CORENTA — BELEID VOOR BEWARING EN VERWIJDERING VAN GEGEVENS

Deze vertaling dient alleen ter informatie; de Turkse tekst is juridisch bindend.

Verwijdering van een cliënt zonder account: De handeling Verwijderen door de beheerder van de kliniek geldt als verzoek; de registratie wordt direct uit de actieve lijst gehaald en na 30 dagen worden de identiteits-/contactgegevens en de gezondheidsvelden van de cliënt (bloedgroep, allergieën, chronische aandoeningen, medicatie) gewist/leeggemaakt (zie 5.0). De onderstaande algemene beschrijving van de verwijdering van een account wordt in deze bijzondere context niet uitgelegd als een verplichting tot definitieve verwijdering van de cliëntrij. Anamnese, metingen, sessienotities en financiële registraties blijven onder hun eigen bewaarbepalingen vallen.

Ingangsdatum / laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026 Versie: 1.9 Verwerkingsverantwoordelijke / uitgever: Mertcan Demir — eenmanszaak onder de handelsnaam "Teta Studio"

Wijzigingslogboek

• 1.9 — 19 oktober 2026: De formulering "alleen Turkije" in Deel 14 is vervangen door het wereldwijde aanbod; de bewaartermijnen zijn ongewijzigd.
• 1.8 — 19 oktober 2026: Publicatieversie; ingangsdatum 19 oktober 2026. Aan Deel 4 is een regel (Nr. 12) toegevoegd voor groepsberichten van de kliniek en voor kopieën van berichten die apart zijn gezet voor beoordeling door het team; de lijst voor periodieke verwijdering in Deel 7 is dienovereenkomstig uitgebreid; de leeg gebleven MERSIS- en KEP-gegevens zijn uit tabel 1.3 verwijderd.
• 1.7 — 11 oktober 2026: Op basis van de nalevingsbeoordeling van 11 oktober 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21): de formulering "Supabase/Frankfurt is geen doorgifte naar het buitenland" in §11 is verwijderd en het gedeelte over doorgifte naar het buitenland is beschreven volgens artikel 9 van Wet nr. 6698 zoals dat na 2024 luidt (de standaardcontracten zijn nog niet ondertekend); de uitdrukking "anoniem" voor gezondheids-/klinische/financiële registraties is gecorrigeerd tot beperkte bewaring waarbij de koppeling aan de persoon is verbroken (de vrije tekst van sessienotities wordt niet gewijzigd); de rechtsgrond van de regel over het bewijs van toestemming is gecorrigeerd tot art. 5/2-e (de onjuiste verwijzing naar art. 20/2 is verwijderd); de regel over het formulier voor vroege toegang is bijgewerkt volgens de scheiding tussen informatieverstrekking en toestemming voor commerciële berichten; voor categorieën zonder automatische verwijdering is het beginsel van periodieke verwijdering om de 6 maanden toegevoegd; de identiteitsgegevens zijn gecorrigeerd naar eenmanszaak; het gedeelte over VERBIS is beschreven volgens de besluiten van de Raad uit 2025.
• 1.6 — 10 oktober 2026: Expo (Expo Push Notification Service) is uit de registraties van subverwerkers/verwerkers verwijderd; pushmeldingen worden alleen via Apple (APNs) en Google (FCM) verzonden, Expo/EAS is alleen een hulpmiddel om de app te bouwen en verwerkt geen gegevens van eindgebruikers.
• 1.5 — 10 oktober 2026: De formulering over de keuze voor Google Analytics is verwijderd; verduidelijkt dat er geen analytische diensten van derden worden gebruikt en wie de pushmeldingen verwerkt.
• 1.4 — 4 oktober 2026: De bestaande tekst is als goedgekeurde versie vastgelegd. In deze versie is alleen het volgende verwerkt: verwijdering van het account (toegang wordt direct beëindigd, persoonsgegevens worden gewist/geanonimiseerd, betalingsregistraties met een wettelijke bewaarplicht worden zonder identiteit bewaard; geen herroepingstermijn); wissing van de gezondheidsvelden van cliënten na 30 dagen; termijn van 7 dagen voor wees-betaalbewijzen; contactgegevens van cliënten blijven verborgen in de supportmodus; meting aan de serverzijde zonder identiteit; service-e-mails en Google Workspace; verwerkers van pushmeldingen; supportadres; markt (Turkije).
• 1.3 — 7 juli 2026 (bijwerking van 4 augustus 2026): eerdere versie.

Belangrijke opmerking over de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke / verwerker: Dit Beleid voor bewaring en verwijdering van gegevens ("Beleid") regelt hoe lang de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de softwaredienst Corenta ("Dienst" of "Applicatie"), ontwikkeld en geëxploiteerd door Mertcan Demir, die als eenmanszaak handelt onder de handelsnaam "Teta Studio" ("Corenta", "Teta Studio", "Onderneming"), worden bewaard, welke criteria bij het bepalen van deze termijnen worden gehanteerd en met welke methoden deze gegevens worden gewist, vernietigd of geanonimiseerd wanneer de bewaartermijn afloopt of de grond voor de verwerking vervalt.

Dit Beleid is opgesteld in het kader van de Turkse Wet nr. 6698 bescherming persoonsgegevens ("KVKK"), de Verordening over het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens ("Verordening") en andere toepasselijke regelgeving, en is een onlosmakelijk onderdeel van Corenta's inventaris van verwerkingen van persoonsgegevens. Dit Beleid moet worden gelezen samen met de betreffende Informatietekst/het Privacybeleid, waarin de verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden in detail worden uitgelegd; dit document regelt alleen de bewaartermijnen en de methoden van verwijdering en is niet bedoeld om op zichzelf volledig te voldoen aan de informatieplicht op grond van KVKK art. 10.

1. Doel en reikwijdte

1.1. Doel

Het doel van dit Beleid is uit te leggen volgens welke criteria de maximale termijn wordt bepaald die nodig is voor het doel waarvoor de door Corenta verwerkte persoonsgegevens worden verwerkt, hoe de in de regelgeving voorgeschreven termijnen worden toegepast, en volgens welke procedures en beginselen persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden gewist, vernietigd of geanonimiseerd. Dit Beleid is opgesteld op basis van KVKK art. 5, 6, 7, 10, 11 en 12 en de betreffende artikelen van de Verordening.

1.2. Reikwijdte en rolverdeling — belangrijke waarschuwing

Dit Beleid bestrijkt twee afzonderlijke gebieden waarin Corenta in twee verschillende hoedanigheden gegevens verwerkt; dit onderscheid wordt in het hele Beleid consequent toegepast en heeft rechtstreeks invloed op de wijze waarop de tabel met bewaartermijnen moet worden gelezen:

(a) Context van de bedrijfswebsite (corenta.app — formulier voor vroege toegang/demo-aanvraag): Voor de persoonsgegevens die potentiële zakelijke klanten met belangstelling voor het product via het aanvraagformulier voor vroege toegang verstrekken, handelt Corenta/Teta Studio rechtstreeks als Verwerkingsverantwoordelijke op grond van KVKK art. 3.

