CORENTA — CHÍNH SÁCH LƯU TRỮ VÀ LOẠI BỎ DỮ LIỆU

Bản dịch này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin; văn bản tiếng Thổ Nhĩ Kỳ là văn bản có giá trị pháp lý ràng buộc.

Xóa người tập không có tài khoản: Thao tác Xóa của quản trị viên cơ sở được coi là một yêu cầu; hồ sơ bị gỡ ngay khỏi danh sách đang hoạt động và sau 30 ngày, thông tin danh tính/liên hệ cùng các trường sức khỏe của người tập (nhóm máu, dị ứng, tình trạng mãn tính, thuốc) bị xóa/làm trống (xem 5.0). Phần mô tả chung về xóa tài khoản dưới đây không được hiểu là nghĩa vụ xóa vĩnh viễn dòng hồ sơ người tập trong phạm vi đặc thù này. Hồ sơ phiếu thông tin sức khỏe, số đo, ghi chú buổi tập và tài chính tiếp tục tuân theo các quy định lưu trữ riêng của chúng.

Ngày có hiệu lực / cập nhật lần cuối: ngày 19 tháng 10 năm 2026 Phiên bản: 1.9 Bên kiểm soát dữ liệu / đơn vị phát hành: Mertcan Demir — doanh nghiệp tư nhân với tên thương mại "Teta Studio"

Nhật ký thay đổi

• 1.9 — ngày 19 tháng 10 năm 2026: Cụm từ "chỉ Thổ Nhĩ Kỳ" tại Mục 14 được thay bằng việc cung cấp toàn cầu; thời hạn lưu trữ không thay đổi.
• 1.8 — ngày 19 tháng 10 năm 2026: Phiên bản phát hành; ngày có hiệu lực là ngày 19 tháng 10 năm 2026. Bổ sung vào Mục 4 dòng tin nhắn nhóm của cơ sở và bản sao tin nhắn được giữ riêng để đội ngũ xem xét (Dòng 12); danh sách loại bỏ định kỳ tại Mục 7 được mở rộng tương ứng; thông tin MERSİS và KEP còn trống được loại khỏi bảng 1.3.
• 1.7 — ngày 11 tháng 10 năm 2026: Theo đợt rà soát tuân thủ ngày 11 tháng 10 năm 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): cụm từ "Supabase/Frankfurt không phải là chuyển dữ liệu ra nước ngoài" tại §11 được bỏ và mục chuyển dữ liệu ra nước ngoài được viết theo nội dung Điều 9 Luật số 6698 sau năm 2024 (các hợp đồng mẫu chưa được ký); cụm từ "ẩn danh" đối với hồ sơ sức khỏe/lâm sàng/tài chính được sửa thành lưu trữ hạn chế sau khi cắt liên kết với cá nhân (văn bản tự do của ghi chú buổi tập không bị thay đổi); căn cứ pháp lý của dòng bằng chứng đồng ý được sửa thành Điều 5 khoản 2 điểm e (dẫn chiếu sai tới Điều 20 khoản 2 được bỏ); dòng biểu mẫu truy cập sớm được cập nhật theo việc tách thông báo khỏi chấp thuận nhận thông điệp thương mại; bổ sung nguyên tắc loại bỏ định kỳ 6 tháng cho các loại dữ liệu không có cơ chế loại bỏ tự động; thông tin danh tính được sửa thành doanh nghiệp tư nhân; mục VERBİS được viết theo các quyết định năm 2025 của Hội đồng.
• 1.6 — ngày 10 tháng 10 năm 2026: Expo (Expo Push Notification Service) được loại khỏi hồ sơ bên xử lý phụ/bên xử lý; thông báo đẩy chỉ được gửi qua Apple (APNs) và Google (FCM), Expo/EAS chỉ là công cụ xây dựng ứng dụng và không xử lý dữ liệu của người dùng cuối.
• 1.5 — ngày 10 tháng 10 năm 2026: Cụm từ liên quan đến việc lựa chọn Google Analytics được bỏ; làm rõ rằng không sử dụng công cụ phân tích của bên thứ ba và làm rõ các bên xử lý thông báo đẩy.
• 1.4 — ngày 4 tháng 10 năm 2026: Văn bản hiện có được cố định làm phiên bản đã phê duyệt. Phiên bản này chỉ bổ sung: xóa tài khoản (quyền truy cập bị cắt ngay, dữ liệu cá nhân bị xóa/ẩn danh hóa, hồ sơ thanh toán cần lưu trữ theo luật được lưu trữ không kèm danh tính; không có thời hạn hoàn tác); xóa các trường sức khỏe của người tập khi hết 30 ngày; thời hạn 7 ngày cho biên lai mồ côi; giữ kín thông tin liên hệ của người tập trong chế độ hỗ trợ; đo lường phía máy chủ không kèm danh tính; email dịch vụ và Google Workspace; các bên xử lý thông báo đẩy; địa chỉ hỗ trợ; thị trường (Thổ Nhĩ Kỳ).
• 1.3 — ngày 7 tháng 7 năm 2026 (cập nhật ngày 4 tháng 8 năm 2026): phiên bản trước.

Lưu ý quan trọng về tư cách Bên kiểm soát dữ liệu / Bên xử lý dữ liệu: Chính sách lưu trữ và loại bỏ dữ liệu này ("Chính sách") quy định thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân được xử lý trong phạm vi dịch vụ phần mềm Corenta ("Dịch vụ" hoặc "Ứng dụng") do Mertcan Demir ("Corenta", "Teta Studio", "Công ty"), người hoạt động dưới dạng doanh nghiệp tư nhân với tên thương mại "Teta Studio", phát triển và vận hành, các tiêu chí làm căn cứ xác định các thời hạn này, và các phương pháp xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa các dữ liệu này khi thời hạn lưu trữ kết thúc hoặc lý do xử lý không còn.

Chính sách này được soạn thảo trong khuôn khổ Luật số 6698 về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân ("KVKK"), Quy định về việc xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân ("Quy định") và các văn bản pháp luật liên quan khác, và là một phần không thể tách rời của bản kiểm kê hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của Corenta. Chính sách này cần được đọc cùng với Văn bản thông báo/Chính sách quyền riêng tư liên quan, nơi giải thích chi tiết mục đích xử lý dữ liệu và căn cứ pháp lý; tài liệu này chỉ quy định thời hạn lưu trữ và thủ tục loại bỏ, không nhằm tự mình đáp ứng toàn bộ nghĩa vụ thông báo theo Điều 10 KVKK.

1. Mục đích và phạm vi

1.1. Mục đích

Mục đích của Chính sách này là giải thích các tiêu chí xác định thời hạn tối đa cần thiết cho mục đích xử lý của dữ liệu cá nhân do Corenta xử lý, việc áp dụng các thời hạn được pháp luật quy định, và các thủ tục và nguyên tắc liên quan đến việc xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân đã hết thời hạn lưu trữ. Chính sách này được soạn thảo dựa trên các Điều 5, 6, 7, 10, 11 và 12 của KVKK và các điều liên quan của Quy định.

1.2. Phạm vi và phân chia vai trò — Cảnh báo quan trọng

Chính sách này bao gồm hai lĩnh vực riêng biệt mà Corenta xử lý dữ liệu với hai tư cách khác nhau; sự phân biệt này được áp dụng nhất quán trong toàn bộ Chính sách và ảnh hưởng trực tiếp đến cách diễn giải bảng thời hạn lưu trữ:

(a) Bối cảnh trang web doanh nghiệp (corenta.app — biểu mẫu yêu cầu truy cập sớm/demo): Đối với dữ liệu cá nhân mà các khách hàng doanh nghiệp tiềm năng quan tâm đến sản phẩm gửi qua biểu mẫu đăng ký truy cập sớm, Corenta/Teta Studio hành động trực tiếp với tư cách Bên kiểm soát dữ liệu theo Điều 3 KVKK.

