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1.9

CORENTA — POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE SUPPRESSION DES DONNÉES

Cette traduction est fournie à titre informatif ; seul le texte turc fait foi.

Suppression d'un client sans compte : l'action Supprimer du gestionnaire du cabinet vaut demande ; la fiche est immédiatement retirée de la liste active et, au bout de 30 jours, les données d'identité et de contact ainsi que les champs de santé du client (groupe sanguin, allergies, maladies chroniques, traitements) sont effacés/vidés (voir 5.0). La description générale de la suppression de compte qui suit ne doit pas être interprétée, dans ce cas particulier, comme une obligation de supprimer définitivement la ligne du client. Les anamnèses, mesures, notes de séance et enregistrements financiers restent soumis à leurs propres règles de conservation.

Entrée en vigueur / dernière mise à jour : 19 octobre 2026 Version : 1.9 Responsable du traitement / éditeur : Mertcan Demir — entreprise individuelle sous le nom commercial "Teta Studio"

Historique des modifications

  • 1.9 — 19 octobre 2026 : La mention "Turquie uniquement" de la Section 14 a été remplacée par l'offre mondiale ; les durées de conservation sont inchangées.
  • 1.8 — 19 octobre 2026 : Version de publication ; entrée en vigueur le 19 octobre 2026. Ajout à la Section 4 de la ligne relative aux messages de groupe du cabinet et aux copies de messages réservées à l'examen par l'équipe (n° 12) ; la liste d'élimination périodique de la Section 7 a été élargie en conséquence ; les informations MERSİS et KEP, restées vides, ont été retirées du tableau 1.3.
  • 1.7 — 11 octobre 2026 : Selon la revue de conformité du 11 octobre 2026 (F01, F02, F08, F11, F13, F19, F21) : la phrase du §11 "Supabase/Francfort n'est pas un transfert à l'étranger" a été supprimée et la section sur les transferts à l'étranger a été rédigée selon l'art. 9 de la loi n° 6698 dans sa version postérieure à 2024 (les contrats types ne sont pas encore signés) ; pour les données de santé, cliniques et financières, le terme "anonyme" a été corrigé en conservation restreinte après suppression du lien avec la personne (le texte libre des notes de séance n'est pas modifié) ; la base légale de la ligne relative à la preuve du consentement a été corrigée en art. 5/2-e (suppression du renvoi erroné à l'art. 20/2) ; la ligne du formulaire d'accès anticipé a été mise à jour pour séparer l'information du consentement aux messages commerciaux ; le principe d'une élimination périodique semestrielle a été ajouté pour les catégories sans élimination automatique ; l'identité a été corrigée en entreprise individuelle ; la section relative au VERBİS a été rédigée selon les décisions du Kurul de 2025.
  • 1.6 — 10 octobre 2026 : Expo (Expo Push Notification Service) a été retiré des enregistrements de sous-traitants ultérieurs/sous-traitants ; les notifications push sont acheminées uniquement par Apple (APNs) et Google (FCM) ; Expo/EAS n'est qu'un outil de compilation de l'application et ne traite aucune donnée d'utilisateur final.
  • 1.5 — 10 octobre 2026 : La mention relative au choix de Google Analytics a été supprimée ; il a été précisé qu'aucun outil d'analyse tiers n'est utilisé et qui traite les notifications push.
  • 1.4 — 4 octobre 2026 : Le texte en vigueur a été figé comme version approuvée. Cette version ne traitait que les points suivants : suppression du compte (l'accès prend fin immédiatement, les données personnelles sont effacées/anonymisées, les enregistrements de paiement soumis à conservation légale sont conservés sans identité ; pas de délai d'annulation) ; effacement des champs de santé du client au bout de 30 jours ; délai de 7 jours pour les justificatifs orphelins ; masquage des coordonnées du client en mode assistance ; mesure côté serveur sans identité ; e-mails de service et Google Workspace ; sous-traitants des notifications push ; adresse d'assistance ; marché (Turquie).
  • 1.3 — 7 juillet 2026 (mise à jour du 4 août 2026) : version précédente.

Remarque importante sur la qualité de responsable du traitement / sous-traitant : La présente Politique de conservation et de suppression des données (la "Politique") détermine combien de temps sont conservées les données personnelles traitées dans le cadre du service logiciel Corenta (le "Service" ou l'"Application"), développé et exploité par Mertcan Demir, qui exerce en entreprise individuelle sous le nom commercial "Teta Studio" ("Corenta", "Teta Studio", la "Société"), les critères retenus pour fixer ces durées et les méthodes par lesquelles ces données sont effacées, détruites ou anonymisées lorsque la durée de conservation prend fin ou que la raison du traitement disparaît.

La présente Politique a été établie dans le cadre de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles — KVKK (Türkiye Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) — (la "KVKK"), du Règlement relatif à l'effacement, à la destruction ou à l'anonymisation des données personnelles (le "Règlement") et des autres textes applicables, et fait partie intégrante de l'inventaire des traitements de données personnelles de Corenta. Elle doit être lue avec la Notice d'information/Politique de confidentialité correspondante, où les finalités et les bases légales du traitement sont expliquées en détail ; le présent document ne régit que les durées de conservation et les procédures d'élimination et n'a pas vocation à remplir à lui seul l'ensemble de l'obligation d'information prévue à l'art. 10 de la KVKK.


1. Objet et champ d'application

1.1. Objet

La présente Politique a pour objet d'exposer les critères de détermination de la durée maximale nécessaire à la finalité pour laquelle Corenta traite les données personnelles, l'application des durées prévues par la réglementation ainsi que les procédures et principes relatifs à l'effacement, à la destruction ou à l'anonymisation des données personnelles dont la durée de conservation a expiré. Elle a été établie sur la base des articles 5, 6, 7, 10, 11 et 12 de la KVKK et des articles pertinents du Règlement.

1.2. Champ d'application et distinction des rôles — Avertissement important

La présente Politique couvre deux domaines distincts dans lesquels Corenta traite des données en deux qualités différentes ; cette distinction est appliquée de manière cohérente dans toute la Politique et détermine directement la lecture du tableau des durées de conservation :

(a) Contexte du site institutionnel (corenta.app — formulaire d'accès anticipé/demande de démo) : pour les données personnelles transmises par des clients professionnels potentiels intéressés par le produit via le formulaire d'accès anticipé, Corenta/Teta Studio agit directement en qualité de Responsable du traitement au sens de l'art. 3 de la KVKK.

(b) Contexte du produit SaaS (app.corenta.app) : pour les données personnelles que les centres de Pilates clinique, de kinésithérapie, de Reformer, de bien-être/massage et de yoga utilisant la plateforme Corenta par abonnement (le "Tenant", l'"Établissement" ou le "Cabinet") saisissent dans la plateforme au sujet de leurs propres clients (le "Client concerné") (coordonnées, anamnèse, notes de séance, données de rendez-vous/forfaits, etc.), le Cabinet est Responsable du traitement au sens de l'art. 3 de la KVKK ; Corenta/Teta Studio agit uniquement en qualité de Sous-traitant et fournit un service d'infrastructure technique conformément aux instructions du Cabinet. L'obligation d'informer les clients, le recueil du consentement explicite et la décision finale de conservation/élimination des données des clients relèvent de la responsabilité juridique du Cabinet. Corenta facilite techniquement le respect de ces obligations dans le produit (mécanisme d'enregistrement des consentements consent_logs, écran mobile d'acceptation KVKK kvkk.tsx, pistes d'audit), sans reprendre ni assumer l'obligation de conformité à la KVKK du Cabinet. Les durées de conservation indiquées dans la présente Politique pour ce contexte reflètent la durée pendant laquelle Corenta, en tant que sous-traitant, conserve effectivement ces données dans son infrastructure ; la décision et le délai finaux d'élimination peuvent être déterminés par les instructions du Cabinet et la réglementation qui lui est applicable.

La présente Politique couvre également, pour les principes généraux, les processus de conservation et d'élimination des données personnelles des salariés, partenaires commerciaux et fournisseurs de Corenta ; son objet principal reste toutefois les données des clients professionnels et des clients finaux définies aux points (a) et (b) ci-dessus.

1.3. Informations sur le responsable du traitement / sous-traitant

Responsable du traitementMertcan Demir — entreprise individuelle sous le nom commercial "Teta Studio" (sans personnalité juridique distincte) · Numéro fiscal 2771408706
ProduitCorenta
Contacthello@corenta.app (contact général et demandes au titre de la KVKK) · Assistance : support@corenta.app
Site institutionnelcorenta.app
Adresse de l'application/du produitapp.corenta.app
Inscription au VERBİSÀ la date du présent texte, il n'y a pas d'inscription ; l'obligation est évaluée selon les critères des décisions 2025/1572 et 2025/2393 du Kurul (voir Section 12)

1.4. Textes de référence

  • Loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles,
  • Règlement relatif à l'effacement, à la destruction ou à l'anonymisation des données personnelles (Journal officiel du 28.10.2017, n° 30224),
  • Guide relatif à l'effacement, à la destruction ou à l'anonymisation des données personnelles et décisions du Kişisel Verileri Koruma Kurulu (le "Kurul"),
  • Loi n° 6102, Code de commerce turc (conservation des livres et documents commerciaux),
  • Loi n° 213, Code de procédure fiscale turc (conservation des enregistrements financiers),
  • Autres textes sectoriels applicables (y compris, dans la mesure où elle s'applique, la réglementation relative à la prestation de services de santé).