(b) Context van het SaaS-product (app.corenta.app): Voor de persoonsgegevens die centra voor klinische pilates, fysiotherapie, reformer, wellness/massage en yoga ("Tenant", "Bedrijf" of "Kliniek") die het Corenta-platform via een abonnement gebruiken, over hun eigen cliënten ("Cliënt als betrokkene") in het platform invoeren (contactgegevens, anamnese, sessienotities, afspraak-/pakketgegevens enz.), is de Kliniek Verwerkingsverantwoordelijke op grond van KVKK art. 3; Corenta/Teta Studio levert uitsluitend als Verwerker technische infrastructuurdiensten overeenkomstig de instructies van de Kliniek. De informatieplicht tegenover cliënten, het verkrijgen van uitdrukkelijke toestemming en de uiteindelijke beslissing over bewaring/verwijdering van cliëntgegevens vallen onder de juridische verantwoordelijkheid van de Kliniek. Corenta vergemakkelijkt technisch de nakoming van deze verplichtingen in het product (mechanisme voor de registratie van toestemmingen consent_logs, mobiel KVKK-toestemmingsscherm kvkk.tsx, audittrails), maar neemt de KVKK-nalevingsverplichting van de Kliniek niet over en draagt die niet. De in dit Beleid voor deze context beschreven bewaartermijnen geven aan hoe lang Corenta deze gegevens als verwerker feitelijk in zijn infrastructuur bewaart; de uiteindelijke beslissing over en termijn van verwijdering kunnen worden bepaald door de instructie van de Kliniek en de regelgeving waaraan zij onderworpen is.

Dit Beleid bestrijkt daarnaast, wat de algemene beginselen betreft, de processen voor bewaring/verwijdering van persoonsgegevens van medewerkers, zakenpartners en leveranciers van Corenta; de eigenlijke focus van het Beleid ligt echter op de klant-/cliëntgegevens die in de punten (a) en (b) hierboven zijn omschreven.

1.3. Gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke / verwerker

1.4. Toepasselijke regelgeving

• Turkse Wet nr. 6698 bescherming persoonsgegevens,
• Verordening over het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens (Turks Staatsblad van 28.10.2017, nr. 30224),
• Richtsnoer voor het wissen, vernietigen of anonimiseren van persoonsgegevens en besluiten van de Raad voor de Bescherming van Persoonsgegevens ("Raad"),
• Turks Wetboek van Koophandel nr. 6102 (bewaring van handelsboeken en -documenten),
• Turkse Wet nr. 213 op de belastingprocedure (bewaring van financiële registraties),
• Overige toepasselijke sectorale regelgeving (inclusief, voor zover van toepassing, regelgeving over het verlenen van gezondheidsdiensten).

2. Definities

3. Criteria voor het bepalen van de bewaar- en verwijderingstermijn (KVKK art. 5, art. 6)

3.1. Redenen die bewaring vereisen

Binnen Corenta worden persoonsgegevens alleen bewaard zo lang als de toepasselijke regelgeving uitdrukkelijk voorschrijft of zo lang als nodig is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. Bij het bepalen van de bewaartermijn worden de volgende criteria gehanteerd:

1. Is er een wettelijke bewaarplicht? (Bijv. minimale bewaartermijnen voor financiële registraties op grond van het Turks Wetboek van Koophandel en de Wet op de belastingprocedure.)
2. Voor welk doel zijn de gegevens verwerkt en is dat doel nog steeds geldig? (KVKK art. 5/2 — beginsel van doelbinding.)
3. Zijn zij nodig voor de totstandkoming/uitvoering van de overeenkomst? (Bijv. afspraak- en pakketgegevens zolang de abonnements-/dienstverhouding voortduurt.)
4. Zijn zij nodig voor de vestiging, uitoefening of bescherming van een recht (als bewijsmiddel in een mogelijk juridisch geschil)? (Met inachtneming van de algemene verjaringstermijnen van het Wetboek van Verbintenissen.)
5. Heeft de betrokkene uitdrukkelijk toestemming gegeven en is die toestemming nog geldig?
6. Heeft Corenta of de Kliniek een gerechtvaardigd belang? (Bijv. beveiligingslogs, opsporing van fraude/misbruik.)
7. Vallen de gegevens in de categorie van bijzondere (gezondheids)gegevens? In dat geval worden op grond van KVKK art. 6 strengere toegangsbeperkingen en motiveringen toegepast; de bewaartermijn wordt nooit buiten het doel verlengd.

Als geen van de bovenstaande criteria bewaring van een bepaald persoonsgegeven vereist, wordt het gegeven onmiddellijk gewist, vernietigd of geanonimiseerd.

3.2. Redenen die verwijdering vereisen

Persoonsgegevens worden in de volgende gevallen, op verzoek van de betrokkene of ambtshalve door Corenta/de Kliniek, gewist, vernietigd of geanonimiseerd:

a) wijziging of intrekking van de wettelijke bepalingen die de grondslag voor de verwerking vormen, b) het vervallen van het doel dat de verwerking of bewaring vereist, c) intrekking van de toestemming door de betrokkene in gevallen van verwerking op basis van uitdrukkelijke toestemming, d) een verzoek van de betrokkene om wissing/vernietiging in het kader van de rechten op grond van KVKK art. 11 dat gegrond wordt bevonden (verzoek om verwijdering van het account), e) het verstrijken van de bewaartermijn van de persoonsgegevens zonder dat er nog een rechtsgrond is die bewaring vereist, f) het nooit tot stand komen, de nietigheid, de beëindiging of de ontbinding van de overeenkomst, g) de definitieve afronding van een verzoek om verwijdering van het account binnen het proces dat in artikel 5 van dit Beleid is beschreven.

4. Tabel van gegevenscategorieën, bewaartermijnen en verwijderingsmethoden

De onderstaande tabel toont de belangrijkste categorieën persoonsgegevens die in de infrastructuur van Corenta worden verwerkt, de bewaartermijn, de motivering en de verwijderingsmethode die aan het einde van de termijn wordt toegepast. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, is de algemene regel: "Zolang het betreffende account/de betreffende registratie actief is + 30 dagen vanaf het moment dat het verzoek om verwijdering van het account in behandeling wordt genomen." De tabel moet worden gelezen samen met de stroom voor verwijdering van het account die in Deel 5 wordt beschreven. Voor sommige categorieën is de stap aan het einde van deze 30 dagen geen DELETE (definitieve wissing) maar anonimisering — dit onderscheid wordt in de betreffende regels en in Deel 6.2 uitdrukkelijk vermeld.