(b) Bối cảnh sản phẩm SaaS (app.corenta.app): Đối với dữ liệu cá nhân thuộc về người tập của chính các trung tâm pilates lâm sàng, vật lý trị liệu, reformer, chăm sóc sức khỏe/massage và yoga ("Tenant", "Doanh nghiệp" hoặc "Cơ sở") sử dụng nền tảng Corenta theo hình thức đăng ký ("Người tập là chủ thể dữ liệu"), do các cơ sở này nhập vào nền tảng (thông tin liên hệ, phiếu thông tin sức khỏe, ghi chú buổi tập, dữ liệu lịch hẹn/gói v.v.), Cơ sở là Bên kiểm soát dữ liệu theo Điều 3 KVKK; Corenta/Teta Studio chỉ cung cấp dịch vụ hạ tầng kỹ thuật với tư cách Bên xử lý dữ liệu, theo chỉ dẫn của Cơ sở. Nghĩa vụ thông báo cho người tập, việc xin sự đồng ý rõ ràng và quyết định cuối cùng về lưu trữ/loại bỏ đối với dữ liệu người tập thuộc trách nhiệm pháp lý của Cơ sở. Corenta hỗ trợ về mặt kỹ thuật việc thực hiện các nghĩa vụ này trong sản phẩm (cơ chế ghi nhận đồng ý consent_logs, màn hình xác nhận KVKK trên di động kvkk.tsx, dấu vết kiểm toán), nhưng không tiếp nhận hoặc gánh vác nghĩa vụ tuân thủ KVKK của Cơ sở. Các thời hạn lưu trữ được giải thích cho bối cảnh này trong Chính sách này cho biết Corenta, với tư cách bên xử lý dữ liệu, thực tế lưu giữ các dữ liệu này trong hạ tầng của mình bao lâu; quyết định và thời hạn loại bỏ cuối cùng có thể được hình thành theo chỉ dẫn của Cơ sở và pháp luật mà Cơ sở phải tuân theo.

Chính sách này cũng bao gồm, ở mức nguyên tắc chung, các quy trình lưu trữ/loại bỏ dữ liệu cá nhân của nhân viên, đối tác kinh doanh và nhà cung cấp của Corenta; tuy nhiên trọng tâm chính của Chính sách là dữ liệu khách hàng/người tập được định nghĩa tại điểm (a) và (b) ở trên.

1.3. Thông tin về Bên kiểm soát dữ liệu / Bên xử lý dữ liệu

1.4. Văn bản pháp luật làm căn cứ

• Luật số 6698 về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân,
• Quy định về việc xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân (Công báo ngày 28.10.2017, số 30224),
• Hướng dẫn về việc xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân và các quyết định của Hội đồng Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân ("Hội đồng"),
• Bộ luật Thương mại Thổ Nhĩ Kỳ số 6102 (lưu giữ sổ sách và chứng từ thương mại),
• Luật Thủ tục Thuế số 213 (lưu giữ hồ sơ tài chính),
• Các văn bản pháp luật chuyên ngành liên quan khác (trong phạm vi có thể áp dụng, bao gồm pháp luật về cung cấp dịch vụ y tế).

2. Định nghĩa

3. Tiêu chí xác định thời hạn lưu trữ và loại bỏ (KVKK Điều 5, Điều 6)

3.1. Các lý do cần lưu trữ

Tại Corenta, dữ liệu cá nhân được lưu giữ chỉ trong thời hạn được pháp luật liên quan quy định rõ ràng hoặc trong thời gian cần thiết cho mục đích xử lý. Khi xác định thời hạn lưu trữ, các tiêu chí sau được làm căn cứ:

1. Có nghĩa vụ lưu trữ theo luật không? (Ví dụ: thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với hồ sơ tài chính theo Bộ luật Thương mại Thổ Nhĩ Kỳ, Luật Thủ tục Thuế.)
2. Dữ liệu được xử lý cho mục đích nào và mục đích đó còn hiệu lực không? (KVKK Điều 5 khoản 2 — nguyên tắc giới hạn mục đích.)
3. Có cần thiết cho việc giao kết/thực hiện hợp đồng không? (Ví dụ: dữ liệu lịch hẹn và gói khi quan hệ gói đăng ký/dịch vụ vẫn đang tiếp diễn.)
4. Có cần thiết cho việc xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ một quyền (như một phương tiện chứng minh trong một tranh chấp pháp lý có thể xảy ra) không? (Có xem xét các thời hiệu chung của Luật Nghĩa vụ.)
5. Có sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu không và sự đồng ý này còn hiệu lực không?
6. Corenta hoặc Cơ sở có lợi ích hợp pháp không? (Ví dụ: nhật ký bảo mật, phát hiện gian lận/lạm dụng.)
7. Dữ liệu có thuộc loại dữ liệu nhạy cảm (sức khỏe) không? Trong trường hợp này, theo Điều 6 KVKK, áp dụng hạn chế truy cập và yêu cầu lý giải chặt chẽ hơn; thời hạn lưu trữ không bao giờ được kéo dài ngoài mục đích.

Nếu không có tiêu chí nào ở trên đòi hỏi lưu trữ một dữ liệu cá nhân nhất định, dữ liệu đó sẽ bị xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa ngay lập tức.

3.2. Các lý do cần loại bỏ

Dữ liệu cá nhân bị xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa theo yêu cầu của cá nhân liên quan hoặc do Corenta/Cơ sở chủ động thực hiện trong các trường hợp sau:

a) Các quy định pháp luật làm căn cứ cho việc xử lý bị sửa đổi hoặc bãi bỏ, b) Mục đích đòi hỏi việc xử lý hoặc lưu trữ không còn, c) Chủ thể dữ liệu rút lại sự đồng ý trong các trường hợp xử lý dựa trên sự đồng ý rõ ràng, d) Chủ thể dữ liệu yêu cầu xóa/hủy trong khuôn khổ các quyền theo Điều 11 KVKK và yêu cầu này được chấp nhận (yêu cầu xóa tài khoản), e) Thời hạn lưu trữ dữ liệu cá nhân đã hết và không còn bất kỳ lý do pháp lý nào đòi hỏi lưu trữ, f) Hợp đồng chưa từng được giao kết, vô hiệu, bị chấm dứt hoặc bị hủy bỏ, g) Yêu cầu xóa tài khoản được hoàn tất cuối cùng trong quy trình được nêu tại Điều 5 của Chính sách này.

4. Bảng loại dữ liệu, thời hạn lưu trữ và phương pháp loại bỏ

Bảng dưới đây trình bày các loại dữ liệu cá nhân chính được xử lý trong hạ tầng Corenta, thời hạn lưu trữ, lý do và phương pháp loại bỏ được áp dụng khi hết thời hạn. Trừ khi có ghi chú rõ ràng khác, quy tắc chung là: "Trong thời gian tài khoản/hồ sơ liên quan còn hoạt động + 30 ngày kể từ khi yêu cầu xóa tài khoản được tiếp nhận xử lý." Bảng cần được đọc cùng với quy trình xóa tài khoản được giải thích tại Mục 5. Đối với một số loại dữ liệu, bước khi hết 30 ngày của quy trình này không phải là DELETE (xóa vĩnh viễn) mà là ẩn danh hóa — sự phân biệt này được nêu rõ tại các dòng liên quan và tại Mục 6.2.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Ghi chú 1: Cụm từ "trong thời gian tài khoản/tenant còn hoạt động" trong bảng trên chỉ khoảng thời gian gói đăng ký Corenta của Cơ sở liên quan còn tiếp diễn và hồ sơ người tập chưa bị Cơ sở xóa. Việc Cơ sở xóa dữ liệu thuộc về người tập của mình khi nào được xác định trong khuôn khổ chính sách KVKK của chính Cơ sở (với tư cách Bên kiểm soát dữ liệu) và quan hệ của Cơ sở với người tập; Corenta cung cấp khả năng kỹ thuật cho quy trình này.

