automatické procesy cron se service-role jsou samostatnou vrstvou – viz oddíl 5.7.)
• Při přenosu údajů se používá šifrování mezi koncovými body (TLS); v mobilní aplikaci se tokeny relace ukládají šifrovaně v zabezpečeném hardwarově podporovaném úložišti klíčů zařízení (Keychain/Keystore).
• Na citlivých obrazovkách jsou zavedena technická opatření k omezení pořizování snímků obrazovky.
• U účtů superadministrátorů je povinné dvoufázové ověření (2FA/MFA).
• Ověřování kryptografického podpisu oznámení (webhooků) týkajících se platebních operací je v architektuře předpokládáno a uplatňuje se; práce na úplném dokončení příslušné konfigurace/správy klíčů ve všech prostředích (včetně produkčního) pokračují.
• Tato bezpečnostní opatření se průběžně přezkoumávají a zlepšují; žádné technické opatření však nezaručuje absolutní bezpečnost a v rámci těchto Zásad se neposkytuje závazek absolutní bezpečnosti.

11. Další zpracovatelé a lokalizace údajů

Během doby uchovávání jsou osobní údaje zpracovávány nebo hostovány prostřednictvím následujících dalších zpracovatelů/poskytovatelů služeb. Smlouvy s těmito poskytovateli obsahují povinnosti, podle nichž mohou být údaje zpracovávány pouze za účelem poskytnutí uvedené služby; tento vztah se netýká dob uchovávání, ale technického prostředí, v němž jsou údaje hostovány – provedení rozhodnutí o likvidaci se technicky uskutečňuje i u těchto poskytovatelů. Níže uvedená tabulka zároveň naplňuje právo „znát třetí osoby, kterým byly údaje předány“ podle čl. 11/4 KVKK:

Dále:

• E-mailová infrastruktura: Servisní e-maily se odesílají prostřednictvím Google Workspace (Google); ověřovací e-maily spouští Supabase Auth. Propagační e-maily se zasílají pouze za podmínky samostatného souhlasu a registrace v İYS. Push oznámení se doručují prostřednictvím Apple (APNs) a Google (FCM).
• Analytický nástroj: Analytický nástroj třetí strany (např. Google Analytics) se nepoužívá. Měření užívání produktu v aplikaci není v současnosti aktivní; bude-li aktivováno, měření se zapisuje do tabulky první strany ve vlastní databázi Corenty (Supabase, Frankfurt/Německo), neobsahuje zdravotní údaje ani volný text a před jeho aktivací budou tyto Zásady aktualizovány; po aktivaci bude doba uchovávání záznamů měření uvedena v těchto Zásadách.
• Sledování chyb: Nástroj třetí strany pro sledování chyb se nepoužívá; chyby klientského softwaru se zaznamenávají do vlastní databáze Corenty.
• Infrastruktura pro platby přímo kreditní kartou přes web neexistuje; platby se provádějí výhradně prostřednictvím mechanismů nákupů v aplikaci (IAP) Apple/Google; konečnou fakturu/účtenku vystavují Apple/Google (viz oddíl 4, řádek 6).

Sdílení údajů s výše uvedenými dalšími zpracovateli probíhá pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí příslušné služby a v rámci čl. 8/čl. 9 KVKK. Předávání do zahraničí: Všichni výše uvedení poskytovatelé zpracovávají údaje mimo Turecko; i hostování v Německu je předáváním do zahraničí ve smyslu KVKK. Protože jsou tato předávání pravidelná a trvalá, nezakládají se na výslovném souhlasu; budou se zakládat na standardních smlouvách vyhlášených Kurulem podle čl. 9/4-c. Ke dni tohoto textu nebyly standardní smlouvy dosud podepsány ani ohlášeny Kurulu; každá smlouva bude ohlášena Kurulu do 5 pracovních dnů od podpisu a tato tabulka bude aktualizována o data. Kurul nevyhlásil pro tyto země žádné rozhodnutí o odpovídající ochraně (poslední kontrola: 11. října 2026). Tento seznam může být aktualizován v závislosti na změnách poskytovatelů služeb; aktuální seznam lze sledovat v Zásadách ochrany osobních údajů a/nebo na příslušné informační obrazovce v produktu Corenta.