<div style="overflow-x:auto">

</div>

Opmerking 1: De uitdrukking "zolang het account/de tenant actief is" in de bovenstaande tabel verwijst naar de periode waarin het Corenta-abonnement van de betreffende Kliniek doorloopt en de cliëntregistratie niet door de Kliniek is verwijderd. Wanneer de Kliniek de gegevens van haar eigen cliënt verwijdert, wordt bepaald door het eigen KVKK-beleid van de Kliniek (in haar hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke) en haar relatie met de cliënt; Corenta levert de technische mogelijkheid voor dit proces.

Opmerking 2: De termijnen van 2 jaar in Nr. 7 (audittrailregistraties) en 5 jaar in Nr. 8 (toestemmingsregistraties) zijn vaste bewaartermijnen die door Corenta zijn vastgesteld (in tegenstelling tot de TTK/VUK-termijn in Nr. 6 berusten zij niet rechtstreeks op een wettelijke bepaling; het is een zelfbindende toezegging die is vastgesteld op basis van het gerechtvaardigd belang en de bewijsplicht in KVKK art. 5/2-f). Er werkt momenteel geen automatisch mechanisme in het systeem dat aan het einde van deze termijnen wist — wanneer de termijn is verstreken, wordt het wissen/anonimiseren handmatig uitgevoerd; wanneer de automatisering wordt ingevoerd, wordt dit Beleid bijgewerkt. De uitdrukking "ten hoogste 2 jaar" in Nr. 9 (gegevens van het formulier voor vroege toegang) heeft een andere reikwijdte en duidt, zoals in de eigen regel is uitgelegd, een afzonderlijke juridische bovengrens aan.

5. Proces voor verwijdering van het account — werking van begin tot eind

Om het verzoek van betrokkenen om wissing op grond van KVKK art. 11 technisch te kunnen honoreren, past Corenta een verwijderingsarchitectuur in twee fasen toe die een evenwicht zoekt tussen gebruikerservaring en de behoefte aan gegevensbeveiliging/juridisch bewijs: een onmiddellijke zachte verwijdering (soft-delete) gevolgd door definitieve wissing na 30 dagen.

5.0. Wijziging van 4 oktober 2026 — waar zij in strijd is met 5.1–5.7, heeft deze bepaling voorrang

Verwijdering van het account (per 4 oktober 2026): Zodra het verwijderverzoek is bevestigd, wordt de toegang tot het account direct beëindigd (sessies worden beëindigd, inloggen is niet mogelijk); persoonsgegevens worden gewist of geanonimiseerd (naam, e-mail, telefoon, afbeelding en identiteits-/contactgegevens van de cliënt en gezondheidsvelden — bloedgroep, allergieën, chronische aandoeningen, medicatie — worden leeggemaakt); betalings- en verdienstenregistraties met een wettelijke bewaarplicht worden niet gewist; zij worden bewaard nadat de koppeling aan de persoon is verbroken, met beperkte toegang. Na het verzoek is er geen herroepingstermijn; de definitieve wissing van de authenticatieregistratie en de bestanden wordt afgerond in het bestaande achtergrondproces van dertig dagen.

Verwijdering van een cliëntregistratie en gezondheidsvelden (per 4 oktober 2026): Wanneer een cliëntregistratie zonder account door het bedrijf wordt verwijderd, wordt de registratie direct uit de actieve lijst gehaald; na 30 dagen worden samen met de identiteits- en contactgegevens ook de gezondheidsvelden van de cliënt (bloedgroep, allergieën, chronische aandoeningen, medicatie) gewist/leeggemaakt. De bewaarregels voor anamneseformulieren, metingen en sessienotities worden door deze bepaling niet geraakt.

Betaalbewijzen (per 4 oktober 2026): Betaalbewijzen die niet aan een betaling zijn gekoppeld (wees-bewijzen), worden na 7 dagen automatisch gewist; een aan een betaling gekoppeld bewijs wordt door geen enkele rol gewist.

Contactgegevens van cliënten in de supportmodus (per 4 oktober 2026): In een Corenta-supportsessie (superbeheerder) worden het e-mailadres en het telefoonnummer van de cliënt niet aan supportmedewerkers getoond; supportmedewerkers kunnen alleen een beperkte identiteitssamenvatting zien (naam, accountstatus, activiteit, aanmaakdatum).

Bevoegdheid om gezondheidsvelden te schrijven (per 4 oktober 2026): De gezondheidsvelden van de cliënt (bloedgroep, allergieën, chronische aandoeningen, medicatie) kunnen alleen door de cliënt zelf en de toegewezen specialist worden ingevuld; de bedrijfseigenaar/beheerder kan niet in deze velden schrijven (wel de contactpersoon voor noodgevallen en de identiteitsvelden bewerken).

Gepseudonimiseerde productmeting: Om het product te verbeteren kunnen alleen aan de serverzijde geaggregeerde gebruiksgebeurtenissen met een pseudoniem van de kliniek worden gemeten; deze meting bevat geen IP-adres, geen gezondheidsgegevens en geen herkomst- of advertentietracking. Het pseudoniem van de kliniek is een pseudoniem (het is niet identiteitsloos). De functie is momenteel uitgeschakeld.

5.1. Fase 1 — onmiddellijke zachte verwijdering (soft-delete)

Op het moment dat de gebruiker het verzoek om verwijdering van het account in de app bevestigt, voert het systeem gelijktijdig en onmiddellijk de volgende handelingen uit:

1. Het profielrecord van de gebruiker wordt gedeactiveerd door het veld deleted_at te vullen; het account is niet meer toegankelijk/zichtbaar voor normaal gebruik en kan niet meer worden gebruikt om in te loggen.
2. Openstaande (nog niet plaatsgevonden) afspraken van de gebruiker worden automatisch geannuleerd.
3. Toewijzingen waarin de gebruiker als specialist/bron voorkomt (koppelingen tussen cliënt en specialist, toewijzingen van programma's) worden opgeheven.
4. Alle toestemmingen van de gebruiker worden ingetrokken (verwerkt door in de registraties van consent_logs het veld revoked_at te vullen).

In deze fase zijn de gegevens niet fysiek gewist, maar wel ontoegankelijk gemaakt voor normale verwerkings- en weergavedoeleinden. Dit vormt de eerste stap van het wisproces in de vorm van "ontoegankelijk maken" in de zin van KVKK art. 7 en de Verordening.