Ghi chú 2: Thời hạn 2 năm tại Dòng 7 (Hồ sơ dấu vết kiểm toán) và 5 năm tại Dòng 8 (Hồ sơ đồng ý) là các thời hạn lưu trữ cố định do Corenta xác định (khác với thời hạn của Bộ luật Thương mại/Luật Thủ tục Thuế tại Dòng 6, chúng không trực tiếp dựa trên một quy định pháp luật; là cam kết tự ràng buộc được xác định trong khuôn khổ lợi ích hợp pháp và nghĩa vụ chứng minh tại KVKK Điều 5 khoản 2 điểm f). Hiện hệ thống không vận hành cơ chế xóa tự động khi hết thời hạn lưu trữ vào cuối các thời hạn này — khi hết thời hạn, thao tác xóa/ẩn danh hóa được thực hiện thủ công, và khi tự động hóa được đưa vào sử dụng, Chính sách này sẽ được cập nhật. Cụm từ "tối đa 2 năm" tại Dòng 9 (Dữ liệu biểu mẫu truy cập sớm) có phạm vi khác và, như được giải thích tại dòng của nó, thể hiện một giới hạn trên pháp lý riêng.

5. Quy trình xóa tài khoản — Vận hành từ đầu đến cuối

Để đáp ứng về mặt kỹ thuật yêu cầu xóa của chủ thể dữ liệu theo Điều 11 KVKK, Corenta áp dụng một kiến trúc xóa hai giai đoạn cân bằng giữa trải nghiệm người dùng và nhu cầu bảo mật dữ liệu/chứng minh pháp lý: xóa mềm tức thì (soft-delete) và sau đó là xóa vĩnh viễn khi hết 30 ngày.

5.0. Thay đổi ngày 4 tháng 10 năm 2026 — ở những điểm mâu thuẫn với 5.1–5.7, điều này được ưu tiên áp dụng

Xóa tài khoản (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Khi yêu cầu xóa được xác nhận, quyền truy cập tài khoản bị cắt ngay lập tức (các phiên bị kết thúc, không thể đăng nhập); dữ liệu cá nhân bị xóa hoặc ẩn danh hóa (tên, email, điện thoại, hình ảnh cùng thông tin danh tính/liên hệ của người tập và các trường sức khỏe — nhóm máu, dị ứng, tình trạng mãn tính, thuốc — được làm sạch); hồ sơ thanh toán và thu nhập cần lưu trữ theo luật không bị xóa; được lưu trữ với quyền truy cập bị hạn chế sau khi cắt liên kết với cá nhân. Không có thời hạn hoàn tác sau khi yêu cầu; việc xóa vĩnh viễn hồ sơ xác thực và các tệp được hoàn tất trong quy trình nền ba mươi ngày hiện có.

Xóa hồ sơ người tập và các trường sức khỏe (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Khi doanh nghiệp xóa một hồ sơ người tập không có tài khoản, hồ sơ bị gỡ ngay khỏi danh sách đang hoạt động; sau 30 ngày, các trường sức khỏe của người tập (nhóm máu, dị ứng, tình trạng mãn tính, thuốc) cũng bị xóa/làm trống cùng với thông tin danh tính và liên hệ. Quy tắc lưu trữ của phiếu thông tin sức khỏe, số đo và ghi chú buổi tập không bị ảnh hưởng bởi quy định này.

Tệp biên lai (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Các tệp biên lai không gắn với khoản thanh toán nào (mồ côi) được tự động xóa sau 7 ngày; biên lai gắn với một khoản thanh toán không thể bị xóa bởi bất kỳ vai trò nào.

Thông tin liên hệ của người tập trong chế độ hỗ trợ (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Trong phiên hỗ trợ (siêu quản trị viên) của Corenta, email và số điện thoại của người tập không được hiển thị cho nhân viên hỗ trợ; nhân viên hỗ trợ chỉ có thể xem bản tóm tắt danh tính hạn chế (tên, trạng thái tài khoản, trạng thái hoạt động, ngày tạo).

Quyền ghi các trường sức khỏe (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Các trường sức khỏe của người tập (nhóm máu, dị ứng, tình trạng mãn tính, thuốc) chỉ có thể do chính người tập và chuyên viên được phân công ghi; chủ sở hữu/quản trị viên doanh nghiệp không thể ghi vào các trường này (có thể chỉnh sửa người liên hệ khẩn cấp và các trường danh tính).

Đo lường sản phẩm dùng bí danh: Để cải thiện sản phẩm, chỉ ở phía máy chủ, các sự kiện sử dụng tổng hợp có thể được đo lường bằng mã định danh bí danh của cơ sở; việc đo lường này không bao gồm địa chỉ IP, dữ liệu sức khỏe hay theo dõi nguồn/quảng cáo. Mã định danh bí danh của cơ sở mang tính bí danh (không phải ẩn danh). Tính năng này hiện đang tắt.

5.1. Giai đoạn 1 — Xóa mềm tức thì (Soft-Delete)

Ngay khi người dùng xác nhận yêu cầu xóa tài khoản từ trong ứng dụng, hệ thống thực hiện đồng thời và ngay lập tức các thao tác sau:

1. Hồ sơ của người dùng được vô hiệu hóa bằng cách điền trường deleted_at; tài khoản không còn có thể truy cập/nhìn thấy để sử dụng thông thường và không thể dùng để đăng nhập.
2. Các lịch hẹn đang chờ (chưa diễn ra) của người dùng tự động bị hủy.
3. Các phân công mà người dùng tham gia với tư cách chuyên viên/nguồn lực (ghép cặp người tập-chuyên viên, phân công chương trình) bị gỡ bỏ.
4. Tất cả các sự đồng ý của người dùng bị rút lại (được ghi nhận bằng cách điền trường revoked_at trong các hồ sơ consent_logs).

Ở giai đoạn này, dữ liệu chưa bị xóa về mặt vật lý, nhưng đã trở nên không thể truy cập đối với các mục đích xử lý và hiển thị thông thường. Đây là bước đầu tiên của quy trình xóa mang tính chất "làm cho không thể truy cập" theo nghĩa của Điều 7 KVKK và Quy định.

5.2. Giai đoạn 2 — Xóa vĩnh viễn (Sau 30 ngày)

30 (ba mươi) ngày sau thao tác xóa mềm, một tác vụ theo lịch (cron job) chạy tự động trên hệ thống thực hiện các thao tác sau theo cách không thể đảo ngược:

1. Hồ sơ xác thực của người dùng (auth.users) bị xóa vĩnh viễn và không thể đảo ngược.
2. Các hồ sơ cơ sở dữ liệu gắn với người dùng được xử lý khác nhau theo từng loại: các hồ sơ không có giá trị kinh doanh/chứng minh độc lập (ví dụ: thông báo) bị xóa vĩnh viễn (DELETE/cascade); còn dữ liệu sức khỏe (anamnesis_forms, session_notes, measurements) và các hồ sơ lâm sàng/tài chính (payments, attendance, consent_logs) không bị xóa, liên kết với cá nhân bị cắt — liên kết cá nhân bị cắt ở cấp cơ sở dữ liệu, một số trường văn bản tự do được làm sạch, hồ sơ được giữ lại như hồ sơ đã cắt liên kết cá nhân của tenant với quyền truy cập bị hạn chế (vì văn bản tự do của ghi chú buổi tập không bị thay đổi nên không được coi là ẩn danh) (xem Mục 4 Dòng 2-5, 8, 10 và Mục 6.2).
3. Thao tác này chỉ được kích hoạt tự động trong quy trình nền đặc quyền (được bảo vệ bằng service-role) của hệ thống; không người dùng hay quản trị viên Doanh nghiệp nào, kể cả nhân viên hành chính, có thể khởi động thủ công, kích hoạt sớm hoặc dừng quy trình này thông qua giao diện sản phẩm thông thường — đây là thiết kế bảo mật có chủ ý nhằm ngăn chặn việc xóa sớm/muộn do nhầm lẫn hoặc lạm dụng. (Bảo đảm này bao gồm các giao diện người dùng và quản lý thông thường của sản phẩm; các quy trình vận hành kỹ thuật có thể có quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu ở cấp hạ tầng đặc quyền của hệ thống nằm ngoài phạm vi bảo đảm này và chịu các biện pháp kiểm soát truy cập nội bộ riêng.)