2. Définitions

TermeDéfinition
Donnée personnelleToute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (art. 3/1-d de la KVKK).
Catégorie particulière de données personnellesLes données énumérées à l'art. 6 de la KVKK, y compris les données de santé, dont la connaissance peut entraîner une discrimination ou un préjudice pour la personne concernée.
Responsable du traitementPersonne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles et qui est responsable de la mise en place et de la gestion du système d'enregistrement des données.
Sous-traitantPersonne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement, sur la base de l'autorisation qu'il lui a donnée.
Support d'enregistrementTout support sur lequel des données personnelles sont traitées par des moyens automatisés ou non (ici : base de données hébergée chez Supabase (Francfort, UE), stockage dans l'application, sauvegardes).
EffacementOpération rendant les données personnelles inaccessibles et non réutilisables de quelque manière que ce soit pour les utilisateurs concernés.
DestructionOpération rendant les données personnelles inaccessibles, irrécupérables et non réutilisables de quelque manière que ce soit, par qui que ce soit.
AnonymisationFait de rendre une donnée personnelle impossible à rattacher, de quelque manière que ce soit, à une personne physique identifiée ou identifiable, même en la combinant avec d'autres données.
Durée de conservationConservation de la donnée personnelle pendant la durée prévue par la réglementation applicable ou nécessaire à la finalité de son traitement.
Élimination périodiqueOpération d'effacement, de destruction ou d'anonymisation effectuée d'office et à intervalles réguliers, dans les conditions prévues par la loi.
Tenant / Établissement / CabinetUnité locataire de la plateforme Corenta correspondant à un compte distinct, dont les données sont isolées logiquement de celles des autres établissements : centre de Pilates clinique, de kinésithérapie, de Reformer, de bien-être ou de yoga.
ÉliminationTerme générique désignant l'effacement, la destruction ou l'anonymisation des données personnelles.

3. Critères de détermination des durées de conservation et d'élimination (art. 5 et 6 de la KVKK)

3.1. Raisons justifiant la conservation

Chez Corenta, les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée expressément prévue par la réglementation applicable ou pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées. Les critères suivants sont retenus pour fixer la durée de conservation :

  1. Existe-t-il une obligation légale de conservation ? (Par exemple, les durées minimales de conservation des enregistrements financiers prévues par le Code de commerce turc et le Code de procédure fiscale turc.)
  2. Dans quel but la donnée a-t-elle été traitée et ce but est-il toujours valable ? (Art. 5/2 de la KVKK — principe de limitation des finalités.)
  3. Est-elle nécessaire à la conclusion/l'exécution du contrat ? (Par exemple, les données de rendez-vous et de forfaits tant que la relation d'abonnement/de service se poursuit.)
  4. Est-elle nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit (comme moyen de preuve dans un éventuel litige) ? (Compte tenu des délais généraux de prescription du Code turc des obligations.)
  5. La personne concernée a-t-elle donné son consentement explicite et celui-ci est-il toujours valable ?
  6. Corenta ou le Cabinet a-t-il un intérêt légitime ? (Par exemple, journaux de sécurité, détection des fraudes/abus.)
  7. La donnée relève-t-elle d'une catégorie particulière (santé) ? Dans ce cas, conformément à l'art. 6 de la KVKK, une restriction d'accès et une justification plus strictes s'appliquent ; la durée de conservation n'est jamais étendue au-delà de la finalité.

Si aucun des critères ci-dessus n'impose la conservation d'une donnée personnelle donnée, celle-ci est immédiatement effacée, détruite ou anonymisée.

3.2. Raisons justifiant l'élimination

Les données personnelles sont effacées, détruites ou anonymisées, à la demande de la personne concernée ou d'office par Corenta/le Cabinet, dans les cas suivants :

a) modification ou abrogation des dispositions légales sur lesquelles repose le traitement, b) disparition de la finalité qui impose le traitement ou la conservation, c) retrait du consentement par la personne concernée, pour les traitements fondés sur le consentement explicite, d) demande d'effacement/de destruction de la personne concernée au titre des droits prévus à l'art. 11 de la KVKK, lorsque la demande est jugée fondée (demande de suppression du compte), e) expiration de la durée de conservation des données personnelles sans qu'aucune raison juridique n'impose plus de les conserver, f) absence de conclusion, nullité, résiliation ou résolution du contrat, g) aboutissement définitif de la demande de suppression du compte selon la procédure décrite au point 5 de la présente Politique.


4. Tableau des catégories de données, durées de conservation et méthodes d'élimination

Le tableau ci-dessous présente les principales catégories de données personnelles traitées dans l'infrastructure de Corenta, leur durée de conservation, sa justification et la méthode d'élimination appliquée à l'expiration. Sauf mention expresse contraire, la règle générale est la suivante : "tant que le compte/l'enregistrement associé est actif + 30 jours à compter du traitement de la demande de suppression du compte." Le tableau doit être lu avec le parcours de suppression du compte décrit à la Section 5. Pour certaines catégories, l'étape de ce parcours au bout de 30 jours n'est pas un DELETE (suppression définitive), mais une anonymisation ; cette distinction est indiquée expressément dans les lignes concernées et à la Section 6.2.