5.2. Fase 2 — definitieve wissing (na 30 dagen)

30 (dertig) dagen na de zachte verwijdering voert een geplande taak (cron job) die automatisch op het systeem draait, de volgende handelingen onomkeerbaar uit:

1. De authenticatieregistratie van de gebruiker (auth.users) wordt definitief en onomkeerbaar gewist.
2. De databaseregistraties die aan de gebruiker zijn gekoppeld, worden per categorie verschillend verwerkt: registraties zonder zelfstandige zakelijke/bewijswaarde (bijv. meldingen) worden definitief gewist (DELETE/cascade); gezondheidsgegevens (anamnesis_forms, session_notes, measurements) en klinische/financiële registraties (payments, attendance, consent_logs) worden daarentegen niet gewist, maar de koppeling aan de persoon wordt verbroken — de koppeling aan de persoon wordt op databaseniveau verbroken, sommige vrije-tekstvelden worden leeggemaakt en de registratie blijft als registratie van de tenant waarvan de koppeling aan de persoon is verbroken met beperkte toegang bestaan (omdat de vrije tekst van sessienotities niet wordt gewijzigd, wordt zij niet als anoniem beschouwd) (zie Deel 4 Nr. 2-5, 8, 10 en Deel 6.2).
3. Deze handeling wordt alleen automatisch gestart in het geprivilegieerde (door service-role beschermde) achtergrondproces van het systeem; geen enkele gebruiker of beheerder van een Bedrijf, ook niet het administratieve personeel, kan dit proces via de normale productinterfaces handmatig starten, vervroegen of stoppen — dit is een bewust beveiligingsontwerp om vervroegde/vertraagde wissing door vergissing of misbruik te voorkomen. (Deze waarborg betreft de normale gebruikers- en beheerinterfaces van het product; technische operationele processen die op het geprivilegieerde infrastructuurniveau van het systeem rechtstreeks toegang tot de database kunnen hebben, vallen buiten deze waarborg en zijn onderworpen aan afzonderlijke interne toegangscontroles.)

Doel van het achtergrondproces van 30 dagen (per 4 oktober 2026): Omdat de toegang tot het account met het verwijderverzoek direct wordt beëindigd, biedt deze termijn geen mogelijkheid tot herroeping/annulering; zij wordt gebruikt om de definitieve wissing van de authenticatieregistratie en de bestanden af te ronden en voor een mogelijk onderzoek naar misbruik. Deze termijn is een redelijke en beperkte termijn in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel van KVKK art. 5. Voor de status van het verwijderverzoek kunt u zich wenden tot hello@corenta.app.

5.3. Uitzondering: gegevens met een wettelijke bewaarplicht

Het bovenstaande proces van definitieve wissing na 30 dagen geldt niet voor de registraties die in Deel 4, tabel Nr. 6 (metagegevens van abonnement/transacties) zijn vermeld en waarvoor op grond van het Turks Wetboek van Koophandel/de Wet op de belastingprocedure een wettelijke bewaarplicht bestaat. Ook als het account definitief wordt verwijderd, worden deze registraties tot het verstrijken van de betreffende wettelijke bewaartermijn afzonderlijk bewaard, losgemaakt van het doel van de verwerking van persoonsgegevens en met toegang die beperkt is tot de nakoming van de wettelijke verplichting. Evenzo kunnen audittrailregistraties (audit_logs) en de minimale kern van toestemmingsregistraties voor bewijsdoeleinden (zie Deel 4, Nr. 7-8) op grond van gerechtvaardigd belang/juridisch bewijs buiten deze termijn van 30 dagen voor een afzonderlijk en beperkt doel verder worden bewaard. In Deel 4, Opmerking 2, is uitdrukkelijk vermeld dat de termijnen in het kader van deze uitzondering niet overeenkomen met een technisch mechanisme dat automatisch in het systeem wordt toegepast.

5.4. Bijzondere toelichting over opgeslagen bijlagen (belangrijk — transparantie)

Op grond van het transparantiebeginsel wordt uitdrukkelijk vermeld: tijdens de definitieve wissing worden databaseregistraties (profiel, afspraak, toewijzing, toestemming enz.) volledig gewist of (voor gezondheids-/klinische/financiële registraties, zie Deel 6.2) geanonimiseerd; bijlagen die aan de gebruiker toebehoren en in een afzonderlijke opslagruimte (Storage) worden bewaard, worden als volgt behandeld: de avatar/profielfoto, documenten/foto's die aan het anamneseformulier zijn toegevoegd en afbeeldingen van betaalbewijzen worden als onderdeel van de stap van definitieve wissing automatisch (best-effort) uit Storage gewist — dit is gecontroleerd gedrag dat momenteel feitelijk in het systeem werkt. Als de wissing in een bucket mislukt, wordt dit gelogd; dit belet echter niet de opschoning van de andere buckets of de stappen van anonimisering/definitieve wissing van het account (best-effort-ontwerp).

Eerlijke grens: De enige bestandscategorie die buiten dit automatische proces valt, zijn de identiteits-/diplomaverificatiedocumenten die in het registratieproces van specialisten/solo-gebruikers worden geüpload (bucket specialist-verification-docs). Deze documenten zijn technisch niet aan de gebruiker maar aan het verificatieproces van de betreffende tenant (de Kliniek) gekoppeld en bevatten in de databaseregistratie geen verwijzing naar een gebruiker; daarom kunnen zij niet automatisch worden opgenomen in de bestaande stroom voor verwijdering van gebruikersaccounts. De verwijdering van dit document wordt afzonderlijk behandeld in het proces waarin de betreffende Kliniek haar account/abonnement op tenantniveau sluit (zie Deel 5.6); tot dat is afgerond, vindt bij uitzonderlijke verzoeken een handmatige beoordeling plaats via hello@corenta.app.

Daarom wordt in dit Beleid geen absolute toezegging gedaan dat met een verzoek om verwijdering van het account "alle gegevens/bestanden van de gebruiker volledig en onmiddellijk worden gewist" (zie in het bijzonder Deel 6.3 voor technische resten in back-ups, en de bovenstaande uitzondering); voor de hierboven beschreven bestandscategorieën wordt automatische wissing echter feitelijk toegepast.

5.5. Bijzondere opmerking over gezondheidsgegevens

Bijzondere gezondheidsgegevens zoals anamneseformulieren, sessienotities en metingsregistraties vallen eveneens onder de bovenstaande algemene wisstroom (soft-delete → 30 dagen → definitieve wissing); zoals in Deel 4 Nr. 2-4 en Deel 6.2 is uitgelegd, wordt de stap van definitieve wissing in deze tabellen echter toegepast via het verbreken van de koppeling aan de persoon en gedeeltelijke opschoning — de registratie wordt niet met DELETE verwijderd, de koppeling aan de persoon wordt verbroken en sommige vrije-tekstvelden worden leeggemaakt; de klinische registratie (in het bijzonder de append-only-inhoud van sessienotities) wordt als registratie van de tenant waarvan de koppeling aan de persoon is verbroken met beperkte toegang bewaard en wordt niet als anoniem beschouwd. Omdat deze gegevenscategorie bovendien verweven is met registraties die de Kliniek in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke bijhoudt, kan een verzoek van een cliënt om verwijdering van account/gegevens in strijd komen met de eigen wettelijke bewaarplichten van de Kliniek (bijvoorbeeld verplichtingen tot het bijhouden van registraties die uit regelgeving over het verlenen van gezondheidsdiensten kunnen voortvloeien); de methode van het verbreken van de koppeling aan de persoon en beperkte bewaring beoogt deze twee verplichtingen (de rechten van de cliënt op zijn persoonsgegevens en de bewaarplicht van de Kliniek) in evenwicht te brengen. In dergelijke gevallen beslist uiteindelijk de Kliniek in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke; Corenta handelt overeenkomstig de instructie van de Kliniek.