Mục đích của quy trình nền 30 ngày (kể từ ngày 4 tháng 10 năm 2026): Vì quyền truy cập tài khoản bị cắt ngay khi có yêu cầu xóa, thời hạn này không tạo ra khả năng hoàn tác/thay đổi ý định; được dùng để hoàn tất việc xóa vĩnh viễn hồ sơ xác thực và các tệp và xem xét khả năng lạm dụng. Thời hạn này là một thời hạn hợp lý và có giới hạn, phù hợp với nguyên tắc tương xứng theo Điều 5 KVKK. Có thể liên hệ địa chỉ hello@corenta.app về tình trạng yêu cầu xóa.

5.3. Ngoại lệ: Dữ liệu có nghĩa vụ lưu trữ theo luật

Quy trình xóa vĩnh viễn 30 ngày nêu trên không bao gồm các hồ sơ được nêu tại Mục 4, Bảng Dòng số 6 (Siêu dữ liệu gói đăng ký/giao dịch) có nghĩa vụ lưu trữ pháp định theo Bộ luật Thương mại Thổ Nhĩ Kỳ/Luật Thủ tục Thuế. Các hồ sơ này, ngay cả khi tài khoản bị xóa vĩnh viễn, vẫn được lưu giữ riêng cho đến khi hết thời hạn lưu trữ pháp định liên quan, tách khỏi mục đích xử lý dữ liệu cá nhân và với quyền truy cập bị hạn chế chỉ nhằm thực hiện nghĩa vụ pháp định. Tương tự, các hồ sơ dấu vết kiểm toán (audit_logs) và phần cốt lõi tối thiểu phục vụ chứng minh của hồ sơ đồng ý (xem Mục 4, Dòng 7-8) cũng có thể tiếp tục được lưu giữ ngoài thời hạn 30 ngày này, vì một mục đích riêng và có giới hạn, với lý do lợi ích hợp pháp/chứng minh pháp lý. Việc các thời hạn thuộc ngoại lệ này không tương ứng với một cơ chế kỹ thuật được áp dụng tự động trong hệ thống đã được nêu rõ tại Ghi chú 2 của Mục 4.

5.4. Giải thích riêng về các tệp đính kèm được lưu trữ (Quan trọng — Minh bạch)

Theo nguyên tắc minh bạch, xin nêu rõ: Trong quá trình xóa vĩnh viễn, các hồ sơ cơ sở dữ liệu (hồ sơ cá nhân, lịch hẹn, phân công, đồng ý v.v.) bị xóa hoàn toàn hoặc (đối với hồ sơ sức khỏe/lâm sàng/tài chính, xem Mục 6.2) bị ẩn danh hóa; còn các tệp đính kèm thuộc về người dùng được lưu trong một khu vực lưu trữ (Storage) riêng được xử lý như sau: ảnh đại diện/ảnh hồ sơ, tài liệu/ảnh đính kèm phiếu thông tin sức khỏe và hình ảnh chứng từ thanh toán được tự động (best-effort) xóa khỏi Storage như một phần của bước xóa vĩnh viễn — đây là hành vi đã được xác minh và đang thực sự vận hành trong hệ thống. Nếu thao tác xóa trong một bucket thất bại, tình trạng này được ghi nhật ký; nhưng không cản trở việc làm sạch các bucket khác hoặc các bước ẩn danh hóa/xóa vĩnh viễn của tài khoản (thiết kế best-effort).

Giới hạn trung thực: Loại tệp duy nhất nằm ngoài phạm vi của quy trình tự động này là tài liệu xác minh danh tính/bằng cấp được tải lên trong quy trình đăng ký chuyên viên/độc lập (bucket specialist-verification-docs). Về mặt kỹ thuật, các tài liệu này không gắn với người dùng mà gắn với quy trình xác minh của tenant (Cơ sở) liên quan và không mang tham chiếu người dùng trong hồ sơ cơ sở dữ liệu; vì vậy chưa thể tự động đưa vào quy trình xóa tài khoản người dùng hiện tại. Việc loại bỏ tài liệu này sẽ được xử lý riêng trong quy trình Cơ sở liên quan đóng tài khoản/gói đăng ký ở cấp tenant (xem Mục 5.6); cho đến khi hoàn tất, các yêu cầu ngoại lệ được đánh giá thủ công qua hello@corenta.app.

Vì vậy, Chính sách này không đưa ra cam kết tuyệt đối rằng với yêu cầu xóa tài khoản "toàn bộ dữ liệu/tệp thuộc về người dùng sẽ bị xóa đầy đủ và ngay lập tức" (đặc biệt về phần còn sót kỹ thuật trong bản sao lưu, xem Mục 6.3, và về ngoại lệ nêu trên); tuy nhiên, đối với các loại tệp được mô tả ở trên, việc xóa tự động đang thực sự được áp dụng.

5.5. Ghi chú riêng về dữ liệu sức khỏe

Dữ liệu sức khỏe nhạy cảm như phiếu thông tin sức khỏe, ghi chú buổi tập và hồ sơ số đo cũng tuân theo quy trình xóa chung nêu trên (xóa mềm → 30 ngày → xóa vĩnh viễn); tuy nhiên, như được giải thích tại Mục 4 Dòng 2-4 và Mục 6.2, ở các bảng này bước xóa vĩnh viễn được áp dụng bằng cách cắt liên kết cá nhân và làm sạch một phần — hồ sơ không bị DELETE, liên kết cá nhân bị cắt và một số trường văn bản tự do được làm sạch; hồ sơ lâm sàng (đặc biệt là nội dung append-only của ghi chú buổi tập) được lưu giữ như hồ sơ đã cắt liên kết cá nhân của tenant với quyền truy cập bị hạn chế và không được coi là ẩn danh. Ngoài ra, do loại dữ liệu này gắn chặt với các hồ sơ mà Cơ sở lưu giữ với tư cách bên kiểm soát dữ liệu, yêu cầu xóa tài khoản/dữ liệu của một người tập có thể mâu thuẫn với các nghĩa vụ lưu trữ pháp định của chính Cơ sở (ví dụ: yêu cầu lưu giữ hồ sơ có thể phát sinh từ pháp luật về cung cấp dịch vụ y tế); phương pháp cắt liên kết cá nhân và lưu trữ hạn chế nhằm cân bằng hai nghĩa vụ này (quyền của người tập đối với dữ liệu cá nhân và nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của Cơ sở). Trong những trường hợp như vậy, người ra quyết định cuối cùng là Cơ sở với tư cách bên kiểm soát dữ liệu; Corenta hành động theo chỉ dẫn của Cơ sở.