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#Catégorie de donnéesExemples de champsDurée de conservationJustification / base légaleMéthode d'élimination
1Données d'identité et de contact (utilisateur/spécialiste/client)Nom et prénom, e-mail, téléphone, date de naissance, informations de profilTant que le compte/la fiche client est actif + 30 jours après la demande de suppressionArt. 5 de la KVKK — conclusion/exécution du contrat ; accès au service. Pour les données des clients, le Responsable du traitement est le Cabinet.Étape 1 : suppression logique (soft delete) → Étape 2 : suppression définitive (voir point 5)
2Données de santé / questionnaires d'anamnèse (anamnesis_forms)Antécédents de santé, informations sur la douleur/les plaintes, contre-indicationsTant que la fiche client est active + 30 jours après la demande de suppression. Pour anamnesis_forms, aucune politique de DELETE (suppression) n'est définie dans le système : dans l'usage quotidien, personne (pas même un utilisateur administratif) ne peut supprimer l'enregistrement à la main. À l'issue des 30 jours, l'enregistrement ne fait pas l'objet d'un DELETE ; le lien avec la personne est supprimé : le rattachement à la personne (client_id) est rompu de façon irréversible au niveau de la base de données (FK ON DELETE SET NULL), et le contenu du questionnaire (answers) ainsi que la référence au fichier joint (attached_files) sont remplacés par un marqueur anonyme ; le fichier joint lui-même est en outre supprimé automatiquement du Storage (voir n° 11).Art. 6 de la KVKK — catégorie particulière ; nécessaire à la prestation clinique et à la preuve d'une éventuelle responsabilité médicale/juridique (Responsable du traitement : le Cabinet) ; en raison de l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet, l'enregistrement clinique lui-même (sans lien avec le client) reste conservé dans le tenant avec un accès restreint ; cet enregistrement n'est pas considéré comme anonyme. L'accès est limité au client concerné, au spécialiste attribué et à l'administrateur du tenant (RLS).Étape 1 : suppression logique (fermeture de l'accès) → Étape 2 : anonymisation (RPC anonymize_user_relations(), service-role uniquement) + rupture du lien avec la personne par FK
3Notes de séance (session_notes)Notes cliniques saisies par le spécialiste pendant la séanceComme ci-dessus. Une fois envoyée (champ submitted_at renseigné), la note ne peut plus être modifiée ni supprimée par UPDATE/DELETE (architecture append-only appliquée au niveau de la base de données), et ce contenu n'est pas non plus modifié lors de la suppression du compte. À l'Étape 2, seuls les liens avec les personnes (client_id, specialist_id) sont rompus par FK ON DELETE SET NULL ; le déclencheur append-only prévoit une exception étroite réservée à cette seule fin (il autorise uniquement la mise à NULL des colonnes de lien, sans permettre la moindre modification du contenu de la note). Conséquence : le texte libre de la note pouvant contenir des noms ou des éléments d'identification, ces enregistrements ne sont pas considérés comme anonymes après la suppression du compte ; ils sont conservés avec un accès restreint pendant la durée de l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet, puis éliminés. Le nettoyage du texte libre lors de la suppression est une décision produit qui sera examinée séparément.Art. 6 de la KVKK — catégorie particulière ; intégrité du dossier clinique et moyen de preuve en cas d'éventuelle responsabilité médicale. L'immuabilité est un choix de conception délibéré pour préserver la fiabilité du dossier ; après la suppression du compte, l'intégrité de l'enregistrement clinique est protégée selon le même principe.Idem ; la contrainte append-only étant maintenue, seul le lien avec la personne est rompu par FK ; le contenu de la note n'est ni supprimé ni modifié à aucune étape
4Données de mesures (measurements)Mesures corporelles, suivi de l'évolution et autres mesures cliniquesComme ci-dessus. À l'Étape 2, l'enregistrement n'est pas supprimé ; le lien avec la personne est supprimé : le rattachement à la personne (client_id) est rompu par FK ON DELETE SET NULL et le champ de texte libre notes (pouvant contenir des noms/éléments d'identification) est mis à NULL ; les valeurs de mesure numériques/catégorielles (poids, EVA, sommeil, etc.) restent conservées comme enregistrement clinique du tenant sans lien avec la personne (elles ne sont pas considérées comme anonymes, car dans les petits établissements une série de mesures peut suffire à réidentifier la personne).Art. 6 de la KVKK — catégorie particulière ; nécessaire à l'exécution du service (suivi de l'évolution) (Responsable du traitement : le Cabinet) ; la série numérique de mesures est conservée sans lien avec la personne en raison de l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet et de l'intégrité du suivi.Étape 1 : suppression logique → Étape 2 : anonymisation (RPC anonymize_user_relations()) + rupture du lien avec la personne par FK
5Données de rendez-vous, de forfaits et de paiementsDates des rendez-vous, forfait/solde de séances, annulations, enregistrements de paiements/encaissements (payments), enregistrements de présence (attendance)Tant que le compte est actif + 30 jours après la demande de suppression. L'enregistrement du rendez-vous lui-même (appointments.client_id) accepte déjà la valeur nulle par conception ; après la suppression, le lien avec la personne est rompu et l'historique des rendez-vous (date/prestation/statut) reste comme enregistrement du tenant. Les enregistrements de paiement (payments) et de présence (attendance) ne font pas non plus l'objet d'un DELETE ; le lien avec la personne est supprimé : le rattachement à la personne (client_id) est rompu par FK ON DELETE SET NULL ; pour les paiements, la note en texte libre, le motif de remboursement et la référence à l'image du justificatif (pouvant contenir des noms) sont mis à NULL et le fichier du justificatif lui-même est supprimé automatiquement du Storage (voir n° 11), tandis que le montant, la date et le statut sont conservés ; pour la présence, le texte libre notes est mis à NULL et le statut présent/absent est conservé. La table client_packages (solde des forfaits) ne comportant aucune colonne directe de données personnelles ou de texte libre, elle reste inchangée comme enregistrement du tenant.Art. 5 de la KVKK — exécution du contrat ; peut en outre servir de preuve en cas de litige (désaccord sur le solde d'un forfait, un montant, etc.) ; l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet impose de conserver ces données sans lien avec la personne.Étape 1 : suppression logique → Étape 2 : l'enregistrement de rendez-vous/forfait est conservé, les enregistrements de paiement et de présence sont traités par anonymisation (RPC anonymize_user_relations()) + rupture du lien avec la personne par FK ; aucune modification n'est nécessaire pour client_packages (pas de colonne de données personnelles)
6Métadonnées d'abonnement/de transaction (IAP)Nom de la formule, statut de l'abonnement, date de la transaction, métadonnées de transaction/d'abonnement IAPPour les enregistrements relevant des obligations comptables/fiscales propres de la Société, pendant la durée légale de conservation prévue à l'art. 82 du Code de commerce turc et à l'art. 253 du Code de procédure fiscale turc (en pratique, jusqu'à 10 ans au minimum)Art. 82 de la loi n° 6102 (Code de commerce turc), art. 253 de la loi n° 213 (Code de procédure fiscale) — obligation légale de conservation. Précision importante : le modèle de paiement de Corenta passe exclusivement par les achats intégrés (IAP) d'Apple/Google ; la facture/le reçu au consommateur final est émis et conservé par Apple/Google, et Corenta ne produit ni ne conserve ces documents. Dans le modèle IAP de Corenta, les données de carte et de moyen de paiement sont traitées et conservées par Apple/Google ; aucune conservation de ces données de moyen de paiement n'a été constatée dans l'infrastructure propre de Corenta (base de données, journaux). Corenta ne conserve que les métadonnées d'abonnement IAP vérifiées (nom de la formule, date de la transaction, statut de l'abonnement) pendant les durées prévues par ces lois. Si la Société tient par ailleurs des livres et pièces comptables généraux, ceux-ci relèvent des mêmes durées légales mais constituent un périmètre distinct des catégories de données personnelles objet de la présente Politique, soumis à son propre régime fiscal ; le présent document n'affirme ni l'existence ni le contenu de ce périmètre distinct. Cette catégorie n'est pas affectée par la demande de suppression du compte ; même après la suppression du compte, elle est conservée séparément jusqu'à l'expiration de la durée légale, dissociée de la finalité du traitement et avec un accès limité au seul respect de l'obligation légale.À l'expiration de la durée légale, effacement ou anonymisation
7Pistes d'audit (audit_logs)Enregistrement des opérations critiques dans le système (impersonation, modification des habilitations, accès aux données, etc.)Conservées 2 ans à compter de leur création — durée fixe déterminée sur le fondement de l'intérêt légitime (détection des incidents de sécurité, enquête sur les accès non autorisés, prévention des abus) et du besoin de preuve en cas d'éventuel litige. Les enregistrements expirés sont effacés lors de l'élimination périodique semestrielle ; cette élimination est aujourd'hui manuelle et aucune tâche automatique planifiée n'existe encore. Même après la suppression du compte, ces enregistrements sont conservés séparément jusqu'à l'expiration des 2 ans.Art. 5/2-f de la KVKK — intérêt légitime (détection des incidents de sécurité, enquête sur les accès non autorisés, prévention des abus) et moyen de preuve en cas d'éventuel litige. Par nature, ces enregistrements ne se limitent pas à la personne concernée et servent à la sécurité et à la traçabilité du système ; la demande de suppression du compte de l'utilisateur concerné ne les efface pas automatiquement.À l'expiration de la durée de conservation, effacement ou anonymisation (aucun mécanisme de nettoyage automatique n'est encore en place)
8Registre de l'information et des consentements (consent_logs)Affichage de la notice d'information ("J'ai lu et compris" ; ce n'est pas un consentement), consentement aux données de santé, autorisation des notifications de campagne, enregistrements des autorisations push ; horodatage, adresse IP, version, enregistrement du retrait (revoked_at)Tant que le compte est actif + 30 jours après la demande de suppression ; à l'issue de ces 30 jours, conservation séparée pendant 5 ans pour prouver que le consentement a été donné ou retiré (comme enregistrement de preuve distinct en prévision d'une éventuelle plainte/inspection au titre de la KVKK) — durée fixe déterminée sur le fondement de l'intérêt légitime et de la charge de la preuve. Cette conservation probatoire de 5 ans est rendue possible sous forme d'enregistrement de preuve sans lien avec la personne : lors de la suppression définitive, le rattachement de l'enregistrement à la personne (user_id) est rompu par FK ON DELETE SET NULL et l'adresse IP (ip_address) est effacée ; le type de consentement, la version et le moment où il a été donné/retiré restent conservés indépendamment de la personne. Les enregistrements dont la durée de 5 ans a expiré sont effacés lors de l'élimination périodique semestrielle (aujourd'hui manuelle ; aucune tâche automatique planifiée n'existe encore).Art. 5/2-e de la KVKK (établissement, exercice ou protection d'un droit) et art. 5/2-f ; la charge de la preuve du consentement explicite incombe au responsable du traitement (décision de principe du Kurul 2026/347) ; compatible avec les délais généraux de prescription du Code turc des obligations.Lors de la suppression définitive du compte, l'enregistrement ne fait pas l'objet d'un DELETE ; le lien avec la personne est rompu par FK et l'adresse IP est anonymisée (RPC anonymize_user_relations()) ; l'enregistrement de preuve sans lien avec la personne reste conservé 5 ans (ensuite, élimination périodique semestrielle ; pas encore de tâche automatique)
9Données du formulaire d'accès anticipé (site institutionnel)Nom et prénom, e-mail, téléphone (facultatif), nom de l'établissement, ville, type d'établissement, nombre de spécialistes/instructeurs, contenu du message/problème opérationnel, adresse IP/appareil/navigateur/cookies2 ans au maximum à compter de l'examen de la candidature et de la fin de la prise de contact ; si aucun contact n'a lieu dans ce délai ou si la procédure se termine, les données sont effacées/anonymisées plus tôt. Note de transparence : il n'existe pas à ce jour dans le système de mécanisme automatique de contrôle/effacement correspondant à cette durée maximale (voir Note 2 et Section 7, point 3) ; la durée est un plafond juridique ; les enregistrements expirés sont effacés lors de l'élimination périodique semestrielle (aujourd'hui manuelle) ou sur demande.Art. 5 de la KVKK — échanges précontractuels (art. 5/2-c) ; intérêt légitime (évaluation de l'adéquation au profil de client cible, étude de marché, apports au développement du produit, sécurité/performance du site) ; en cas de consentement aux messages commerciaux, consentement distinct au titre de l'art. 6 de la loi n° 6563. Précision sur le consentement aux messages commerciaux : le formulaire ne comporte pas de case d'acceptation pour l'information (Notice d'information KVKK A.7 ; information et consentement sont distincts). Le consentement aux messages commerciaux est recueilli par une case distincte et non pré-cochée ("J'accepte que Teta Studio m'envoie par e-mail les actualités et offres de Corenta.") ; ne pas la cocher n'a aucune incidence sur l'examen de la candidature.Effacement ou anonymisation (actuellement appliqué manuellement/sur demande)
10Données de consentement/jeton des notifications push et enregistrements des notifications (notifications)Enregistrement de l'autorisation de notification accordée/refusée, jeton push de l'appareil (Apple APNs / Google FCM), les notifications envoyées elles-mêmes (titre/contenu/lien profond — table notifications)Tant que le compte/l'enregistrement de l'appareil est actif / l'autorisation de notification est valable + 30 jours après la demande de suppression du compte ; lorsque l'utilisateur retire son autorisation, le jeton est immédiatement invalidé. Les enregistrements des notifications envoyées (notifications) n'ont plus de valeur opérationnelle ou probatoire propre après la suppression du compte ; ils sont donc entièrement supprimés avec le compte lors de la suppression définitive (ON DELETE CASCADE), sans être anonymisés ni conservés séparément. Note de transparence : lors de la rédaction de la présente Politique, il n'a pas été possible de vérifier techniquement l'existence d'un mécanisme nettoyant automatiquement et périodiquement les jetons push invalides/expirés pendant que le compte est encore actif ; ce point n'est pas vérifié ; la présente Politique sera mise à jour lorsqu'il sera vérifié ou ajouté.Art. 5/2-c de la KVKK — exécution du contrat (notifications transactionnelles comme les rappels de rendez-vous) ; pour les notifications de campagne, une autorisation facultative distincte.Étape 1 : suppression logique → Étape 2 : l'enregistrement notifications est entièrement supprimé avec le compte (DELETE/cascade) ; le nettoyage séparé des jetons invalides/expirés pendant que le compte est actif est une amélioration prévue, dont l'application automatique n'est pas vérifiée à ce jour
11Fichiers joints (avatar, justificatif de paiement, pièce jointe d'anamnèse, justificatif de vérification du spécialiste — Supabase Storage)Images/documents envoyés depuis l'appareil photo ou la galerieTant que le compte/le tenant est actif ; lors de la suppression définitive du compte, les fichiers du dossier profil/anamnèse de l'utilisateur (buckets avatars, anamnesis-attachments, user-data-exports) et les images des justificatifs de paiement (bucket payment-receipts, via le chemin du fichier lu dans l'enregistrement en base) sont supprimés automatiquement du Storage (best-effort) ; si la suppression échoue dans un bucket, l'erreur est journalisée, mais cela n'empêche ni le nettoyage des autres buckets ni les étapes d'anonymisation/de suppression définitive du compte. Limite assumée : les justificatifs d'identité/de diplôme pour la vérification des spécialistes (bucket specialist-verification-docs) ne sont pas inclus dans ce processus automatique ; ce document n'appartient pas à l'utilisateur mais à la procédure de vérification du spécialiste indépendant du tenant (du Cabinet) et ne comporte aucune référence à un utilisateur dans la base de données, de sorte qu'il ne peut pas être rattaché au parcours actuel de suppression de compte utilisateur ; son élimination sera traitée séparément dans la procédure par laquelle le Cabinet ferme son compte/son abonnement au niveau du tenant (voir Sections 5.4 et 5.6)Art. 7 de la KVKK et Règlement — obligation d'effacement lorsque la finalité du traitement disparaît.Suppression automatique : avatars, anamnesis-attachments, user-data-exports, payment-receipts. Pour specialist-verification-docs, pas encore d'élimination automatique ; traitement lors de la fermeture du tenant, les demandes exceptionnelles étant examinées manuellement via hello@corenta.app
12Messages de groupe du cabinet et enregistrements de modération (group_messages, group_message_moderation ; à compter du 18 octobre 2026)Texte des messages de groupe, stickers, sondages et votes, motif de signalement, enregistrements de masquage/suppression/mise en sourdine, copie du message masqué réservée à l'examen par l'équipeLes messages de groupe sont conservés tant que le groupe et le compte Corenta du Cabinet existent ; le membre peut supprimer son propre message à tout moment, et le texte du message supprimé est retiré de l'enregistrement. Lors de la suppression définitive du compte, l'appartenance au groupe est supprimée ; le texte des messages déjà envoyés au groupe y reste, sans l'information sur l'expéditeur. La copie réservée à l'examen par l'équipe est conservée 1 an au maximum à compter du masquage du message et effacée lors de l'élimination périodique semestrielle ; cette élimination est actuellement manuelle et aucune tâche automatique planifiée n'existe encore. Pour une suppression au niveau du Cabinet, la Section 5.6 s'applique.Art. 5/2-c de la KVKK (participation et communication dans le groupe) ; art. 5/2-f (signalements et modération, prévention des abus). Responsable du traitement : le Cabinet. Corenta n'affiche aucune donnée de santé dans les groupes ; les messages étant en texte libre, les membres sont invités à ne pas partager d'informations de santé.Suppression par le membre : retrait du texte ; suppression définitive du compte : rupture du lien avec l'expéditeur ; copie de modération : effacement au bout d'1 an (élimination périodique semestrielle, actuellement manuelle)