12. Registrace ve VERBİS

Teta Studio není ke dni tohoto dokumentu registrováno ve VERBİS. Povinnost registrace se posuzuje podle kritérií rozhodnutí Kurulu č. 2025/1572 (hranice výjimky pro správce osobních údajů, jejichž hlavní činností je zpracování zvláštních kategorií údajů, je 10 zaměstnanců ročně a rozvaha 10 milionů TL) a 2025/2393 (kritérium počtu zaměstnanců pro ty, kdo nevedou účetnictví na bázi rozvahy). Protože Teta Studio zpracovává klinické zdravotní údaje nikoli jako správce osobních údajů, ale jako zpracovatel, provádí se posouzení podle těchto kritérií u jeho vlastních činností správce osobních údajů (části A a C). Po dokončení písemného posudku a potvrzení od Kurumu (ALO 198) bude tento oddíl aktualizován s datem a odůvodněním; bude-li registrace vyžadována, provede se před pokračováním v činnosti.

Upřesnění podle rolí: Povinnost registrace ve VERBİS se posuzuje pro kontext firemního webu (formulář pro předběžný přístup corenta.app), v němž Corenta jedná jako Správce osobních údajů, a její stav je vysvětlen výše. V kontextu produktu SaaS (app.corenta.app) je Správcem osobních údajů klientů Klinika, a proto je třeba existenci povinnosti registrace ve VERBİS posoudit samostatně a nezávisle podle vlastních kritérií každé Kliniky (počet zaměstnanců, roční objem zpracování údajů, oblast činnosti, rozhodnutí Kurulu o výjimkách atd.); toto posouzení a případná povinnost registrace náleží Klinice a nelze je přenést na Corentu.

13. Aktualizace Zásad

Tyto Zásady mohou být aktualizovány v souladu se změnami právních předpisů, rozhodnutími Kurulu, vývojem technické infrastruktury Corenty (např. doplněním kontroly PII v textu volného obsahu poznámek z lekcí uvedené v oddílu 4, řádek 3, a v oddílu 6.2, napojením dokladů k ověření specialistů (specialist-verification-docs) uvedených v oddílu 5.4/oddílu 4, řádek 11, na proces uzavření tenanta, ověřením/zavedením čištění push tokenů uvedeného v oddílu 4, řádek 10, a v oddílu 7, bod 4, zavedením automatického mechanismu kontroly údajů z formuláře pro předběžný přístup uvedeného v oddílu 7, bod 3, vývojem procesu přenositelnosti údajů uvedeného v oddílu 8.2, dokončením právních základů předávání do zahraničí v oddílu 11, změnou seznamu dalších zpracovatelů) nebo se změnami obchodních procesů. Aktuální verze se zveřejňuje na příslušných platformách Corenty (firemní web a/nebo v aplikaci) a u ustanovení, která jsou v rozporu s předchozí verzí, je rozhodující aktuální verze. O podstatných změnách budou uživatelé/Kliniky navíc informováni, pokud je to proveditelné.

14. Kontakt

S dotazy k těmto Zásadám nebo k uchovávání/likvidaci osobních údajů:

E-mail: hello@corenta.app Správce osobních údajů: Mertcan Demir – fyzická osoba podnikající pod obchodním označením „Teta Studio“ Podpora: support@corenta.app Oblast služby: Corenta se nabízí globálně prostřednictvím App Store a Google Play v zemích, kde jsou tyto obchody dostupné. Doby v těchto Zásadách se vztahují na uživatele ve všech zemích; stanoví-li kogentní předpisy některé země kratší lhůtu pro výmaz nebo delší povinnost uchovávání, použije se toto ustanovení.

Poslední aktualizace: 19. října 2026 Verze 1.9 · 19. října 2026