5.6. Xóa ở cấp Cơ sở (Tenant)

Trong trường hợp một Cơ sở chấm dứt hoàn toàn gói đăng ký Corenta của mình, cùng kiến trúc hai giai đoạn (xóa mềm → 30 ngày → xóa vĩnh viễn) cũng được áp dụng cho dữ liệu tenant thuộc về Cơ sở và mọi hồ sơ người tập thuộc tenant này. Vì Cơ sở là Bên kiểm soát dữ liệu đối với người tập của mình, trước khi chấm dứt gói đăng ký, Cơ sở có nghĩa vụ thông báo cho người tập trong khuôn khổ các nghĩa vụ KVKK của mình; nghĩa vụ này không thể chuyển giao cho Corenta.

5.7. Mối liên hệ với chế độ hỗ trợ siêu quản trị viên (Impersonation)

Các quy trình xóa tài khoản và lưu trữ vận hành độc lập với cơ chế hỗ trợ/impersonation của Corenta. Các phiên impersonation có thời hạn (30 phút) và mặc định chỉ đọc; việc truy cập các loại dữ liệu sức khỏe (phiếu thông tin sức khỏe, ghi chú buổi tập, số đo) đòi hỏi một bước phê duyệt riêng (health_data_enabled) và các thao tác ghi/xóa trên các bảng này trong bất kỳ điều kiện nào cũng không được phép thông qua impersonation (các chính sách RLS không có bất kỳ ngoại lệ nào cho impersonation). Làm rõ: Hạn chế ở đây liên quan đến các phiên impersonation do con người kích hoạt, trong đó một nhân viên hỗ trợ đăng nhập và thao tác thủ công; quy trình cron service-role tự động (không có sự can thiệp của con người) được giải thích tại Mục 5.2 là một lớp tách biệt với hạn chế này và không bị ảnh hưởng bởi nó — hạn chế impersonation không cản trở cơ chế xóa vĩnh viễn tự động trong quy trình xóa tài khoản và không được nhầm lẫn với cơ chế đó. Do đó, các quy trình xóa tài khoản/loại bỏ chỉ được thực hiện thông qua các cơ chế tự động được định nghĩa trong Chính sách này.

6. Phương pháp loại bỏ

Theo Điều 8 và các điều tiếp theo của Quy định, các phương pháp xóa/hủy/ẩn danh hóa được áp dụng theo từng môi trường lưu trữ được giải thích dưới đây.

6.1. Xóa

Là thao tác làm cho dữ liệu cá nhân hoàn toàn không thể truy cập và không thể sử dụng lại đối với những người dùng liên quan (bao gồm người dùng ứng dụng và nhân viên có quyền truy cập bảng quản trị). Tại Corenta, phương pháp này được áp dụng trong quy trình xóa mềm Giai đoạn 1: dù dữ liệu không bị gỡ vật lý khỏi cơ sở dữ liệu, dữ liệu trở nên hoàn toàn không thể truy cập thông qua quyền truy cập và giao diện.

6.2. Hủy (Xóa vĩnh viễn)

Là thao tác làm cho dữ liệu cá nhân hoàn toàn không thể truy cập, không thể khôi phục và không thể sử dụng lại đối với bất kỳ ai. Trong quy trình xóa vĩnh viễn Giai đoạn 2 của Corenta, nguyên tắc này được thực hiện bằng hai phương pháp kỹ thuật khác nhau tùy theo loại dữ liệu:

• Hồ sơ xác thực và các hồ sơ không có giá trị kinh doanh độc lập: Hồ sơ xác thực của người dùng (auth.users) bị xóa không thể đảo ngược trực tiếp bằng DELETE trong quy trình tự động được bảo vệ bằng service-role; các hồ sơ liên quan mà sau khi tài khoản bị xóa không còn giá trị kinh doanh/chứng minh tự thân (ví dụ: thông báo, notifications — xem Mục 4 Dòng 10) bị xóa cùng ở cấp cơ sở dữ liệu bằng ON DELETE CASCADE.
• Hồ sơ sức khỏe, lâm sàng và tài chính: Đối với anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance và consent_logs, bước xóa vĩnh viễn được áp dụng bằng cách cắt liên kết cá nhân và làm sạch một phần (xem Mục 6.6) thay vì DELETE hồ sơ: các cột khóa ngoại nhận dạng cá nhân (client_id, specialist_id, user_id v.v.) được đặt về NULL không thể đảo ngược bằng ràng buộc FK ON DELETE SET NULL; các cột nội dung có thể chứa danh tính rõ ràng hoặc PII dạng văn bản tự do (câu trả lời phiếu thông tin sức khỏe, ghi chú văn bản tự do về số đo/thanh toán, tham chiếu biên lai thanh toán, địa chỉ IP của hồ sơ đồng ý) được hàm anonymize_user_relations() (chỉ service-role có thể gọi, từ chối mặc định) làm sạch hoặc thay bằng một dấu hiệu ẩn danh. Còn nội dung lâm sàng/tài chính dạng số và theo thời gian (ngày, số tiền, giá trị số đo, số dư buổi tập còn lại, trạng thái đến/vắng mặt, thời điểm đưa ra/rút lại sự đồng ý) tiếp tục được lưu giữ như hồ sơ đã cắt liên kết cá nhân của tenant do nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ của Cơ sở và (đối với ghi chú buổi tập) nguyên tắc append-only; vì văn bản tự do của ghi chú buổi tập không bị thay đổi, các hồ sơ này không được coi là ẩn danh và được lưu giữ với quyền truy cập bị hạn chế.

Đối với ghi chú buổi tập (session_notes), ràng buộc append-only không cho phép thay đổi nội dung; chỉ có một ngoại lệ hẹp, dành riêng cho một mục đích duy nhất để đặt các cột liên kết cá nhân (client_id, specialist_id) về NULL — bản thân nội dung ghi chú cũng không bị xóa hay thay đổi ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình này.

Giới hạn: Đối với dữ liệu cá nhân nằm trong văn bản có thể xuất hiện ở các trường văn bản tự do ngoài các cột danh tính rõ ràng (ví dụ: một cái tên xuất hiện trong phần thân của một ghi chú buổi tập), không có cơ chế quét/làm sạch. Vì vậy, các hồ sơ này không được coi là ẩn danh; được lưu giữ như dữ liệu cá nhân với quyền truy cập bị hạn chế và được loại bỏ khi hết thời hạn.

Cả hai phương pháp trên, do được bảo vệ bằng service-role, đều không thể được kích hoạt hoặc hoàn tác thông qua giao diện sản phẩm thông thường.

6.3. Xóa khỏi bản sao lưu (Backup)

Các bản sao lưu cơ sở dữ liệu được tự động ghi đè/loại bỏ sau một khoảng thời gian nhất định trong khuôn khổ chu kỳ sao lưu thông thường (luân phiên). Mặc dù thao tác xóa vĩnh viễn có hiệu lực ngay trên cơ sở dữ liệu chính, cần nêu rõ rằng trong các bản sao lưu đã được tạo trước đó, dữ liệu về mặt kỹ thuật có thể tiếp tục tồn tại cho đến khi hết thời hạn luân phiên sao lưu tiêu chuẩn của nhà cung cấp sao lưu (Supabase). Đây là thông lệ tiêu chuẩn trong phạm vi hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA) của bên xử lý phụ liên quan (Supabase).

6.4. Tệp đính kèm trong khu vực lưu trữ tệp (Storage)

Các tệp như ảnh đại diện, biên lai thanh toán và tệp đính kèm phiếu thông tin sức khỏe do người dùng tải lên được lưu trong một khu vực lưu trữ (Storage) riêng. Xem Mục 5.4 — tình trạng hiện tại của các nội dung này trong quy trình xóa tài khoản (xóa tự động đối với ảnh đại diện/tệp đính kèm phiếu thông tin sức khỏe/biên lai thanh toán, ngoại lệ duy nhất đối với specialist-verification-docs) đã được giải thích chi tiết và minh bạch tại đó.