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Note 1 : Dans le tableau ci-dessus, l'expression "tant que le compte/le tenant est actif" désigne la période pendant laquelle l'abonnement Corenta du Cabinet se poursuit et la fiche du client n'a pas été supprimée par le Cabinet. Le moment où le Cabinet supprime les données de son propre client est déterminé par sa propre politique de protection des données (en qualité de Responsable du traitement) et par sa relation avec le client ; Corenta fournit les moyens techniques nécessaires à ce processus.

Note 2 : Les durées de 2 ans du n° 7 (Pistes d'audit) et de 5 ans du n° 8 (Registre des consentements) sont des durées fixes de conservation déterminées par Corenta (contrairement à la durée légale du n° 6, elles ne découlent pas directement d'une disposition légale ; il s'agit d'un engagement contraignant par lui-même, fixé sur le fondement de l'intérêt légitime et de la charge de la preuve prévus à l'art. 5/2-f de la KVKK). Aucun mécanisme automatique d'effacement en fin de conservation ne fonctionne actuellement dans le système : à l'expiration, l'effacement/anonymisation est réalisé manuellement, et la présente Politique sera mise à jour lorsque l'automatisation sera mise en service. L'expression "2 ans au maximum" du n° 9 (Données du formulaire d'accès anticipé) a une portée différente et exprime, comme expliqué dans sa ligne, un plafond juridique distinct.


5. Procédure de suppression du compte — fonctionnement de bout en bout

Pour répondre techniquement aux demandes d'effacement des personnes concernées au titre de l'art. 11 de la KVKK, Corenta applique une architecture de suppression en deux étapes, qui concilie l'expérience utilisateur, la sécurité des données et le besoin de preuve juridique : une suppression logique immédiate (soft delete) suivie d'une suppression définitive au bout de 30 jours.

5.0. Modification du 4 octobre 2026 — en cas de contradiction avec les points 5.1 à 5.7, ce point prévaut

Suppression du compte (à compter du 4 octobre 2026) : une fois la demande de suppression confirmée, l'accès au compte prend fin immédiatement (les sessions sont fermées, la connexion n'est plus possible) ; les données personnelles sont effacées ou anonymisées (le nom, l'e-mail, le téléphone, l'image ainsi que les données d'identité/de contact et les champs de santé du client — groupe sanguin, allergies, maladies chroniques, traitements — sont effacés) ; les enregistrements de paiement et de rémunération soumis à une conservation légale ne sont pas supprimés ; ils sont conservés sans lien avec la personne et avec un accès restreint. Il n'existe aucun délai d'annulation après la demande ; la suppression définitive de l'enregistrement d'authentification et des fichiers s'achève dans le processus en arrière-plan de trente jours existant.

Suppression de la fiche client et champs de santé (à compter du 4 octobre 2026) : lorsque l'établissement supprime la fiche d'un client sans compte, la fiche est immédiatement retirée de la liste active ; au bout de 30 jours, les champs de santé du client (groupe sanguin, allergies, maladies chroniques, traitements) sont également effacés/vidés, avec les données d'identité et de contact. Les règles de conservation des questionnaires d'anamnèse, des mesures et des notes de séance ne sont pas affectées par le présent point.

Fichiers de justificatifs (à compter du 4 octobre 2026) : les fichiers de justificatifs non rattachés à un paiement (orphelins) sont supprimés automatiquement au bout de 7 jours ; un justificatif rattaché à un paiement ne peut être supprimé par aucun rôle.

Coordonnées du client en mode assistance (à compter du 4 octobre 2026) : dans la session d'assistance de Corenta (super-admin), l'e-mail et le téléphone du client ne sont pas affichés au personnel d'assistance, qui ne voit qu'un résumé d'identité limité (nom, statut du compte, activité, date de création).

Droit d'écriture sur les champs de santé (à compter du 4 octobre 2026) : seuls le client lui-même et le spécialiste qui lui est attribué peuvent écrire dans les champs de santé du client (groupe sanguin, allergies, maladies chroniques, traitements) ; le propriétaire/gestionnaire de l'établissement ne peut pas écrire dans ces champs (il peut modifier la personne à prévenir en cas d'urgence et les champs d'identité).