5.6. Verwijdering op het niveau van de kliniek (tenant)

Als een Kliniek haar Corenta-abonnement volledig beëindigt, wordt dezelfde architectuur in twee fasen (soft-delete → 30 dagen → definitieve wissing) ook toegepast op de tenantgegevens van de Kliniek en op alle cliëntregistraties onder deze tenant. Omdat de Kliniek de Verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen cliënten is, is zij verplicht haar cliënten vóór het beëindigen van haar abonnement te informeren in het kader van haar eigen KVKK-verplichtingen; deze verplichting kan niet aan Corenta worden overgedragen.

5.7. Verhouding tot de supportmodus van de superbeheerder (impersonation)

De processen voor verwijdering van het account en bewaring werken onafhankelijk van het support-/impersonatiemechanisme van Corenta. Impersonatiesessies zijn in tijd beperkt (30 minuten) en standaard alleen-lezen; toegang tot categorieën gezondheidsgegevens (anamnese, sessienotitie, meting) vereist een afzonderlijke goedkeuringsstap (health_data_enabled) en schrijf-/wishandelingen op deze tabellen worden via impersonatie onder geen enkele voorwaarde toegestaan (in het RLS-beleid is voor impersonatie geen enkele uitzondering gemaakt). Verduidelijking: De beperking hier betreft door mensen gestarte impersonatiesessies, waarin een supportmedewerker inlogt en handmatig handelingen verricht; het in Deel 5.2 beschreven automatische (zonder menselijke tussenkomst) cronproces met service-role is een laag die los staat van deze beperking en er niet door wordt geraakt — de impersonatiebeperking belet het automatische mechanisme voor definitieve wissing in de verwijderingsstroom niet en mag daarmee niet worden verward. De processen voor verwijdering van het account/verwijdering van gegevens worden dus uitsluitend uitgevoerd via de automatische mechanismen die in dit Beleid zijn omschreven.

6. Verwijderingsmethoden

Overeenkomstig art. 8 en volgende van de Verordening worden hieronder de methoden voor wissen/vernietigen/anonimiseren uitgelegd die per registratiemedium worden toegepast.

6.1. Wissen

De handeling waarbij persoonsgegevens voor de betreffende gebruikers (inclusief app-gebruikers en personeel met toegang tot het beheerpaneel) op geen enkele wijze meer toegankelijk en opnieuw bruikbaar zijn. Bij Corenta wordt deze methode toegepast in het soft-deleteproces van Fase 1: hoewel de gegevens niet fysiek uit de database worden verwijderd, worden zij via toegangsrechten en interfaces volledig ontoegankelijk gemaakt.

6.2. Vernietigen (definitieve wissing)

De handeling waarbij persoonsgegevens voor niemand meer op enige wijze toegankelijk, herstelbaar en opnieuw bruikbaar zijn. In het proces van definitieve wissing van Fase 2 van Corenta wordt dit beginsel per gegevenscategorie met twee verschillende technische methoden uitgevoerd:

• Authenticatieregistratie en registraties zonder zelfstandige zakelijke waarde: De authenticatieregistratie van de gebruiker (auth.users) wordt in het door service-role beschermde automatische proces rechtstreeks met DELETE onomkeerbaar gewist; gekoppelde registraties die na de verwijdering van het account op zichzelf geen zakelijke/bewijswaarde hebben (bijv. meldingen, notifications — zie Deel 4 Nr. 10), worden op databaseniveau met ON DELETE CASCADE mee gewist.
• Gezondheids-, klinische en financiële registraties: Voor anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance en consent_logs wordt de stap van definitieve wissing toegepast via het verbreken van de koppeling aan de persoon en gedeeltelijke opschoning (zie Deel 6.6) in plaats van de registratie met DELETE te verwijderen: de kolommen met vreemde sleutels die de persoon identificeren (client_id, specialist_id, user_id enz.) worden met de FK-beperking ON DELETE SET NULL onomkeerbaar op NULL gezet; inhoudskolommen die uitdrukkelijke identiteitsgegevens of PII in vrije tekst kunnen bevatten (antwoorden op de anamnese, vrije-tekstnotities bij metingen/betalingen, referentie van het betaalbewijs, het IP-adres van de toestemmingsregistratie), worden door de functie anonymize_user_relations() (alleen aan te roepen door service-role, default-deny) leeggemaakt of door een anonieme markering vervangen. Klinische/financiële numerieke en historische inhoud (datum, bedrag, meetwaarde, resterend sessiesaldo, status aanwezig/afwezig, tijdstip van geven/intrekken van de toestemming) wordt daarentegen, vanwege de bewaarplicht van de Kliniek en (voor sessienotities) het append-only-beginsel, verder bewaard als registratie van de tenant waarvan de koppeling aan de persoon is verbroken; omdat de vrije tekst van sessienotities niet wordt gewijzigd, worden deze registraties niet als anoniem beschouwd en met beperkte toegang bewaard.

Bij sessienotities (session_notes) staat de append-only-beperking geen wijziging van de inhoud toe; alleen voor het op NULL zetten van de kolommen die de koppeling aan de persoon vormen (client_id, specialist_id) is een smalle uitzondering met één doel toegestaan — de inhoud van de notitie zelf wordt ook in dit proces in geen enkele fase gewist of gewijzigd.

Grens: Er is geen scan-/opschoonmechanisme voor persoonsgegevens die in vrije-tekstvelden buiten de kolommen met uitdrukkelijke identiteitsgegevens kunnen voorkomen (bijv. een naam in de tekst van een sessienotitie). Daarom worden deze registraties niet als anoniem beschouwd; zij worden als persoonsgegevens met beperkte toegang bewaard en aan het einde van de termijn verwijderd.

Omdat beide bovenstaande methoden door service-role worden beschermd, kunnen zij niet via de normale productinterfaces worden gestart of ongedaan gemaakt.

6.3. Wissen uit back-ups

Databaseback-ups worden in het kader van de gewone back-upcyclus (rotatie) na een bepaalde termijn automatisch overschreven/verwijderd. Hoewel de definitieve wissing in de primaire database onmiddellijk effect heeft, wordt uitdrukkelijk vermeld dat de gegevens in eerder gemaakte back-ups technisch kunnen blijven bestaan tot de standaard rotatietermijn van de back-upaanbieder (Supabase) is verstreken. Dit is standaardpraktijk in het kader van de verwerkersovereenkomst (DPA) van de betreffende subverwerker (Supabase).

6.4. Bijlagen in de bestandsopslag (Storage)

Bestanden die gebruikers uploaden, zoals avatarafbeeldingen, betaalbewijzen en anamnesebijlagen, worden in een afzonderlijke opslagruimte (Storage) bewaard. Zie Deel 5.4 — de huidige stand van deze inhoud in het proces van verwijdering van het account (automatische wissing voor avatar/anamnesebijlage/betaalbewijs, één uitzondering voor specialist-verification-docs) wordt daar gedetailleerd en transparant uitgelegd.