6.5. Dữ liệu trên giấy

Dữ liệu cá nhân được xử lý trong phạm vi sản phẩm SaaS của Corenta được lưu giữ ở dạng kỹ thuật số; không dự kiến xử lý dữ liệu cá nhân trên giấy. Trong trường hợp ngoại lệ sử dụng giấy trong thư từ thương mại/hành chính của Công ty, việc loại bỏ được thực hiện bằng phương pháp bôi đen/đốt/cắt hủy không thể phục hồi bằng máy hủy giấy.

6.6. Ẩn danh hóa

Như một phần của quy trình xóa vĩnh viễn tài khoản (xem Mục 6.2), Corenta sử dụng phương pháp cắt liên kết cá nhân và làm sạch một phần đối với dữ liệu sức khỏe và hồ sơ lâm sàng/tài chính. Vì văn bản tự do của ghi chú buổi tập không bị thay đổi và ở các doanh nghiệp nhỏ, chuỗi ngày và số đo có thể đủ để nhận dạng lại cá nhân, phương pháp này không phải trong mọi trường hợp đều đáp ứng tiêu chuẩn ẩn danh hóa dưới đây; các hồ sơ này không được coi là ẩn danh, được lưu giữ như dữ liệu cá nhân với quyền truy cập bị hạn chế và được loại bỏ khi hết thời hạn. Ngoài ra, Corenta cũng có thể sử dụng dữ liệu đã được ẩn danh hóa theo cách không thể gắn với một cá nhân đã được xác định hoặc có thể xác định danh tính, cho các mục đích phát triển sản phẩm, phân tích thống kê hoặc nghiên cứu thị trường. Thao tác ẩn danh hóa đòi hỏi dữ liệu phải được làm cho không thể gắn với cá nhân một cách không thể đảo ngược ngay cả khi được kết hợp với các dữ liệu khác; các thao tác che/đặt bí danh được thực hiện khi chưa đạt tiêu chuẩn này không được coi là ẩn danh hóa và vẫn tiếp tục chịu sự điều chỉnh của chế độ xử lý dữ liệu cá nhân. Dữ liệu đã được ẩn danh hóa được đánh giá là nằm ngoài phạm vi KVKK và không chịu các giới hạn về thời hạn lưu trữ trong Chính sách này.

6.7. Lựa chọn phương pháp

Phương pháp loại bỏ được áp dụng do Corenta và/hoặc Cơ sở xác định, có xem xét tính chất của dữ liệu (có phải dữ liệu nhạy cảm hay không), môi trường lưu trữ (cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp, hệ thống nhật ký, hệ thống sao lưu), khả năng pháp lý và kỹ thuật cùng các nguyên tắc được nêu trong các quyết định của Hội đồng và Quy định. Đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm (bao gồm dữ liệu sức khỏe), các thao tác loại bỏ được thực hiện với sự cẩn trọng tối đa.

7. Quy trình loại bỏ định kỳ

Theo Điều 11 của Quy định, Corenta có nghĩa vụ chủ động (không chờ yêu cầu) xóa, hủy hoặc ẩn danh hóa dữ liệu cá nhân đã hết thời hạn lưu trữ và/hoặc mục đích xử lý không còn; thời hạn loại bỏ định kỳ được dự kiến trong phạm vi này không được vượt quá 6 (sáu) tháng. Trong khuôn khổ này, sự phân biệt sau giữa các cơ chế hiện đang thực sự vận hành và chưa vận hành trong hệ thống được nêu rõ:

1. Quy trình xóa vĩnh viễn 30 ngày sau yêu cầu xóa tài khoản được tác vụ theo lịch tự động (cron job) quét định kỳ (hằng ngày) và các tài khoản đã hết hạn được xử lý hàng loạt. Đây là một cơ chế tự động hóa đã được xác minh và hiện đang thực sự vận hành trong hệ thống.
2. Thời hạn lưu trữ được dự kiến cho các hồ sơ dấu vết kiểm toán (audit_logs) được rà soát định kỳ; tuy nhiên, hiện chưa triển khai cơ chế xóa tự động thực hiện việc rà soát này (xem Mục 4, Dòng 7).
3. Thời hạn lưu trữ tối đa được xác định cho dữ liệu biểu mẫu truy cập sớm (xem Mục 4, Dòng 9) là một tham chiếu giới hạn trên pháp lý của nghĩa vụ loại bỏ định kỳ theo Điều 11 của Quy định; tuy nhiên, hiện không có cơ chế quét/xóa tự động tương ứng với thời hạn này trong hệ thống. Đối với loại dữ liệu này, thao tác xóa/ẩn danh hóa được đánh giá thủ công và theo yêu cầu cho đến khi tự động hóa được đưa vào sử dụng (xem Mục 4, Ghi chú 2). Vấn đề này được giữ minh bạch nhất quán với các khẳng định tự động hóa chưa được xác minh khác (xem mục 2 và 4).
4. Việc làm sạch riêng, tự động và định kỳ các mã thông báo đẩy đã hết hạn/không hợp lệ là một cải tiến đã được lên kế hoạch trong lộ trình sản phẩm; chưa xác minh được về mặt kỹ thuật rằng cơ chế này hiện đang thực sự vận hành trong hệ thống (xem Mục 4, Dòng 10). Khi được xác minh hoặc đưa vào sử dụng, Chính sách này sẽ được cập nhật.
5. Loại bỏ định kỳ 6 tháng: Đối với các loại dữ liệu trong Mục này không có cơ chế loại bỏ tự động (dấu vết kiểm toán, bằng chứng cho phép đã cắt liên kết cá nhân, dữ liệu biểu mẫu truy cập sớm, tài liệu xác minh chuyên viên, bản sao kiểm duyệt tin nhắn nhóm), Corenta áp dụng loại bỏ định kỳ 6 tháng một lần và lập biên bản loại bỏ cho mỗi chu kỳ. Chưa có các tác vụ theo lịch để tự động hóa các chu kỳ này; các chu kỳ được thực hiện thủ công.

Quy trình loại bỏ định kỳ, độc lập với các thời hạn được nêu trong Chính sách này, không cản trở yêu cầu xóa/hủy cá nhân mà chủ thể dữ liệu đưa ra theo Điều 11 KVKK; chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu xóa ngay cả khi thời hạn lưu trữ chưa hết, nếu căn cứ pháp lý của hoạt động xử lý liên quan không còn (ví dụ: rút lại sự đồng ý). Đối với các loại dữ liệu chưa được tự động hóa, yêu cầu cá nhân của chủ thể dữ liệu khi được gửi qua hello@corenta.app cũng được đánh giá và giải quyết thủ công.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu và thủ tục gửi yêu cầu (KVKK Điều 11)

8.1. Các quyền theo Điều 11 KVKK

Theo Điều 11 KVKK, chủ thể dữ liệu có các quyền sau:

1. Được biết dữ liệu cá nhân của mình có đang được xử lý hay không,
2. Nếu dữ liệu cá nhân đã được xử lý, yêu cầu cung cấp thông tin về việc đó,
3. Được biết mục đích xử lý dữ liệu cá nhân và việc dữ liệu có được sử dụng phù hợp với mục đích đó hay không,
4. Được biết các bên thứ ba trong nước hoặc nước ngoài mà dữ liệu cá nhân được chuyển tới,
5. Yêu cầu sửa chữa dữ liệu cá nhân trong trường hợp được xử lý không đầy đủ hoặc không chính xác,
6. Yêu cầu xóa hoặc hủy dữ liệu cá nhân trong khuôn khổ Điều 7 KVKK,
7. Yêu cầu thông báo các thao tác được thực hiện theo điểm (5) và (6) ở trên cho các bên thứ ba mà dữ liệu cá nhân đã được chuyển tới,
8. Phản đối việc phát sinh một kết quả bất lợi cho mình do dữ liệu được xử lý bị phân tích hoàn toàn bằng các hệ thống tự động,
9. Yêu cầu bồi thường thiệt hại trong trường hợp bị thiệt hại do dữ liệu cá nhân bị xử lý trái pháp luật.