Mesure pseudonymisée du produit : pour améliorer le produit, des événements d'utilisation agrégés peuvent être mesurés, uniquement côté serveur et avec un identifiant pseudonymisé du cabinet ; cette mesure ne comprend ni adresse IP, ni donnée de santé, ni suivi de provenance ou publicitaire. L'identifiant pseudonymisé du cabinet constitue un pseudonyme (il n'est pas dépourvu d'identité). La fonctionnalité est actuellement désactivée.

5.1. Étape 1 — Suppression logique immédiate (soft delete)

Dès que l'utilisateur confirme dans l'application sa demande de suppression du compte, le système effectue les opérations suivantes de manière simultanée et immédiate :

  1. L'enregistrement de profil de l'utilisateur est désactivé par le renseignement du champ deleted_at ; le compte devient inaccessible/invisible pour l'usage normal et ne permet plus de se connecter.
  2. Les rendez-vous en attente (pas encore réalisés) de l'utilisateur sont annulés automatiquement.
  3. Les affectations dans lesquelles l'utilisateur figure comme spécialiste/ressource (associations client-spécialiste, affectations de programmes) sont retirées.
  4. Tous les consentements de l'utilisateur sont retirés (enregistrement par renseignement du champ revoked_at dans les enregistrements consent_logs).

À ce stade, les données ne sont pas supprimées physiquement, mais sont rendues inaccessibles pour les finalités normales de traitement et d'affichage. Cela constitue la première étape de la procédure d'effacement, au sens de "rendre inaccessible" de l'art. 7 de la KVKK et du Règlement.

5.2. Étape 2 — Suppression définitive (au bout de 30 jours)

30 (trente) jours après la suppression logique, une tâche planifiée (cron job) exécutée automatiquement dans le système effectue les opérations suivantes de manière irréversible :

  1. L'enregistrement d'authentification de l'utilisateur (auth.users) est supprimé de façon définitive et irréversible.
  2. Les enregistrements de la base de données associés à l'utilisateur sont traités différemment selon leur catégorie : les enregistrements sans valeur opérationnelle ou probatoire propre (par exemple les notifications) sont supprimés définitivement (DELETE/cascade) ; les données de santé (anamnesis_forms, session_notes, measurements) et les enregistrements cliniques/financiers (payments, attendance, consent_logs) ne sont en revanche pas supprimés : le lien avec la personne est supprimé ; le rattachement à la personne est rompu au niveau de la base de données, certains champs de texte libre sont nettoyés et l'enregistrement demeure comme enregistrement du tenant sans lien avec la personne et avec un accès restreint (le texte libre des notes de séance n'étant pas modifié, il n'est pas considéré comme anonyme) (voir Section 4, n° 2 à 5, 8 et 10, et Section 6.2).
  3. Cette opération n'est déclenchée automatiquement que par le processus d'arrière-plan privilégié du système (protégé par service-role) ; aucun utilisateur, y compris le personnel administratif, ni aucun gestionnaire d'Établissement ne peut lancer manuellement, avancer ou interrompre ce processus depuis les interfaces normales du produit — il s'agit d'un choix de sécurité délibéré, destiné à empêcher toute suppression anticipée ou tardive par erreur ou par abus. (Cette garantie couvre les interfaces normales d'utilisation et de gestion du produit ; les processus d'exploitation technique susceptibles d'avoir un accès direct à la base de données au niveau privilégié de l'infrastructure n'en relèvent pas et sont soumis à des contrôles d'accès internes distincts.)

Objet du processus en arrière-plan de 30 jours (à compter du 4 octobre 2026) : l'accès au compte prenant fin immédiatement avec la demande de suppression, ce délai n'ouvre aucune possibilité d'annulation ou de rétractation ; il sert à achever la suppression définitive de l'enregistrement d'authentification et des fichiers ainsi qu'à un éventuel examen d'abus. C'est un délai raisonnable et limité, conforme au principe de proportionnalité de l'art. 5 de la KVKK. L'état d'avancement d'une demande de suppression peut être demandé à hello@corenta.app.

5.3. Exception : données soumises à une obligation légale de conservation

Le processus de suppression définitive de 30 jours décrit ci-dessus ne couvre pas les enregistrements visés à la Section 4, tableau, n° 6 (Métadonnées d'abonnement/de transaction), soumis à une obligation légale de conservation au titre du Code de commerce turc et du Code de procédure fiscale turc. Même si le compte est définitivement supprimé, ces enregistrements sont conservés séparément jusqu'à l'expiration de la durée légale de conservation, dissociés de la finalité du traitement des données personnelles et avec un accès limité au seul respect de l'obligation légale. De même, les pistes d'audit (audit_logs) et le noyau minimal du registre des consentements conservé à titre de preuve (voir Section 4, n° 7 et 8) peuvent continuer à être conservés hors de ce délai de 30 jours, pour une finalité distincte et limitée, au titre de l'intérêt légitime/de la preuve juridique. La Section 4, Note 2, précise expressément que les durées relevant de cette exception ne correspondent à aucun mécanisme technique appliqué automatiquement dans le système.

5.4. Précision particulière sur les fichiers joints stockés (important — transparence)

Par souci de transparence, il est précisé expressément ce qui suit : lors de la suppression définitive, les enregistrements de la base de données (profil, rendez-vous, affectations, consentements, etc.) sont entièrement supprimés ou (pour les données de santé, cliniques et financières, voir Section 6.2) anonymisés ; les fichiers joints de l'utilisateur conservés dans un espace de stockage (Storage) distinct sont traités comme suit : l'avatar/la photo de profil, les documents/photos joints au questionnaire d'anamnèse et l'image du justificatif de paiement sont supprimés automatiquement du Storage (best-effort) dans le cadre de l'étape de suppression définitive — il s'agit d'un comportement vérifié, effectivement en fonctionnement aujourd'hui dans le système. Si la suppression échoue dans un bucket, l'incident est journalisé, mais cela n'empêche ni le nettoyage des autres buckets ni les étapes d'anonymisation/de suppression définitive du compte (conception best-effort).

Limite assumée : la seule catégorie de fichiers qui échappe à ce processus automatique est celle des justificatifs d'identité/de diplôme pour la vérification, téléversés lors de l'inscription comme spécialiste/spécialiste indépendant (bucket specialist-verification-docs). Techniquement, ces documents ne sont pas rattachés à l'utilisateur mais à la procédure de vérification du tenant (du Cabinet) concerné et ne comportent aucune référence à un utilisateur dans la base de données ; ils ne peuvent donc pas être intégrés automatiquement au parcours actuel de suppression de compte utilisateur. L'élimination de ce document sera traitée séparément dans la procédure par laquelle le Cabinet ferme son compte/son abonnement au niveau du tenant (voir Section 5.6) ; d'ici là, les demandes exceptionnelles sont examinées manuellement via hello@corenta.app.

C'est pourquoi la présente Politique ne prend pas l'engagement absolu que, avec la demande de suppression du compte, "toutes les données/tous les fichiers de l'utilisateur sont supprimés de manière complète et immédiate" (en particulier pour les résidus techniques dans les sauvegardes, voir Section 6.3, et pour l'exception ci-dessus) ; pour les catégories de fichiers décrites ci-dessus, la suppression automatique est toutefois effectivement appliquée.

5.5. Remarque particulière sur les données de santé

Les données de santé relevant des catégories particulières, telles que les questionnaires d'anamnèse, les notes de séance et les mesures, suivent elles aussi le parcours général de suppression ci-dessus (suppression logique → 30 jours → suppression définitive) ; toutefois, comme expliqué à la Section 4, n° 2 à 4, et à la Section 6.2, dans ces tables l'étape de suppression définitive est appliquée par suppression du lien avec la personne et nettoyage partiel : l'enregistrement ne fait pas l'objet d'un DELETE, le rattachement à la personne est rompu et certains champs de texte libre sont nettoyés ; l'enregistrement clinique (en particulier le contenu append-only des notes de séance) est conservé comme enregistrement du tenant sans lien avec la personne et avec un accès restreint, et n'est pas considéré comme anonyme. En outre, cette catégorie de données étant imbriquée dans les dossiers tenus par le Cabinet en qualité de responsable du traitement, la demande de suppression du compte/des données d'un client peut entrer en conflit avec les propres obligations légales de conservation du Cabinet (par exemple les obligations de tenue de dossiers découlant de la réglementation relative à la prestation de soins) ; la méthode de suppression du lien avec la personne et de conservation restreinte vise à concilier ces deux obligations (les droits du client sur ses données personnelles et l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet). Dans ces situations, la décision finale revient au Cabinet en qualité de responsable du traitement ; Corenta agit selon les instructions du Cabinet.

5.6. Suppression au niveau du Cabinet (tenant)

Si un Cabinet met fin définitivement à son abonnement Corenta, la même architecture en deux étapes (suppression logique → 30 jours → suppression définitive) s'applique aux données du tenant du Cabinet et à toutes les fiches clients de ce tenant. Le Cabinet étant responsable du traitement des données de ses propres clients, il est tenu, avant de mettre fin à son abonnement, de les informer dans le cadre de ses propres obligations au titre de la KVKK ; cette obligation ne peut pas être transférée à Corenta.