6.5. Gegevens op papier

Persoonsgegevens die in het kader van het SaaS-product van Corenta worden verwerkt, worden digitaal bewaard; verwerking van persoonsgegevens op papier is niet voorzien. Als bij uitzondering papier wordt gebruikt in de commerciële/administratieve correspondentie van de Onderneming, gebeurt de verwijdering door zwartmaken/verbranden/onomkeerbaar versnipperen met een papiervernietiger.

6.6. Anonimiseren

Als onderdeel van het proces van definitieve verwijdering van het account (zie Deel 6.2) gebruikt Corenta voor gezondheidsgegevens en klinische/financiële registraties de methode van het verbreken van de koppeling aan de persoon en gedeeltelijke opschoning. Omdat de vrije tekst van sessienotities niet wordt gewijzigd en bij kleine bedrijven een reeks data en metingen kan volstaan om de persoon opnieuw te identificeren, voldoet deze methode niet in alle gevallen aan de onderstaande anonimiseringsnorm; deze registraties worden niet als anoniem beschouwd, worden als persoonsgegevens met beperkte toegang bewaard en aan het einde van de termijn verwijderd. Daarnaast kan Corenta ook voor productontwikkeling, statistische analyse of marktonderzoek gegevens gebruiken die zodanig zijn geanonimiseerd dat zij niet in verband kunnen worden gebracht met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Anonimisering vereist dat de gegevens, ook in combinatie met andere gegevens, onomkeerbaar niet meer met de persoon in verband kunnen worden gebracht; maskering/pseudonimisering die niet aan deze norm voldoet, geldt niet als anonimisering en blijft onder het regime voor de verwerking van persoonsgegevens vallen. Geanonimiseerde gegevens worden beschouwd als vallend buiten de reikwijdte van de KVKK en zijn niet onderworpen aan de beperkingen van de bewaartermijnen in dit Beleid.

6.7. Keuze van de methode

De toe te passen verwijderingsmethode wordt door Corenta en/of de Kliniek bepaald met inachtneming van de aard van de gegevens (al dan niet bijzonder), het medium waarin zij worden bewaard (database, bestandsopslag, logsysteem, back-upsysteem), de juridische en technische mogelijkheden en de beginselen in de besluiten van de Raad en de Verordening. Bij de verwijdering van bijzondere persoonsgegevens (waaronder gezondheidsgegevens) wordt de grootst mogelijke zorgvuldigheid betracht.

7. Proces van periodieke verwijdering

Op grond van art. 11 van de Verordening is Corenta verplicht persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken en/of het verwerkingsdoel is vervallen, ambtshalve (zonder op een verzoek te wachten) te wissen, te vernietigen of te anonimiseren; de in dit kader te voorziene termijn voor periodieke verwijdering mag niet langer zijn dan 6 (zes) maanden. In dit kader wordt uitdrukkelijk het volgende onderscheid gemaakt tussen mechanismen die momenteel feitelijk in het systeem werken en mechanismen die dat niet doen:

1. Het proces van definitieve wissing na 30 dagen na een verzoek om verwijdering van het account wordt periodiek (dagelijks) gescand door een automatische geplande taak (cron job), en accounts waarvan de termijn is verstreken, worden gezamenlijk verwerkt. Dit is gecontroleerde automatisering die momenteel feitelijk in het systeem werkt.
2. De voorziene bewaartermijn voor audittrailregistraties (audit_logs) wordt periodiek herzien; er is momenteel echter geen wismechanisme toegepast dat deze herziening automatisch uitvoert (zie Deel 4, Nr. 7).
3. De maximale bewaartermijn die voor gegevens van het formulier voor vroege toegang is vastgesteld (zie Deel 4, Nr. 9), is een referentie voor de juridische bovengrens van de verplichting tot periodieke verwijdering op grond van art. 11 van de Verordening; er bestaat momenteel echter geen automatisch werkend scan-/wismechanisme in het systeem dat met deze termijn overeenkomt. Voor deze gegevenscategorie wordt het wissen/anonimiseren, tot de automatisering wordt ingevoerd, handmatig en op verzoek beoordeeld (zie Deel 4, Opmerking 2). Dit punt wordt transparant gehouden, in overeenstemming met de andere niet-gecontroleerde beweringen over automatisering (zie punt 2 en 4).
4. Het daarnaast automatisch en periodiek opschonen van verlopen/ongeldige pushtokens is een verbetering die op de productroadmap staat gepland; technisch is niet gecontroleerd dat dit mechanisme momenteel feitelijk in het systeem werkt (zie Deel 4, Nr. 10). Wanneer het is gecontroleerd of ingevoerd, wordt dit Beleid bijgewerkt.
5. Periodieke verwijdering om de 6 maanden: Voor de categorieën in dit Deel zonder automatische verwijdering (audittrail, toestemmingsbewijzen waarvan de koppeling aan de persoon is verbroken, gegevens van het formulier voor vroege toegang, verificatiedocumenten van specialisten, moderatiekopieën van groepsberichten) past Corenta om de 6 maanden periodieke verwijdering toe en stelt het voor elke cyclus een proces-verbaal van verwijdering op. Er zijn nog geen geplande taken die deze cycli automatiseren; de cycli worden handmatig uitgevoerd.

Het proces van periodieke verwijdering belet, los van de termijnen in dit Beleid, niet het individuele verzoek om wissing/vernietiging dat de betrokkene op grond van KVKK art. 11 doet; de betrokkene kan, ook als de bewaartermijn nog niet is verstreken, om wissing vragen als de rechtsgrond van de betreffende verwerkingsactiviteit is vervallen (bijv. intrekking van de toestemming). Ook voor categorieën waarvoor nog geen automatisering is toegepast, wordt een individueel verzoek van de betrokkene, wanneer het via hello@corenta.app wordt ingediend, handmatig beoordeeld en afgehandeld.

8. Rechten van de betrokkene en procedure voor verzoeken (KVKK art. 11)

8.1. Rechten op grond van artikel 11 van de KVKK

Betrokkenen hebben op grond van KVKK art. 11 de volgende rechten:

1. te vernemen of hun persoonsgegevens worden verwerkt,
2. als persoonsgegevens zijn verwerkt, daarover informatie te vragen,
3. het doel van de verwerking van persoonsgegevens te vernemen en of zij in overeenstemming met dat doel worden gebruikt,
4. te weten aan welke derden in binnen- of buitenland persoonsgegevens zijn doorgegeven,
5. rectificatie te vragen als persoonsgegevens onvolledig of onjuist zijn verwerkt,
6. wissing of vernietiging van persoonsgegevens te vragen in het kader van KVKK art. 7,
7. te vragen dat de handelingen op grond van de punten (5) en (6) hierboven worden meegedeeld aan derden aan wie de persoonsgegevens zijn doorgegeven,
8. bezwaar te maken tegen een voor de persoon nadelig resultaat dat ontstaat doordat de verwerkte gegevens uitsluitend met geautomatiseerde systemen worden geanalyseerd,
9. vergoeding van schade te vragen als zij schade lijden doordat persoonsgegevens in strijd met de wet zijn verwerkt.