8.2. Tóm tắt trung thực về việc triển khai kỹ thuật hiện tại

Các vấn đề sau được trình bày như một bản tóm tắt trung thực và thực tế về việc triển khai kỹ thuật hiện tại:

• Yêu cầu xóa (xóa tài khoản): Có thể yêu cầu trực tiếp từ menu cài đặt liên quan trong ứng dụng di động; yêu cầu này được đáp ứng tự động bằng quy trình hai giai đoạn (xóa mềm tức thì → 30 ngày → xóa vĩnh viễn) được giải thích tại Mục 5 (Điều 11 khoản 6).
• Yêu cầu thông tin / khả năng di chuyển dữ liệu: Được đáp ứng bằng cách cung cấp cho chủ thể dữ liệu, trong một thời gian hợp lý, dữ liệu thuộc phạm vi tenant của chính mình ở định dạng có cấu trúc, máy có thể đọc được (hàm export_user_data, phạm vi tenant đã được xác minh). Cơ chế bàn giao của quy trình này (các đặc tính như định dạng tệp, phương thức bàn giao, liên kết tải xuống có chữ ký) đang được liên tục phát triển; trong phạm vi Chính sách này, không đưa ra cam kết về một thời hạn bàn giao nhất định hoặc một định dạng tệp/truy cập cụ thể (Điều 11 khoản 1-2).
• Thông tin về việc chuyển cho bên thứ ba (Điều 11 khoản 4): Thông tin về các bên thứ ba/bên xử lý phụ trong nước/nước ngoài mà dữ liệu cá nhân được chuyển tới được cung cấp trong bảng tại Mục 11 (Bên xử lý phụ và nội địa hóa dữ liệu) của Chính sách này.
• Yêu cầu sửa chữa (Điều 11 khoản 5): Về mặt kỹ thuật có thể được thực hiện thủ công qua bảng quản trị của Cơ sở; không có quy trình "yêu cầu sửa chữa" riêng được tự động hóa. Trong bối cảnh sản phẩm SaaS, các yêu cầu sửa chữa liên quan đến dữ liệu người tập trước hết nên được gửi tới Cơ sở liên quan; Corenta, với tư cách Bên xử lý dữ liệu, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật theo chỉ dẫn của Cơ sở.
• Thông báo cho bên thứ ba (Điều 11 khoản 7): Yêu cầu thông báo các thao tác xóa/sửa chữa cho các bên thứ ba đã nhận dữ liệu được đánh giá khi được gửi qua các kênh nêu trong thủ tục gửi yêu cầu; quy trình này hiện không được tự động mà được thực hiện thủ công.
• Phản đối quyết định tự động/lập hồ sơ (Điều 11 khoản 8): Trong hệ thống không có hoạt động ra quyết định tự động hoặc lập hồ sơ tạo ra kết quả bất lợi cho chủ thể dữ liệu thông qua việc phân tích dữ liệu được xử lý hoàn toàn bằng các hệ thống tự động; do đó, hiện chưa phát sinh nhu cầu về một cơ chế phản đối riêng thực sự được vận hành cho điểm này.
• Theo Điều 13 KVKK, các yêu cầu được giải quyết miễn phí chậm nhất trong vòng 30 ngày (nếu việc xử lý đòi hỏi thêm chi phí, có thể thu phí theo biểu phí do Hội đồng xác định).

8.3. Thủ tục gửi yêu cầu

Các yêu cầu liên quan đến các quyền trên có thể được gửi:

• qua địa chỉ email hello@corenta.app,
• qua các màn hình cài đặt/hỗ trợ liên quan trong ứng dụng,
• hoặc bằng các phương thức khác được KVKK quy định.

tới Corenta.

Ghi chú quan trọng về dữ liệu người tập: Nếu bạn là người tập của một Cơ sở và muốn gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu của mình, trước hết bạn cần gửi yêu cầu tới Cơ sở liên quan (Bên kiểm soát dữ liệu); bởi vì đối với dữ liệu người tập, Cơ sở là người ra quyết định cuối cùng và là bên đối tác. Corenta, với tư cách bên xử lý dữ liệu, cung cấp các công cụ kỹ thuật cần thiết (chức năng xem, xuất, xóa dữ liệu) theo chỉ dẫn của Cơ sở.

9. Vai trò và trách nhiệm

10. Biện pháp bảo mật (Trong suốt thời hạn lưu trữ)

Dữ liệu cá nhân được bảo vệ trong suốt thời hạn lưu trữ bằng các biện pháp kỹ thuật và hành chính sau (KVKK Điều 12):

• Trong kiến trúc đa thuê bao (multi-tenant), áp dụng nguyên tắc từ chối mặc định (default-deny) với yêu cầu bắt buộc tenant_id ở mọi bảng và các chính sách Bảo mật cấp hàng (Row Level Security) (37/37 bảng, 86 chính sách); bằng cách này, rò rỉ dữ liệu giữa các thuê bao được ngăn chặn về mặt kỹ thuật.
• Quyền truy cập các bảng chứa dữ liệu sức khỏe chỉ giới hạn ở người tập liên quan, chuyên viên được phân công và quản trị viên tenant; kiểm soát truy cập được áp dụng ở cấp cơ sở dữ liệu (RLS). Ghi chú buổi tập sau khi gửi không thể bị thay đổi/xóa (append-only); đối với phiếu thông tin sức khỏe, không người dùng nào (kể cả quản trị viên) được cấp quyền xóa.
• Chế độ hỗ trợ siêu quản trị viên (impersonation) có thời hạn (30 phút), mặc định chỉ đọc; các thao tác ghi và truy cập dữ liệu sức khỏe phải qua các bước riêng cần phê duyệt bổ sung; trong bất kỳ kịch bản impersonation nào cũng không mở quyền ghi vào các bảng dữ liệu sức khỏe. (Hạn chế này liên quan đến các phiên impersonation do con người kích hoạt; các quy trình cron service-role tự động là một lớp riêng — xem Mục 5.7.)
• Trong truyền tải dữ liệu, sử dụng mã hóa đầu cuối (TLS); trong ứng dụng di động, mã thông báo phiên được lưu ở dạng mã hóa trong kho khóa an toàn được phần cứng của thiết bị hỗ trợ (Keychain/Keystore).
• Đã áp dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế việc chụp màn hình trên các màn hình nhạy cảm.
• Bắt buộc xác thực hai yếu tố (2FA/MFA) đối với tài khoản siêu quản trị viên.
• Việc xác minh chữ ký mật mã đối với các thông báo (webhook) liên quan đến giao dịch thanh toán đã được dự kiến trong kiến trúc và đang được áp dụng; công việc hoàn tất đầy đủ cấu hình/quản lý khóa liên quan trên mọi môi trường (kể cả prod) vẫn đang tiếp tục.
• Các biện pháp bảo mật này liên tục được rà soát và cải thiện; tuy nhiên không biện pháp kỹ thuật nào bảo đảm an toàn tuyệt đối và trong phạm vi Chính sách này không đưa ra cam kết an toàn tuyệt đối.