5.7. Articulation avec le mode assistance du super-administrateur (impersonation)

Les processus de suppression de compte et de conservation fonctionnent indépendamment du mécanisme d'assistance/d'impersonation de Corenta. Les sessions d'impersonation sont limitées dans le temps (30 minutes) et en lecture seule par défaut ; l'accès aux catégories de données de santé (anamnèse, notes de séance, mesures) exige une étape d'autorisation distincte (health_data_enabled), et les opérations d'écriture/de suppression sur ces tables ne sont en aucun cas autorisées via l'impersonation (les politiques RLS ne prévoient aucune exception pour l'impersonation). Précision : cette restriction vise les sessions d'impersonation déclenchées par une personne, dans lesquelles un membre du personnel d'assistance se connecte et agit manuellement ; le processus cron automatique de service-role (sans intervention humaine) décrit à la Section 5.2 constitue une couche distincte et n'est pas affecté par cette restriction — la restriction d'impersonation n'empêche pas le mécanisme automatique de suppression définitive du parcours de suppression de compte et ne doit pas être confondue avec lui. Par conséquent, les processus de suppression de compte et d'élimination des données ne s'exécutent qu'à travers les mécanismes automatiques définis dans la présente Politique.


6. Méthodes d'élimination

Conformément à l'art. 8 et suivants du Règlement, les méthodes d'effacement, de destruction et d'anonymisation appliquées selon le support d'enregistrement sont décrites ci-dessous.

6.1. Effacement

Opération rendant les données personnelles inaccessibles et non réutilisables de quelque manière que ce soit pour les utilisateurs concernés (y compris les utilisateurs de l'application et le personnel ayant accès au panneau d'administration). Chez Corenta, cette méthode est appliquée lors de la suppression logique de l'Étape 1 : même si les données ne sont pas retirées physiquement de la base de données, elles deviennent totalement inaccessibles via les droits d'accès et les interfaces.

6.2. Destruction (suppression définitive)

Opération rendant les données personnelles inaccessibles, irrécupérables et non réutilisables de quelque manière que ce soit, par qui que ce soit. Lors de la suppression définitive de l'Étape 2 de Corenta, ce principe est mis en œuvre par deux méthodes techniques différentes selon la catégorie de données :

  • Enregistrement d'authentification et enregistrements sans valeur opérationnelle propre : l'enregistrement d'authentification de l'utilisateur (auth.users) est supprimé de façon irréversible directement par DELETE dans le processus automatique protégé par service-role ; les enregistrements associés qui, après la suppression du compte, n'ont plus de valeur opérationnelle ou probatoire propre (par exemple les notifications, notifications — voir Section 4, n° 10) sont supprimés avec lui au niveau de la base de données par ON DELETE CASCADE.
  • Enregistrements de santé, cliniques et financiers : pour anamnesis_forms, session_notes, measurements, payments, attendance et consent_logs, l'étape de suppression définitive est appliquée par suppression du lien avec la personne et nettoyage partiel (voir Section 6.6) plutôt que par un DELETE de l'enregistrement : les colonnes de clé étrangère identifiant la personne (client_id, specialist_id, user_id, etc.) sont mises à NULL de manière irréversible par la contrainte FK ON DELETE SET NULL ; les colonnes de contenu susceptibles de contenir une identité explicite ou des données personnelles en texte libre (réponses de l'anamnèse, notes libres des mesures/paiements, référence au justificatif de paiement, adresse IP de l'enregistrement de consentement) sont nettoyées ou remplacées par un marqueur anonyme par la fonction anonymize_user_relations() (appelable uniquement par service-role, refus par défaut). Le contenu clinique/financier numérique et historique (date, montant, valeur de mesure, solde de séances restant, statut présent/absent, moment où le consentement a été donné/retiré) reste en revanche conservé comme enregistrement du tenant sans lien avec la personne, en raison de l'obligation de tenue des dossiers du Cabinet et (pour les notes de séance) du principe append-only ; le texte libre des notes de séance n'étant pas modifié, ces enregistrements ne sont pas considérés comme anonymes et sont conservés avec un accès restreint.

Pour les notes de séance (session_notes), la contrainte append-only n'autorise aucune modification du contenu ; seule une exception étroite et réservée à cette seule fin permet de mettre à NULL les colonnes de lien avec la personne (client_id, specialist_id) — le contenu de la note lui-même n'est supprimé ni modifié à aucune étape de ce processus.

Limite : il n'existe aucun mécanisme de recherche/nettoyage des données personnelles figurant dans le corps des champs libres en dehors des colonnes d'identité explicite (par exemple un nom cité dans le corps d'une note de séance). Ces enregistrements ne sont donc pas considérés comme anonymes ; ils sont conservés comme données personnelles avec un accès restreint et éliminés au terme de la durée.

Ces deux méthodes étant protégées par service-role, elles ne peuvent être ni déclenchées ni annulées depuis les interfaces normales du produit.

6.3. Effacement dans les sauvegardes (backup)

Les sauvegardes de la base de données sont automatiquement écrasées/éliminées au bout d'un certain temps, dans le cadre du cycle normal de sauvegarde (rotation). Si la suppression définitive prend effet immédiatement dans la base de données principale, il est expressément précisé que, dans les sauvegardes antérieures, les données peuvent techniquement continuer d'exister jusqu'à l'expiration de la durée standard de rotation des sauvegardes du fournisseur (Supabase). Il s'agit de la pratique standard prévue par l'accord de traitement des données (DPA) du sous-traitant ultérieur concerné (Supabase).

6.4. Pièces jointes dans l'espace de stockage de fichiers (Storage)

Les fichiers téléversés par les utilisateurs, tels que les images d'avatar, les justificatifs de paiement et les pièces jointes d'anamnèse, sont conservés dans un espace de stockage (Storage) distinct. Voir Section 5.4 — la situation actuelle de ces contenus dans le processus de suppression de compte (suppression automatique pour l'avatar, les pièces jointes d'anamnèse et les justificatifs de paiement, specialist-verification-docs étant la seule exception) y est exposée de façon détaillée et transparente.

6.5. Données sur support papier

Les données personnelles traitées dans le cadre du produit SaaS de Corenta sont conservées sur support numérique ; aucun traitement de données personnelles sur papier n'est prévu. Si la Société utilise exceptionnellement le papier dans sa correspondance commerciale/administrative, l'élimination est réalisée de manière irréversible par caviardage, incinération ou destruction au broyeur.

6.6. Anonymisation

Dans le cadre de la suppression définitive du compte (voir Section 6.2), Corenta applique aux données de santé et aux enregistrements cliniques/financiers la méthode de suppression du lien avec la personne et de nettoyage partiel. Le texte libre des notes de séance n'étant pas modifié et, dans les petits établissements, les séries de dates et de mesures pouvant suffire à réidentifier la personne, cette méthode ne satisfait pas dans tous les cas la norme d'anonymisation décrite ci-dessous ; ces enregistrements ne sont pas considérés comme anonymes, sont conservés comme données personnelles avec un accès restreint et éliminés au terme de la durée. Par ailleurs, Corenta peut utiliser, à des fins de développement du produit, d'analyse statistique ou d'étude de marché, des données anonymisées de telle sorte qu'elles ne puissent être rattachées à aucune personne physique identifiée ou identifiable. L'anonymisation exige que la donnée ne puisse plus, de manière irréversible, être rattachée à la personne, même combinée avec d'autres données ; les opérations de masquage/pseudonymisation qui n'atteignent pas cette norme ne valent pas anonymisation et restent soumises au régime du traitement des données personnelles. Les données anonymisées sont considérées comme hors du champ de la KVKK et ne sont pas soumises aux limites de durée de conservation de la présente Politique.

6.7. Choix de la méthode

La méthode d'élimination à appliquer est déterminée par Corenta et/ou le Cabinet en tenant compte de la nature de la donnée (catégorie particulière ou non), du support de conservation (base de données, stockage de fichiers, système de journaux, système de sauvegarde), des possibilités juridiques et techniques ainsi que des principes posés par les décisions du Kurul et le Règlement. La plus grande attention est apportée aux opérations d'élimination des catégories particulières de données personnelles (y compris les données de santé).