8.2. Eerlijke samenvatting van de huidige technische toepassing

De volgende punten worden gepresenteerd als een eerlijke en realistische samenvatting van de huidige technische toepassing:

• Verzoek om wissing (verwijdering van het account): Kan rechtstreeks worden gedaan via het betreffende instellingenmenu in de mobiele app; aan dit verzoek wordt automatisch voldaan via het in Deel 5 beschreven proces in twee fasen (onmiddellijke soft-delete → 30 dagen → definitieve wissing) (art. 11/6).
• Verzoek om informatie / overdraagbaarheid van gegevens: Wordt gehonoreerd door de gegevens van de betrokkene binnen zijn eigen tenant in een gestructureerde, machineleesbare vorm binnen een redelijke termijn aan hem ter beschikking te stellen (functie export_user_data, de tenantbeperking is gecontroleerd). Het leveringsmechanisme van dit proces (kenmerken zoals bestandsformaat, leveringswijze, ondertekende downloadlink) wordt voortdurend verder ontwikkeld; in het kader van dit Beleid wordt geen toezegging gedaan over een bepaalde leveringstermijn of een specifiek bestands-/toegangsformaat (art. 11/1-2).
• Informatie over doorgifte aan derden (art. 11/4): Informatie over de derden/subverwerkers in binnen- en buitenland aan wie persoonsgegevens zijn doorgegeven, wordt verstrekt in de tabel van Deel 11 (Subverwerkers en lokalisatie van gegevens) van dit Beleid.
• Verzoek om rectificatie (art. 11/5): Kan technisch handmatig worden uitgevoerd via het beheerpaneel van de Kliniek; er is geen afzonderlijke, geautomatiseerde werkstroom voor een "verzoek om rectificatie". In de context van het SaaS-product moeten verzoeken om rectificatie van cliëntgegevens in de eerste plaats aan de betreffende Kliniek worden gericht; Corenta verleent als Verwerker technische ondersteuning overeenkomstig de instructie van de Kliniek.
• Kennisgeving aan derden (art. 11/7): Een verzoek om handelingen van wissing/rectificatie mee te delen aan derden aan wie gegevens zijn doorgegeven, wordt beoordeeld wanneer het via de kanalen in de procedure voor verzoeken wordt ingediend; dit proces wordt momenteel niet automatisch maar handmatig uitgevoerd.
• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluiten/profilering (art. 11/8): In het systeem is geen activiteit van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die een voor de betrokkene nadelig resultaat oplevert doordat de verwerkte gegevens uitsluitend met geautomatiseerde systemen worden geanalyseerd; daarom is er momenteel geen behoefte aan een afzonderlijk, feitelijk werkend bezwaarmechanisme voor dit punt.
• Verzoeken worden op grond van KVKK art. 13 uiterlijk binnen 30 dagen kosteloos afgehandeld (als de handeling extra kosten vergt, kan de vergoeding volgens het tarief dat de Raad heeft vastgesteld, worden gevraagd).

8.3. Procedure voor verzoeken

Verzoeken die betrekking hebben op de bovenstaande rechten kunnen:

• via het e-mailadres hello@corenta.app,
• via de betreffende instellingen-/supportschermen in de app,
• of op de andere wijzen die de KVKK voorschrijft,

aan Corenta worden gericht.

Belangrijke opmerking over cliëntgegevens: Als u cliënt van een Kliniek bent en een verzoek over uw gegevens wilt indienen, moet u zich in de eerste plaats tot de betreffende Kliniek (Verwerkingsverantwoordelijke) wenden; de Kliniek is immers voor cliëntgegevens de uiteindelijke beslissende instantie en aanspreekpunt. Corenta levert als verwerker, overeenkomstig de instructies van de Kliniek, de nodige technische hulpmiddelen (functies voor het inzien, exporteren en wissen van gegevens).

9. Rollen en verantwoordelijkheden

10. Beveiligingsmaatregelen (gedurende de bewaartermijn)

Persoonsgegevens worden gedurende de bewaartermijn beschermd met de volgende technische en organisatorische maatregelen (KVKK art. 12):

• In de multi-tenant architectuur worden de verplichting van tenant_id in elke tabel en beleid voor beveiliging op rijniveau (Row Level Security) met het beginsel standaard weigeren (default-deny) toegepast (37/37 tabellen, 86 beleidsregels); gegevenslekken tussen tenants worden zo technisch voorkomen.
• Toegang tot tabellen met gezondheidsgegevens is beperkt tot de betreffende cliënt, de toegewezen specialist en de beheerder van de tenant; de toegangscontrole wordt op databaseniveau (RLS) toegepast. Sessienotities kunnen na verzending niet worden gewijzigd/gewist (append-only); voor anamneseformulieren is aan geen enkele gebruiker (ook niet de beheerder) een wisbevoegdheid toegekend.
• De supportmodus van de superbeheerder (impersonation) is in tijd beperkt (30 minuten) en standaard alleen-lezen; schrijfhandelingen en toegang tot gezondheidsgegevens zijn onderworpen aan afzonderlijke stappen die extra goedkeuring vereisen; in geen enkel impersonatiescenario wordt schrijftoegang tot tabellen met gezondheidsgegevens geopend. (Deze beperking betreft door mensen gestarte impersonatiesessies; automatische cronprocessen met service-role zijn een afzonderlijke laag — zie Deel 5.7.)
• Bij de overdracht van gegevens wordt end-to-end-versleuteling (TLS) gebruikt; in de mobiele app worden sessietokens versleuteld bewaard in de beveiligde, door hardware ondersteunde sleutelopslag van het apparaat (Keychain/Keystore).
• Er zijn technische maatregelen genomen om het maken van schermafbeeldingen op gevoelige schermen te beperken.
• Verificatie met twee factoren (2FA/MFA) is verplicht voor accounts van superbeheerders.
• Cryptografische verificatie van de handtekening van meldingen (webhooks) over betalingstransacties is in de architectuur voorzien en wordt toegepast; het werk om de betreffende configuratie/het sleutelbeheer in alle omgevingen (inclusief productie) volledig af te ronden, is gaande.
• Deze beveiligingsmaatregelen worden voortdurend herzien en verbeterd; geen enkele technische maatregel garandeert echter absolute beveiliging, en in het kader van dit Beleid wordt geen toezegging van absolute beveiliging gedaan.