11. Bên xử lý phụ và nội địa hóa dữ liệu

Trong suốt thời hạn lưu trữ, dữ liệu cá nhân được xử lý hoặc lưu trữ thông qua các bên xử lý phụ/nhà cung cấp dịch vụ sau. Trong các hợp đồng được ký với các nhà cung cấp này, có quy định các nghĩa vụ nhằm bảo đảm dữ liệu chỉ được xử lý cho mục đích thực hiện dịch vụ đã nêu; mối quan hệ này không thể hiện thời hạn lưu trữ mà thể hiện môi trường kỹ thuật nơi dữ liệu được lưu trữ — việc thực hiện quyết định loại bỏ cũng được tiến hành về mặt kỹ thuật tại các nhà cung cấp này. Bảng dưới đây cũng là sự đáp ứng quyền "được biết các bên thứ ba mà dữ liệu được chuyển tới" theo KVKK Điều 11 khoản 4:

Ngoài ra:

• Hạ tầng email: Email dịch vụ được gửi qua Google Workspace (Google); email xác thực do Supabase Auth kích hoạt. Email quảng bá chỉ được gửi với điều kiện có sự chấp thuận riêng và đăng ký İYS. Thông báo đẩy được gửi qua Apple (APNs) và Google (FCM).
• Công cụ phân tích: Không sử dụng công cụ phân tích của bên thứ ba (ví dụ: Google Analytics). Việc đo lường sử dụng sản phẩm trong ứng dụng hiện chưa được bật; nếu được bật, dữ liệu đo lường sẽ được ghi vào một bảng của bên thứ nhất trong cơ sở dữ liệu của chính Corenta (Supabase, Frankfurt/Đức), không chứa dữ liệu sức khỏe và văn bản tự do, và Chính sách này sẽ được cập nhật trước khi bật; khi được bật, thời hạn lưu trữ của các hồ sơ đo lường sẽ được nêu trong Chính sách này.
• Giám sát lỗi: Không sử dụng công cụ giám sát lỗi của bên thứ ba; lỗi phía máy khách được ghi vào cơ sở dữ liệu của chính Corenta.
• Không có hạ tầng thanh toán trực tiếp bằng thẻ tín dụng qua web; các khoản thanh toán chỉ được thực hiện qua các cơ chế mua trong ứng dụng (IAP) của Apple/Google; hóa đơn/biên lai cuối cùng do Apple/Google lập (xem Mục 4, Dòng 6).

Việc chia sẻ dữ liệu với các bên xử lý phụ nêu trên chỉ được thực hiện trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ liên quan và trong khuôn khổ KVKK Điều 8/Điều 9. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài: Tất cả các nhà cung cấp nêu trên đều xử lý dữ liệu bên ngoài Thổ Nhĩ Kỳ; việc lưu trữ tại Đức cũng là chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo nghĩa của KVKK. Vì các hoạt động chuyển này diễn ra thường xuyên và liên tục, chúng không dựa trên sự đồng ý rõ ràng; sẽ dựa trên các hợp đồng mẫu do Hội đồng công bố theo Điều 9 khoản 4 điểm c. Tính đến ngày của văn bản này, các hợp đồng mẫu chưa được ký và chưa được thông báo cho Hội đồng; mỗi hợp đồng sẽ được thông báo cho Hội đồng trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày ký và bảng này sẽ được cập nhật kèm ngày. Hội đồng chưa công bố quyết định về mức độ bảo vệ tương xứng đối với các quốc gia này (kiểm tra gần nhất: ngày 11 tháng 10 năm 2026). Danh sách này có thể được cập nhật tùy theo thay đổi về nhà cung cấp dịch vụ; danh sách hiện hành có thể được theo dõi qua Chính sách quyền riêng tư và/hoặc màn hình thông tin liên quan trong sản phẩm Corenta.

12. Đăng ký VERBİS

Tính đến ngày của tài liệu này, Teta Studio chưa có đăng ký VERBİS. Nghĩa vụ đăng ký đang được đánh giá theo các tiêu chí trong các Quyết định số 2025/1572 (ngưỡng miễn trừ đối với bên kiểm soát dữ liệu có hoạt động chính là xử lý dữ liệu nhạy cảm là 10 nhân viên và bảng cân đối 10 triệu TL mỗi năm) và 2025/2393 (tiêu chí số lượng nhân viên đối với những bên không lập sổ sách theo chế độ bảng cân đối) của Hội đồng. Vì Teta Studio xử lý dữ liệu sức khỏe lâm sàng không phải với tư cách bên kiểm soát dữ liệu mà với tư cách bên xử lý dữ liệu, việc đánh giá đối với các hoạt động kiểm soát dữ liệu của chính mình (Phần A và C) được thực hiện theo các tiêu chí này. Khi hoàn tất ghi chú đánh giá bằng văn bản và xác nhận của Cơ quan (ALO 198), mục này sẽ được cập nhật kèm ngày và lý do; nếu cần đăng ký, việc đăng ký sẽ được thực hiện trước khi tiếp tục hoạt động.

Làm rõ theo vai trò: Nghĩa vụ đăng ký VERBİS được đánh giá đối với bối cảnh trang web doanh nghiệp (biểu mẫu truy cập sớm corenta.app) nơi Corenta hành động với tư cách Bên kiểm soát dữ liệu, và tình trạng đã được giải thích ở trên. Trong bối cảnh sản phẩm SaaS (app.corenta.app), vì Bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu người tập là Cơ sở, việc có nghĩa vụ đăng ký VERBİS hay không cần được đánh giá riêng và độc lập theo các tiêu chí của từng Cơ sở (số lượng nhân viên, khối lượng xử lý dữ liệu hằng năm, lĩnh vực hoạt động, các quyết định miễn trừ của Hội đồng v.v.); việc đánh giá này và nghĩa vụ đăng ký (nếu có) thuộc về Cơ sở và không thể chuyển giao cho Corenta.

13. Cập nhật Chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật theo các thay đổi pháp luật, quyết định của Hội đồng, các cải tiến sẽ được thực hiện trong hạ tầng kỹ thuật của Corenta (ví dụ: bổ sung việc quét PII trong văn bản đối với nội dung văn bản tự do của ghi chú buổi tập được nêu tại Mục 4 Dòng 3 và Mục 6.2, gắn tài liệu xác minh chuyên viên (specialist-verification-docs) được nêu tại Mục 5.4/Mục 4 Dòng 11 với quy trình đóng tenant, xác minh/đưa vào sử dụng việc làm sạch mã thông báo đẩy được nêu tại Mục 4 Dòng 10 và Mục 7 mục 4, thiết lập cơ chế quét tự động cho dữ liệu biểu mẫu truy cập sớm được nêu tại Mục 7 mục 3, phát triển quy trình di chuyển dữ liệu được nêu tại Mục 8.2, hoàn thiện các căn cứ pháp lý của việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài tại Mục 11, thay đổi trong danh sách bên xử lý phụ) hoặc các thay đổi trong quy trình kinh doanh. Phiên bản hiện hành được công bố trên các nền tảng liên quan của Corenta (trang web doanh nghiệp và/hoặc trong ứng dụng), và đối với các quy định mâu thuẫn với phiên bản trước, phiên bản hiện hành được lấy làm căn cứ. Khi có thay đổi quan trọng, trong phạm vi có thể áp dụng, người dùng/các Cơ sở cũng được thông báo riêng.

14. Liên hệ

Đối với các câu hỏi của bạn về Chính sách này hoặc về việc lưu trữ/loại bỏ dữ liệu cá nhân:

Email: hello@corenta.app Bên kiểm soát dữ liệu: Mertcan Demir — doanh nghiệp tư nhân với tên thương mại "Teta Studio" Hỗ trợ: support@corenta.app Phạm vi dịch vụ: Corenta được cung cấp trên toàn cầu thông qua App Store và Google Play, tại các quốc gia mà các cửa hàng này phục vụ. Các thời hạn trong Chính sách này được áp dụng cho người dùng ở mọi quốc gia; nếu pháp luật bắt buộc của một quốc gia quy định nghĩa vụ xóa ngắn hơn hoặc lưu trữ dài hơn, quy định đó được áp dụng.

Cập nhật lần cuối: ngày 19 tháng 10 năm 2026 Phiên bản 1.9 · ngày 19 tháng 10 năm 2026