7. Processus d'élimination périodique

Conformément à l'art. 11 du Règlement, Corenta est tenue d'effacer, de détruire ou d'anonymiser d'office (sans attendre de demande) les données personnelles dont la durée de conservation a expiré et/ou dont la finalité de traitement a disparu ; la périodicité d'élimination à prévoir à ce titre ne peut pas dépasser 6 (six) mois. Dans ce cadre, la distinction suivante est faite clairement entre les mécanismes qui fonctionnent effectivement aujourd'hui dans le système et ceux qui ne fonctionnent pas :

  1. Le processus de suppression définitive à 30 jours après la demande de suppression du compte est contrôlé périodiquement (chaque jour) par une tâche planifiée automatique (cron job), et les comptes arrivés à échéance sont traités en lot. Il s'agit d'une automatisation vérifiée, effectivement en fonctionnement aujourd'hui dans le système.
  2. La durée de conservation prévue pour les pistes d'audit (audit_logs) est revue périodiquement ; aucun mécanisme d'effacement exécutant automatiquement cette revue n'est toutefois mis en œuvre à ce jour (voir Section 4, n° 7).
  3. La durée maximale de conservation fixée pour les données du formulaire d'accès anticipé (voir Section 4, n° 9) constitue une référence de plafond juridique de l'obligation d'élimination périodique prévue à l'art. 11 du Règlement ; il n'existe toutefois pas à ce jour dans le système de mécanisme automatique de contrôle/effacement correspondant à cette durée. Pour cette catégorie de données, l'effacement/anonymisation est examiné manuellement et sur demande jusqu'à la mise en service de l'automatisation (voir Section 4, Note 2). Ce point est maintenu transparent, de façon cohérente avec les autres affirmations d'automatisation non vérifiées (voir points 2 et 4).
  4. Le nettoyage automatique et périodique distinct des jetons de notification push expirés/invalides est une amélioration prévue dans la feuille de route du produit ; il n'a pas été vérifié techniquement que ce mécanisme fonctionne effectivement aujourd'hui dans le système (voir Section 4, n° 10). La présente Politique sera mise à jour lorsqu'il sera vérifié ou mis en service.
  5. Élimination périodique semestrielle : pour les catégories de la présente Section dépourvues d'élimination automatique (pistes d'audit, preuves de consentement sans lien avec la personne, données du formulaire d'accès anticipé, justificatifs de vérification des spécialistes, copies de modération des messages de groupe), Corenta procède à une élimination périodique tous les 6 mois et établit un procès-verbal d'élimination pour chaque cycle. Aucune tâche planifiée n'automatise encore ces cycles ; ils sont réalisés manuellement.

Le processus d'élimination périodique, indépendamment des durées indiquées dans la présente Politique, n'empêche pas la personne concernée de présenter une demande individuelle d'effacement/de destruction au titre de l'art. 11 de la KVKK ; même si la durée de conservation n'est pas expirée, la personne concernée peut demander l'effacement si le fondement juridique de l'activité de traitement a disparu (par exemple en cas de retrait du consentement). Pour les catégories dont l'automatisation n'est pas encore mise en œuvre, la demande individuelle de la personne concernée transmise à hello@corenta.app est également examinée et traitée manuellement.


8. Droits de la personne concernée et modalités de demande (art. 11 de la KVKK)

8.1. Droits prévus à l'article 11 de la KVKK

En vertu de l'art. 11 de la KVKK, les personnes concernées disposent des droits suivants :

  1. savoir si leurs données personnelles font l'objet d'un traitement,
  2. demander des informations à ce sujet si leurs données personnelles ont été traitées,
  3. connaître la finalité du traitement de leurs données personnelles et savoir si elles sont utilisées conformément à cette finalité,
  4. connaître les tiers, en Turquie ou à l'étranger, auxquels leurs données personnelles ont été transférées,
  5. demander la rectification de leurs données personnelles si elles ont été traitées de manière incomplète ou inexacte,
  6. demander l'effacement ou la destruction de leurs données personnelles dans le cadre de l'art. 7 de la KVKK,
  7. demander que les opérations effectuées en application des points (5) et (6) ci-dessus soient notifiées aux tiers auxquels les données personnelles ont été transférées,
  8. s'opposer à un résultat défavorable à la personne découlant de l'analyse des données traitées exclusivement au moyen de systèmes automatisés,
  9. demander réparation du préjudice subi du fait d'un traitement illicite de leurs données personnelles.

8.2. Résumé honnête de la mise en œuvre technique actuelle

Les points suivants sont présentés comme un résumé honnête et réaliste de la mise en œuvre technique actuelle :

  • Demande d'effacement (suppression du compte) : elle peut être faite directement depuis le menu de réglages correspondant de l'application mobile ; elle est satisfaite automatiquement par le processus en deux étapes décrit à la Section 5 (suppression logique immédiate → 30 jours → suppression définitive) (art. 11/6).
  • Demande d'information / portabilité : elle est satisfaite par la mise à disposition de la personne concernée, dans un délai raisonnable, des données relevant de son propre périmètre de tenant dans un format structuré et lisible par machine (fonction export_user_data, périmètre de tenant vérifié). Le mécanisme de remise de ce processus (format de fichier, mode de remise, fonctionnalités comme un lien de téléchargement signé) évolue en continu ; la présente Politique ne prend aucun engagement sur un délai de remise déterminé ni sur un format de fichier/d'accès particulier (art. 11/1-2).
  • Information sur les transferts à des tiers (art. 11/4) : les informations sur les tiers/sous-traitants ultérieurs, en Turquie ou à l'étranger, auxquels les données personnelles sont transférées figurent dans le tableau de la Section 11 (Sous-traitants ultérieurs et localisation des données) de la présente Politique.
  • Demande de rectification (art. 11/5) : techniquement, elle peut être réalisée manuellement depuis le panneau de gestion du Cabinet ; il n'existe pas de parcours automatique distinct de "demande de rectification". Dans le contexte du produit SaaS, les demandes de rectification portant sur des données de clients doivent être adressées d'abord au Cabinet concerné ; Corenta, en qualité de Sous-traitant, apporte son soutien technique selon les instructions du Cabinet.
  • Notification aux tiers (art. 11/7) : la demande de notifier les opérations d'effacement/de rectification aux tiers destinataires est examinée lorsqu'elle est transmise par les canaux indiqués dans les modalités de demande ; ce processus est pour l'instant manuel et non automatique.
  • Opposition aux décisions automatisées/au profilage (art. 11/8) : le système ne comporte aucune activité de décision automatisée ou de profilage produisant, par l'analyse des données traitées exclusivement au moyen de systèmes automatisés, un résultat défavorable à la personne concernée ; un mécanisme d'opposition distinct et opérationnel n'est donc pas nécessaire à ce jour pour ce point.
  • Les demandes sont traitées gratuitement dans un délai de 30 jours au plus, conformément à l'art. 13 de la KVKK (si le traitement de la demande entraîne un coût supplémentaire, les frais prévus par le barème fixé par le Kurul peuvent être demandés).

8.3. Modalités de demande

Les demandes relatives aux droits ci-dessus peuvent être adressées

  • à l'adresse e-mail hello@corenta.app,
  • via les écrans de réglages/d'assistance correspondants de l'application,
  • ou par les autres moyens prévus par la KVKK,

à Corenta.

Remarque importante sur les données des clients : si vous êtes client d'un Cabinet et souhaitez présenter une demande concernant vos données, vous devez vous adresser d'abord au Cabinet concerné (Responsable du traitement), car c'est lui qui décide en dernier ressort et qui est l'interlocuteur pour les données des clients. Corenta, en qualité de sous-traitant, fournit les outils techniques nécessaires (fonctions d'affichage, d'export et d'effacement des données) selon les instructions du Cabinet.


9. Rôles et responsabilités

RôleResponsabilité
Corenta / [Teta Studio]Dans le contexte du site institutionnel, responsable, en qualité de Responsable du traitement, de l'application de la présente Politique ; dans le contexte du produit SaaS, responsable, en qualité de Sous-traitant, de fournir l'infrastructure technique de conservation/d'élimination (suppression logique, suppression définitive par cron, restrictions d'accès RLS) selon les instructions du Cabinet.
Cabinet (Tenant/Établissement)Dans le contexte du produit SaaS, en qualité de Responsable du traitement des données personnelles de ses propres clients, responsable de l'obligation d'information à leur égard, du recueil du consentement explicite et de ses propres décisions internes de conservation/d'élimination (par exemple quelle fiche client supprimer et quand).
Système / processus automatiquesResponsables de l'exécution technique de l'élimination périodique et du processus de suppression définitive à 30 jours au moyen de tâches planifiées (cron) ; ces processus ne peuvent être déclenchés qu'avec une habilitation privilégiée (service-role).
Équipe d'assistance/de relation clientResponsable de la réception, de l'orientation et du suivi des demandes des personnes concernées.
Interlocuteur du responsable du traitementResponsable du traitement des demandes au titre de la KVKK conformément à la réglementation et, si nécessaire, de la communication avec le Kişisel Verileri Koruma Kurumu (Autorité de protection des données personnelles).