11. Subverwerkers en lokalisatie van gegevens

Gedurende de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwerkt of gehost via de volgende subverwerkers/dienstverleners. De overeenkomsten met deze aanbieders bevatten verplichtingen om de gegevens alleen te verwerken voor de uitvoering van de vermelde dienst; deze relatie betreft niet de bewaartermijnen, maar de technische omgeving waarin de gegevens worden gehost — de uitvoering van een verwijderingsbeslissing gebeurt ook bij deze aanbieders technisch. De onderstaande tabel vormt ook de invulling van het recht om "te weten aan welke derden gegevens zijn doorgegeven" op grond van KVKK art. 11/4:

Daarnaast:

• E-mailinfrastructuur: Service-e-mails worden verzonden via Google Workspace (Google); authenticatie-e-mails worden door Supabase Auth in gang gezet. Promotionele e-mails worden alleen verzonden op voorwaarde van afzonderlijke toestemming en registratie in het İYS. Pushmeldingen worden via Apple (APNs) en Google (FCM) bezorgd.
• Analysehulpmiddel: Er wordt geen analysehulpmiddel van derden (bijv. Google Analytics) gebruikt. Meting van het productgebruik in de app is momenteel niet actief; als deze wordt geactiveerd, wordt de meting weggeschreven naar een first-party tabel in Corenta's eigen database (Supabase, Frankfurt/Duitsland), bevat zij geen gezondheidsgegevens of vrije tekst en wordt dit Beleid vóór de activering bijgewerkt; wanneer zij wordt geactiveerd, wordt de bewaartermijn van de metingsregistraties in dit Beleid vermeld.
• Foutbewaking: Er wordt geen foutbewakingshulpmiddel van derden gebruikt; fouten aan de clientzijde worden in Corenta's eigen database geregistreerd.
• Er is geen infrastructuur voor rechtstreekse betaling met creditcard via het web; betalingen verlopen uitsluitend via de mechanismen voor in-app-aankopen (IAP) van Apple/Google; de uiteindelijke factuur/het betaalbewijs wordt door Apple/Google opgesteld (zie Deel 4, Nr. 6).

Gegevens worden alleen met de bovenstaande subverwerkers gedeeld voor zover dat nodig is om de betreffende dienst te kunnen leveren, en in het kader van KVKK art. 8/art. 9. Doorgifte naar het buitenland: Alle bovengenoemde aanbieders verwerken gegevens buiten Turkije; ook hosting in Duitsland is een doorgifte naar het buitenland in de zin van de KVKK. Omdat deze doorgiften regelmatig en doorlopend zijn, worden zij niet op uitdrukkelijke toestemming gebaseerd; zij zullen worden gebaseerd op de standaardcontracten die de Raad op grond van art. 9/4-c heeft bekendgemaakt. Op de datum van deze tekst zijn de standaardcontracten nog niet ondertekend en nog niet bij de Raad gemeld; elk contract zal binnen 5 werkdagen na ondertekening bij de Raad worden gemeld, en deze tabel zal met de data worden bijgewerkt. Er is geen adequaatheidsbesluit van de Raad over deze landen (laatste controle: 11 oktober 2026). Deze lijst kan worden bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in dienstverleners; de actuele lijst kan worden gevolgd via het Privacybeleid en/of het betreffende informatiescherm in het product Corenta.

12. VERBIS-registratie

Op de datum van dit document heeft Teta Studio geen VERBIS-registratie. De registratieplicht wordt beoordeeld aan de hand van de criteria in de besluiten nr. 2025/1572 (voor verwerkingsverantwoordelijken van wie de hoofdactiviteit de verwerking van bijzondere gegevens is, ligt de uitzonderingsdrempel bij 10 werknemers per jaar en een balanstotaal van 10 miljoen TL) en 2025/2393 (criterium van het aantal werknemers voor wie geen boekhouding op balansbasis voert) van de Raad. Omdat Teta Studio klinische gezondheidsgegevens niet als verwerkingsverantwoordelijke maar als verwerker verwerkt, wordt de beoordeling voor zijn eigen activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke (Deel A en C) met deze criteria gemaakt. Zodra de schriftelijke beoordelingsnotitie en de bevestiging van de Autoriteit (ALO 198) gereed zijn, wordt dit deel met datum en motivering bijgewerkt; als registratie nodig is, gebeurt die voordat de activiteit wordt voortgezet.

Verduidelijking per rol: De verplichting tot registratie in VERBIS wordt beoordeeld voor de context van de bedrijfswebsite (formulier voor vroege toegang op corenta.app), waarin Corenta als Verwerkingsverantwoordelijke handelt, en de stand daarvan is hierboven uitgelegd. In de context van het SaaS-product (app.corenta.app) is de Kliniek de Verwerkingsverantwoordelijke voor cliëntgegevens; daarom moet voor elke Kliniek afzonderlijk en onafhankelijk aan de hand van haar eigen criteria (aantal werknemers, jaarlijks volume van gegevensverwerking, werkterrein, uitzonderingsbesluiten van de Raad enz.) worden beoordeeld of er een verplichting tot registratie in VERBIS is; deze beoordeling en een eventuele registratieplicht liggen bij de Kliniek en kunnen niet aan Corenta worden overgedragen.

13. Bijwerking van het Beleid

Dit Beleid kan worden bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in de regelgeving, besluiten van de Raad, ontwikkelingen in de technische infrastructuur van Corenta (bijvoorbeeld het toevoegen van een scan op PII in de vrije-tekstinhoud van sessienotities zoals vermeld in Deel 4 Nr. 3 en Deel 6.2, het koppelen van de verificatiedocumenten van specialisten (specialist-verification-docs) aan het proces van sluiting van de tenant zoals vermeld in Deel 5.4/Deel 4 Nr. 11, het controleren/invoeren van het opschonen van pushtokens zoals vermeld in Deel 4 Nr. 10 en Deel 7 punt 4, het opzetten van een automatisch scanmechanisme voor gegevens van het formulier voor vroege toegang zoals vermeld in Deel 7 punt 3, het verder ontwikkelen van het proces voor overdraagbaarheid van gegevens zoals vermeld in Deel 8.2, het afronden van de rechtsgronden voor doorgifte naar het buitenland in Deel 11, wijzigingen in de lijst van subverwerkers) of wijzigingen in bedrijfsprocessen. De actuele versie wordt gepubliceerd op de betreffende platforms van Corenta (bedrijfswebsite en/of in de app), en voor bepalingen die in strijd zijn met de vorige versie geldt de actuele versie. Bij belangrijke wijzigingen worden gebruikers/Klinieken, voor zover van toepassing, daarnaast geïnformeerd.

14. Contact

Voor vragen over dit Beleid of over de bewaring/verwijdering van persoonsgegevens:

E-mail: hello@corenta.app Verwerkingsverantwoordelijke: Mertcan Demir — eenmanszaak onder de handelsnaam "Teta Studio" Support: support@corenta.app Dienstgebied: Corenta wordt wereldwijd aangeboden via de App Store en Google Play, in de landen waar deze winkels beschikbaar zijn. De termijnen in dit Beleid gelden voor gebruikers in elk land; als de dwingende regelgeving van een land een kortere wistermijn of een langere bewaarplicht voorschrijft, is die bepaling van toepassing.

Laatst bijgewerkt: 19 oktober 2026 Versie 1.9 · 19 oktober 2026