10. Mesures de sécurité (pendant la durée de conservation)

Pendant la durée de conservation, les données personnelles sont protégées par les mesures techniques et organisationnelles suivantes (art. 12 de la KVKK) :

  • Dans l'architecture multi-locataires (multi-tenant), l'obligation d'un tenant_id dans chaque table et le principe du refus par défaut (default-deny) sont appliqués au moyen de politiques de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) (37/37 tables, 86 politiques) ; toute fuite de données entre locataires est ainsi techniquement empêchée.
  • L'accès aux tables contenant des données de santé est limité au client concerné, au spécialiste attribué et à l'administrateur du tenant ; le contrôle d'accès est appliqué au niveau de la base de données (RLS). Les notes de séance ne peuvent être ni modifiées ni supprimées après leur envoi (append-only) ; aucun utilisateur (pas même l'administrateur) ne dispose d'un droit de suppression sur les questionnaires d'anamnèse.
  • Le mode assistance du super-administrateur (impersonation) est limité dans le temps (30 minutes) et en lecture seule par défaut ; les opérations d'écriture et l'accès aux données de santé sont soumis à des étapes distinctes exigeant une autorisation supplémentaire ; aucun scénario d'impersonation n'ouvre d'accès en écriture aux tables de données de santé. (Cette restriction vise les sessions d'impersonation déclenchées par une personne ; les processus cron automatiques de service-role constituent une couche distincte — voir Section 5.7.)
  • Le chiffrement de bout en bout (TLS) est utilisé pour la transmission des données ; dans l'application mobile, les jetons de session sont conservés chiffrés dans le coffre de clés sécurisé de l'appareil, adossé au matériel (Keychain/Keystore).
  • Des mesures techniques ont été prises pour limiter les captures d'écran sur les écrans sensibles.
  • L'authentification à deux facteurs (2FA/MFA) est obligatoire pour les comptes de super-administrateur.
  • La vérification de la signature cryptographique des notifications (webhooks) relatives aux paiements est prévue dans l'architecture et appliquée ; les travaux visant à achever complètement la configuration/la gestion des clés correspondantes dans tous les environnements (y compris la production) se poursuivent.
  • Ces mesures de sécurité sont revues et améliorées en continu ; aucune mesure technique ne garantit toutefois une sécurité absolue, et la présente Politique ne comporte aucun engagement de sécurité absolue.

11. Sous-traitants ultérieurs et localisation des données

Pendant la durée de conservation, les données personnelles sont traitées ou hébergées par l'intermédiaire des sous-traitants ultérieurs/prestataires ci-dessous. Les contrats conclus avec ces prestataires prévoient des obligations pour que les données ne soient traitées qu'aux fins de l'exécution du service indiqué ; cette relation ne concerne pas les durées de conservation mais l'environnement technique d'hébergement des données — l'exécution de la décision d'élimination est elle aussi réalisée techniquement auprès de ces prestataires. Le tableau ci-dessous répond également au droit de "connaître les tiers auxquels les données ont été transférées" prévu à l'art. 11/4 de la KVKK :

Sous-traitant ultérieurRôleLocalisation des donnéesTransfert à l'étranger (art. 9 de la KVKK)
SupabaseBase de données, authentification, stockage de fichiers, hébergement de fonctions côté serveurFrancfort, AllemagneConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type au titre de l'art. 9/4-c de la KVKK (Module 3) : pas encore signé ni notifié au Kurul
AppleDistribution sur l'App Store, facturation des achats intégrés (IAP), notifications push (APNs)Infrastructure mondialeConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type KVKK : pas encore signé
GoogleDistribution sur le Play Store, facturation des achats intégrés (IAP), notifications push (FCM)Infrastructure mondialeConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type KVKK : pas encore signé
VercelHébergement web (tableau de bord de gestion / Next.js)Infrastructure mondialeConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type KVKK : pas encore signé
FramerHébergement du site institutionnel/marketing corenta.appInfrastructure mondialeConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type KVKK (Module 2) : pas encore signé
Google Workspace (Google)Envoi des e-mails de service (essai, invitation, assistance) et boîtes de réception d'assistance/de contactInfrastructure mondialeConstitue un transfert à l'étranger ; contrat type KVKK : pas encore signé

En outre :

  • Infrastructure e-mail : les e-mails de service sont envoyés via Google Workspace (Google) ; les e-mails d'authentification sont déclenchés par Supabase Auth. Les e-mails promotionnels ne sont envoyés qu'avec un consentement distinct et une inscription à l'İYS. Les notifications push sont acheminées par Apple (APNs) et Google (FCM).
  • Outil d'analyse : aucun outil d'analyse tiers (par exemple Google Analytics) n'est utilisé. La mesure de l'usage du produit dans l'application n'est pas active à ce jour ; si elle est activée, la mesure sera écrite dans une table propre à la base de données de Corenta (Supabase, Francfort/Allemagne), ne contiendra ni donnée de santé ni texte libre, et la présente Politique sera mise à jour avant l'activation ; une fois activée, la durée de conservation des enregistrements de mesure sera indiquée dans la présente Politique.
  • Suivi des erreurs : aucun outil tiers de suivi des erreurs n'est utilisé ; les erreurs côté client sont enregistrées dans la propre base de données de Corenta.
  • Il n'existe aucune infrastructure de paiement direct par carte bancaire sur le web ; les paiements s'effectuent uniquement via les mécanismes d'achat intégré (IAP) d'Apple/Google ; la facture/le reçu final est émis par Apple/Google (voir Section 4, n° 6).

Le partage de données avec les sous-traitants ultérieurs ci-dessus n'a lieu que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service concerné et dans le cadre des articles 8 et 9 de la KVKK. Transferts à l'étranger : tous les fournisseurs ci-dessus traitent des données en dehors de la Turquie ; l'hébergement en Allemagne constitue lui aussi un transfert à l'étranger au sens de la KVKK. Ces transferts étant réguliers et continus, ils ne reposent pas sur le consentement explicite ; ils reposeront, en application de l'art. 9/4-c, sur les contrats types publiés par le Kurul. À la date du présent texte, les contrats types n'ont pas encore été signés ni notifiés au Kurul ; chaque contrat sera notifié au Kurul dans les 5 jours ouvrables suivant sa signature, et ce tableau sera mis à jour avec les dates. Il n'existe aucune décision d'adéquation du Kurul concernant ces pays (dernière vérification : 11 octobre 2026). Cette liste peut être mise à jour en fonction des changements de prestataires ; la liste à jour peut être consultée dans la Politique de confidentialité et/ou sur l'écran d'information correspondant du produit Corenta.


12. Inscription au VERBİS

À la date du présent document, Teta Studio n'est pas inscrite au VERBİS. L'obligation d'inscription est évaluée selon les critères des décisions du Kurul n° 2025/1572 (pour les responsables du traitement dont l'activité principale est le traitement de catégories particulières de données, seuil d'exemption de 10 salariés et de 10 millions de TL de bilan annuel) et n° 2025/2393 (critère du nombre de salariés pour ceux qui ne tiennent pas leur comptabilité selon le régime du bilan). Teta Studio traitant les données de santé des cabinets en qualité de sous-traitant et non de responsable du traitement, l'évaluation est faite au regard de ces critères pour ses propres activités de responsable du traitement (Parties A et C). Une fois la note d'évaluation écrite et la confirmation du Kurum (ALO 198) obtenues, la présente section sera mise à jour avec la date et la justification ; si l'inscription est nécessaire, elle sera effectuée avant la poursuite de l'activité.

Précision selon les rôles : l'obligation d'inscription au VERBİS est évaluée pour le contexte du site institutionnel (formulaire d'accès anticipé de corenta.app), dans lequel Corenta agit en qualité de Responsable du traitement, et sa situation est exposée ci-dessus. Dans le contexte du produit SaaS (app.corenta.app), le Cabinet étant le Responsable du traitement des données des clients, l'existence d'une obligation d'inscription au VERBİS doit être évaluée séparément et de manière indépendante selon les critères propres à chaque Cabinet (nombre de salariés, volume annuel de traitement des données, domaine d'activité, décisions d'exemption du Kurul, etc.) ; cette évaluation et, le cas échéant, l'obligation d'inscription incombent au Cabinet et ne peuvent pas être transférées à Corenta.


13. Mise à jour de la Politique

La présente Politique peut être mise à jour en fonction des évolutions législatives, des décisions du Kurul, des améliorations de l'infrastructure technique de Corenta (par exemple : l'ajout de la recherche de données personnelles dans le texte libre des notes de séance mentionné à la Section 4, n° 3, et à la Section 6.2 ; le rattachement des justificatifs de vérification des spécialistes (specialist-verification-docs) à la procédure de fermeture du tenant mentionné à la Section 5.4/Section 4, n° 11 ; la vérification/mise en service du nettoyage des jetons push mentionnée à la Section 4, n° 10, et à la Section 7, point 4 ; la mise en place du mécanisme automatique de contrôle pour les données du formulaire d'accès anticipé mentionnée à la Section 7, point 3 ; le développement du processus de portabilité des données mentionné à la Section 8.2 ; l'achèvement des fondements juridiques des transferts à l'étranger de la Section 11 ; les modifications de la liste des sous-traitants ultérieurs) ou des évolutions des processus métier. La version à jour est publiée sur les plateformes concernées de Corenta (site institutionnel et/ou dans l'application) et, pour les dispositions contraires à la version précédente, c'est la version à jour qui prévaut. En cas de modification importante, les utilisateurs/les Cabinets sont en outre informés dans la mesure du possible.


14. Contact

Pour toute question sur la présente Politique ou sur la conservation/l'élimination des données personnelles :

E-mail : hello@corenta.app Responsable du traitement : Mertcan Demir — entreprise individuelle sous le nom commercial "Teta Studio" Assistance : support@corenta.app Zone de service : Corenta est proposée dans le monde entier via l'App Store et Google Play, dans les pays où ces stores sont disponibles. Les durées de la présente Politique s'appliquent aux utilisateurs de tous les pays ; si la législation impérative d'un pays prévoit un délai d'effacement plus court ou une obligation de conservation plus longue, cette disposition s'applique.


Dernière mise à jour : 19 octobre 2026 Version 1.9 · 19 octobre 2026

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